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1、第二章秘书的可持续发展 学习目标 思考练习 主要内容 知识框架图 本章小结 通过秘书的应聘 面试 试用 审查考核等方面向希望从事秘书工作的学生介绍如何走进秘书职业岗位并逐步做个合格的秘书 掌握在应聘秘书时 如何根据自己的特点为自己准确定位 结合具体的秘书岗位分析自己是否胜任 及如何保持自己的可持续发展态势 第一节秘书的应聘与面试 第二节对秘书的审查与考核 第三节秘书的晋升与发展 第一节秘书的应聘与面试 本节点睛 一 秘书的任职资格与条件 二 秘书的推荐与应聘 三 秘书的面试 四 秘书在试用期间的工作 随着秘书职业队伍的完善与成熟 社会对秘书人员的任用 已经完全纳入一般人才招聘的程序 而不同职业
2、岗位对自己要任用的秘书有不同的标准 各行各业的用人标准有特性 也有共性 因此我们有必要研究近年来秘书人才市场的用人趋向 一 秘书的任职资格与条件 我们首先来看两则真实的秘书招聘广告 例文1北京彗博通科技开发有限公司本公司急聘经理助理 要求 女 24 28岁 本科以上学历 懂贸易 英语6级以上口语好 能长期出差 有出国机会 待遇优厚 摘自2002年12月18日 北京人才市场报 例文2P G诚聘宝洁公司是世界上著名的日用消费品制造和营销公司之一 北京宝洁技术有限公司系外商独资高新技术企业 从事研究和开发洗涤用品 清洁用品 口腔护理用品领域的新技术 我们正在寻找自励向上的人才成为宝洁的一员 经人事部
3、全国人才流动中心批准 现诚聘以下人员 研究开发部秘书 3人 编号PGBTC09 Requirements Collegegraduateorvocationalschoolgraduate 1 2yearsecretarial administrationexperienceinaforeignorJointVenturecompanypreferred GoodcommunicationskillincludingfluencyinEnglish Mandarin HavegoodcomputerskillsincludingWordandExcel etc Energeticpersona
4、litywholikestotakeinitiativeandisgoodatproblemsolvingandworkingeffectivelywithothers 从以上几则招聘广告来分析 今天社会单位对秘书的需求和聘用要求 对我们提出了如下警示 硬件 要求毫不含糊 软件 要求绵里藏针 第二专业 不可或缺 硬件 要求常常是用人单位提出的特性要求 所以标准比较清晰 软件 作为共性的要求反而模糊 招聘启事内容有从对应聘者的理想 事业心 归属感的诉求 逐步向对物质待遇 经济实惠和机会的诉求转变的趋势 硬件 要求毫不含糊 在需方人才市场上 招聘单位对求职者的年龄 生理条件 学历 专业技能水平等硬
5、指标要求相当严格 对秘书比较传统的三项要求是文笔 英语和现代办公设备使用能力 这些要求近年已经被逐步量化为硬件 软件 要求绵里藏针 所谓 软件 是由那些 良好的 fluency 等词汇来体现的 这可以说是高难标准 因为检测秘书是否良好的标准不是应聘者的自我评价和自荐书 而是招聘单位的工作需要和对应聘者的择优选拔 软件 是当今对秘书提出的更高的而且在不断升高的要求 是秘书运用知识 表现能力 展现综合素质的指标 第二专业 不可或缺 几乎所有的招聘启事都先介绍自己的业务范围 这是在告诉谋职的秘书本单位所需要的专业知识和技能 有相关专业工作经验者优先考虑 的声明 表现了招聘单位对应聘秘书的专业工作经验
6、越来越重视 秘书逐步形成了自己的专业分类 形成了以某方面专业知识 技能 工作经验见长的各个秘书群体 硬件 要求常常是用人单位提出的特性要求 所以标准比较清晰 软件 作为共性的要求反而模糊 硬件比如身高 学历 英语级别等标准比较清晰 人品等是弹性的 主动权就在招聘单位手中 应聘的成败常常决定于当时应聘者的表现给招聘者的感觉 面对五花八门 求贤若渴的 诚聘 广告 秘书要能以审慎的态度来分析自己和招聘单位 择优录用会使标准上浮 所以应聘时要根据招聘的具体职位 具体工作内容加以权衡 以求双向选择准确 与此同时还要掌握一些求职技巧 求职技巧 最快 最有效果的求职方法是认真浏览公司和单位正在招聘中的职位广
7、告 认真按照对方的要求递交自己的简历 业务发展好的企业常常看重有一定专业特长 技术本领和教育水平同时求职态度认真的应聘人 这就要求应聘人作出努力 用自己的教育水平 工作经验和技术特长来说服招聘企业来浏览和考虑自己的应聘信 招聘单位不一定要求名牌学府的学历 尽量避免发表三言两语的求职信 或者没有真实内容的简历 这样的求职材料只能给人们看到您草率和不认真的行为 1 2 3 为了避免缺乏经验的应聘者上当受骗 避免不法分子利用求职者心切可能实施的骗局 应该注意以下几点 对于招聘公司 单位慎重审查其资质 查询招聘单位的联系电话和面试地址 应聘者接到招聘公司人员打来的电话时 建议先查讯114 确认其真实性
8、 如果招聘公司 单位没有办公室 没有直线电话 或者办公地点属偏僻处 不要冒然答应去面试 避免受骗或受到人身伤害 凡出现招聘企业用小灵通或手机而不是公司电话约你在公司之外面试时 拒绝是你的最好选择 坚决不能因为求职心切而贸然前去面试 4 1 2 3 二 秘书的推荐与应聘 秘书的推荐与应聘是有志于从事秘书工作的人找到门径并走进秘书这方天地的第一步 因此也是非常重要的职业生涯的开始 一 推荐秘书 推荐一名秘书到用人单位 一般有如下三条渠道 见图2 1 图2 1推荐秘书的渠道 三条渠道是交叉关系 每条渠道各有优势和不便 如表2 1所示 表2 1推荐秘书的渠道的比较 二 面试或约见的联系 这是最常见的事
9、先约见 通过上述的案例 我们得到了两个启示 电话联系应试 这比贸然前往更有把握 有的启事没有写明联系人 电话联系时 不要找总经理或老板 聘用之事自有分管 也不要谁接电话就问谁 要简单说明自己是看了招聘启事而想进一步了解情况的 请有关人员听电话 打这类电话或约见还应注意以下几点 要明确联系目的 要弄清楚招聘启事上没写明 而你又希望知道 以决定自己是否应试的问题 在电话中 要表示出感兴趣 愿意一试的态度 而不要犹疑或吞吞吐吐 事先要想好关于自己学历 工作经历等问题的简要回答 对方没有问及 你不必说 如果问到 要简单明了 对答从容 也许你感觉谈话非常成功 即便如此 对方不问 你也不必非让对方知道你是
10、谁 询问情况的人不止一二 对方不可能一一记住 你也不必显得过分渴望这份工作 注意谈话的艺术 1 2 3 4 三 准备应聘材料 根据现在用人单位的要求 应聘材料主要有以下七种 见图2 2 图2 2应聘材料的种类 应聘材料 自荐书 可以是表格 也可以是文章材料 技术等级证书 英语证书 驾驶执照 身份证 工作证 求职证 单位印制了此表 要求应聘者事先填写 要视招聘单位要求和应聘者本人意愿而定 毕业证书 学位证书等 随着社会求职者的增多 招聘单位的选择工作量大 因此求职者的应聘材料无形中成了敲门砖 现在不少求职者的应聘材料相当 专业 且制作精美 虽说不能以材料的精美度取人 但是在众多光鲜绚烂的材料中
11、粗糙 简单的复印件必然失色 所以求职者要精心设计和制作好自己的应聘材料 三 秘书的面试 秘书的面试是秘书的应聘考试 实际上有可能是笔试 口试或实际操作测试 因为对于招聘秘书 无论什么形式的考试 直观上看看应聘者的形象 感觉言谈举止中体现的气质修养 是必不可少的程序 所以习惯上一般称 面试 笔试 秘书的笔试一般测试应用文写作水平 英文水平 函电业务水平 秘书专业知识和相关专业的知识水平 有的单位的测试内容还包括心理测试 人力资源管理类测试 甚至引入了智商 情商测试 测试一般并不难为应试者 题量并不是太大 应试者不必过于紧张 紧张了 反而发挥不好 也显得心理不成熟 口试 秘书的口试一般是英语的听说
12、能力测试 水平也是因招聘单位需要而定 当然在口试形式中也有了解应聘秘书思维能力和表达能力的意义 这一般就体现在貌似闲谈 以汉语或英语进行自然对话的过程中 有的单位由领导或主管出任主考官 没有经验的应聘者常被这种场面弄得挺紧张 其实这不过是形式问题 核心是要测试秘书的思维表述以及心理素质 这时越紧张 越容易失败 实际操作测试 对秘书进行实际操作的测试 目前很多是计算机应用方面的 比如要求熟练掌握Office相关软件操作及Internet使用 还有的实际操作可能就请应聘秘书进入角色 协助操办个会议 出席个宴会 还有特意请应聘秘书临时接待客户或处理某件事务 以求在工作中观察秘书的综合素质 深厚的知识
13、 熟练的操作技术 从容的应对能力以及稳健的心理素质是所有招聘单位共同期望的 应聘秘书能自然地展示自己优异超群的综合素质才能成功 所以 面试应当特别注意下面四点 见图2 3 图2 3面试中注意的几点 四 秘书在试用期间的工作 现在社会行业的实际情况是 秘书经过面试 用人单位认为合格的 一般就请秘书来试工 用人单位想经过更长一段时间 在常规秘书工作环境和事务中进一步考察新人 近几年 随着就业市场从供方市场向需方市场的转变 用人单位主动了 眼光就挑剔了 所以 没有通过试用期的秘书就增加了 作为试用秘书 尤其是初次走入职业岗位的秘书 应当注意以下几个问题 详细了解单位有关的规章制度和纪律要求 不要等自
14、己因为不了解而违犯了某项制度再由领导来申明 尽快进入角色 尽早熟悉工作 尽量减少因为自己生疏和不熟练所造成的工作不顺利 新来的秘书常是在工作环境中被人注视的目标 一定保持沉稳 注意观察体会工作环境和氛围 在试用中还要仔细品味自己是否适合这份工作 对自己来说 这个供职单位是否有发展前途 这份工作是否有发展前途 第二节对秘书的审查与考核 本节点睛 一 对秘书的审查与职业纪律 二 国家秘书职业资格鉴定与考试介绍 三 我国正在引进的两种秘书职业考试 古今中外都认定秘书这门职业是机要性最强的职业 能不能保守机密和挟重扼要 关键在于秘书的素质 所以对秘书的审查和考核历来是这门职业中比较重视的工作 随着社会
15、的发展 当前我国对秘书的审查和考核在内容和形式上也发生了很大变化 一 对秘书的审查与职业纪律 对秘书的审查和纪律要求 是由秘书就职的具体岗位和工作性质决定的 根据北京的情况 秘书可以分为三种 见图2 4 图2 4北京市秘书的分类 一 北京市关于对秘书的选用和审查规定所体现的特殊要求 随着反腐败和整顿机关工作作风工作的开展 我们对党政机关 事业单位中秘书的审查日益严格 尤其是对领导同志的秘书和担任一定领导职务的秘书 审查更为严格 1996年 鉴于北京市政府发生的 陈王事件 北京市出台了 关于加强对领导同志秘书管理的意见 京办字199610号 以下简称 意见 文件从秘书的配备 秘书的选调 秘书的职
16、责 秘书的管理 秘书的自律五个方面重申和提出了严格明确的纪律要求 其中就明确规定了对秘书的审查内容 形式 并且对考核有明确的时间周期要求 二 对企业秘书注重的是辅助经济管理能力和工作效率 企业秘书没有统一的审查标准 常常依照不同企业中对职员的审查标准进行 与政务秘书比较 企业秘书在很多方面都有其自身的特点 见图2 5 图2 5企业秘书的特点 企业虽然没有专门对秘书的审查 但是却要求秘书公私分清 廉洁自律 正确把握工作间的交际交往和奢侈腐化 不正之风的区别 如上海证券交易所 股票上市规则 2001年修订本 上海证券交易所 股票上市规则 2001年修订本 此书将董事会秘书 股权管理与信息披露事务作为一章 对董事会秘书的定位任职资格 职责和权力以及任免和审查等做了明确的规定 董事会秘书虽不同于一般秘书 但是这种规定性的审查考核程序 让我们从一个角度认识了对股份制上市公司秘书的审查考核 也是值得整个秘书职业借鉴的 三 涉外秘书的审查和纪律 涉外秘书不同于以往做外交外事工作的机关秘书 主要是指改革开放以来 受雇于外资外商企业 合资企业等机构的中方雇员秘书 涉外秘书的审查因不同国家的不同企业单位和
