《精编》财务会计凭证与账簿

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1、 会计凭证与账簿 会计凭证和账簿是进行复式记账的两种工具 也是会计核算的两个专门方法 复式记账法运用会计科目与账户 从经济业务中提取数据编制的会计分录 必须在凭证 特别是在账簿中进一步归类记录使之系统化 会计凭证的填制与审核会计账簿的设置与登记 本章重点阐述 第一节会计凭证 一 会计凭证概述会计凭证简称凭证 是记录经济业务事项的发生和完成情况 明确经济责任 并作为记账依据的书面证明 会计凭证须载明经济业务的内容 数量 金额并签名或盖章 以明确对该项经济业务的内容的真实性 正确性所应负的责任 一切会计凭证都应经过专人进行严格的审核 只有经过审核无误的凭证才能作为记账的依据 一 会计凭证的作用会计

2、凭证在会计核算工作中居于基础地位 填制和审核会计凭证 对于如实反映和有效监督经济业务 加强企业经营管理具有重要作用 反映经济业务 提供记帐依据 明确经济责任 推行经济责任制 监督经济业务 保护财产完整和合理使用 精品资料网 二 会计凭证的种类 会计凭证按其填制顺序和用途的不同 可分为原始凭证和记账凭证两种 精品资料网 1 原始凭证原始凭证是在经济业务事项发生时取得或填制的 用以记录和证明经济业务的发生或完成情况 明确经济责任 并作为记账原始依据的一种会计凭证 如 发货票 收料单 领料单等 外来原始凭证原始凭证按其来源一次凭证自制原始凭证累计凭证汇总原始凭证 附 原始凭证 精品资料网 2 记账凭

3、证记帐凭证是对经济业务事项按其性质加以归类 确定会计分录 并据以登记会计帐薄凭证 注 在会计实务中 会计分录是通过填制记帐凭证来完成的 收款凭证专用记账凭证付款凭证按使用范围分转账凭证通用记账凭证记账凭证复式记账凭证按填制方法分单式记账凭证 精品资料网 精品资料网 三 会计凭证的传递与保管1 会计凭证的传递 是指会计凭证从填制起到归档保管时止 在本单位内部各有关部门和人员之间的传递 企业的会计凭证是从不同渠道取得或填制的 所记载的经济业务不同 涉及的部门和人员不同 以及办理的业务手续也不同 同时 有必要为各种会计凭证规定一个合理的传递程序 目的在使两个工作环节环环相扣 相互督促 提高工作效率

4、通常在制订合理的凭证传递程序和时间时 要考虑以下几点 精品资料网 1 根据不同经济业务的特点 企业内部机构的设置和人员的分工以及管理上的要求等 应当为每种会计凭证规定经过经办人员和部门传递签章以及每道手续过程中的停留时间 避免不必要的环节 加快传递速度 2 由于原始凭证和记账凭证涉及不同部门和人员 所以要通过调查研究和协商来制订会计凭证的传递程序和传递时间 2 会计凭证的保管会计凭证是一个单位的重要经济档案 必须要妥善保管 以便日后查阅 保管的方法和要求是 1 各种记账凭证连同所附原始凭证和原始凭证汇总表 要分类按顺序编号 定期 每天 每月 每日 装订成册 并加上封面 封底 注明单位名称 凭证

5、种类 所属年月和日期 号码 凭证张数等 为防止任意拆装 应在装订处贴上封签 并加盖印章 2 对一些性质相同 数量很多或多种随时需要查阅的凭证 可以单独装订保管 3 同时在记账凭证上注明 附件另订 精品资料网 4 其他单位因有特殊原因而需要使用原始凭证时 经本单位领导批准 可以复制 但要由提供人员和收取人员共同签章 5 会计凭证装订成册后 应由专人负责分类保管 年终应登记归档 会计凭证的保管期限和销毁手续应严格遵守会计制度的有关规定 在保管中应注意霉烂破损 防止鼠咬虫蛀 以确保会计凭证的安全和完整 精品资料网 二 原始凭证的填制与审核 一 原始凭证的基本内容1 凭证的名称 2 受证单位的名称 3

6、 填制凭证的日期 4 经济业务的金额 或数量与金额 5 凭证应具备的签字与盖章 6 凭证的编号 二 原始凭证的填制要求 1 记录真实凭证的填制日期 经济业务的内容和数字等必须有据可依 不得弄虚作假 为表示对所填制凭证真实性的负责 经办人员必须签名盖章 2 内容完整对凭证规定的各项内容必须填列齐全 不得遗漏少填 文字摘要精炼 数字清楚计算正确 3 书写正确4 编制及时经办人员在每项经济业务发生或完成后 立即填制原始凭证 以便会计部门审核后及时记账 迅速反映会计信息 精品资料网 三 原始凭证的填制方法1 外来原始凭证的填制方法2 自制原始凭证的填制方法 四 原始凭证的审核1 审核原始凭证记录经济业

7、务的合法性和合理性 2 审核原始凭证的完整性 3 审核原始凭证的正确性 精品资料网 三 记账凭证的填制与审核 一 记账凭证的基本内容不同的单位 由于经济业务的特点不同 管理要求不同 因而记账凭证有多种多样 但各种记账凭证必须保证会计核算的基本要求 必须具备以下基本内容 凭证要素 1 记账凭证的名称 收款凭证 付款凭证 转账凭证等 2 填制凭证的日期 3 记账凭证的编号 4 会计科目 包括子目 细目 借贷方向和金额 5 经济业务的内容摘要 6 所附原始凭证张数和记账备注 7 填制 审核 记账 会计主管等有关人员的签名或盖章 收 付款凭证还需有出纳人员的签章 精品资料网 二 记账凭证的填制要求1

8、以审核无误的原始凭证作为填制记账凭证的依据 在记账凭证上注明原始凭证的张数 2 正确 简明填写摘要 3 正确填写会计分录 4 编号要规范 如果一笔经济业务需要填制一张以上的记账凭证时 记账凭证的编号采用分数连续编号 如表示一笔转账业务需连续编三张记账凭证 5 项目齐全 责任明确 精品资料网 三 记账凭证的填制方法1 收款凭证的填制 收款凭证是根据有关现金和银行存款收入业务的原始凭证填制的 2 付款凭证的填制 付款凭证是根据付出现金或银行存款业务的原始凭证填制的 对现金与银行存款之间相互划转的业务 为避免重复填制记账凭证 只按贷方科目填制一张付款凭证 3 转账凭证的填制 转账凭证是根据不涉及现金

9、和银行存款收付的其他业务原始凭证填制的 4 通用记账凭证的填制 通用记账凭证是根据现金 银行存款收付业务和转账业务的原始凭证编制的 四 记账凭证的审核1 记账凭证是否附上全部经过审核了的原始凭证 2 会计分录的编制是否符合要求 3 摘要填写是否清楚 项目填写是否齐全 4 有关人员是否签名盖章 在审核中如果发现问题 应重新填制或按规定办理更改手续 只有经过审核无误的记账凭证 才能据以登记账簿 精品资料网 第二节会计账簿 一 会计账簿概述会计账簿是以会计凭证为依据 由具有一定格式面又相互连结的账页所组成 用来序时地 分类地记录和反映各项经济业务的簿籍 设置和登记账簿是会计核算的一种专门方法 也是会

10、计核算的中心环节 一 会计账簿的设置会计凭证可以连续反映各项经济业务 但它大量反映的只是互不联系的个别的经济业务 提供的足分散的 缺乏系统性的信息资料 不能把各单位在一定时期的全部经济业务系统 完整地反映出来 因此 每个企业 事业 行政单位还应该设置和登记账簿 把分散在会计凭证中的枝算资料加以归类整理 进而登记账簿 为经济管理提供系统 完整的会计核算资料 并为编制会计报表提供依据 精品资料网 1 账簿设置的作用帐薄的作用表现在 可以全面 系统地反映单位经济业务的发生和完成情况 可以为定期编制会计报表 提供数据资料 可以为考核经营业绩 加强经济核算 进行会计监督和会计分析提供依据 精品资料网 2

11、 账簿设置的原则 1 账簿的设置 要能满足经营管理的需要 全面 系统 完整地反映和监督经济活动及财务状况 2 账簿的设置 有关账簿之间要保持上下统驭关系或平衡的制约关系 以提供科学 完整的核算指标 3 账簿的设置 要能为编制会计报表及时提供必要的资料依据 4 账簿的设置 要结合实际 力求简便实用和灵活 以节约人 财 物力 提高会计工作效率 3 账簿设置的基本内容 1 封面 注明账簿的名称和记帐单位的名称 2 扉页 3 账页 主要包括账户的名称 登账日期 凭证种类和编号 摘要 金额等栏 精品资料网 二 账簿的种类 一 按其用途分类序时账簿 日记账 总分类账簿分类账簿明细分类账簿备查账簿 账簿 序

12、时账簿又称日记账簿 它是按经济业务发生和完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿 分类账簿是按照账户对经济业务进行分类核算和监督的账簿 按照总分类账户进行分类登记的账簿 称为总分类账簿 按照明细分类账户进行分类登记的账簿 称为明细分类账簿 备查账簿又称辅助账簿 是对在序时账簿和分类账簿中未能反映和记录的事项进行补充登记的账簿 精品资料网 二 按其外表形式分类订本式账簿活页式账簿卡片式账簿 账簿 订本式账簿是在启用前进行顺序编号并固定装订成册的账簿 简称订本账 活页式账簿又称活页账 是把账页装订在账夹内 可以随时增添或取出账页的账簿 一般用于明细分类账 卡片式账簿又称卡片账 是由专门格式 分散的

13、卡片作为账页组成的账簿 三栏式账簿 三 按账簿的账页格式不同多栏式账簿数量金额式账簿 二 序时账簿 序时账簿又称日记账 是按照时间顺序逐日逐笔登记经济业务发生情况的账簿 按其记录的内容不同 又分为普通日记账和特种日记账两种 为了加强对货币资金的监督和管理 特种日记账又分为现金日记账和银行存款日记账 一 普通日记账普通日记账是用来登记一般经济业务的序时账 经济业务发生时 应按先后顺序逐日记入普通日记账 再根据日记账过入分类账 然后在 过账 栏内注明 符号 表示已经过账 这样就可使记账的错误和遗漏减到最少限度 并便于事后根据业务发生的时间次序进行查账 普通日记账的主要内容是会计分录 因此普通日记账

14、也称分录簿 它的特点是设有借方和贷方两个金额栏 所以又成为两栏式日记账 这种日记账的优点是可以将每天发生的经济业务逐笔加以反映 但是不便于分工记账 而且不能将经济业务加以分类归集 过账的工作量又比较大 二 特种日记账特种日记账是用来专门记录某一类经济业务的日记账 企业最常见的特种日记账有现金日记账 银行存款日记账 其又可以分为三栏式和多栏式两种 1 现金日记账现金日记账是由出纳人员根据审核无误的现金收付凭证 序时逐笔登记的账簿 现金日记账一般采用 三栏式 即在日记账中分别设置 收入 栏 付出 栏 和 结存 栏 现金日记账中 年 月 日 凭证号数 摘要 对方科目 均根据收款凭证 付款凭证登记 每

15、月终了结算出余额并与实存现金数额核对 2 银行存款日记账银行存款日记账是由出纳人员根据审核无误的银行存款收 付凭证 序时逐笔登记的账簿 银行存款日记账的登记方法与三栏式现金日记账的登记方法相同 这里不再赘述 在会计实务中 现金日记账和银行存款日记账也可采用多栏式 三 分类账簿 一 总分类账簿总分类帐是根据总分类科目设置总分类帐户 记录全部经济业务的帐簿 它是按照总分类科目设置的 只应用货币计量单位 一般采用三栏式 总分类账的登记方法很多 可以根据各种记账凭证逐笔登记也可以先把各种记账凭证汇总编制成科目汇总表或汇总记账凭证 再据以登记总分类账 应收账款总分类账 二 明细分类账簿明细分类帐是按照总

16、分类账户的二级科目或明细分类科目设置明细分类帐户 记录某类经济业务的帐薄 它除应用货币计量单位以外 有时还需应用实物计量单位 明细分类帐一般有三栏式 多栏式和数量金额式等格式 1 三栏式明细分类账 三栏式 明细分类账的账页格式同总分类账的格式基本相同 它只设 借方 贷方 和 余额 三个金额栏 其适用于 应收账款 应付账款 等只需进行金额核算的明细账 其基本格式见下图 应付账款明细分类账 2 数量金额式 数量金额式 明细分类账的账页 其基本结构为 收入 发出 和 结存 三栏 在这些栏内再分别设有 数量 单价 金额 等项目 以分别登记实物的数量和金额 这种格式的明细账适用于既要进行金额明细核算 又要进行数量明细核算的财产物资项目 如 原材料 产成品 等账户的明细核算 它能提供各种财产物资收入 发出 结存等的数量和金额资料 便于开展业务和加强管理的需要 库存商品明细分类账 3 多栏式 多栏式 明细账的格式视管理需要而呈多种多样 它在一张账页上 按照明细科目分设若干专栏 集中反映有关明细项目的核算资料 这种格式的明细账适用于费用成本 收入成果类的明细核算 如 生产成本明细账 它只设一栏借方 下