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1、银晶国际酒店管理实务行政综合部二零一一年一月一日目 录第一章 机构设置 2第二章 岗位职责标准4第三章 部门运作程序及操作标准 17第四章 部门功能设置和与其它部门的联系 62第五章 后台管理制度85第六章 日常运作各类表格92第一章 机构设置 一、部门概述 行政综合部是酒店重要的部门之一,其主要职能包括:1、总经理办公室职能:是贯彻落实酒店管理模式和管理理念的核心部门,又是总经理室进行经营管理活动的具体办事机构。在总经理对酒店实施管理的过程中,及时上下沟通、左右协调、内外联系;同时,还担负着协调管理、沟通信息、计划与控制、决策与组织、检查督导与领导的功能。2、人力资源部职能:人才的招聘、使用
2、、管理、开发和人力成本的控制,组织结构和人员编制的设定与控制,制定员工薪资、劳动保护和福利保险管理制度并监督执行,负责人员的培训、考核、奖励、任免、调配等工作,劳动合同、档案资料的管理和酒店后勤保障(如:员工宿舍、更衣室等)的管理。 二、部门编制架构图部门编制人数:11人 三、部门岗位分布1、行政综合部经理 工作地点:人力资源部办公室2、培训/薪酬主任 工作地点:人力资源部办公室3、招聘主任 工作地点:人力资源部办公室4、人事专员 工作地点:人力资源部办公室、员工餐厅、员工宿舍、员工更衣室5、行政助理 工作地点:总办6、宿舍管理员 工作地点:员工宿舍7、更衣室管理员 工作地点:员工更衣室8、司
3、机 工作地点:司机房 第二章 岗位职责标准 一、职务:行政综合部经理级别:经理所属部门:行政综合部直接领导:总经理直接下属:行政助理、培训/薪酬主任、招聘主任、人事专员合作人员:酒店各部门负责人岗位职责:跟踪落实总经理办公室所批复的工作的落实情况;负责进行酒店政策、规章执行和落实的检查;定期对酒店各部门执行质检的工作;全面负责酒店人力资源的开发和利用,制定并实施有关人力资源开发和调配、工资福利、劳动保险、奖励处罚、教育培训、质量督导、节能降耗等方面的方针政策。具体要求:1、管理要求:1)组织、制定酒店人力资源发展的年度计划和长远计划; 2)组织、制定劳动定员编制方案,综合平衡劳动定额和劳动力的
4、管理;3)组织、制定招聘、调配、考核、晋升、奖惩、培训等人事管理规章;4)合理调整人员培训规划,加强酒店人力资源的预测和统筹管理;5)制定员工福利政策,改善员工的工作环境和生活条件;6)协调酒店各部门的人事及培训管理工作;7)负责解决员工有关劳动人事方面的问题和投诉;8)保持与其他部门良好的沟通、交流和团队合作精神;9)参加各行政、协调会议;并主持部门内日常会议; 10)执行总经理所作的有关计划等决议; 11)负责制定本部门各级人员的职责与权限;12)对本部门的工作全面负责指导及考核。13)全面负责酒店服务与管理的质量检查工作。发现、预见、诊断、处理酒店全面问题,完善酒店质量管理体系。2、工作
5、及服务质量要求 1)在总经理的领导下,带领本部门员工贯彻、执行酒店质量方针、目标和文件;2)监督、落实、招聘、调配、考核、晋升、奖惩、培训等人事管理规章;3)检查、监督员工手册及酒店有关服务质量规章的执行情况;4)全面了解酒店服务质量状况,提出各部门的质量管理要求;5)对本部门的工作质量负全面责任。3、财务管理要求 1)组织、制定劳动工资管理办法和分配方案,严格工资基金的管理;2)审核年度培训方案、规划培训费用的使用。跟进月度、季度各部培训的考核;3)准备工作区域的每月报告、计划和评定标准、目标和耗费的改善情况;4)不断的从最基础的耗费中控制和分析部门区域的耗费情况。4、任职要求及条件:1)本
6、科以上学历或同等资历(星级酒店总监资格证、酒店高级职业经理人、高级人力资源管理师等);2)最少五年的高星级酒店工作经历,两年以上人力资源管理经验 ;3)具有心理学、管理学理论基础,并受过人力资源管理相关知识的培训;4)有领导才能、解决问题的能力,能作决定、代表权、培训和发展属下员工。5、其它要求 1)贯彻国家人事劳动方面的方针、政策;2)根据总经理要求执行任何其它的职责。二、职务:行政助理级别:主任所属部门:行政综合部直接领导:行政综合部经理直接下属:合作人员:各部门负责人具体要求:1、行政工作要:1)负责复函,传真,制档,传话,翻译以及本部门的其它一些秘书的职责;2)遵从总经理、副总经理、总
7、经理助理的安排,会议的记录以及备忘录;3)按照总经理、总经理助理、行政综合部经理的要求执行其它的职责;4)负责酒店证照年审的工作,同时做好证照的保管、使用的管理,并建立登记册,执行必要的领用登记手续;5)负责酒店各项资料的规整保管的工作,并按照时间、内容、性质等方面进行分类保管,同时对文档资料的查询建立必要的领用登记手续;6)负责酒店车辆的运行和管理;7)逐步通晓酒店各部门的工作流程和运行,负责检查信函的处理、登记、回复8)处理往来内部和外部的文件,制定文件收发制度,确保每份文件得到妥善的保管和处理;9)有效地同政府事业单位保持良好的沟通,并努力通过政府及事业单位的合作和支持,促进酒店经营和业
8、务扩展;10)负责进行酒店政策、规章执行和落实的检查;11)跟踪落实总经理办公室所批复的工作的落实情况;12)定期对酒店各部门执行质检的工作;13)负责办公室的设备保管,维护正常运行。2、任职要求及条件:1)大专以上学历2)最少三年的酒店工作的经历 ;3)熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准;4)文字处理和电脑使用熟练;5)有较强的组织协调及沟通能力。三、职务:培训/薪酬主任级别:主任所属部门:人力资源部直接领导:人力资源经理直接下属:合作人员:人事经理、酒店各部门管理人员、财务、总办工作人员、各部门考勤负责人岗位职责:执行国家和酒店制定的有关工资、福利、劳动保险等方面的政策、规章和程序。在行
9、政综合部经理的领导下,全面负责培训部管理、培训、督导、检查、考核工作和酒店各级管理人员、员工的培训及培训的考核工作。具体要求:1、人力资源要求 1)负责协助行政综合部经理拟定每年工资调整计划; 2)每月协助行政综合部经理及财务总监/经理完成奖金发放工作;3)保持与其他部门良好的沟通、交流和团队合作精神。4)协助人力资源经理做好各项培训管理工作;5)负责组织实施管理人员的培训,并对各部门的培训进行检查和考核;6)协助酒店各部门组织安排有关业务培训课程并做好管理及监督;7)及时向人力资源经理反馈酒店培训的实施结果;8)做好外来培训人员的安排及管理工作;9)保持与其他部门良好的沟通、交流和团队合作精
10、神;10)参加部门内日常会议、酒店各部门协调会议;11)执行人力资源经理所作的有关计划等决议;12)保证自身树立行为纪律优秀、工作认真负责的模范,给员工起到积极带头模范作用。2、工作及服务质量要求 1)负责参与酒店薪酬方案的制订及实施;2)检查并完成全店每月的考勤统计工作;3)审核各类假期,并制定各类假期的工资执行标准;4)按月汇总和发放加班费及其他各种津贴;5)负责工资的日常变动、发放审核、浮动工资考核等;6)参加部门内日常会议、酒店各部门培训协调会议;7)根据酒店经营方针和酒店在管理、服务上存在的问题,分析培训需求,制定、修订酒店年度、月度培训计划;8)负责新员工的职前培训,并做好考核、评
11、估、跟踪工作;组织做好酒店各项培训工作(包括员工岗前、在岗、调岗、晋升、调薪、补习等课程);9)协助酒店的各项培训活动,协助各运作部门实施培训计划;评估各项培训工作情况;负责对酒店各部门专员的指导培训,协助经理检查、督导各部门的培训工作,对各部门的培训工作进行具体指导、考核、掌握培训进度和效果;10)制定、修改各种培训教材;负责各类培训材料、设备、场地等有关事宜的安排和落实;11)完成部门经理安排的其它工作;3、财务管理要求 1)规划年度培训费用;2)不断的从最基础的耗费中控制耗费情况。 3)负责每月审核酒店员工考勤情况,并将考勤表及人事安排表、员工宿舍入住人员情况表交财务部;4)不断的从最基
12、础的耗费中控制耗费情况。4、任职要求及条件:1)大专以上学历2)最少三年的酒店培训的经历 ;3)熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准;4)受过人力资源管理相关知识的培训;5)证明其管理能力,有进取心、领导权、解决问题的能力、能作决定、代表权、培训和发展属下员工。5、其它要求 1)负责向酒店及劳动局有关部门申请酒店全年的工资总额工作;2)每年一月份完成上一年度酒店工资总额的使用统计,填报有关报表;3)负责酒店员工的国家职称、申报评定工作;4)根据经理要求执行任何其他的职责。5)使酒店的整体培训效果达到最高标准;四、职务:质检员(培训/薪酬主任、行政助理、人事专员兼任)级别:人力资源经理、人事主任
13、或培训主任兼任所属部门:人力资源部直接领导:人力资源经理直接下属:无合作人员:酒店各部门管理人员岗位职责:在人力资源经理的领导下,全面负责酒店服务与管理的质量检查工作。发现、预见、诊断、处理酒店全面问题,完善酒店质量管理体系。具体要求:1、人力资源管理要求 1)协助人力资源经理做好酒店全面质量检查工作;2)协助培训主任实施管理人员的培训、考核和评估; 3)协助酒店各部门组织安排有关业务培训课程并做好管理及监督;4)及时向人力资源经理反馈酒店各项质量存在的问题;5)分析和处理酒店各项质量问题;6)保持与其他部门良好的沟通、交流和团队合作精神;7)参加部门内日常会议、酒店各部门协调会议;8)执行人
14、力资源经理所作的有关计划等决议;9)保证自身树立行为纪律优秀、工作认真负责的模范,给员工起到积极带头模范作用。2、工作及服务质量要求 1)根据酒店经营方针和酒店在管理、服务上存在的问题,分析服务与管理的需求,协助培训主任制定、修订酒店年度、月度培训计划;2)完成酒店各项质量检查工作(包括员工仪容仪表和礼貌礼节检查、员工操作流程检查、服务意识和态度检查、酒店规章制度的执行力度检查、专业知识和经营意识的检查、酒店节能降耗检查、设施设备维护与保养检查、酒店安全防范检查等);3)评估各部门各项工作执行和运作情况,总结酒店存在的问题,并完成上传和下达工作;4)对本部门负责和参与的工作质量负主要责任;5)根据人力资源经理要求执行其他的职责。3、财务管理要求 1)提高酒店全面质量,充分合理利用和控制好酒店人力资源;2)不断的从最基础的耗费中控制耗费情况。4、任职要求及条件:1)大专以