《《精编》文书收发处理技巧》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《精编》文书收发处理技巧（37页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第八章文书处理 第一节概述一 公务文书处理的概念指国家机关或企事业单位收文 发文 立卷 归档等一系列活动 一 收文收文指公文的接收 办理等工作内容 包括 签收 登记 分发等环节 收文的办理 包括 拟办 批办 承办 注办 催办等工作环节 二 发文发文指各类社会组织为履行其法定职责 表达自身意志和愿望 以推动实际工作有效进行而制发公务文书的过程 包括文稿的形成过程 制作过程和传递过程 三 立卷立卷指将办理完毕 具有查考和保存价值的文件材料 按照它们在形成过程中的联系组成案卷 四 归档归档指将组成案卷定期向机关档案室移交的活动 二 公务文书处理的特点 程序性 规范性 第二节收文处理 一 收文 一 签
2、收指外部公文经传递到达本机关或单位之后的接收的活动 包括 1 外收发即机关总收发室负责对文书封件 封口的公文 予以检查 进行第一次签收 2 内收发即机关办公厅 室 的文书部门 人员 和各业务部门的专 兼 职文书人员进行第二次签收 侧重于检查包封内文件的有关情况 二 登记登记是指文书管理人员对收进 运转 处理的公文的完整数据进行登录的活动 三 分发亦称分送即文书部门 人员 对收文筛选分类后 根据规定和常规 将进入运转过程的文书分送至各有关部门或人员阅知办理的活动 二 收文的办理 一 拟办即由综合办公部门或业务部门负责人及有关工作人员 对部分收文的办理提出建议性意见 供有关领导者批办时参考的活动
3、拟办的工作要求 认真阅读来文 掌握文件的内容 性质和具体意图 以便有针对性地提出具体的拟办意见 研究有关的方针政策 法规和指示 使拟办工作具有明确的政策依据 拟办意见应当明确 具体 提出答复与办理来文的具体建议与根据 不要流于形式 拟办意见应清楚 端正地书写在 文件处理单 的 拟办意见 项目内 二 批办即由组织的领导人或部门负责人对公文办理提出批示意见的决策性活动 其必须遵循的原则是 统一负责 合理分工 实行分层 纵向 负责的原则 努力提高批办的效率 注意检查批办的效果 即调查了解批办意见的执行情况 加强催办工作 三 承办即通过对公务文书的阅读 贯彻执行与办复 具体办理和解决其内容所针对的事务
4、和问题的活动 承办的工作范围 1 上级组织针对本单位的指示 有的需向下传达贯彻 有的在本单位内部执行 2 上级领导交代的事项或需要办复的公文 3 来自下级组织的请示及重要的报告 4 平行单位或其他不相隶属单位要求协作的函电 合同等 5 人大代表的建议 议案和政协委员的提案 承办的方式 1 领导明确批示要本单位综合办公室 秘书部门 自办的公文 由办公室 秘书部门 直接承担办理 2 领导批示不再办理的公文 由秘书注明办结情况 作为办毕文书处置 3 需要转交有关部门办理的公文 要及时登记转出 即转办 转办的方式通常有三种 原文转办 面告转办 电话转办 3 承办的工作的要求 1 按承办原则办事 2 科
5、学合理地安排承办次序 坚持先主后次 先急后缓 急文急办 特事特办 3 及时反馈承办结果 四 催办即根据承办时限和内容要求对部分公文的承办情况进行督促检查 以防积压的活动 催办工作的要求 1 及时 连续地分清主次缓急 追踪和了解在组织实施过程中的问题及经验 做到信息反馈灵敏 2 准确而真实地反馈信息 3 全面调查与反映文件实施的情况 催办检查的文件范围 1 上级机关发来需要机关 本部门贯彻执行或办理的文件 2 同级 不相隶属机关要求答复与办理的事项 3 下级机关 部门 报送的请示 4 重要事故 事件 人物等专案的处理 5 人民群众来信来访要求答复与处理的重要事项 6 各种需要传阅的文件 7 会议
6、决议中需要办理落实的重要事项 五 注办即承办人在公文办理完毕之后简要签注承办经过和结果以备查考的活动 第三节发文处理 一 发文文稿的生成主要环节包括拟稿 会商 核稿和签发 一 拟稿即撰写文稿的活动 拟稿是发文工作的第一个环节 公文质量主要取决于文稿的质量 所以 拟稿要做到 1 内容要准确无误 2 格式要正确 3 文字表达要确切 二 会商即当文书内容涉及其他不相隶属 含同级 组织或部门的职权范围时 发文机关应依法同其协商 只有在征得同意后 才能发文 若协商未果 则不能行文 三 核稿亦称审核 指公文草稿在签发之前由部门负责人或秘书人员进行全面核查与修正的活动 把好以下几关 1 行文关 2 内容关
7、3 形式关 四 签发即由对公务文书负有法定责任的领导人或被授以专门权限的部门负责人对经审核后的文稿进行终审 批注发出意见并签署姓名及日期的活动 1 签发的类型根据签发人的身份 地位及文书处理程序 方式的不同 1 正签 2 代签 3 核签 4 会签 2 签发的权限 1 单位名义的发文由单位领导人签发 2 内设机构名义的发文由该机构领导人签发 3 会议通过的决议以及会议纪要等由会议主持人签发 4 联合行文时 原则上主办单位由哪一级领导签发 其他单位也应对等由同一级领导会签 3 先核后签 原则签发后的定稿未经原签发人同意 一般不能再作改动 4 签发规范签发时 签发人应在 发文稿纸 相应栏目内 批注同
8、意发出的意见 如 发 急发 等 并署完整的职务 姓名和日期 代签时应标注 代 代签 字样 二 发文制作 一 注发即在签发之后由文书人员在定稿上批注缮印 缮印 指的是把校对并修正好的校样 通过油印机 或印刷机或打印机印制成规范的正式的文件 制发要求的活动 1 明确具体发授范围 明确阅读范围的级别限制 标注或审核发文的紧急程度与保密等级 确定印发份数 印制和发出的时间 2 明确缮印方式 缮写 打印 印刷 与发送方式 3 赋予发文字号 4 进行版式或缮写格式设计 5 向催办部门或人员催办 6 注发过程中还可对文稿再作一次技术性审核 即复核 二 缮印缮印即根据定稿缮写 印制公文正本的活动 三 校对校对
9、即以定稿和格式设计要求为基准 对缮印的文书校样或印本进行全面核对检查 发现并纠正错漏的活动 四 用印与签署用印即在公务文书上加盖发文机关印章证实其法定效力的活动 其中用印的要求是 1 原则上印章应与发文名义相符 2 用印前后应履行一定手续 3 印章及供拼装在印版上使用的印模须保管在文书工作机构专人手中 使用时由其监印 用毕退回 4 印章应盖在成文日期上 上不压正文 三 发文的传递 公布与督促 一 分装即按照有关规定和要求 拣配和分装文书 进行发文登记和装封 准备对外发出的活动 二 发出 传递 将分装后的文件 交给外收发人员 要求接收时清点数量 检查封装质量 办理签收手续 三 公布将文件公布于众
10、 多用于有特殊意义的公文 四 查办即核查重要公文的实际执行情况 督促并协助承办单位全面落实文件精神 解决有关问题的控制性活动 第四节立卷 一 文书立卷的概念将办理完毕 具有查考和保存价值的文件材料 按照它们在形成过程中的联系组成案卷称为立卷 文书立卷的方法是文书分类和文书组合这两种方法的综合应用 二 文书分类方法 一 按照年度分类即根据文件形成和处理的年度将其划分成若干类别 以每年1月1日至12月31日为一自然年度 其具体处理方法是 本年度的形成和办毕的文书在本年度立卷 跨年度文书 可按下类方法处理 请示与批复 应放在复文年度立卷 没有复文的 应放在请示年度立卷 规划 应放在规划内容所针对的第
11、一年立卷 总结 决算 报表等 应放在它们所针对的最后一年立卷 本年度作下一年度的计划 预算 统计表等 应放在它们所针对的年度立卷 本年度作上一年度的总结 决算 报表等 应放入上年度立卷 会议文件 应放在会议开幕年立卷 基建等工程文件 应放在工程竣工的年度立卷 科研项目文件 应归入最后验收完毕的年度立卷 转发上级文件或批转下级文件 应放在本机关转发 批转的年度立卷 非诉讼案件应放入结案年度立卷 规范类文件应放入公布或批准生效的年度立卷 来往文书 以收文日期为准归入收文年度立卷 回顾 纪念性的文件应放在定稿或发表年度立卷 二 按照组织机构分类 1 经党委或党组起草或讨论决定 以政府 行政 名义发布
12、的方针政策 规章 制度等文件 划归机关行政办公厅 室 立卷 2 业务部门起草而以机关名义发文的 一般应归入机关的综合办公部门 如办公室等 3 本机关两个或两个以上机构联合办理的文件 一般应归入主办单位 如难辨主次的 可归入最后承办部门立卷 4 以机关名义召开的多个机构组织的综合性会议形成的文件 由综合办公室立卷 以机关名义召开的专业性会议 由与会议内容对口的专业部门立卷 5 各部门参加上级机关召开的会议带回的文件 全局性的由综合办公室立卷 业务性的由业务部门立卷 6 机关领导人 身兼本机关或外机关的两个或两个以上的不同职务所形成的文件 应按其不同身份形成的不同业务内容分机关分部门立卷 如某税务
13、局领导人既是党委书记 又是局长 其从事两个职务范围内的工作所形成的文件必须分开立卷 三 按照问题分类即按照文件内容所反映的问题来划分文件类别 习惯上也称 事由分类 四 按照保管期限分类是根据各类文件客观存在的保存价值确定的 永久 即凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关 国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料皆应永久保管 长期 即反映本机关一般工作活动 在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料应予长期保管 年限一般为16年 50年 短期 在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料应予短期保管 年限一般为15年以下 三 文书组卷方法在文书分类的基础上 按照文书的共同特征
14、和主要联系就可以组成一个个案卷 一 按作者特征组卷按作者特征组卷 即将同一作者制发的文件组合成案卷 二 按问题特征组卷按问题特征组卷 即将反映同一事件 案件 人物 问题 业务活动和同一工作性质的文件集中组卷 三 按时间特征组卷按时间特征组卷 就是将属于同一年度或同一时期的文件组合成案卷 四 按名称特征组卷就是将名称相同或性质作用相同 相近的文件集中组卷 五 按通讯者特征组卷按通讯者特征立卷 就是将本机关与某一机关之间就一定问题进行工作联系而形成的来往文书集中整理立卷 六 按地区特征组卷按地区特征组卷 就是将内容涉及同一地区的文件组成案卷 四 平时归卷公文立卷工作不能等到一年终了再动手 而应该在
15、工作中 随时为立卷做好必要的准备 一 立卷类目立卷类目也称归卷类目 是指机关文书部门根据本单位工作活动的规律 按照立卷的原则要求和方法 制定的归卷计划 立卷类目可分两种 一种是综合立卷类目 另一种是分编立卷类目 立卷类目的结构 1 类名 即类别 是综合概括归卷文件材料的类属名称 2 条款 即条目 是类名之下按照立卷要求和方法概括出来的一组文件的总标题 二 平时归卷工作平时归卷工作是指机关的公文立卷人员根据已经编好的立卷类目 将已经处理完毕的文件 随时按类目上的有关条款归入卷内 五 组卷工作是指机关文书部门或业务部门在年终或第二年上半年对平时归卷的文件材料进行调整定卷 对卷内文件进行排列和编号以
16、及拟写案卷标题等一系列工作 一 调整定卷调整定卷是指在平时归卷的基础上 详细检查每类文件的材料 进行适当的调整 并且最后确定组合案卷的一项工作 调整定卷时 应当注意检查以下问题 1 卷内文件的完整性2 卷内文件的联系性 二 具体组卷包括卷内文件的整理 填写卷内文件目录 填写卷内备考表 填写案卷封面 装订案卷 1 排列卷内文件文书按特征组卷后 还需要给卷内文件的排序 使之前后具有联系 通常可按文书的时序排列 如往来文书 自然来文在前 复文在后 2 编页 件 号卷内文书排序后 应按排定顺序依次编写页 或件 号 3 填写卷内文件目录文件目录主要包括以下项目 1 顺序号 即文件在卷内的顺序号 2 发文字号 3 作者 4 文件标题 5 日期 即文件的形成时间 6 页号 指卷内文件所在页的编号 7 备注 留待对卷内文件变化时作说明用 4 填写卷内备考表卷内备考表置于卷内文件之后 用以注明卷内文件及其立卷的状况 以备档案人员和利用者日后查考 卷内备考表包括以下内容 1 本卷情况说明 用以填写卷内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 2 立卷人 立卷者签名 3 检查人 由案卷质量审核者签名 4 立卷
