《精编》后勤采购管理办法概述

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1、 分发编号 分发编号 后勤采购管理办法 目 录 第 1 章 总则 1 第 2 章 后勤采购组织 2 第 3 章 采购备用金管理 3 第 4 章 采购实施 3 第 5 章 财务控制 15 第 6 章 附则 15 附件 后勤采购业务审批权限列表 16 编 号 QB JD CG002 集团后勤采购管理办法集团后勤采购管理办法 公司 中心 财务管理委员会 起 草 日 期 版本号 第 A 版第 0 次修改 审 核 日 期 批 准 日 期 第 1 章 总则 1 1 目的 为了加强对集团所属公司后勤物资及服务采购业务的监督与管理 规范采购行为 保证采购质量 提高采购效率 制定本办法 1 2 适用范围 本办法

2、适用于集团所属分子公司及工厂的后勤物资及服务的采购 1 3 后勤物资及服务采购分类 1 3 1 办公类 办公文具 办公设备 办公家具 宽带 固话等 1 3 2 宣传印制类 横幅 公司定制品 印有公司标识的名片 单据 信封 纸杯 信 纸 笔记本 办公文具等 广告 海报 宣传手册 DV 宣传片 挂历 营销促销品 等 1 3 3 劳保清洁及宿舍用品 手套 口罩 垃圾桶 垃圾袋 抹布 扫把 拖把 胶桶 床上用品 床 窗帘 柜子 工作服等 1 3 4 公共设施类 水龙头 水管 照明灯 电线 门 窗 玻璃 设施维护等 1 3 5 招待类 水果 零食 烟 酒 矿泉水 果盘 茶杯 茶 礼品等 1 3 6 技术

3、检测类 容器 工具 仪器仪表 试剂 药品等 1 3 7 生产维护类 生产机器零配件 五金工具等 1 3 8 食堂物资 锅 碗 瓢 盆 油 调味剂 米 面 粉 菜 煤球 煤气等 1 3 9 保险类 社会保险 意外伤害险 财险 1 3 10 能源类 水 电 煤 气 生产用油等 1 4 不相容职务 1 4 1 请购与审批 请购人员不能同时负责审批 1 4 2 供应商的选择与审批 选择供应商的人员不能同时负责审批 1 4 3 采购合同的拟订 审核与审批 合同拟定 审核 审批等工作应由不同的人员负 责 1 4 4 采购 验收与记录 采购 验收与会计记录等工作应由不同的人员担任 以保证 采购数量的真实性和

4、采购价格 质量的合规性 采购记录和会计核算的正确性 1 4 5 付款的申请 审批与执行 付款的申请人 审批人与执行人职务应当分离 避免 因付款方式不恰当 执行有偏差 导致企业资金损失或信用受损 第 2 章 后勤采购组织 2 1 后勤采购工作小组 2 1 1 后勤采购工作小组机构 公司设立后勤采购工作小组 由各部门各派一人组成 组长由总经理任命 后勤 采购工作小组不设专职 所有组员均为兼职 2 1 2 后勤采购工作小组职责 2 1 2 1 负责与各部门的沟通协调 当某项物资的选购需要专业性判断时 后勤采购工 作小组应与需求部门协调 由需求部门安排专业人员协助采购员采购 提供专业性采 购建议 2

5、1 2 2 协同采购 对采购工作进行监督 2 1 2 3 负责后勤采购评估工作 2 2 各部门职责 2 2 1 公司后勤物资及服务采购归口行政部门集中办理 其他部门不得擅自采购 行政 部门应分别设置行政内勤 兼任计划管理员 采购员及仓库保管员等岗位 2 2 2 公司总部总裁办下设行政部 设置行政内勤及采购员岗位 负责母公司范围内的 采购业务 八字门行政部安排保管员负责仓库物资保管及发放 其他子公司按 2 2 1 要 求自行设置相关岗位 履行后勤采购职责 2 2 3 各公司行政部下设食堂组 食堂采购员实施物资采购 食堂组长负责食堂物资的 验收和管理 2 2 4 需求部门负责填制采购申请 并参与供

6、应商甄选过程 2 2 5 财务部门负责采购的监督 预算控制 报账审核及付款 2 2 6 仓库保管员负责采购物资的验收 存储与发放 公司分设后勤物资仓库 生产机 器零配件仓库 技术检测物资仓库 分别由行政部门 生产部门 技术质量部门安排 相应仓库和保管员进行物资管理 食堂物资放厨房存储 不单独设立仓库 由食堂组 长兼任保管员 负责食堂物资管理 2 2 7 各部门各司其职 相互衔接的同时形成相互制衡机制 第 3 章 采购备用金管理 3 1 备用金 3 1 1 公司采购采取备用金制 行政部门采购员备用金额度为 3000 元 食堂采购员备 用金额度为 5000 元 3 1 2 备用金采取借款方式 由采

7、购员填写借款单 经部门主管 财务主管及总经理审 批后 交会计开具现金付款凭证 由出纳支付现金 账面挂采购员个人往来 3 1 3 采购员可在现金交易范围内动用备用金进行采购 备用金如不足以支付采购款 可按借款审批程序临时借支现金 报账后再冲抵借支 并按额度补足备用金 3 1 4 备用金一年一清 每年 12 月份还清备用金借款 次年 1 月再重新借支备用金 3 2 现金交易范围 3 2 1 一千元以下的零星采购 3 2 2 供应商要求现金交易 3 2 3 紧急采购且不能及时办理银行支付手续 3 2 4 除以上情况外 一律不得进行现金交易 均通过财务转账付款 第 4 章 采购实施 4 1 办公 宣传

8、印制 劳保清洁及宿舍用品 公共设施类物资的采购 4 1 1 采购申请 4 1 1 1 需求部门在每月 25 日前提出下月物资采购申请 经部门主管批准后交行政部门 单件采购金额在 500 元以上要经总经理审批 4 1 1 2 行政内勤在仓库保管员的配合下提出常备用料的采购申请 4 1 1 3 采购申请应注明物资的名称 规格型号 数量 需求日期 参考价格 用途 质量要求 交货期等信息 如难以描述物资特征的 应提供样品 宣传印制品应提供 设计样稿 4 1 1 4 行政部门对各部门提交的采购申请进行审核 审核内容包括采购申请的各栏填 写是否清楚 是否在预算范围内 是否有相关负责人的审批签字 是否在审批

9、范围内 等 4 1 2 采购计划 4 1 2 1 行政内勤于每月月底前根据各部门的采购申请汇总制定月度采购计划 经行政 主管审核后报请公司总经理批准 4 1 2 2 行政内勤应审查各部门申请采购的物资是否能由现有库存满足 只有现有库存 不能满足的请购物资才能列入采购计划中 4 1 2 3 对于无法于需用日期内办妥的采购申请 行政部门应及时通知请购部门 4 1 2 4 采购计划应同时报送财务部门 以便于公司资金的安排 4 1 2 5 未列入采购计划内的物资不得采购 如确属临时性急需物资 应填写紧急采购 申请表 经部门主管审批及公司行政主管核准后才能列入采购范围 单件 500 元以上 的物资要经总

10、经理审批 4 1 3 供应商及采购方式选择 4 1 3 1 采购人员应视采购量 金额大小及供应情况 分别采取定点采购 询比价采购 招标采购 网购 网上招标 定点网购或询比价网购 等不同的采购方式实施采购 确定供应商及价格 4 1 3 2 公司一次性采购量或金额大的物资实行招标的方式确定供应商及价格 由行政 部门负责安排招标事宜 财务部门参与招标过程 如全年耗用量大的办公文具 公司 定制品 劳保用品 一次性订购量大的工作服 挂历 宿舍用品 全年耗费金额大的 宽带 手机 固话等通讯网络设施等均可采用招标方式采购 4 1 3 3 日常采购量或金额较大的物资 由行政部和财务部共同确定定点供应商 签订

11、长期议价采购合同 实行定点采购 办公设备 办公家具 宣传印刷品 营销促销品 劳保用品 照明灯等物资均可采用定点采购方式 4 1 3 4 无法招标或定点采购的物资 可采用询比价方式采购 向三个以上的供应商询 价后填制供应商询价表 经行政主管及总经理审批后择优选购 如公共设施维护等物 资 4 1 4 合同的签订与撤销 4 1 4 1 采取招标采购及定点采购的应签订采购合同 明确约定并准确阐述采购物资的 名称 规格 质量标准 数量 价格 供货方式 验收方式 运输方式及费用承担 交货地点 交货时间 结算付款方式 双方的权利 义务和违约责任等 并按照规定 的权限签订合同 合同双方必须签字盖章 零星采购可

12、不签订采购合同 4 1 4 2 采购合同由需求部门配合行政部门拟定 行政部门负责人审核 公司总经理审 批 涉及金额较大 存在较高风险的合同应聘请律师进行专业审核 4 1 4 3 采购经办人员应跟踪合同履行的过程 包括合同的执行 储运 交货 验质 入库 付款等 对可能发生异常的情况 应出具书面报告并提出解决方案 4 1 4 4 合同履行过程中 如供方提出变更合同或撤销合同 行政部门应对供方提出的 合同变更或撤销理由进行调查 经调查证实供方确实无法全部履行或无法履行合同后 由供方提出合同变更或撤销申请 经我方行政主管及公司总经理审批后方可变更或撤 销 合同变更或撤销给公司造成损失的 应追究供方责任

13、 4 1 4 5 我方如遇特殊情况需要变更或撤销合同的 由行政部门与供方沟通协商后 提 交合同变更或撤销申请 经行政主管及公司总经理审批后方可变更或撤销 为维护公 司诚信的 金字招牌 原则上不得申请变更或撤销合同 4 1 5 购买 4 1 5 1 招标方式采购物资的 合同签订后 由采购员负责跟踪供应过程 供方交货时 采购员要及时通知保管员到场验收 4 1 5 2 定点或询比价方式采购物资的 由后勤采购工作小组安排人员陪同采购 如需 提供专业支持的 由需求部门安排人员协助采购 提供专业建议 4 1 5 3 不论采取哪种采购方式 采购员都必须向供应商索要发票及购物清单 零星现 金支付的需索要收款凭

14、证 相关单据上采购员及陪同采购人员需签字确认 4 1 6 验收入库 4 1 6 1 物资采购后 采购员将物资交到仓库 仓库保管员当面清点物资 对照采购计 划表 供应商的销售清单与物资一一核对 检查物资品种 规格 数量 价格是否无 误 质量是否符合要求 检查包装是否完好 如发现短缺或损坏 应立即拆包检查 宣传印制类物资应有需求部门协助验收 查验样式是否符合定制要求 验收过程中 如发现异常 应向采购员提出质疑或向上级主管汇报 4 1 6 2 物资验收无误后 保管员开具入库单 并将采购付款联交给采购员 采购员及 保管员签字确认 验收不合格的 由采购员联系退换货或返工 4 1 6 3 保管员分类别登记

15、物资入库台账 将实物存入仓库 4 1 7 报账付款 4 1 7 1 采购业务结束后 采购员将票据交给行政内勤报账 行政内勤应在一周之内报 账 按各部门的物资申购情况制作费用分摊表 将原始票证粘贴整齐 填好费用报销 审批单 经部门主管审批后交财务部门审核 4 1 7 2 财务部门对报账事项进行审核 重点审核附件及相关审批程序的是否完整 报 账事项与附件是否匹配 各部门的物资耗费是否在预算额度内 超预算的是否履行超 预算报批程序 审核无误后审核人在费用报销审批单上签字 4 1 7 3 财务审核通过后 行政内勤提请总经理审批 审批完成即可交财务部门制证付 款 4 1 7 4 报账的票据必须包括 费用

16、报销审批单 供应商的销售清单 入库单 财务联 有效发票 物资采购计划表 供应商询价表 费用分摊表 已现金支付的应提供收据 签订了合同的应提供合同 各类单据要齐全且相互吻合 并有符合程序的审批记录 4 1 7 5 合同约定了结算付款方式的 按合同约定办理 财务按报账结算金额挂供应商 往来 行政内勤在合同约定付款时限内填写付款申请单 并附上入库单 采购付款联 及合同复印件 履行相关审批程序后交财务付款 4 1 7 6 不在现金交易范围内的采购业务均需通过银行转账支付给供应商 供应商为单 位的 采用公对公转账支付 供应商为个人的 采用公对个人银行卡转账支付 4 1 7 7 签订了采购合同或协议的 采购员报账时需提供收款方名称 开户银行及账号 且收款方 开票方和合同签订方三方必须一致 以确保无资金支付纠纷 款项不得向 非合同订立方进行支付 也不得将款项支付到供应商指定的其他单位户头或个人户头 4 1 8 物资管理 4 1 8 1 所有办公类 宣传印制类 劳保清洁及宿舍用品 公共设施类物资都必须履行 先入库后领用的程序 由行政部门统一管理 4 1 8 2 物资管理实行 谁保管谁负责 谁使用谁负责