《（2020）(办公文秘)行政秘书的管理手册(doc 196页)》由会员分享，可在线阅读，更多相关《（2020）(办公文秘)行政秘书的管理手册(doc 196页)（214页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、管理资源吧（），提供海量管理资料免费下载！目 录1. 接待工作接待准备工作初级22. 接待工作接待工作礼仪初级63. 接待工作制定接待工作计划中级104. 接待工作做好外宾接待工作高级175. 接待工作安排会见与迎送外宾工作高级216. 秘书职业技能培训鉴定教材257. 档案工作档案收集初级258. 档案工作档案管理中级259. 档案工作档案利用工作高级2510. 文书拟写与处理通用文书的拟写初级2511. 文书拟写与处理通用文书的拟写中级2512. 文书拟写与处理企业事务文书的拟写中级2513. 文书拟写与处理文书处理中级2514. 文书拟写与处理通用文书的拟写高级2515. 文书拟写与处理
2、企业事务文书的拟写高级2516. 文书拟写与处理文书处理工作高级2517. 会议组织会议前期准备初级2518. 会议组织会议服务工作初级2519. 会议组织会议文书工作初级2520. 会议组织会议筹备中级2521. 会议组织会议期间的文书与服务中级2522. 会议组织会议筹备方案高级2523. 会议组织会务协调高级2524. 信息工作信息的收集中级2525. 信息工作信息的分类中级2526. 信息工作信息的存贮中级2527. 信息工作信息的筛选高级2528. 信息工作信息的整理高级2529. 信息工作信息的传递高级2530. 信息工作信息的传递高级2531. 信息工作信息的传递高级2532.
3、办公室日常事务办公环境和办公用品的管理初级2533. 办公室日常事务领导交办事项初级2534. 办公室日常事务值班、信访及活动初级2535. 办公室日常事务保密工作中级2536. 办公室日常事务活动中级2537. 办公室日常事务督查工作的方法与技巧高级2538. 办公室日常事务处理突发事件高级2539. 协调工作纵向关系协调(上)中级2540. 协调工作纵向关系协调(下)中级2541. 协调工作横向关系协调(上)高级2542. 协调工作横向关系协调(下)高级2543. 办公自动化计算机基本操作2544. 办公自动化因特网(Internet)的使用2545. 办公自动化因特网(Internet)
4、的使用2546. 办公自动化办公设备的使用2547. 接待工作接待准备工作初级 一、做好接待环境准备工作(一)学习目标要求：做好办公室硬环境和软环境准备。(二)接待工作环境准备会客室(办公室)环境一般可划分为硬环境和软环境。硬环境包括室内空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素养等社会环境。制约会客室环境的因素很多，有自然因素、经济因素，最主要的还是人的素质修养因素。会客室清洁、明亮、整齐、美观，让来访者一走进来就感到这里工作有条不紊，充满生气。如果没有专门的会客室，也应在办公室中腾出一个比较安静的角落来，让来客一进门就有个坐处，可以
5、从容地讲话。(三)相应知识1.绿化环境。会客室(办公室)的绿化是不能忽视的。外部环境应力求做到芳草铺地，花木繁茂。室内绿化要合理地配置花木，会给室内增光添辉。2.空气环境。空气环境的好坏，对人的行为和心理都有影响。室内通风与空气调节对提高接待工作效率十分重要。3.光线环境。室内要有适当的照明。如长时期在采光、照度不足的场所工作，很容易引起视觉疲劳。4.声音环境。室内要保持肃静、安宁，才能使秘书人员聚精会神地从事接待工作。(四)注意事项1.在接待工作中要加强门卫登记制度。2.办公室的设备、文件、档案及其它重要财产，应该实行严格的安全防护措施，防止窃密现象发生。二、做好接待工作物质准备(一)学习目
6、标会客室应做好接待物质准备。(二)接待工作物质准备会客室应准备好座位、茶水，还应有一部电话，以便在谈及有关问题需要询问有关部门时，可以立即打电话出去。有条件的情况下还应有复印设备，当来客需求索有关资料时，能立即复印。最好能在会客室的墙上挂一面镜子，它可以提醒秘书人员随时修饰自己的仪容，始终表现出优雅的仪表和风度。为使会客室内显得生气盎然，可以在窗台、屋角摆些盆景或花卉。为了方便来访者进屋后有放衣物的地方，应准备衣帽架。要使来访者排解等待的时间，可准备一些书报杂志、单位介绍等材料。(三)相应知识办公室的用具设计要精美、坚固耐用，适应现代化要求。办公桌应美观、实用。有条件的可采用自动升降办公椅，以
7、适应秘书人员的身体高度。同时应根据不同工作性质，设计不同形式的办公桌、椅。另外，办公室应根据不同情况，设置垂直式档案柜、旋转式卡片架和来往式档槽，以便保存必要的资料、文件和卡片等，便于随时翻检。这些设备和桌椅一样，应装置滑轮，便于移动。如有来访者，就将其置于一隅。办公室美，就会给来访者好的印象。(四)注意事项办公室内部良好的人际关系与工作效率密切相关。不仅要注意改善工作环境，还应注意改善工作场所的人际环境。人际环境的内容包括：1.一致的目标。一致目标，才能使大家同心同德。2.统一行动。坚决反对不顾大局，只想到个人利害得失。3.融洽的凝聚力。秘书人员要有吸引力和相融的态度。三、做好接待工作心理准
8、备(一)学习目标要求懂得接待心理，并做好这方面的心理准备。(二)心理准备秘书人员接待礼仪的基本要素是诚心，只有站在对方立场，有一颗真诚的心，接待中能将心比心才能表现出优雅感人的礼仪。待人接物应该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方而灵活，这种良好的行为有助于赢得对方的好感。那种门难进、脸难看、话难听、事难办的现象，令人反感。外面的人对于上司评价的标准，首先取决于秘书人员接待客人的情感。若一开始受到秘书人员真诚亲切的接待，来访者对将见到的领导也会抱着同样的期待。反之，如果秘书人员对于来访者拉长脸，嫌麻烦，来访者也一定会产生连锁反应，认为领导也不会热情。因此，秘书人员应有真诚的待客心理。(三)相
9、应知识要做好接待工作心理准备，重要的是要学习礼仪常识，塑造自身良好形象。仪容、仪表、仪态、服饰礼仪常识秘书人员为做好接待工作，要懂得一些仪容、仪表、仪态、服饰的礼仪常识。1.仪容仪容即人的容貌，是个人仪表的重要组成部分之一，它由发式、面容以及人体所有未被服饰遮掩的肌肤(如手部、颈部等)等内容所构成。仪容在人的仪表美中占有举足轻重的地位。(1)发式发式美是人仪表美的一部分。头发整洁、发型大方是个人礼仪对发式美的最基本要求。整洁大方的发式易给人留下生气勃勃的印象。(2)面容面容是人的仪表之首，是人体暴露在外时间最长的部位，也是最为动人之处。男士应养成每天修面剃须的良好习惯。目前，女士面容的美化主要
10、采取整容与化妆两种方法。(3)颈部颈部是人体最容易显现一个人年龄的部位，平时要和脸部一样注意保养。(4)手部手、手指和指甲的美，与人体其他部位的美一起，组成了人的整体风采。和脸部、颈部一样，手也常常露在服饰之外，极易被他人所注意。因此，适时适度地保护与美化手部是十分必要的，不容忽视。2.仪表仪表，是指人的外表，包括人的容貌、姿态、服饰和个人卫生等方面，它是人精神面貌的外观。仪表，在人际交往的最初阶段，往往是最能引起对方注意的，人们常说的第一印象的产生多半就是来自一个人的仪表。一个举止潇洒、衣着得体的人总比一个衣衫不整的人给人们的第一印象要好。因为，仪表端庄、穿戴整齐者比不修边幅者更有教养，也更
11、懂得尊敬别人，这已成了一般人的思维定势。仪表也讲风度，风度是一个人性格、气质、文化水平、道德修养的外化，是人自身所具有的较为稳定的行为习惯的外在表现方式。如某人在言谈举止中自然表现的各种独特的语气、语调、手势、动作等等。它是人的一种下意识行为习惯，是人内在的精神世界的自然流露，装腔作势或刻意模仿只能适得其反。3.仪态仪态是指人的举止行为，站有站相，坐有坐相，温文尔雅，从容大方，彬彬有礼已成为现代人的一种文明标态。(1)站姿最容易表现姿势特征的是人处于站立时的姿势。基本站姿为：头正，颈直，两眼平视前方，嘴微闭，肩平，收腹挺胸，两臂自然下垂，手指并拢自然微屈，中指压裤缝，两腿挺直，膝盖相碰，脚跟并
12、拢，两脚尖张开夹角成45或60，身体重心落在两脚正中。从整体上产生一种精神饱满的体态。应注意避免的是头下垂或上仰，收胸含腰，背曲膝松，臂部后突，手插在衣裤口袋里或搓脸，弄头发，脚打拍子，身靠柱子、餐桌、柜台或墙歪斜站立。(2)坐姿坐姿是秘书活动中最重要的人体姿势，其包容的信息也非常丰富。一般认为坐时跷起一条腿的人显示出他相当自信，个性懒散，不容易幻想，任何私人问题或烦恼都不能使之困扰，信心形之于外；坐时双腿并拢，双脚平放地上的人则表现出他坦率、开放和诚实的特征，具有洁癖和守时的习惯，喜欢有规律地生活，按照时间表行事会觉得比较自在；坐时双脚前伸，双脚在踝部叉起，则反映出坐者希望成为中心人物，有保
13、守且近乎愚蠢的意志，凡事喜欢求稳；坐时一脚盘在另一脚下则体现出男子的自信、豁达；女性则是膝盖并拢，体现其庄重，矜持，并且落坐动作协调，声音轻。女性先退半步然后坐下，坐椅面的一半或2/3。坐沙发时要求腰挺直，两腿垂地或微内收，背部不靠沙发背，两手自然弯曲，手扶膝部，或交叉放于大腿中前部，或一手放于大腿上另一手放于沙发扶手。气质高雅的女士可坐成S形。(3)走姿最能体现出一个人的精神面貌的姿态就是走姿。从一个人的走姿就可以了解他的欢乐或悲痛，热情而富有进取精神或失意而懒散，以及是否受人欢迎等。走路时目光平视，头正颈直，挺胸收腹，两臂自然下垂，前后自然摆动，前摆向里折35度，后摆向后约45度，身体要平
14、稳，两肩不要左右晃动或不动，或一只手摆动另一只手不动。走路时，男子要显示出阳刚之美；女性款款轻盈，显出阴柔之美。女性穿裙子或旗袍时要走成一条直线，使裙子或旗袍的下摆与脚的动作显示出优美的韵律感。穿裤装时，宜走成二直线，步幅稍微加大，显得活泼潇洒。走路出步和落地时，脚尖都应指向正前方，由脚跟落地滚动至前脚掌，脚距约为自己的1.5-2个脚长。正确的走路姿势还有助于健美。走路忌走八字步，也不要多人一起并排行走，不要搂肩搭背。在狭窄的通道，如遇领导、尊者、贵宾、女士，则应主动站立一旁，以手示意，让其先走；上下楼梯时，不要弯腰弓背，手撑大腿，不要一步踏两三级楼梯，若遇尊者，则应主动将扶手的一边让给尊者。
15、(4)气质气质指的是一个人的素质，它是一个复杂的化合物。构成气质的，有与生俱来的容貌、体质、血型和微妙的遗传因素，更有后天得之的环境扭转、文化素养、审美情趣、价值观念和心理机制。气质如同石，可雕可琢，未有尽时。然而，气质也蕴有稳定性。有不同类型的气质：质朴纯真、高雅端庄、热烈奔放、雄健粗犷，温婉恬静、冷峻和冷艳、庄重深沉、浪漫和忧郁，以及艺术家气质、哲人气质、企业家气质、领袖气质等。从个体来看，往往可能是几种气质兼而有之，此消彼长，尔隐我现；或是一种气质占主导地位，别种气质略作补充。相异气质在一个人身上交织，能使他显示出不同的风度，更能引人注目。只有在加强自己素质的基础上，形成一定的气质，才能充分发挥一个人的仪容之类。(5)风度风度是美姿的展示，也是气质的显现。一般来说，风度与气质相应，气质不佳者，难以
