EXCEL电子表格使用技巧大全PPT课件

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1、01 如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符 例如 在单位的人事资料 在excel中输入后 由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两 1 位 即要在每个人的证书号码前再添上两位数13 如果一个一个改的话实在太麻烦了 那么我们可以用下面的办法 省时又省力 1 假设证书号在A列 在 2 A列后点击鼠标右键 插入一列 为B列 2 在B2单元格写入 13 A2后回车 3 看到结果为13xxxxxxxxxxxxx 3 了吗 鼠标放到B2位置 单元格的下方不是有一个小方点吗 按着鼠标左键往下拖动直到结束 当你放开鼠标左键时就全部都改好了 若是在原证书号后面 4 加13则在B2单元格中写入 A2 13

2、 后回车 02 如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数 打开 工具 选 选 5 项 再选 常规 在 最近使用的文件清单 下面的文件个数输入框中改变文件数目即可 若不在菜单中显示最近使用的文件名 则将 最近使用的文件清 6 单 前的复选框去掉即可 03 在EXCEL中输入如 1 1 1 2 之类的格式后它即变成1月1日 1月2日等日期形式 怎么办 这是由于E 7 XCEL自动识别为日期格式所造成 你只要点击主菜单的 格式 菜单 选 单元格 再在 数字 菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了 0 8 4 在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件 点击 工具 菜单 自

3、动保存 项 设置自动保存文件夹的间隔时间 如果在 工具 菜单 9 下没有 自动保存 菜单项 那么执行 工具 菜单下 加载宏 选上 自动保存 确定 然后进行设置即可 05 用Excel做多页的表格 10 时 怎样像Word的表格那样做一个标题 即每页的第一行 或几行 是一样的 但是不是用页眉来完成 在EXCEL的文件菜单 页面设置 工作表 打 11 印标题 可进行顶端或左端标题设置 通过按下折叠对话框按钮后 用鼠标划定范围即可 这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头 06 12 在Excel中如何设置加权平均 加权平均在财务核算和统计工作中经常用到 并不是一项很复杂的计算 关键是

4、要理解加权平均值其实就是总量值 如金 13 额 除以总数量得出的单位平均值 而不是简单的将各个单位值 如单价 平均后得到的那个单位值 在Excel中可设置公式解决 其实就是一个除法算 14 式 分母是各个量值之和 分子是相应的各个数量之和 它的结果就是这些量值的加权平均值 07 如果在一个Excel文件中含有多个工作表 如何 15 将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚 如何才能一次打印多个工作表 把鼠标移到工作表的名称处 若你没有特别设置的话 Excel自动设置的名称 16 是 sheet1 sheet2 sheet3 然后点右键 在弹出的菜单中选择 选择全部工作表 的菜单项 这时你的所有操

5、作 17 都是针对全部工作表了 不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表 08 EXCEL中有序号一栏 由于对表格进行调整 序号全乱了 可要是手动一个一 18 个改序号实在太慢太麻烦 用什么方法可以快速解决 如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话 那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一 19 字段与其他字段分开 如在 总分 与 排名 之间空开一列 为了不影响显示美观 可将这一空的列字段设为隐藏 这样在调整表格 数据清单 的内容时就 20 不会影响序号了 09 用Excel2000做成的工资表 只有第一个人有工资条的条头 如编号 姓名 岗位工资 想输出成工资条的 21 形式 怎么做 这

6、个问题应该这样解决 先复制一张工资表 然后在页面设置中选中工作表选项 设置打印工作表行标题 选好工资条的条头 然后在每一个人 22 之间插入行分页符 再把页长设置成工资条的高度即可 使用自定义方式重装了一遍中文office Excel的打印纸选项中只有A4一种 怎么办 23 随便安装一个打印机驱动程序就可以了 10 在Excel中小数点无法输入 按小数点 显示的却是逗号 无论怎样设置选项都无济于事 该怎么办 这 24 是一个比较特殊的问题 我曾为此花了十几个小时的时间 但说白了很简单 在Windows的控制面板中 点击 区域设置 图标 在弹出的 区域设置 25 属性 对话面板上在 区域设置 里

7、选择 中文 中国 在 区域设置属性 对话面板上在 数字 属性里把小数点改为 未改前是 按 26 确定 按钮结束 这样再打开Excel就一切都正常了 11 如何快速选取特定区域 使用F5键可以快速选取特定区域 例如 要选取A2 A10 27 00 最简便的方法是按F5键 出现 定位 窗口 在 引用 栏内输入需选取的区域A2 A1000 12 如何快速返回选中区域 按Ctr Bac 28 ksPae 即退格键 13 如何快速定位到单元格 方法一 按F5键 出现 定位 对话框 在引用栏中输入欲跳到的单元格地址 单市 确定 按钮 29 即可 方法二 单击编辑栏左侧单元格地址框 输入单元格地址即可 14

8、 Ctrl 的特殊功用一般来说 当处理一个工作表中有很多数据的表格时 30 通过选定表格中某个单元格 然后按下Ctrl 键可选定整个表格 Ctfl 选定的区域是这样决定的 根据选定单元格向四周辐射所涉及到 31 的有数据单元格的最大区域 15 如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格 有时 需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护 或填入与其他单元 32 格不同的颜色 以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据 以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格 选择 编辑 定位 单击 定位 33 条件 按钮 在 定位条件 对话框中选择 公式 项 按 确定 按钮即可 16 如何在不同单元格中快速

9、输入同一数内容 选定单元格区域 输入值 然 34 后按Ctrl Ener键 即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值 17 只记得函数的名称 但记不清函数的参数了 怎么办 如果你知 35 道所要使用函数的名字 但又记不清它的所有参数格式 那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内 具体方法是 在编辑栏中输入一个等号其后接函数名 36 然后按Ctr A键 Excel则自动进入 函数指南 步骤2之2 当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时 上述方法显得特别有 37 用 18 如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置 按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序 具体方法是 选定单元格

10、 按下Shift键 38 移动鼠标指针至单元格边缘 直至出现拖放指针箭头 空心箭头 然后按住鼠标左键进行拖放操作 上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平 39 工 状标志 左右拖拉时会变为垂直 工 状标志 释放鼠标按钮完成操作后 选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置 19 如何让屏幕上的工作空 40 间变大 可以将不用的工具栏隐藏 也可以极大化Excel窗口 或者在 视图 菜单中选择 全屏显示 命令 20 如何使用快显菜单 快显菜单中包括 41 了一些操作中最常用的命令 利用它们可以大大提高操作效率 首先选定一个区域 然后单击鼠标右健即可调出快显菜单 根据操作需要选择不同命令 21

11、42 如何使用快显菜单 快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令 利用它们可以大大提高操作效率 首先选定一个区域 然后单击鼠标右健即可调出快显菜单 43 根据操作需要选择不同命令 22 如何防止Excel自动打开太多文件 当Excel启动时 它会自动打开Xlstart目录下的所有文件 当该目录 44 下的文件过多时 Excel加载太多文件不但费时而且还有可能出错 解决方法是将不该位于Xlstart目录下的文件移走 另外 还要防止EXce 45 l打开替补启动目录下的文件 选择 工具 选项 普通 将 替补启动目录 一栏中的所有内容删除 23 如何去掉网格线 1 除去编辑窗口中 46 的表格线单击

12、工具 菜单中的 选项 再选中 视图 找到 网格线 使之失效 2 除去打印时的未定义表格线有时会出现这样的情况 你在编辑时 47 未定义的表格线 在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线 一般情况下在打印时是不会打印出来的 可有时却偏偏不听使唤给打印出来了 特别是一些所谓的 48 电脑 VCD中编辑的Excel表格更是这样 要除去这些表格线 只要在单击 文件 页面设置 工作表 菜单 点击一下 网格线 左边的 49 选择框 取消选择 网格线 就行了 24 如何快速格式化报表 为了制作出美观的报表 需要对报表进行格式化 有快捷方法 即自动套用Excel预设 50 的表格样式 方法是 选定操作区域 选取 格式

13、 菜单中的 自动套用格式 命令 在格式列表框中选取一款你满意的格式样式 按 确定 按钮即可 要 51 注意的是 格式列表框下面有包括 数字 边框线 字体 等6个 应用格式种类 选项 若某项前面的 x 不出现 则在套用表格样式时就不会 52 用该项 25 如何快速地复制单元格的格式 要将某一格式化操作复制到另一部分数据上 可使用 格式刷 按钮 选择含有所需源格式的单元格 单击工具 53 条上的 格式刷 按钮 此时鼠标变成了刷子形状 然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去 26 如何为表格添加斜线 一般我们习惯表格上有斜线 54 而工作表本身并没有提供该功能 其实 我们可以使用绘图工具来实现

14、单击 绘图 按钮 选取 直线 鼠标变成十字型 将其移至要添加斜线的开始 55 位置 按住鼠标左键拖动至终止位置 释放鼠标 斜线就画出来了 另外 使用 文字框 按钮可以方便地在斜线上下方添加文字 但文字周围有边框 要 56 想取消它 可选中文字框 调出快显菜单 选择 对象格式 图案 选择 无边框 项即可 27 如何快速地将数字作为文本输入 在输入数字前加一 57 个单引号 可以强制地将数字作为文本输入 28 如何定义自己的函数 用户在Excel中可以自定义函数 切换至VisualBasic 58 模块 或插入一页新的模块表 Module 在出现的空白程序窗口中键入自定义函数VBA程序 按Ente

15、r确认后完成编写工作 Excel将自 59 动检查其正确性 此后 在同一工作薄内 你就可以与使用Exed内部函数一样在工作表中使用自定义函数 如 FunctionZm a Ifa 60 60Thenim 不及格 ElseZm 及格 EndIfEndFunction29 如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工 61 作簿内的工作表公式中调用自定义函数 可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下 采用链接的方法 也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名 假 62 设上例中的自定义函数Zm所在工作薄为MYUDF XLS 现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用Zm函数 应首先确保MYUDF XLS被

16、打 63 开 然后使用下述链接的方法 MYUDF XLS ZM b2 30 如何快速输入数据序列 如果你需要输入诸如表格中的项目序号 日期序列 64 等一些特殊的数据系列 千万别逐条输入 为何不让Excel自动填充呢 在第一个单元格内输入起始数据 在下一个单元格内输入第二个数据 选定这两 65 个单元格 将光标指向单元格右下方的填充柄 沿着要填充的方向拖动填充柄 拖过的单元格中会自动按Excel内部规定的序列进行填充 如果能将自 66 己经常要用到的某些有规律的数据 如办公室人员名单 定义成序列 以备日后自动填充 岂不一劳永逸 选择 工具 菜单中的 选项 命令 再选 67 择 自定义序列 标签 在输入框中输入新序列 注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔 例如 张三 李四 王二 单击 增加 按 68 钮将输入的序列保存起来 31 使用鼠标右键拖动单元格填充柄上例中 介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法 其实 使用鼠标右 69 键拖动单元格填充柄则更具灵活性 在某单元格内输入数据 按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄 将会出现包含下列各项的菜单 复制单