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1、流程设计的方法和原则 本文内容由远卓管理顾问提供 未经远卓管理顾问书面许可 他人不可使用 更改和向第三方传播 业务流程设计的意义流程设计的方法流程设计的项目组织和保障 目录 在影响企业发展的诸多环节中 高效率的流程是一个不可或缺的强有力的推动要素 战略 信息技术 业绩评估 流程 组织架构 环 环 市 场 境 境 业 行 什么是流程 流程 process 是把输入转化成客户价值的相关的一系列活动 流程是一组共同为顾客创造价值而又相互关联且循序渐进的业务活动 订单完成 人事 管理流程 业务流程 按企业活动性质划分 组织 战略制定 物料采购 库存管理 产品生产 不同企业有形成不同的流程 但都含有共同
2、的特性 结构性 普遍性 目标性 层次性 动态性 整体性 企业的任何经营活动都是由流程组成的 根据不同流程的执行情况可以分为串联 并联或反馈等各种形式 所有流程的设计初衷必须有明确的目的和服务对象 流程主持人应该随时根据企业需要而动态调整甚至重新设计流程 流程可以按层级划分 不同的流程之间应有比较一致的理念 而流程的明确定义是什么 为达到期望的管理或业务成果 通过明确的组织人员执行的一系列的管理 业务活动 在此期间 获得了各种输入 产生了特定的输出 另外 一个完善的企业流程还需要以下部分组成 组成流程的活动有 增值活动 和 非增值活动 之分 策略发展1 1企业策略规划流程1 2项目投资管理流程1
3、 3绩效管理流程 财务2 1预算规划流程2 2资金管理流程2 3应付款流程2 4应收款流程2 5成本管理流程 人力资源3 1人力规划流程3 2招聘流程3 3培训流程3 4薪资规划流程3 5晋升管理流程 信息技术4 1信息技术策略规划流程4 2信息技术服务提供流程4 3信息技术资产管理流程4 4系统开发项目管理流程 采购5 1国内采购 原材料 辅助材料 零部件采购流程5 2国外采购 原材料采购流5 3定牌采购流程5 4供应商管理流程 产储销计划6 1产销储计划制订流程6 2产销储计划调整流程 研究开发8 1新产品开发流程8 2研究设计项目管理流程8 3质量管理流程 裁决10 1裁决流程 海外发展
4、策略规划9 1海外发展策略规划流程9 2海外投资项目流程 营销规划7 1品牌宣传与策划流程 内部审计11 1内部审计流程 而企业的管理流程则是这种监督 管理的集中体现 这些管理流程是涵盖了企业高层管理者和主要职能部门在内的各种业务决策过程 管理流程与各职能部门和业务单元有密切关系 须藉各部门间的紧密协调 以达到管理功能的目标 缺乏明晰管理流程导致的常见问题 管制与稽核的授权层次过高 决策权力过于集中在高层 权利的下放力度不够 既过多增加了高层管理层的负担 又不利于下层具体工作的高效率实施缺乏整合性的职能管理 部门之间各行其事 对内造成管理资源浪费 对外没有统一代表企业的标准部门之间的工作流程职
5、责划分不够清楚 对於每个关键步骤必要的信息输入 产出以及任务接口均缺乏明确的规范 造成流程执行品质难以提升 也导致绩效考核时的困难缺乏明确的流程规划与执行标准 以致员工缺乏遵循的依据 多以个人经验为标准 事後也难以评估绩效以部门或个人的角度来考虑工作分配或实施 忽略整体资源的共用的概念 以致造成流程或工作重复的现象无法透过标准化 量化的流程管理来累绩经验 精益求精 明确清晰的管理流程能够帮助企业解决很多管理运作过程中遇到的问题 为了清晰的描述出企业的流程组成 往往利用流程图的方式将各种流程固化下来 从而成为企业管理活动中的行为准则 绘制流程图使我们可以理解并记录公司核心活动背后的关键细节明确完
6、成流程所需的步骤明确流程中的关键决策点明确与流程相关的文档记录明确相关任务的负责人实现现有流程可视化将复杂流程分解为简单步骤 项目准备 策略分析 As is分析 流程研讨会 To be概念 软件功能 软件选择 基于软件的to be概念 定制开发 Add on开发 接口程序开发 系统测试 软件实施 用户培训 上线 切换 组织调整 流程设计 包括后续优化 是软件实施的基础工作 前提条件 提高质量改善客户服务缩减时滞减少成本减少纸面作业空间需求最小化压缩管理层提高应变能力提高员工士气 明确 高效的管理或业务流程可以给企业带来巨大收益 1 审核2 取货3 发货 企业 营销总部 省级营销中心 市级营销中
7、心 销售的传统模式 用户急需 市级营销中心 省级营销中心 1天 申请 1 收货2 上架3 取货4 包装 5天 5天 用户急需 市级营销中心 省级营销中心 1天 1 包装2 发运3 结算 1天 邻市营销中心 急调 1天 共需11天 共需2天时间虽短 但运费骤增 典型案例 等级森严 逐级上报 同一地区人为划为两个部门 导致不能为顾客创造满意的价值 久而久之 在市级站中会自发产生一个为其他市级站处理紧急业务的流程 实属无奈 但总比通过省中心好 出现情况的两种解决模式 在某些省会里 省级中心往往与市级中心在同一个办公区域 然而当出现情况时 会出现以下两种应付方式 常见的业务流程缺陷 五脏俱全 各自为政
8、 等级森严 逐级上报 两个平行业务部门互不干涉 各自为各自的经济着想 导致全局受损 A机场 B机场 A B 出现故障 请求增援工程师 争取当晚修好 时候已晚 不如明早再去 可省住宿费几百美圆 推迟一天派出工程师 飞机停运一天 损失数十万美元 同属一个管理机关的 常见的业务流程缺陷 以短期或局部利益为中心 牺牲长远或整体利益 典型案例 新药推出计划仅实验一项就用了近两年时间 加上生产与推广 共用了三年时间 公司少获利百万美圆以上 制药公司 药品管理局 获准上市 新药开发流程 某制药公司 药品管理局 研究成功一种新药 要求提供30名病人服药一周的实际结果 研究药品实际方案 专家逐个审阅 逐个面谈
9、招聘愿做实验的医生和病人 征得各医院的同意 医生填写表格 考察 预付定金 病人实验 对药品缺陷返回修改 2周 14周 8周 4周 8周 1周 反反复复 共花费两年时间 获准上市 常见的业务流程缺陷 条框太多 流程部分串行处理 典型案例 福特汽车公司应付帐款部采购业务流程再造 重组的类型范例 可以看出 流程重组对信息技术在企业中的应用多么重要 许多企业开始对业务流程进行重组思考 废除不能为顾客创造价值的工序 降低成本 提高效率 目录 业务流程设计的意义流程设计的方法流程设计的项目组织和保障 流程设计前 需确定流程导向 在流程设计过程中需着重关注流程接口 传递方式 责任人和制度约定 流程导向接口
10、各环节流程切换的交接的载体尽量界定清楚有效的传递方式接口价值 质检和审核有效性制度上的约定 格式合约 非格式合约审批权限审批范围和重点审批时间的约定 用适当的业务控制满足并超越客户现在和将来的服务期望 如 增加项目的一次性成功率 与客户合作或参与产品设计 缩短业务处理时间 增加业务机会 超越客户需求 降低成本 提高质量 如 缩短付款单据处理时间及服务和交付时间 降低资源消耗 争取竞争机遇 如 降低每次付款和发票处理的成本 进行采购合并 增加折扣 良好的流程设计可以使流程成本大幅度下降 其幅度会远远超出传统削减成本的做法 质量 成本 时间 通过适当的关键控制点的设立来降低营运风险 风险 业务流程
11、设计的目的是 风险 成本 速度和质量的优化和控制 流程设计的三对主要矛盾 既自上而下又自下而上 整体策略自上而下 创造顾客价值自下而上 既需不断沟通又要坚定不移 即要很快付诸实施又要不断变革 管理 业务人员是合作者 因为他们推动流程 企业的发展 客户的需求是无止境的 导致变革将也是无止境的 管理 业务人员是阻碍者 因为流程也许会改变他们已经习惯的方式 设计的流程应当尽快付诸实施 而且应该坚决实施 在项目过程中 将主要应用以下方法 流程作业现场调查文档调查研讨会大面积访谈问卷调查案头分析和研究现有解决方案的跟踪 调查典型案例调查 分析流程描述工具 如ARIS软件 流程设计及优化工作采用Aris描
12、述工具 ARIS是辅助进行业务流程优化和集成信息系统的软件工具 同时还是企业流程建模的方法论 应用ARIS进行业务流程管理 流程图表达示例 过程 流 事件 数据 组织 目录 业务流程设计的意义流程设计的方法流程设计的项目组织和保障 流程设计工作成功关键因素 制定切实可行的流程设计优化目标需要具有协调能力 对流程设计工作有了解的人作为项目的总负责人分工明确 责 权 利到位 流程推进工作管理组织结构 信息化推动小组 在业务人员的帮助下 绘制出当前业务流程图 然后通过与管理人员的沟通 研讨制定出优化后的业务流程 对每个项目的最终结果负责协调集团内部资源 保障信息化建设工作顺利开展对建设中的重大问题进行决策 流程设计负责人 流程分析员 1 2人 关键业务人员 1人 项目实施小组 企业过程建模工具在国外被称为BPA BPM工具高端功能 静态 动态流程仿真 成本分析 流程诊断 常用的企业过程建模工具介绍 国外咨询公司使用的企业过程建模工具
