会议指导手册（2020版）

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1、办公室工作指南系列 会议指导手册 2020 版 2020 年 4 月 编者说明 为进一步提高我校各单位办会水平 根据工作需求和举 办会议过程中遇到的常见问题 我们对办会所涉及的要求 流程 规范等相关内容进行了整理和编辑 形成了 哈尔滨 工业大学会议指导手册 2020 版 本册共有 5 个部分 分 别为会前准备 会场服务 会议结束 会后整理与总结 附 件 其中部分内容适合大型会议活动 供各单位在实际工作 中参考使用 学校办公室 2020 年 4 月 I 目 录 第一章 会前准备 1 一 建立联系 1 二 会议确认 1 三 明确人员分工 1 四 做好会议预算 1 五 预定宾馆 1 六 发布会议通知

2、 1 七 汇总参会信息 2 八 整理会议资料 2 九 材料印刷 2 十 车辆来访预约 2 十一 接待用餐 2 十二 做好温馨提示 3 十三 会场布置 3 十四 桌牌摆放 3 十五 会议合影 5 十六 车辆停放 5 十七 会议记录与新闻撰写 5 十八 纪念品赠送 6 十九 确认检查 6 第二章 会场服务 7 一 提前确认设备正常运行 7 II 二 迎接客人 7 三 会议签到 7 四 网络服务 7 五 茶水服务 7 六 其他服务 7 第三章 会议结束 9 第四章 会后整理与总结 10 一 会场整理 10 二 撰写会议纪要 10 三 新闻宣传报导 10 四 费用报销 10 五 复盘总结 10 六 资

3、料整理与归档 10 附件 1 会序模板 11 附件 2 参会人员名单模板 12 附件 3 会议日程表模板 13 附件 4 哈尔滨工业大学会议费预算审批表 15 附件 5 会议通知模板 16 附件 6 校外媒体邀请表格 18 附件 7 会议手册模板 19 附件 8 桌牌打印模板 26 1 第一章 会前准备 一 建立联系 收到会议公函之后 第一时间与对方联系人取得联系 与对方交换手机号 邮件 传真 微信等联系方式 二 会议确认 与参会方联系确认会议内容与会序 附件1 参会人 员 附件2 参会要求及相关行程 根据信息制作日程表 附件3 三 明确人员分工 成立专项工作组 明确人员分工 制作任务清单 分

4、解 任务到个人 建立专项工作联系群 四 做好会议预算 确定会议经费来源并编报会议经费预算 若预算超过10 万元 需填写 哈尔滨工业大学会议费预算审批表 附件 4 呈报会议经费来源的主管校领导审批 五 预定宾馆 若为外地来访单位 需与对方联系人确认到达时间 交通 方式 返程时间及接送机 站 安排 确认住宿报销标准 协 助其预定宾馆 确定房间类型及数量 询问宾馆是否包括早餐 六 发布会议通知 撰写并发布会议通知 附件5 需精确发送到每个参 2 会人员并确认对方收到 通知中要注意提醒参会人员着装要 求 若邀请媒体参会报导 需填写 校外媒体邀请表格 附 件6 并联系党委宣传部审批 联系电话 86413

5、569 七 汇总参会信息 将反馈的参会信息整理成参会通讯录 确定与会人数 姓名 性别 职务 民族 联系方式 按规则做好先后排序 制作会议座位图与会议手册 附件7 八 整理会议资料 1 纸质资料 签到表 主持稿 发言稿 会序 参会名 单 笔 便笺纸 桌牌 会议手册 代表证等 将文件整理 装袋 并核对资料是否完整 2 电子资料 欢迎页PPT 主讲人PPT 会场音乐等 将电子资料提前拷贝至会议电脑及备用电脑中 九 材料印刷 若会议需要大量材料印刷 需将材料打包发送至印刷单 位 确定价格 纸张样式以及送货时间 十 车辆来访预约 对自行来校参会的人员或单位 应与对方确认交通信 息 提前一个工作日在保卫处

6、车辆管理系统平台上进行 车辆 来访预约申请 联系电话 86414090 1031 1041 十一 接待用餐 办会单位需严格按照学校会议管理相关办法 提前与对 3 方确认民族习惯等特殊饮食要求 根据参会人数合理制定用 餐方案 十二 做好温馨提示 提前查看天气情况 并适时提醒参会人员 及时关注航 班以及火车的运行情况 如有延误 晚点或取消等情况 提 前告知相关接站人员 十三 会场布置 至少在会议前一天做好会场布置工作 1 提前调试笔记本电脑 插排 无线网络 投影 话筒 音响等会议设备 另准备一台备用电脑 2 按参会情况摆放好桌椅 3 摆放好相关纸质材料与文具 建议会序 参会名单以 及桌牌用粉色或红

7、色纸张打印 附件8 如有打印需求可 联系学校打字室 联系电话 86413599 4 准备衣架 雨伞架等 5 根据实际情况在会场楼宇内外合适位置摆放欢迎牌 指引牌 座位图 可安排工作人员协助引导 6 利用会场投影及楼宇的LED屏幕 提前准备欢迎词 可与对方联系确认欢迎词 会场一般不悬挂欢迎条幅 十四 桌牌摆放 桌牌的摆放遵循 左为上 右为下 的原则 当领导同志 为奇数时 主要领导居中 2号领导在1号领导左手位置 3 号领导在1号领导右手位置 其他依次排列 当领导同志为 4 偶数时 1 2号领导同时居中 2号领导在1号领导左手位置 3号领导在1号领导右手位置 其他依次排列 1 如为单位内部会议 在

8、主席台或会场第一排 或其他 指定位置 摆放一排桌牌 原则同上 2 如为接待型长条桌会议 在会议桌两侧摆放会议双方 的领导桌牌 摆放原则同上 需视双方级别情况确定主位与 客位 1 双方级别对等 会 议 桌 客 5 客 3 客 1 客 2 客 4 主 4 主 2 主 1 主 3 主 5 门 主 席 台 5 3 1 2 4 会 场 5 2 双方级别不对等 3 若一方领导为奇数 另一方领导为偶数时 需将双方 1号领导桌牌相对 之后遵循以上原则摆放其他领导桌牌 4 若有签字仪式环节 客方在主方的右手位置 签字 时原则上双方主要领导在签字台后方见签 助签 十五 会议合影 根据参会人数及会议类型提前确定合影

9、形式 与摄影师 确定费用 到达时间以及搭建合影架的地点 十六 车辆停放 联系保卫处协调车辆的进出及停放 提前清理长期占用 会场附近停车位的车辆 联系电话 86414890 十七 会议记录与新闻撰写 安排专人做好会议记录 录音和会场的影像采集工作 要求图像表情自然 像素清晰 可用性强 若为校级会 议 可根据会议主题提前联系学校宣传部 联系电话 86413569 告知会议时间地点并确认跟会人员 高 3 高 1 高 2 高 4 会 议 桌 门 低 4 低 2 低 1 低 3 6 十八 纪念品赠送 若外事活动有互赠纪念品环节 需提前确定赠送纪念品 的样式与数量 十九 确认检查 一切准备就绪后 可邀请主

10、要领导对会场布置情况进行 检查 在时间允许的情况下 可邀请客方一同检查会议安排 情况 7 第二章 会场服务 一 提前确认设备正常运行 会议前至少提前2小时到达会场 检查多媒体设备 无 线网络 话筒 无线话筒 音频线 视频线 笔记本电脑 连接情况等 完整播放会议使用的PPT 音频及视频 二 迎接客人 视会议规模与具体情况 安排本单位领导迎候客人 三 会议签到 安排专人在会场入口处负责会议签到 提前准备好签 到表与签字笔 若为参会人数较多 可选择适当间距设置 多个签到台 由工作人员进行引导 以免签到时拥挤 签 到后同时发放会议材料 四 网络服务 安排专人或专业技术人员负责现场网络运行维护 保 障网

11、络畅通 可联系学校网络与信息中心 联系电话 86414659 五 茶水服务 安排专人关注会场嘉宾的饮水情况 及时补充 一般 情况下 每20 30分钟添加一次 六 其他服务 1 可多准备一台照相机抓拍会场情况 8 2 若为大型会场 可安排专人传递无线话筒 方便台 下参会人员发言 3 若有合影环节 需有工作人员组织全体参会人员尽 快到指定地点参加合影 确保没有遗漏 4 若有汇报或演讲环节 需安排专人负责PPT的播放 工作 汇报或演讲结束后迅速切换回会议欢迎页面 9 第三章 会议结束 安排专人对接参会人员的返程工作 一般情况下 太 平国际机场 哈尔滨北站需提前2小时从学校出发 哈尔滨 东站需提前1

12、5小时从学校出发 哈尔滨站 哈尔滨西站需 提前1小时从学校出发 10 第四章 会后整理与总结 一 会场整理 会后需回收整理并清空会场资料 如资料中有个人信 息需集中销毁 检查会场是否有物品遗漏 并及时寻找失 主 二 撰写会议纪要 会议结束后需及时撰写会议纪要或决议 可安排专人 负责跟踪落实 三 新闻宣传报导 会议结束后需及时完成新闻稿件 必要时可提前形成 新闻通稿 四 费用报销 对会议期间发生的费用在会议结束后及时结账报销 五 复盘总结 如遇重要会议可在会后召开复盘工作会 对工作中出 现的问题进行梳理总结 六 资料整理与归档 将会议有关的所有纸质版与电子版材料进行整理存 档 纸质版材料装订成册

13、 11 附件 1 会序模板 哈尔滨工业大学XXX会 会 序 时 间 2020 年 X 月 X 日 星期 X 9 00 地 点 行政楼 XXX 会议室 主 持 人 XXX 哈尔滨工业大学 XXX 参 加 人 校领导 党委常委 校长助理 院士 各机关部 处 直属单位正职领导 各学院领导班子成员 教师代表等 会议议程 1 讨论 XXX 2 教师代表 XXX 发言 3 XXX 作 XXX 报告 4 双方领导讲话 5 会议合影 6 会议结束 12 附件 2 参会人员名单模板 XX 单位 人员名单 XXX 党委书记 XXX 校长 XXX 副校长 XXX 党政办公室主任 XXX XXX 处处长 XXX XX

14、X 学院院长 哈尔滨工业大学人员名单 XXX 党委书记 XXX 校长 XXX 常务副校长 XXX 学校办公室主任 13 附件 3 会议日程表模板 时 间 内 容 地 点 X 月月 X 日 星日 星期期 X 全天 会议报到 XX 酒店 17 00 20 00 领导会见 XX 宾馆 17 30 21 00 自助晚餐 XX 酒店 XX 餐厅 X 月月 X 日 星期日 星期 X 06 30 08 00 自助早餐 XX 酒店 XX 餐厅 08 00 08 30 乘车赴博物馆礼堂 XX 酒店 XX 餐厅酒店门前 开幕式 主持人 开幕式 主持人 XXX 08 30 08 35 哈尔滨工业大学 XXX 致辞

15、会议地点 08 35 08 40 教育部XXX 致辞 08 40 08 45 黑龙江省 XXX 致辞 08 45 09 00 合 影 合影地点 报告环节 主持人 报告环节 主持人 XXX 09 00 09 15 报告 1 XXX 会议地点 报告人 XXX 09 15 09 30 报告 2 XXX 报告人 XXX 09 30 09 45 报告3 XXX 报告人 XXX 09 45 10 00 报告 4 XXX 报告人 XXX 10 00 10 15 报告 5 XXX 报告人 XXX 校长联谊会校长联谊会 10 15 11 00 1 讨论确定 XXX 会议地点 2 讨论 XXX 事宜 3 讨论 X

16、XX 14 时 间 内 容 地 点 参观参观 XXX 10 15 11 00 其他参会人员参 XXX 博物馆 11 00 11 20 乘车赴酒店 会议地地点门口 11 20 13 30 自助午餐及休息 XX 酒店 XX 餐厅 13 30 14 00 乘车赴博物馆礼堂 XX 酒店门前 报告环节 主持人 报告环节 主持人 XXX 14 00 14 15 报告 6 XXX 会议地点 报告人 XXX 14 15 14 30 报告 7 XXX 报告人 XXX 14 30 14 45 报告 8 XXX 报告人 XXX 14 45 15 00 报告 9 XXX 报告人 XXX 15 00 15 15 茶 歇 报告环节 主持人 报告环节 主持人 XXX 15 15 15 30 报告 10 XXX 会议地点 报告人 XXX 15 30 15 45 报告 11 XXX 报告人 XXX 15 45 16 00 报告 12 XXX 会议地点 报告人 XXX 16 00 乘车赴酒店 会议地点门口 17 30 21 00 自助晚餐 XX 酒店 XX 餐厅 X 月月 X 日 星期日 星期 X 全 天 离 会 15