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1、2008年对口招生考试文秘类专业总复习文书与档案 第一单元文书与公务文书 一 文书的概念文书是人们在社会实践活动中为了记载 凭证 传递和公布信息等的需要 以文字的方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录 简言之 文书是以文字形式处理各种事务的工具 第一单元文书与公务文书 二 文书 公文与文件1 文书是包括文件 公务文书和私人文书在内的各种文字材料的总称 是个集合体 而不是指个别的 具体的文字材料 2 公文有广义和狭义之分 广义的公文即公务文书 除私人文书之外的所有文书材料的通称 狭义公文则是专指国务院办公厅2000年8月24日在 国家行政机关公文处理办法 中正式规定的13类13种公文 3
2、 文件也有广义和狭义之分 广义的文件指人们在社会实践活动中为处理各种事务的需要 以文字 图像 声音等形式形成的具有一定效用的信息记录 狭义的文件指公文中政治性和政策性较强的那一部分 通常指印有文头 也称版头 的那部分公文 因为文头往往套红印刷 故有 红头文件 之称 第一单元文书与公务文书 来看一下他们之间外延的关系 广义的文件文书广义的公文狭义的公文狭义的文件 第一单元文书与公务文书 三 文书的类别1 公务文书 是法定机关和组织在公务活动中按照特定的体式 经过一定处理程序制成的书面文字材料 作为传达意图 联系工作 处理公务的文字依据 是国家管理政务的一种工具 2 私人文书 私人信函 日记 手稿
3、等 第一单元文书与公务文书 四 公文的特点1 它的制成者是依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务责任的国家机构或组织 2 它形成并作用于其所反映的公务活动 3 有规范的体式和处理程序 第一单元文书与公务文书 五 公务文书的体式和稿本1 草稿 草案 2 定稿 3 正本 4 副本 5 存本 6 试行本 7 暂行本 8 修订本 9 各种文字文本 第一单元文书与公务文书 六 公务文书的行文制度 一 行文条件1 行文机关必须是负责的机关 要有认真严肃的工作态度 2 有需要解决的问题 非得行文不可 3 行文要符合客观规律 要具备真实性 二 行文关系行文关系 就是指机关 单位之间公文往来所构成的关系 根
4、据组织系统 领导关系 职权范围以及机关之间的工作关系进行 三 行文方向上行文 下行文 平行文 四 行文方式逐级行文 多级行文 越级行文 第一单元文书与公务文书 五 行文规则 1 少而精地行文 2 不要轻易地越级行文 3 按隶属关系行文 4 分清主送机关 抄送机关 5 同级部门之间 对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 以免造成混乱 6 同级机关和部门 在必要时可联合行文 7 坚持一文一事制度 第二单元文书工作 一 文书工作的含义通过互相衔接的一系列程序 完成拟制 处理和管理文件的工作 二 文书工作的性质政治性 机密性 务实性 规范性 时限性 第二单元文书工作 三 文书工作的基本原则1 实事
5、求是原则 2 少而精的原则 3 时效性的原则 4 保密原则 四 文书工作的任务概述 围绕党的总任务 总目标 做好 三服务 即为上级机关服务 为同级和下级机关服务 搞好文书工作的 四化 建设 即制度化 规范化 科学化 现代化 科学地 高效率地承担文书的形成 处理和管理工作 为有效地推进机关工作 促进两个文明建设服务 第二单元文书工作 具体任务为 1 收文的签收 登记 传阅 审核 拟办 批办 承办 催办 注办等工作 2 发文的审核 签发 复核 缮印 校对 用印和封发等工作 3 文书的整理与筛选工作 4 文书的清退与销毁工作 5 文书的立卷和归档工作 6 文书的保管和借阅工作 第二单元文书工作 五
6、文书工作的组织 有集中和分散两种形式 六 文书工作的意义1 机关工作的纽带 2 是机关领导工作的助手 3 是保守党和国家机密的一个重要环节 4 为档案工作打好基础 第三单元文书处理程序 一 收文处理程序 现代文秘第124页 1 签收 2 拆封 3 登记 参看 收文登记簿 表 基本项目 收文号 收文时间 来文机关 文件标题 来文字号 密级 份数 处理情况等 第三单元文书处理程序 收文登记簿 第三单元文书处理程序 4 分办 按类别分送给有关领导 有关部门阅办 5 拟办 对来文如何办理提出建设性的处理意见 6 批办 机关部门领导人对来文提出处置意见 7 承办 承接处理办理公文内容所涉及的事务 8 催
7、办 查办 催促办理 检查办理情况 9 注办 承办人签注文件 承办经过与结果的活动 10 办复 收文机关对来文机关要求回复的公文给予答复 第三单元文书处理程序 二 发文处理程序1 拟稿 拟制文稿 2 会商 两个或两个以上的机关 部门联合行文时 在文稿拟出之后 主办机关与有关机关 部门对文稿征求意见并签字的工作 3 审核 重点是 是否需要行文 其次是对公文的内容 文字表达 文种使用等六个方面 即 六查 1 查有无矛盾抵触 2 查政策界限 3 查措施落实 4 查程序和手续 5 查文字表达 6 查文件体式 第三单元文书处理程序 4 签发 签署文件批准的意见 5 注发 注明 批注经过领导人同意发出的公文如何印发的行为过程 6 缮印 缮写印刷 第三单元文书处理程序 收文阶段 制文阶段 制发阶段 阅办阶段 收文处理程序 发文处理程序 文书处理程序示意图 第三单元文书处理程序 第三单元文书处理程序
