《精编》档案工作规范化管理

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1、档案工作规范化管理 魏麟懿 第一讲 标准 的主要内容 一 组织管理二 档案保护条件三 信息化建设四 基础业务五 开发利用 一 组织管理 一 管理体制1 明确分管档案工作领导 档案工作实际问题解决好 2 建立档案综合管理机构 文书 基建 会计 科研 设备 声像 电子 实物等各类档案实行了集中统一管理 3 建立档案工作管理网络体系 档案人员岗位责任制 4 制定档案管理工作各种规章制度 单位档案管理体系图 档案人员岗位职责 档案人员在办公室主任的领导下 对本单位所产生的各类档案实行集中统一管理 其职责是 1 依照档案工作有关规定 负责制定 修订本单位档案管理的各项规章制度 技术标准 2 对本单位各部

2、门档案的收集整理 保管利用等工作 在有关部门的协助下 做好到期档案的鉴定销毁工作 3 对本单位各部门及下属单位的档案工作进行业务指导 按照国家和甘肃省档案局的有关规定做好档案工作 4 坚持档案工作主动服务的意识 开发档案信息资源 编篡档案文献 积极为公司的生产建设和经营管理等工作服务 5 加强档案的技术保护措施 库房管理应做到 八防 要求 库内严禁吸烟 存放杂物 确保库内整洁和档案的安全 6 参加建设项目的开工 竣工和设备开箱等的验收工作 审查建设项目合同中对档案工作的技术要求部分 协助处理甲乙双方关于档案方面的纠纷 审查施工项目档案控制措施 确保工程项目档案的齐全完整 系统准确 档案管理工作

3、归档制度 1 向档案室移交档案是本单位所属各部门的责任和义务 2 本单位所属各部门在各自的工作中形成的各类 各种载体 档案都应归档 3 档案移交前 各部门对所交档案要组织有关人员认真进行鉴定 确保文件齐全完整 保管期限划分准确 卷内文件排列合理 保持文件之间的有机联系 不可人为分割 4 各部门鉴定工作完成后 通知综合管理部组织派档案管理人员进行现场检查 初步验收后 确定具体移交事宜 5 移交部门准备移交清册二份 办理手续后 各执一份 档案查阅制度 1 本单位所属各部门查阅档案其内容仅限于本部门业务范围内 超越范围须办理查阅审批手续 2 外单位人员查阅档案必须持有效证件 档案室方可接待 3 查阅

4、档案只限在档案室内进行查阅 不得擅自带出 4 查阅档案必须填写查阅档案登记簿和档案利用登记表 5 查阅者应遵守 档案法 的有关规定 爱护档案 应保持档案的整洁 不涂改档案 不在档案上做任何标记 不抽页 不拆卷 不损坏档案 未经允许不得擅自摘抄或复制档案 更不得私自带走档案 6 发现损坏档案者视情节轻重 依据 档案法 及有关规定进行处罚 7 查阅 复制涉密档案时经有关领导批准 交押证件 档案室方可接待 只限在规定范围内进行查阅 复制 8 查阅档案应执行档案保密管理标准的有关规定 档案鉴定销毁制度 1 档案鉴定 销毁工作是档案管理中极为重要的环节 是对本单位室藏档案进行科学的 历史的 现实性的价值

5、鉴定 是为了更好的保存档案的精华 应由办公室负责组织各有关部门共同进行档案的鉴定销毁 2 定期鉴定工作由档案室负责提出保管过期的档案清单 提交办公室 由办公室根据不同类别的档案组织鉴定小组进行鉴定 销毁等工作 3 鉴定档案不能单纯地以保管期限 年代或名称判断其价值 要综合衡量 正确地确定保管期限 对到期确实还有保存价值的档案提出暂销毁意见 4 档案销毁工作由办公室负责具体实施 严禁任何部门或个人自行销毁档案 5 鉴定工作完成后 以单位名义向有关上级部门报告 附清册 接到上级销毁档案的批文后方可销毁 对暂销毁的档案归回原位保管 销毁档案必须由销毁人 监销人员负责到底 销毁完毕后应在销毁清册上签字

6、 以示负责 6 销毁档案工作全部完成后 应报送销毁报告 内容包括销毁档案种类 数量 批准文号 起止年月 销毁时间 地点 方法 销毁人 监销人 并由档案部门盖章 以示负责 7 销毁报批文件 销毁文件清单 销毁文件的鉴定及销毁报告应归档永久保存 档案安全保密制度 1 档案人员要认真学习 宣传 贯彻执行 档案法 和 保密法 以此指导自己的言行和工作 2 档案人员必须政治可靠 遵纪守法 严守秘密 3 档案人员要树立保密观念 增强保密意识 严守党和国家的秘密 对保密事项不得随意宣传和泄露 4 属于保密范围的档案应标明密级 不同密级的档案应按规定范围提供利用 不得擅自扩大利用范围 5 保密档案柜要锁好 钥

7、匙要有专人保管 并严格按照有关规定 认真做好密级档案的借阅利用工作 档案库房管理制度 1 档案库房必须坚固 装设防盗门窗 通风良好 与办公室 阅览室分开使用 2 档案库房实行专人管理 非档案管理人员未经允许不得入内 库房钥匙由管理档案人员妥善保管 不得交由他人管理 3 档案库房备有防火 防盗 防潮 防光 防鼠 防虫 防尘 防污染等设备及安全设施 4 库房应保持适宜的湿温度 即温度14 24 相对湿度45 60 库房备用湿温度计 并做好湿温度测量记录 对不适宜的湿温度要采取措施进行调整 5 库房内禁止吸咽和动火 严禁存放易燃易爆物品及食品 做到卫生清洁 环境美观 并保持室内 走廊畅通无阻 下班前

8、关闭门窗和电气开关 6 每年要定期对库藏档案进行一至二次抽样检查 及时掌握档案保管情况 对检查中发现的问题要及时报告 并采取相应的措施予以处理 声像档案管理制度 为了加强声像 照片 录音 录像 光盘等 档案管理 更好地开发和利用声像档案信息资料 特制定本制度 1 对声像档案实行集中统一管理 确保其完整 系统 安全 以备管理和提供利用 2 声像档案的收集工作 整理程序和保管条件必须严格按照国家和甘肃省档案局的有关标准规范进行 3 声像档案管理员应随时收集 征集零散的具有保存价值的照片 录音 录像 光盘等 4 借阅声像档案 必须按有关规定办理借阅审批手续 归还时按规定进行质量检查 验收 5 对收藏

9、的声像档案要根据具体情况定期检查 并严格做好声像档案的保密工作 二 队伍建设 1 全员认真学习贯彻 档案法 档案法实施办法 和 企业档案规范 甘肃档案条例 无违规问题 2 档案人员具有中专以上学历 近3年参加过档案业务培训 应有学历 培训证复印件 3 档案人员了解计算机常识 可独立进行文字编辑 电子制表 数据录入检索 数据库管理等 现场操作 三 履行职务 1 对本单位 本系统档案工作认真履行监督指导职责 工作效果显著 指导和监督体系 业务上接受上级部门和同级档案部门的指导和监督 本单位档案员承担本单位档案业务工作外 指导和监督各业务部门人员整理立卷 档案工作机构体系 本单位要成立综合档案室 对

10、本单位各种档案进行统一集中管理 分管局办公室工作的副局长分管档案工作 局办公室主任直接管理综合档案室 综合档案室配备专职档案员 具体负责档案室的日常档案管理工作 各相关股 科 室要设置兼职档案人员 负责本股 科 室业务资料的整理立卷工作 经档案室检查合格后归档 2 按规定及时向同级档案馆现行文件中心报送有关文件 应将报送文件目录复印件摆出 3 依法及时向同级国家综合档案馆移交了应移交档案 应将移交清册复印件摆出 4 按规定及时向档案行政管理部门报送档案统计年报 应将报表复印件摆出 二 档案保护条件 一 用房1 符合档案保护要求 满足今后10年左右存放需要 2 库房 办公 阅档三室分开 3 库房

11、防火 防盗 防水 防潮 防光 防尘 防霉 防鼠等设备齐全 二 装具设备 1 使用规格颜色统一的高质量密集架或五节铁皮档案柜且数量充足 用防磁柜存放磁性载体档案 2 库房布局合理 安装并正常使用温湿度监测仪器 要有温湿度监测记录 3 档案室配有复印 数码照相 光盘刻录 扫描等设备 4 使用国家和省档案行政管理部门监制的国家标准档案盒 皮 三 信息化建设 一 设备配置1 档案信息化与本单位办公自动化同步规划 实施 2 档案室业务人员人手一台高配置计算机 实地查看 3 配有专门档案管理软件 与单位局域网连通 实地查看 二 工作水平 1 建立全部档案案卷目录数据库 录入永久 长期档案文件级目录数据库

12、全部录完 全部备份脱机保存 实地查看 2 开展网上档案查阅工作 实地查看 四 基础业务 一 收集归档1 各种文件材料归档完整 准确 及时 近三年归档率达100 实地查看各种档案目录 2 各种档案文件材料载体和书写材料规范 实地抽查 二 整理编目 1 制定了各种文件材料的分类方案 各种文件材料分类科学 单位档案分类体系图 查阅室 2 排列系统有序 整理标准规范 编号 档号 准确 3 馆 室 藏档案全部划分标注了准确的保管期限 实地抽查 4 馆 室 藏档案建立了齐全规范的纸质案卷级目录 文书档案全部建立了文件级目录 文书档案 1 制定分类及保管期限表 2 确定 件 号 3 编页 4 装订 5 盖归

13、档章 6 编制目录 7 装盒 8 填写备考表 放置盒中 9 填写盒脊项目 10 排列上架 归档章样式 1 加盖归档章 归档章加盖在每份文件的首页右上角 如有其它标记或文字时 可以酌情向左或向下适当移动2 归档章的规格 长为15毫米 3 宽为8毫米 2 归档章的填写 全宗号 是综合档案馆给每个应定期给同级综合档案馆移交档案的单位所给的编号 归档文件目录期限 30年分类 办公室盒号 5 档案盒封面 盒脊填写 文件少 按年度分 盒脊填写 文件多 按机构年度分 盒脊填写 文件少 跨年度 会计档案 会计档案分类 1 财务凭证 2 财务账簿 3 财务报告 4 其他 财务凭证封面样式 会计档案财务主管 会计

14、 装订 备考表样式 备考表 会计账簿封面样式 会计档案 财务报告的封面样式 会计档案 会计凭证案卷目录 会计账簿案卷目录 财务报告案卷目录 会计档案 其他 案卷目录 会计档案归档号 案卷号排列示范 会计凭证6 1会计账簿6 2 会计档案盒脊样式 会计凭证 会计账簿 财务报告装盒样式 基建档案 项目档案的前期控制 项目档案的分类及档号编制 1 分类 2 档号编制 民用建筑的分类办公区 住宅区 项目建设管理程序简图 投资估算 施工预算 竣工决算 设计概算 提出项目建议书 可行性研究 工程设计 安排年度计划 开工审批 组织施工 竣工验收 投入使用 决策立项时期 规划设计时期 建设实施时期 竣工投产时

15、期 开展后评估 后评估时期 建设项目档案目录的编制 案卷目录 卷内目录党员教育基地J01 1 1 卷皮封面 盒脊示范 档案章竣工图章 声像档案 声像档案 照片档案 录音 录像档案 1 照片档案 a 当单位的照片数量比较多时 分类 按照 问题 时间 进行分类 排列 同一个问题里 按时间顺序排列 同一个会议 事件或活动中形成的一组紧密联系的照片 根据具体情况按照时间结合重要程度或总体结合局部等方法进行排列 编号 问题代号 卷号 组别序号 照片序号 问题代号 例如 会议类用H代表 H1 1 1 H1 1 2 H1 1 3 H1 2 1 H1 2 2 H1 2 3 b 当单位的照片数量较少 分类 按照

16、 时间 问题 进行分类 只需要按照 问题 出现的时间顺序连续使用照片册 不必分册或预留 排列 不同会议 事件和活动 按时间顺序进行排列 同一会议 事件和活动 根据具体情况按照时间结合重要程度或总体结合局部等方法进行排列 编号 卷号 组别序号 照片序号例如 第一组照片 1 1 1 1 1 2 1 1 3 第二组照片 1 2 1 1 2 2 1 2 3 编号用铅笔写在照片背后右下角 文字说明 要注明六要素 时间 地点 人物 事由 摄影者和照片号 时间要写全 人物要点清楚谁 什么位置 注清照片号 卷内照片目录 2 录音 像 档案 a 要对归档的录音 录像进行必要的整理 编辑 并将非标准格式转换成标准格式 一式两份 标明A B盘 向档案部门移交 b 归档的磁性载体文件必须在有关的设备上检测或试听试看 达到运转正常 无病毒 无损坏 完整准确 方能归档 c 每一盘 盒 都要按时间顺序编上盘 盒 号 规格 制式等必要的项目 并以盘 盒 为单位 对其中所存文件建立目录 录音 像 档案目录 盘 盒 号 电子档案目录 荣誉 实物 档案目录 三 保管工作 1 库房安全整洁 档案存放规范有序 存取方便 实地抽