《精编》会计档案规范化管理培训讲义

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1、全市会计档案规范化管理培训班讲义 徐继铭 市档案局 会计档案管理办法 培训提纲一 会计档案管理标准二 会计档案的含义三 会计档案管理的规定四 会计档案的保管期限五 会计档案的整理六 会计档案案卷格式 一 会计档案管理标准财政部和国家档案局联合下发的财会字 1998 32号文 会计档案管理办法 自1999年1月1日起施行 二 会计档案的含义会计档案是指会计凭证 会计账簿和财务报告等会计核算专业材料 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 二 会计档案的形成及含义 会计档案的来源 一 会计档案主要来自立档单位的会计机构或会计人员 二 会计档案是会计核算的产物 二 会计档案的含义会计档案具体包括

2、一 会计凭证类 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 其他会计凭证 二 会计账簿类 总账 明细账 日记账 固定资产卡片 辅助账簿 其他会计账簿 三 财务报告类 月度 季度 年度财务报告 包括会计报表 附表 附注及文字说明 其他财务报告 四 其他类 银行存款余额调节表 银行对账单 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 会计档案的特点 会计档案与其他类型的档案相比较 有以下特点 一 专业性 二 严密性 三 多样性 三 会计档案管理的规定立卷制度归档制度保管制度移交制度交接手续调阅制度销毁制度 三 会计档案管理的规定立卷制度 各单位每年形成的会计档案 应当由会计机构按照归档要求 负责整理立卷

3、 装订成册 编制会计档案保管清册 归档制度 按照 会计档案管理办法 中的规定 财务会计部门每年产生的会计档案 按照归档的要求进行整理编目 在财务会计部门保管一年之后 原则上应向本单位的档案室移交 三 会计档案管理的规定保管制度 移交本单位档案机构保管的会计档案 原则上应当保持原卷册的封装 个别需要拆封重新整理的 档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理 以分清责任 三 会计档案管理的规定移交制度 1 单位撤销 解散 破产或其他原因而终止的 在办理手续前形成的会计档案 由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交档案馆代管 2 单位分立后且存续的 会计档案由存续方统一保管 其他方可查阅

4、复制与其业务相关的会计档案 单位分立后原单位解散的 其会计档案须经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管 各方可查阅 复制与其业务相关的会计档案 单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证 应当单独抽出由业务相关方保存 三 会计档案管理的规定移交制度 3 单位因业务移交其他单位 所涉及的会计档案由原单位保管 承接业务单位可查阅 复制与其业务相关的会计档案 对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证 应当单独抽出由业务承接单位保存 4 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的 各单位的会计档案由合并后的单位统一保管 单位合并后原各单位仍存续的 其会计档案仍应由原各单位保管 5 建设单位在项目建

5、设中形成的会计档案 应在办理竣工决算后移交项目接收单位 三 会计档案管理的规定交接手续 移交会计档案的单位 应编制会计档案移交清册 列明移交的会计档案名称 卷号 册数 起止年度和档案编号 应保管期限 已保管期限等内容 交接时 双方应按照移交清册所列内容逐项交接 并由交接双方的单位负责人负责监交 交接完毕后 交接双方经办人和监交人应在移交清册上签名或者盖章 三 会计档案管理的规定调阅制度 查借阅会计档案必须建立严格的查借阅制度 本单位工作人员查借阅凭证 帐簿原则上不出档案室 外单位来查阅会计档案 须经本单位领导批准后方可接待 如要复制亦必须经本单位领导批准 销毁制度 会计档案保管期满 需要销毁时

6、 由本单位档案部门提出销毁意见 会同财务会计部门共同鉴定 对一些需要继续保存的会计档案必须从中抽出继续保存 销毁批准权限和手续有严格的规定 三 会计档案管理的规定 注意事项 保管期满但未结清债权债务及有其他未了事项的原始凭证不得销毁 应当单独抽出立卷 保管到未了事项完结为止 单独抽出立卷的会计档案 应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明 正在项目建设期间的建设单位 其保管期满的会计档案不得销毁 四 会计档案的保管期限会计档案的保管期限分为永久 定期两类 定期保管期限分为3年 5年 10年 15年 25年5类 会计档案的保管期限 从会计年度终了后的第一天算起 如 1996年度终了日为12

7、月31日 保管期限按1997年元月1日开始计算 具体见附件表一 企业和其他组织会计档案保管期限表 五 会计档案的整理遵循会计档案的特点和科学管理档案的原则 会计档案的整理原则和要求如下 整理的原则 会计档案整理必须遵循会计档案自然形成的规律 保持会计档案材料之间的历史联系 区分会计档案的保管价值 便于科学管理和查找利用的原则 五 会计档案的整理归档的具体要求 归档要求 就是会计档案的整理 要符合归档的要求 进行科学管理 档案部门方可接收 五 会计档案的整理 一 分类常见的有三种分类方法 1 年度 形式 名称 保管期限分类法 2 年度 组织机构 形式 名称 保管期限分类法 3 年度 会计类型 形

8、式 名称 保管期限分类法 五 会计档案的整理 二 立卷凭证的整理 对凭证的整理必须严格按照原有的封装来进行 不可重新拆封改装 如凭证装订时 已有封装的 就不必再进行封装 如只有装订而没有封装的 必须进行封装 对凭证不必再加封面 也不必进行编张号的工作 五 会计档案的整理帐簿的整理 帐簿的整理主要是对那些没有封面的帐簿必须另加封面 按照以前的文书档案的装订法进行装订 封面可用质量好的牛皮纸并在封面上填写简要的内容 如某某单位某某年度某某帐簿 如果帐是死的 如现金日记帐和银行存款日记帐等 应保持其原有的面目 不必拆装抽出空白页 如果帐是活的 除上面所说的要另加封面装订外 可以将空白的抽出来 五 会

9、计档案的整理报表的整理 会计报表一般按年立卷 月度 季度 年度财务报告应分别装订立卷 一本为一卷 也可整理成几卷 如年度决算报表短少又无法弥补的 应将月度或季度的报表上升作为永久保管 决算审核意见书 审计报告等应分别附在该期财务报告后一起装订 卷内须逐页顺序编写页码 五 会计档案的整理1 会计凭证的装订 一般每月装订一次 装订好的凭证按年分月妥善保管归档 会计凭证装订前的准备工作 分类整理 按顺序排列 检查日数 编号是否齐全 按凭证汇总日期归集 如按上 中 下旬汇总归集 确定装订成册的本数 摘除凭证内的金属物 如订书钉 大头针 回形针 对大的张页或附件要折叠成同记帐凭证大小 且要避开装订线 以

10、便翻阅保持数字完整 整理检查凭证顺序号 如有颠倒要重新排列 发现缺号要查明原因 再检查附件有否漏缺 领料单 入库单 工资 奖金发放单是否随附齐全 记帐凭证上有关人员 如财务主管 复核 记帐 制单等 的印章是否齐全 五 会计档案的整理会计凭证装订时的要求 用 三针引线法 装订 装订凭证应使用棉线 在左上角部位打上三个针眼 实行三眼一线打结 结扣应是活的 并放在凭证封皮的里面 装订时尽可能缩小所占部位 使记帐凭证及其附件保持尽可能大的显露面 以便于事后查阅 凭证外面要加封面 封面纸用尚好的牛皮纸印制 封面规格略大于所附记帐凭证 装订凭证厚度一般1 5cm 方可保证装订牢固 美观大方 五 会计档案的

11、整理会计凭证装订时的要求 会计凭证装订后的注意事项 每本封面上填写好凭证种类 起止号码 凭证张数 会计主管人员和装订人员签章 凭证脊背加贴梯形标签并编好卷号 按编号顺序入柜 并要在显露处标明凭证种类编号 以便于调阅 五 会计档案的整理 2 会计帐簿的装订 各种会计帐簿年度结帐后 除跨年使用的帐簿外 其他帐簿应按时整理立卷 基本要求是 1 帐簿装订前 首先按帐簿启用表的使用页数核对各个帐户是否相符 帐页数是否齐全 序号排列是否连续 然后按会计帐簿封面 帐簿启用表 帐户目录 该帐簿按页数顺序排列的帐页 会计帐簿装订封底的顺序装订 五 会计档案的整理 2 活页帐簿装订要求 第一 保留已使用过的帐页

12、将帐页数填写齐全 去除空白页和撤掉帐夹 用质好的牛皮纸做封面 封底 装订成册 第二 多栏式活页帐 三栏式活页帐 数量金额式活页帐等不得混装 应按同类业务 同类帐页装订在一起 第三 在本帐的封面上填写好帐目的种类 编好卷号 会计主管人员和装订人 经办人 签章 五 会计档案的整理 3 帐簿装订后的其他要求 第一 会计帐簿应牢固 平整 不得有折角 缺角 错页 掉页 加空白纸的现象 第二 会计帐簿的封口要严密 封口处要加盖有关印章 第三 封面应齐全 平整 并注明所属年度及帐簿名称 编号 加贴封面标签 编号为大流水编号 第四 会计帐簿按保管期限分别编制卷号 如现金日记帐全年按顺序编制卷号 总帐 各类明细

13、帐 辅助帐全年按顺序编制卷号 25年 15年分别编号 五 会计档案的整理 3 会计报表的装订 会计报表编制完成及时报送后 留存的报表按月装订成册谨防丢失 小企业可按季装订成册 第一 会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全 整理报表页数 上边和左边对齐压平 防止折角 如有损坏部位修补后 完整无缺地装订 第二 会计报表装订顺序为 卷皮封面 卷内目录 会计报表封面 会计报表编制说明 各种会计报表按会计报表的编号顺序排列 会计报表的封底 备考表 卷皮封底 第三 按保管期限编制卷号 五 会计档案的整理 三 排列与编号1 会计档案案卷按类型 保管期限 年度分类排列 就是在会计档案大类内先按会计凭证类 会计

14、帐簿类 会计报告类 其他类顺序排列 每个属类内分期限 按年度流水排列 按年度每年编卷号 一年编一个顺序号 我们统一为年度案卷号 又称小流水号 即分别编小流水号 适用于一般单位 五 会计档案的整理 2 案卷顺序号按属类流水编号 属类内各年度形成的案卷按顺序编号 会计凭证类 会计帐簿类 会计报告类和其他类 分别编制会计档案案卷目录 案卷流水编到 999 号 不一定到999号 但断开时必须整年度 时 再重新建立一本目录从 1 开始流水编案卷号 一个属类内相同的案卷顺序号用目录号加以区别 五 会计档案的整理 3 会计档案的标签会计档案的类号和案卷号按要求填写在会计档案专用标签上 标签张贴位置 凭证在左

15、上方脊背 齐边倒贴 凭证盒加贴标签并与下面对齐 帐簿 报表均在左下方脊背 距下边分别为2公分 3公分 帐簿封面加帖标签 五 会计档案的整理 四 编目 会计档案的编目要与会计档案的排列 编号一致 这样有利于保管 也便于移交和销毁 编制案卷目录方法为 分保管期限分别编制会计报表目录 会计帐簿目录 会计凭证目录 六 会计档案案卷格式 为了加强档案工作的业务建设 推进档案规范化标准化的配套工作 不断提高档案的管理水平 更好地为各项工作服务 根据江苏省档案局 江苏省财政厅1991年9月2日发布 关于印发 会计档案案卷格式 的通知 结合我市实际情况 制定会计档案案卷格式 本标准适用于市区各级行政 团体 企

16、事业单位会计档案保管部门 六 会计档案案卷格式 会计档案案卷格式 包括案卷的装具格 卷内备考表 会计档案案卷目录 会计档案移交清单 会计档案销毁清单格式 一种是案卷盒 用于会计凭证 一种是硬卷皮 用于会计报表 会计账簿可以不另装具 但需加贴规定封面 六 会计档案案卷格式 会计凭证卷盒封面格式卷盒封面项目包括 立档单位名称 时间 本月共 册本盒是第 册 凭证自号至号 共张 保管期限 财会主管 立卷人 全宗号 目录号 案卷号 各项具体位置 尺寸 见附图 会计凭证卷盒封面格式 六 会计档案案卷格式 会计凭证封面项目填写方法 立档单位名称 形成档案全宗的单位 立档单位必须用全称或通用的简称 时间 卷内凭证材料所属起止年月日 册 号 张数 案卷要填写总册数和记账证号的起止号数 张数 不是起止号的相减 六 会计档案案卷格式 保管期限 立卷时划定的案卷保管期限 一般由立卷人填写 会计档案的保管期限分为永久 定期两类 定期分为3年 5年 10年 15年 25年5类 会计档案的保管期限 从会计年度终了后的第一天算起 全宗号 档案馆指定给立档单位的编号 目录号 全宗内会计档案案卷所属目录的编号 在同一个目