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1、市市建建设设工工程程档档案案整整理理手手册册 目目 录录 1 1 总总 则则 3 3 2 2 术语和定义术语和定义 4 4 3 3 基本规定基本规定 7 7 4 4 归档文件及其质量要求归档文件及其质量要求 9 9 4 1 归档文件围 9 4 2 归档文件质量要求 9 5 5 工程文件立卷工程文件立卷 1111 5 1 立卷流程 原则和方法 11 5 2 卷文件排列 12 5 3 案卷编目 12 5 4 案卷装订与装具 15 5 5 案卷目录编制 15 5 5 工程文件归档工程文件归档 1616 附录附录 A A 案卷封面背脊式样案卷封面背脊式样 1 17 7 1 案卷封面式样 18 2 案卷
2、脊背式样 19 3 卷目录 20 4 卷背考表 21 5 案卷目录式样 22 1 1 总总 则则 1 0 1 为加强市建设工程文件归档工作 统一市建设工程档案验收标 准 建立真实 完整 准确的工程档案 制定本手册 1 0 2 本规使用于市建设工程文件的整理 归档 以及建设工程档案 的验收与移交 1 0 3 建设工程文件的整理 归档以及建设工程档案的验收与移交除 应符合本规外 尚应符合国家现行相关标准规定 2 2 术语和定义术语和定义 2 0 12 0 1 建设工程 construction project 经批准按照一个总体设计进行施工 经济上实行统一核算 行政 上具有独立组织形式 实行统一管
3、理的建设工程基本单位 它由一个 或若干个具有在联系的单位工程所形成 2 0 22 0 2 建设工程文件 construction project document 在建设工程过程中形成的各种形式信息记录 包括工程准备阶段 文件 监理文件 施工文件竣工文件和竣工图 简称为工程文件 2 0 32 0 3 工程准备阶段文件 pro construction document 工程开工以前 在立项 审批 用地 勘察 设计 招投标等工 程准备阶段形成的文件 2 0 42 0 4 监理文件 project supervision document 监理单位在工程设计 施工等监理过程中形成的文件 2 0 5
4、2 0 5 施工文件 constructing document 施工单位在施工过程中形成的文件 2 0 62 0 6 竣工图 as built drawing 工程竣工验收后 真实反映建设工程施工结果的图样 2 0 72 0 7 竣工验收文件 handing over document 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件 2 0 82 0 8 建设工程档案 project archives 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字 图纸 图表 声像 电子文件等各种形式的历史记录 简称工程档案 2 0 92 0 9 建设工程电子文件 project electronic record
5、s 在工程建设过程过数字设备及环境生成 艺数码形式存储于磁带 磁盘或光盘等载体 依赖计算机等数字设备阅读 处理 并可在通信 网络上传达的文件 2 0 102 0 10 建设工程电子档案 construction electronic records 工程建设过程中形成的 具有参考和利用价值并作为档案保存的 电子文件及其元数据 2 0 112 0 11 建设工程声像档案 construction audio visual records 记录工程建设活动 具有保存价值 用照片 影片 录音带 录 像带 光盘 硬盘等记载的声音 图片和影像等历史记录 2 0 122 0 12 整理 arrangeme
6、nt 按照一定的原则 对工程文件进行挑选 分类 组合 排列 编 目 使之有序化的过程 2 0 132 0 13 案卷 file 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位 2 0 142 0 14 立卷 filing 按照一定的原则和方法 将有保存价值的文件发你们别类整理成 案卷 亦称组卷 2 0 152 0 15 归档 putting into record 文件形成部门或形成单位完成其工作任务后 将形成的文件整理 立卷后 按规定向本单位档案室或向城建档案管理机构移交的过程 2 0 162 0 16 城建档案管理机构 urban rural development archives organi
7、zation 管理本地区城建档案工作的专门机构 以及接收 收集 保管和 提供利用城建档案的城建档案馆 城建档案室 2 0 172 0 17 永久保管 permanent preservation 工程档案保管期限的一种 指工程档案无期限地 尽可能长远地 保存下去 2 0 182 0 18 长期保管 long term preservation 工程档案保管期限的一种 指工程档案保存到该工程被彻底拆除 2 0 192 0 19 短期保管 short term preservation 工程档案保管期限的一种 指工程档案保存 10 年以下 3 3 基本规定基本规定 3 0 13 0 1 工程文件的
8、形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关 人员的职责围 3 0 23 0 2 工程文件应随工程建设同步形成 不得事后补编 3 0 33 0 3 每个建设工程应编制一套电子档案 随纸质档案一并移交市城 建档案管理机构 3 0 43 0 4 建设单位应按下列流程开展工程文件的整理 归档 验收 移 交等工作 1 1 在工程招标及与勘察 设计 施工 监理等单位签订协议 合 同时 应明确竣工图的编制单位 工程档案的编制套数 编制费用及 承担单位 工程档案的质量要求和移交时间等容 2 2 收集和整理工程准备阶段形成的文件 并进行立卷归档 3 3 组织 监督和检查勘察 设计 施工 监理等单位的工程文件
9、的形成 积累和立卷归档工作 4 4 收集和汇总勘察 设计 施工 监理等单位立卷归档的工程档 案 5 5 收集和整理竣工验收文件 并进行立卷归档 6 6 在组织工程竣工验收前 提请当地的城建管理机构对工程档案 进行预验收 未取得工程档案验收许可文件 不得组织工程竣工验收 7 7 对列入城建档案管理机构接收围的工程 工程竣工验收后 3 个 月 应向当地城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案 3 0 53 0 5 勘察 设计 施工 监理等单位应将本单位形成的工程文件立 卷后向建设单位移交 3 0 63 0 6 建设工程项目实行总承包管理的 总包单位应负责收集 汇总各 分包单位形成的工程档案 并应
10、及时向建设单位移交 各分包单位应 将本单位形成的工程文件整理 立卷后及时移交总包单位 建设工程 项目由几个单位承包的 各承包单位应负责收集 整理立卷其承包项 目的工程文件 并应及时向建设单位移交 3 0 73 0 7 城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督 检 查 指导 在工程竣工验收前 应对工程档案进行预验收 验收合格 后 必须出具工程档案认可文件 3 0 83 0 8 工程资料管理人员应经过工程文件归档整理的专业培训 4 4 归档文件及其质量要求归档文件及其质量要求 4 14 1 归档文件围归档文件围 4 1 14 1 1 对与工程建设有关的重要活动 记载工程建设主要过程和现状
11、 具有保存价值的各种载体的文件 均应收集齐全 整理立卷后归档 4 1 24 1 2 工程文件的具体归档围应符合移交目录的要求 4 1 34 1 3 不属于归档围 没有保存价值的工程文件 文件形成单位可自行 组织留存 4 24 2 归档文件质量要求归档文件质量要求 4 2 14 2 1 归档的纸质工程文件应为原件 4 2 24 2 2 工程文件的容及深度应符合国家现行有关工程勘察 设计 施工 监理等标准的规定 4 2 34 2 3 工程文件的容必须真实 准确 应与工程实际相符合 4 2 44 2 4 工程文件应采用碳素墨水 蓝黑墨水等耐久性强的书写材料 不得使用红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸
12、 铅笔等易褪色的书 写材料 计算机输出文字和图件应使用激光打印机 不应使用色带式 打印机 水性墨打印机和热敏打印机 4 2 64 2 6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅面 297 210mm 图纸宜采用国家标准图幅 4 2 74 2 7 工程文件纸应采用能长期保存的韧力大 耐久性强的纸 4 2 84 2 8 所有竣工图均应加盖竣工图章 图 4 2 8 并应符合下列规定 图 4 2 8 竣工图章示例 1 1 竣工图章的基本容应包括 竣工图 字样 施工单位 编制人 审 核人 技术负责人 编制日期 监理单位 总监理工程师 总监理工 程师 2 2 竣工图章尺寸应为 50mm 80mm 3
13、 3 竣工图章应使用不易褪色的印泥 应盖在图标栏上方空白处 4 2 94 2 9 竣工图的绘制与改绘应符合国家现行有关制图标准的规定 4 2 104 2 10 归档的建设工程电子文件应包含元数据 保证文件的完整性和 有效性 4 2 114 2 11 归档的建设工程电子文件的容必须与其纸质档案一致 4 2 124 2 12 离线归档的建设工程电子档案载体 应采用一次性写入光盘 光盘不应有磨损 划伤 4 2 134 2 13 存储移交电子档案的载体应经过检测 应无病毒 无数据读写 故障 并应确保接收方能通过适当设备读出数据 5 5 工程文件立卷工程文件立卷 5 15 1 立卷流程 原则和方法立卷流
14、程 原则和方法 5 1 15 1 1 立卷应按下列流程进行 1 1 对属于归档围的工程文件进行分类 确定归入案卷的文件材料 2 2 对卷文件材料进行排列 编目 装订 或装盒 3 3 排列所有案卷 形成案卷目录 5 1 25 1 2 立卷应遵循下列原则 1 1 立卷遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点 保持卷文 件的有机联系 便于档案的保管和利用 2 2 工程文件应按不同的形成 整理单位及建设程序 按工程准备阶 段文件 监理文件 施工文件 竣工图 竣工验收文件分别进行立卷 并根据数量多少组成一卷或多卷 3 3 一项建设工程由多少个单位工程组成时 工程文件应按单位工程 立卷 4 4 不同载体
15、的文件分别立卷 5 1 35 1 3 立卷应采用下列方法 1 1 工程准备阶段文件应按建设程序 形成单位等进行立卷 2 2 监理文件应按单位工程 分部工程或专业 阶段等进行立卷 3 3 施工文件应按单位工程 分部 分项 工程进行立卷 4 4 竣工图应按单位工程分专业进行立卷 5 5 竣工验收文件应按单位工程分专业进行立卷 6 6 电子文件立卷时 每个工程 项目 应建立多级文件夹 应与纸 质文件在案卷设置上一致 并建立相应的标识关系 7 7 声像资料应按建设工程各阶段立卷 重大事件及重要活动的声像 资料应按专题立卷 声像档案要与纸质档案应建立相应的标识关系 5 1 45 1 4 施工文件的立卷应
16、符合下列要求 1 1 专业承 分 包施工的分部 子分部 分项 工程应分别单独立 卷 2 2 室外工程应按室外建筑环境和室外安装工程单独立卷 3 3 当施工文件中部分容不能按一个工程分类立卷时 可按建设工程 立卷 5 1 55 1 5 不同幅面的工程图纸 应统一折叠成 A4 幅面 297mm 210mm 应图面朝 首先沿标题栏的短边方向以 W 形折叠 然后再沿标题栏的 长边向以 W 形折叠 并使标题栏露在外面 5 1 65 1 6 案卷不宜过厚 文字和图纸材料卷统一采用 30mm 厚度 5 1 75 1 7 案卷不应有重份文件 印刷成册的工程文件宜保持原状 5 1 85 1 8 建设工程电子文件的组织和排序可按纸质文件进行 5 25 2 卷文件排列卷文件排列 5 2 15 2 1 卷文件应按移交目录的类别和顺序排列 5 2 25 2 2 文字材料应按事项 专业顺序排列 同一事项的请示与批复 同一文件的印本与定稿 主体与附件不应分开 并应按批复在前 请 示在后 印本在前 定稿在后 主体在前 附件在后的顺序排列 5 2 35 2 3 图纸应按专业排列 同专业图纸应按图号顺序排列 5 2 45
