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1、MS Excel的数据管理 第七章 回顾 创建工作簿和工作表处理数字修改工作表布局修改工作表布局内容打印工作表 目标 创建不同类型的引用使用函数使用Excel进行数据管理 引用 借助引用 可以按照下列方式使用数据 在不同公式中使用一个单元格中包含的数据在单个公式中使用工作表或工作簿不同部分的数据引用可以使用单元格地址创建 也可以使用单元格名称创建 单元格引用举例 位于A列和第1行的单元格A1位于A列且在第1行到第20行之间的单元格区域A1 A20第5行中的所有单元格5 5K列中的所有单元格K KK列至M列之间的所有单元格K M位于A列至D列且同时在第10行至第20行之间的单元格区域A10 D2
2、0 复制公式 复制公式时 Excel会相对于公式的位置调整公式中的每个单元格引用相对于公式位置对单元格的引用叫做相对引用缺省情况下 复制操作保持相对于新单元格的同一关系 复制公式举例 相对引用 输入公式 求整个公司音频产品的总销售额 按Ctrl C复制该单元格公式 求得的结果值 选择目标单元格 按Ctrl V粘贴 复制公式后所得的结果 还可以选定带公式的单元格并将鼠标移至单元格右下角 按下鼠标左键并拖动到目标单元格 按下鼠标左键 拖动到目标单元格位置 复制公式后结果 绝对单元格引用 不考虑特定单元格的位置而对其进行的引用为绝对引用绝对单元格引用应该在原始公式中创建要对单元格创建绝对引用 应在字
3、母和数字之前加上美元符号 例如 A 1要在单元格的列字母和行号之前放置 符号 可以单击包含绝对值的单元格并按下F4键 从上面的示例我们看出 对单元格的引用是相对引用 复制公式举例 绝对引用 输入公式 注意 单元格E18是绝对引用 可以直接输入 也可以在输入E6 E18后按F4键 结果值 选中该单元格 并拖动鼠标至下面的单元格 每类产品百分比合计计算结果 可以看出 下面单元格公式中的分母的单元格引用仍然是E18 混合单元格引用 将列引用或行引用设置为固定 而不是都设置为绝对时 需要创建混合单元格引用绝对行引用 如果仅在行号前放置美元符号 如A 1 那么复制公式时只有列引用会相对更改绝对列引用 如
4、果仅在列字母前放置美元符号 如 A1 Excel将相对于公式位置中的变化仅更改行引用 命名单元格引用 名称是描述性的 记忆和使用起来比单元格地址引用更方便 可以创建用于描述单元格或单元格区域的名称可以使用工作表中列和行的标签来自动命名单元格区域公式中的描述性名称使用户更易于理解公式的意义 单元格 公式和常量命名准则 名称的第一个字符必须是字母或下划线 其他字符可以是字母 数字 句点和下划线名称不可以与单元格引用相同 如A 1可以使用多个单词 但单词之间不能有空格 可以使用下划线字符和句点作为单词分隔符一个名称中最多可包含255个字符名称不区分大小写 即sales和SALES是相同名称同一工作薄
5、中名称不能重复 函数 Excel具有上百种内置函数供用户使用函数按照特定顺序或结构使用特定参数函数的参数可以是数字 文本 逻辑值或单元格引用也可以将公式或其他函数作为函数中的参数 这些参数叫做嵌套函数 函数的一般格式 函数的一般格式为 函数名左圆括号用逗号分隔的函数参数以及右圆括号 Excel中的函数分类 使用函数示例 在存放结果的单元格中输入等号 或单击 按钮 单击此处选择函数 选择MAX函数 单击此处输入第一个参数 单击此处回到公式面板 如果需要第二个参数 可以用同样的方法输入 单击确定 在结果单元格中求出了F6至F14的最大值 数据库概念 列表示数据库或列表中的字段 每个字段都有单独的列
6、并给出唯一的名称 字段名 这些字段名下列出的一行数据叫做记录 创建数据库 在Excel中创建数据库时 必须注意 为了便于操纵数据 数据库中的数据行应该是连续的 即使是列标签和第一条记录之间也不得有空行 空行表示数据库的结尾 应该在单个单元格中输入列名 列名在工作表中必须唯一 排序 可以使用排序功能在数据库应用程序中多次且按任何顺序重新排列列表中的数据在数据库中要根据特定字段进行排序 排序依据的字段名叫做排序关键字根据数据的性质和用户的需要 可以按数字顺序 字母顺序或时间顺序排列记录 也可以按升序或降序排列记录 排序示例 单击数据菜单中的排序 单击选择主要关键字 选择销售额 选择递增 可以根据需
7、要选择次要关键字和第三关键字 单击确定 已按销售额排序 筛选数据 根据某些条件查找或选择信息的过程叫做筛选筛选并不是重新排列列表 只是暂时隐藏不符合条件的行子集是按照某些指定条件在数据库中选定的一组记录 应用自动筛选 可以使用 自动筛选 在Excel中根据简单条件筛选数据自动筛选将读取数据库列表 并在数据库列表中具有字段筛选标准列表的每一列中放置下拉箭头一次只能对工作表中的一个列表应用筛选对某一列应用筛选时 可用于其他列的筛选只有已筛选列中可见的值 使用 自动筛选 示例 选择自动筛选 单击此处 选择调味品 筛选结果 自定义自动筛选 自动筛选下拉列表提供的标准不符合您的需要时 您可以设置自定义筛
8、选 以设置条件 例如 字段与标准不等的所有记录 大于或小于标准的记录 满足个别条件的记录 高级筛选 有时当数据库非常大时 可能需要使用一些特定标准来提取该数据库的子集 要求在单个字段中给出多个标准时 必须使用 高级筛选 创建高级筛选 高级筛选需要3个区域数据区域 需要筛选的数据库记录条件区域 已定义字段筛选标准的区域复制到 给出将筛选所得到的子集粘贴到的目的地 使用 高级筛选 示例 选择一个区域输入筛选条件 单击高级筛选 单击此处选择数据区域 选择数据区域后 单击此处回到高级筛选对话框 用同样的方法选择条件区域 单击确定 筛选结果 数据记录单 Excel提供了 数据记录单 功能 使得查看单个记
9、录变得很容易 使用具有垂直滚动条的数据记录单 可以遍历数据库中的记录 通过在相关文本框中进行修改 可以编辑记录字段的内容 但基于计算的字段内容不能更改 数据记录单示例 单击记录单 总结2 1 每个单元格都有唯一的地址 可以使用这个唯一地址引用单元格 引用可以是相对的 也可以是绝对的 可以通过名称来引用单元格 也可以使用行和列标签为单元格区域命名 Excel有许多内置函数 函数是可以计算特定结果的结构化程序 总结2 2 数据库由数据行和数据列组成 行表示数据库记录 而列表示字段 对数据列表排序的目的是按照指定方式重新排列记录 根据特定条件查找或选择信息的过程叫做筛选 筛选并不是重新排列列表 只是暂时隐藏不符合条件的行 使用数据记录单 可以一次查看一个记录
