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1、黄石广电系统档案规范化管理 黄石市档案局 馆 汪洋 档案的定义及其含义 档案是指国家机构 社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献 中华人民共和国档案法 第一章总则中第二条档案是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 四个方面 档案的来源 一是国家机关和社会组织 各类型机构其二著名人物及著名家族 档案的条件 第一办理完毕的文件材料 第二查考利用价值 第三按照规律和程序经过若干环节整理的材料 档案的载体 记录的方式和载体多样性 档案的性质 原始记录 区别于
2、其他文献资料 档案的属性 本质属性 原始记录一般属性 信息资源知识宝库文化财富 档案的价值与作用 档案之所以被当作财富来保存 进行科学的管理 延长其寿命 到了一定时期移交有关档案馆 室 国家综合档案馆 城市建设档案馆 照片档案馆 行业系统档案馆等等 有的还能世代留存 是因为它具有特有的价值和作用 档案的价值 凭证价值 历史的真凭实据 具有一定的法律效用 自然形成的客观性 参考价值 原始记录 广泛利用 察往知来 视兹故帙 档案的特殊功能 人们社会活动中具有其他文献所不能代替的作用 档案的作用 历史的真实记录和全面反映维护自身权益的重要工具规范管理的基础积累和传播知识的重要载体开展文化教育活动的重
3、要素材建立信用的重要工具开展科学研究和工作的可靠依据 广播电视宣传档案 特定行业是指广播电台 电视台 以下简称各台 在宣传活动中采录 播出的具有保存价值的各种节目的文字稿 录音带 录像带 广播电视宣传档案 广播电视宣传档案是广播电视宣传活动的真实记录 记载着广播电台 电视台宣传党和国家路线 方针 政策的情况 反映了全国各行各业 各地区 各部门不同时期革命和建设的面貌 是进行日常播出 工作查考 经验总结 历史研究的真凭实证和必要条件 也是国家档案的重要组成部分 广播电视宣传档案 资料管理办法 广发办字 1994 718号 广播电视宣传资料 是指各台在宣传活动中为了节目制作和播出 通过交换 征集
4、购买等途径收集的各种节目的录音带 录像带及唱片 电影艺术档案管理规定 国家广播电影电视总局国家档案局64号令2010年8月1日实施 广播宣传档案归档范围 各台的宣传业务部门和总编室 应把宣传档案 资料的形成 收集 整理和归档工作纳入本部门的工作程序和岗位责任制 作为宣传业务部门本职工作的重要任务和其工作人员业务考核内容之一 广播宣传档案归档范围 一 党和国家领导人 上级党政机关主要领导人 著名专家学者 各界名人和著名国际友人在本台发表讲话的文字稿 录音带 录像带 音频 视频 光盘 二 本台播出的阐明党和国家方针 政策的评论的文字稿 录音带 录像带 音频 视频 光盘 三 本台播出的新闻和具有保存
5、价值的专题 专栏节目的文字稿 录音带 录像带 音频 视频 光盘 四 本台采访 拍摄 编辑 录制的下列具有保存价值的文字稿 录音带 录像带 音频 视频 光盘 广播宣传档案归档范围 1 党和国家领导人及各级党政机关主要领导人的重要活动和各种重要会议 2 外国领导人 驻华使节及来华的外国代表团的重要活动 3 反映工业 农业 国防 科技等各行各业和反映本地区改革与经济建设主要面貌的 4 反映各界知名人士 英雄模范和新闻人物重要活动的 广播宣传档案归档范围 五 本台录制 播出的著名艺术家 文艺团体 表演人员演出的音乐 舞蹈 文学 戏剧 曲艺 杂技 广播剧 电视剧和电影等文艺性节目的录音带 录像带 音频
6、视频及配套的文字材料 六 为了节目制作和播出 通过交换 征集 购买来的录音带 录像带和唱片 音频 视频 七 本台与外国电视台合拍的电视片录像带 八 本台各种语言播出的具有保存价值的文字稿 包括译稿 录音带 录像带 音频 视频 广播宣传档案归档范围 九 本台播出的重要的受众的来信 十 本台组织的大型文艺 体育和社会宣传活动的录音带 录像带 音频 视频及配套的文字材料 十一 本台在宣传活动中形成的其它具有保存价值的文字 声像材料 广播宣传档案归档要求 节目制作和播出完毕的文字稿 录音带 录像带等应指定专人收集 按节目完成时间或播出时间定期归档 交换 征集 购买的录音带 录像带等应随时入库 归档入库
7、后的档案 资料要保持有机联系和齐全 完整 广播宣传档案归档要求 归档的文字稿要字迹清楚 规格统一 录音带 录像带必须声音清楚 画面清晰 并附必要的文字说明材料 归档的文字稿采用时间 节目 专题 专栏 人物 体裁等 或节目 时间的分类方法组卷 并拟出确切的标题 录音带 录像带按节目 专题 专栏 人物 体裁等 时间的分类方法整理 填写标签 卡片 广播宣传档案归档要求 为了确保宣传档案 资料的齐全完整 任何部门和个人都不得擅自保存 带走和销毁应归档入库的文字稿 录音带 录像带 发现文字稿破损 变质或字迹模糊 要及时修裱 复制 为保证音像档案 资料的质量 对贮存的录音带 录像带 每隔一年应重新缠绕一次
8、 录音带 录像带严禁叠放挤压 如发现磁带变形 断裂 磁粉脱落等现象 应及时进行技术处理 广播宣传档案保管期限划分 永久长期 11 30年 短期 10年以下 保管期限划分原则 凡是对本台的宣传播出和国家各项工作具有长远利用价值的档案 资料 应列为永久保管 凡是在相当长时期内 对本台的宣传播出和其他工作具有查考利用价值的档案 资料 应列为长期保管 凡是在较短时期内 对本台的宣传播出和其他工作具有查考利用价值的档案 资料 可列为短期保管 保管期限划分原则 确定广播电视宣传档案 资料的保管期限 必须坚持历史唯物主义的观点 根据档案 资料的构成形式和内容 研究宣传档案 资料的利用规律 全面分析档案 资料
9、的现实作用和历史作用 正确地确定其保管期限 广播宣传档案整理 分类方法问题类型 年度 保管期限年度 问题类型 保管期限问题类型新闻专题活动电视节目等 结合本台实际情况确定类目不要过于繁琐 组卷 刻录光盘与光盘存档有关联的有二个标准 它们对存储介质维护的要求如下 GB T17678 1 1999 CAD电子文件光盘存储 归档与档案管理要求 1999年10月1日实施要求 电子档案应每5年进行一次有效性 安全性检查 如发现光盘损坏或出现问题 应及时拷贝 GB T18894 2002 电子文件归档与管理规范 2003年5月1日实施要求 对磁性载体每满2年 光盘每满4年进行一次抽样机读检验 抽样率不低于
10、百分之十 如发现问题应及时采取恢复措施 光盘标注 档号 分类号 目录号 件号题名 保存文件的名称操作系统环境 计算机系统适用软件 读取信息文件 格式 媒体资产 媒体资产 广义上来讲 包括媒体所拥有的办公场所 办公设备 储备的资金等属于媒体的一切财产 狭义来讲 就是数字资产 即媒体企业在经营生产过程中积累的 有价值的各种数字化的信息和内容 媒体资产 媒体资产 概念的产生 具有鲜明的时代特征 是社会发展到信息化 网络化 数字化时代的产物 信息技术 网络技术 计算机技术的迅速发展 使得媒体将多种多样的内容载体形式转变成统一的 数字化的 计算机可读的电子数据形式变为可能 极大地丰富了网络内容 数字化的
11、计算机可读文献 是媒体资产最为显著的特征 媒体资产 媒体单位包括报社 杂志社 通讯社 广播电台 电视台 网络媒体等等诸多形态 每一种媒体都有其特有的媒体资产 报社杂志社每期版面的数字内容 通讯社每天发出稿件的电子数据 网络媒体每天推出的多媒体信息 广播电台电视台每天播出节目的数字化内容都是不同媒体各自所特有的数字资产 广电媒体资产 广电媒体资产就是节目及与节目内容相关的数字资产 广电媒体资产包括 节目 节目制作计划 采访记录 录音素材 播出稿件等等一系列与节目内容相关的数字化内容 广电媒体资产 广电媒体资产是宣传档案 节目资料在数字化时代的延伸和扩展 把分别属于不同部门 不同频率单位 甚至散落在编辑记者个人手中的节目 节目制作计划 采访记录 录音素材 播出稿件等等一系列与节目内容相关的信息数字化转储后 作为媒体资产全台统一规划 统一管理 才能保证将已播出的 分散的 零碎的节目及其衍生资源收全 收齐 将无序变为有序 提升广电系统信息管理水平 随着计算机网络技术的飞速发展 以数字化 网络化 信息化为标志的网络时代正在席卷全球 改变了人们的生活方式和工作方式 也改变了存储 传递 利用信息的方式 建立一个由业务部门和档案部门组成的联合体 借助计算机网络技术和现代通信技术组建联合信息网络 把分散的资料 档案信息资源联成一个集成信息网 谢谢请批评指正
