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1、制衣有限公司文件与资料控制程序文 件 编 号SY-02-01页次/总页数1/41、目的: 确保质量体系所使用之文件及资料处理迅速、 正确发行及管制,确保各相关部门能及时获得有效之最新版本文件。2、范围: 适用于质量管理体系有关之质量手册、程序文件、作业标准、质量记录、其它相关文件及有关外来文件之管制。3、定义：文件类别区分：3.1质量手册：对质量体系全面的概略的描述 。3.2程序文件: 具体、详细地说明各项质量活动（如文件管制、内部审核、管理评审等）进行的方法、步骤的管理文件。3.3作业标准：作业指导书、操作说明书、检验规范等指导各项具体作业的技术文件。3.4质量记录: 校验记录、测试报告等
2、。3.5 外来文件: 客户提供之图样、标准,以及本公司程序文件或作业标准所依据并引用之有关国家或行业标准。4、职责: 4.1办公室文件管理人员负责文件之编号、分发、回收、销毁等综合管理。4.2各单位负责相关文件之撰写、会审、使用和保管及增修申请。4.3总经理、各部门主管、管理者代表负责依下列权责进行文件的审批。文件类别撰 写审 批质量手册管理者代表总经理程序文件管理者代表总经理作业标准各单位负责人总经理外来文件管理者代表5、程序细则: 5.1文件编号: 5.1.1编号原则： SY- 各类文件顺序号：从01起依序编列，质量手册不需顺序号文件类别代号：详见5.1.2 公司代号（公司的中文缩写）制衣
3、有限公司文件与资料控制程序文 件 编 号SY-02-01页次/总页数2/45.1.2文件代号：5.1.2.1质量手册：015.1.2.2程序文件：025.1.2.3作业标准：035.1.2.4各种表单：04 （各种表单编号、版次写在每页的右下角）5.1.2.5外来文件：不予编号，按其本身编号。5.2版本/版次 :5.2.1第一次制订之原版以A/0表示, A版第一次修订以A/1表示,第二次修订以 A/2表示，依此类推。.5.2.2为避免版次修订次数太多, 影响文件之真实内容,凡版次经5次修订后, 原制订单位应变更版本, 发行第B版、C版5.3文件制订、修订、废止作业:5.3.1文件之制订作业：5
4、.3.1.1制定部门指定专人完成拟案后视需要召集相关单位会审, 无异议后依文件编号规则予以编号, 并依4.3之规定送相关主管审批发行。5.3.1.2所有文件在会审、发行等各阶段, 若有异议随时退回原制订部门修改, 必要时得召开临时审查小组会议修订之 。5.3.2文件之修订作业 : 5.3.2.1各项质量文件在实际作业中, 若有不合格现状, 须修改或增订者, 得由发现单位或撰写人填写文件修订/ 废止申请单 提出修订原因交原制单位修改之, 修订完成后之文件,其审查、核准、发行等作业程序与文件之制订作业相同。5.3.2.2若一份文件的修订可能导致相关文件的修改，文件管理人员应一并通知相关单位修改。5
5、.3.3文件之废止作业: 文件废止之申请、核准、发行等作业同文件之修订作业，但文件废止后, 原文件编号不可再重复使用5.3.4文件管理人员将修订内容填写于文件封面“修订记录”栏位，随文件分发至使用部门。制衣有限公司文件与资料控制程序文 件 编 号SY-02-01页次/总页数3/45.4文件分发回收作业：5.4.1经颁布发行之文件，应由文件管理人员以受控文件清单列帐管理并依实际需要拟定文件分发/回收记录表，影印适当份数并加盖“受控” 文件章后发行之，并请收文单位签收。5.4.2文件之修订及废止后，旧版失效文件应于新文件发行之同时，由文件管理人员收回销毁或加盖文件“作废” 章后另档存放。回收时须注
6、意数量及内容之完整性，并记录于文件分发/回收记录表上。5.4.3对外文件之分发，得由适当之对外单位报告管理者代表，经批准后分发。分发时应加盖“受控” 文件章，失效或作废之文件则不予回收。5.5文件保存销毁作业：5.5.1文件保存：5.5.1.1现行有效之体系文件程序文件作业指导文件、外来文件之原稿等文件，均由文件管理人员建档保管。5.5.1.2文件管理人员应将历次修订版本原稿加盖“作废” 文件章后另档存放，与其它有效文件分开保存。5.5.1.3文件原稿之保存期限：5.5.1.3.1 A/O版文件永久保存。5.5.1.3.2其它版次保存一年。5.5.2文件销毁：文件管理人员仅需保留各版本版次之原
7、案文件，由各单位回收之所有旧版及废止文件，须由文件管理人员销毁之。5.6文件之档案管理：5.6.1除文件管理人员得依规定影印适当份数发行外，使用单位不得影印任何正式文件。5.6.2文件如发现有缺页破损字迹模糊等缺陷或文件之分发份数不够时，使用单位应填具文件补发申请单向文件管理人员申请补发，不得借其它单位之文件以影印方式自行处理，而文件管理人员对于破损字迹模糊等缺陷之页次，应于补发之同时进行回收作业并销毁之。制衣有限公司文件与资料控制程序文 件 编 号SY-02-01页次/总页数4/45.6.3文件管理人员须于更改版本或版次之次月更新并发行其保管所有文件之受控文件清单，供各使用单位核对其所使用文
8、件是否为最新之版本版次。5.6.4现场使用之文件必须置于作业场所，若须将有关文件内容转录于作业现场（如看板或墙壁上），应注意核对其正确性，并要随时更新。非现场使用之文件，则由各使用单位指派专人自行集中管理。任何人均不得于正式文件上加注标记或书写任何文字符号等，以确保文件之正确性。5.7外来文件之管理：5.7.1 外来之标准规定等由管理者代表审核并签字后由文件管理人员填写受控文件清单建檔管理 。5.7.2文件管理人员复制适当数量的外来文件并加盖“受控” 文件章后发行至相关单位参考或应用，文件原稿由文件管理人员保存。5.7.3对于不便复制的外来之标准规定等由文件管理人员保管，供各单位借阅参考，除有
9、实际需求，经申请、核准发行之外,一般不予分发。5.8质量记录之管理，依照质量记录控制程序办理。5.9质量体系文件之适用性、充分性、有效性由各部门主管于管理审查会议中定期审议。6、相关文件：质量记录控制程序7、质量记录：7.1文件分发/回收记录表7.2文件修订/废止申请单 7.3受控文件清单7.4文件补发申请单文件分发/回收记录表文件名称文件编号版次分发单位文件分发签收栏总经理生产部跟单部采购部人力资源部质控部质量手册SY-01A/1分发数签收者签收日缴回数缴回日文件与资料控制程序SY-02-01A/1分发数签收者签收日缴回数缴回日质量记录控制程序SY-02-02A/1分发数签收者签收日缴回数缴
10、回日管理评审控制程序SY-02-03A/1分发数签收者签收日缴回数缴回日人力资源控制程序SY-02-04A/1分发数签收者签收日缴回数缴回日订单要求识别与评审控制程序SY-02-05A/1分发数签收者签收日缴回数缴回日采购控制程序SY-02-06A/1分发数签收者签收日缴回数缴回日生产控制程序SY-02-07A/1分发数签收者签收日缴回数缴回日顾客服务程序SY-02-08A/1分发数签收者签收日缴回数缴回日SY-04-001 A/1文件分发/回收记录表文件名称文件编号版次分发单位文件分发签收栏总经理生产部跟单部采购部人力资源部质管部成品检验标准SY-03-04A/0分发数签收者签收日缴回数缴回日国家纺织产品基本安全技术规范GB18401-2003A/0分发数签收者签收日缴回数缴回日A/1分发数签收者签收日缴回数缴回日A/1分发数签收者签收日缴回数缴回日A/1分发数签收者签收日缴回数缴回日A/1分发数签收者签收日缴回数缴回日A/1分发数签收者签收日缴回数缴回日A/1分发数签收者签收日缴回数缴回日 SY-04-001 A/1文件修订及废止申请单日期： 年 月 日 编号: 文件名称文件编号版次
