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1、 项目1办公室环境优化和管理 办公环境 或称为办公室环境 从广义上说 它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境 从狭义上说 办公环境是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境 它包括人文环境和自然环境 1 1现代办公环境 1 现代办公室布局现行的办公室布局 大体上有开放式 封闭式和混合式三种 1 开放式布局 将一个大工作间 切分 成多个相对独立的工作单元 把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作 开放式办公不利健康 现在大多数单位都采用开放办公方式 这样办公室透明度高 便于管理 可起到相互监督的作用 并且有现代化气息 可是 开放式办公并非十分有利于健康 前不久
2、美国康奈尔大学环境分析学教授加里 埃文斯以及研究人员随机安排40个女性文秘到安静的办公室或有轻微噪音的开放式办公室工作3小时 结果发现 那些在有噪音的或嘈杂的办公室工作的人体内肾上腺素水平非常高 肾上腺素水平过高 患心脏病的危险性便增大 这说明她们感到了很大的压力 而医学科学证明 精神和心理压力大的人 容易引起大脑皮质功能紊乱及植物神经功能失调等 从而导致心率加快及心肌耗氧量增加 同时 还可促使血小板聚集 血液黏稠度增加 导致血脂增高 易促使冠心病形成 另外 开放式办公往往也易使疾病传播 还可使人易患空调环境导致的各种疾病 处于开放式办公的人们 如果无法改变自己的工作环境 就要经常从座位上起身
3、短暂休息 这不仅能够缓解压力 保护自己的心脏 还被证明能够提高工作效率 其次 积极调整心态 努力缓解心理压力 还有 注意开放式办公室的空气流通 经常进行必要的消毒 在病毒细菌活跃的季节 最好关闭开放式办公室 2 封闭式布局 把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内 组成一个个小办公室 3 混合式布局 在开放式布局的大办公室内 把组织内部的各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来 组成若干个工作区域 2 直接工作空间的安排 1 办公桌 2 办公椅 3 橱柜等办公家具 4 电脑 复印机等办公自动化设备 办公桌摆放注意事项 第一 按照工作程序的顺序 直线对称的原则 朝同一方向摆放 不宜对面排
4、列 这样可避免使人产生被监控的感觉 也可避免相互干扰和闲谈 第二 各座位间通道大小要适宜 其技术参数是通道1 5米 桌与桌距离1米左右 第三 应使光线来自左方 以便顺光写字办公 考考你 你认为办公室有怎样的空间环境才有利于办公 空间环境指数 温度 15 20 相对湿度 40 60 污染指数 低于30空气流速 0 25米 秒时噪音 40分贝以下照度 80 100 3 办公室环境的物理条件 1 空气 温度 最舒适并有益于健康的工作温度是15 20 湿度 最适宜的湿度为40 60 空气流通 每人每分钟需要45立方米的新鲜空气 空气的净化 包括打扫 拖洗 擦净 上腊与打光等 2 光线 光线的量 光线的
5、质 光的设计 光亮设计的原则 避免用一个发光体 宜多用几盏灯 降低光源的强度 窗上宜装半透明玻璃 以免直接光而用间接光 光源宜置高处 并从后方或左侧射入 3 色彩 有效地使用颜色 颜色应协调一致 4 声音 消除噪音的来源 用吸音的材料以减少噪音的影响 适量音乐的播放 1 2办公室的布置 1 优化办公环境的原则 1 方便实用 2 舒适整洁 3 和谐统一 4 安全 2 办公室布置的具体程序 1 对各部门的业务及工作内容与性质 加以考察与分析 以明确各部门及各员工间的关系 而供决定其位置时的依据与参考 2 列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来 按工作人员数额及其办公所需的空间 设定其空间大小
6、猜一猜 办公空间应该多大 3 根据工作需要 决定所需的家具 桌椅等 列表分别详细记载 4 依据这些步骤所得结果 加以研究与计划 绘制办公室座位布置图 然后依图布置之 猜一猜 办公空间应该多大 通常办公空间的大小 因各人工作性质而异 一般而言 大者可3 10平方米 普通者1 5 8平方米即可以 3 办公室布置注意事项 1 使用同样大小的桌椅 档案柜 文件架等 2 采用直线对称的布置 避免不对称 弯曲与成角度的排列 3 工作流程应成直线 避免倒退 交叉与不必要的文书移动 4 相关的部门 应置于相邻的地点 并使性质相同的工作便于联系 5 接待室或接待区应置于入口处 6 饮水机 公告板等置于不致引起职
7、员分心及不拥挤的地方 7 主管座位位于下属之后 便于上司观察工作时发生的事情 8 自然光应来自桌子的左上方或斜后上方 3 办公室布置注意事项 9 勿使职员面对窗户 太靠近热源或坐在通风线上 10 采用屏风当墙 因其易于架设 且能随意重排 11 将需要使用嘈杂设备与机械的单位 设于防声之处或安排在独立的房间内 以避免干扰其他部门 12 装设充分的电插座 供办公室设备与机械之用 13 倘可能时 应设休息处 作为公余休息 自由交谈及用午膳之所 14 档案柜应背对背放置 或可考虑将档案柜放置在墙角 15 对未来的变化应加预测 使布置易适应变化 1 3办公室环境的日常维护 秘书一定要形成好习惯 维护办公
8、室的日常环境 1 打扫卫生 及时消毒 1 办公桌面无灰尘 水渍 杂物 下班前要清理桌面 2 废纸篓应放在隐蔽处 最好是办公桌的内侧 每天下班前要倒掉废纸篓中的垃圾 3 计算机键盘要定期消毒 4 定期消毒电话筒 地毯 门把 减少细菌的入侵 2 勤于收拾 保持秩序 1 文件全部整齐并有分类地放置在文件夹 文件架或文件柜中 不得随意散放在桌面上 2 文件柜中的物品 文件要摆放整齐 标志明确 便于查找 3 抽屉内的物品要摆放整齐并定期整理 4 办公椅不要摆放在过道处 用后要把椅子摆放在办公桌下方 5 每天下班前 应将办公桌上的文件 数据收好 用过的办公用品要摆放整齐 6 公用的桌椅用后好摆放整齐归位
9、方便日后使用 7 不得到处摆放与工作无关的东西 3 注意安全 防止失密 1 重要书面文件 保密资料一律入柜 注意取用后随时锁好文件柜 2 下班离开前要锁好抽屉 3 文件柜顶部不要堆放物品 4 临时摆放的物品不要阻碍通道 走廊 楼梯 4 管理好办公自动化设备 1 正确使用各种办公自动化设备 2 打印机 传真机 复印机用纸要节约 纸张要存放整齐 3 下班时要关闭电脑电源 1 4办公室的健康 安全管理 1 树立安全意识 1 学法懂法 树立安全意识 维护公司的利益 保护自己合法的劳动权益 2 上岗前学习了解有关安全生产 劳动保护的规定和本组织的规章制度 并自觉地遵守执行 3 主动识别工作场所存在的隐患
10、 并在职权范围内排除 4 发现工作场所有异常情况或险情时 应立即准确 清晰地向主管报告 5 按照设备安全操作规程操作设备 识别运行中存在的隐患 在职权范围内排除 6 发现设备故障 应立即报告 并填写 设备故障登记表 2 识别办公室安全隐患 1 办公建筑隐患 主要指地 墙 天花板及门 窗等 如地板缺乏必要的防滑措施 离开办公室前忘记关窗 锁门等 2 办公室物理环境方面的隐患 如光线不足或刺眼 温度 湿度调节欠佳 噪音控制不当等 3 办公家具方面的隐患 如办公家具和设备等摆放不当 阻挡通道 家具和设备有突出的棱角 橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等 4 办公设备及操作中的隐患 如电线磨损裸露 拖曳电
11、话线或电线 电脑显示器摆放不当的反光 复印机的辐射 违规操作等 5 工作中疏忽大意的人为隐患 如站在转椅上举放物品 女士的长头发卷进有关的机器设备 复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上 在办公室里抽烟 不能识别有关的安全标识等 6 消防隐患 如乱扔烟头 灭火设备已损坏或过时 灭火器上堆放物品 火灾警报失灵等 3 进行安全检查 包括办公环境和办公设备两部分 要区分 隐患记录及处理表 和 设备故障表 的使用 前者记录的是隐患 包括办公环境和办公设备两部分 后者是记录办公设备运行中出现的故障 例如计算机不能工作了 就应填 设备故障表 如果计算机仍能操作 但屏幕被强光照射 非常刺眼 就应该填写 隐患记
12、录及处理表 隐患记录及处理表 设备故障表 技能训练 下列问题哪些属于设备故障 哪些属于办公隐患 过度拥挤 打滑的地板 家具或设备的突出的棱角 柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西 转椅无法调节高度 电线拖曳太长 未接地线的设备 电路负荷太大 消防栓无法打开 碎纸机没有安全使用说明 传真机卡纸 4 安全管理重点 1 防盗 在办公大楼内应设有专门的保安人员24小时值班 2 防火 火灾首重预防 电器电线应作定期检查 以防走火跑电引起火灾 3 防止意外伤亡 为了防止意外伤亡事故发生 组织应向职员进行防止意外事故的教育 使之平时养成安全的工作习惯 5 工作程序 1 确定安全检查周期 定期检查 企业办公室在进行安全检查时要做到确定检查周期 定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查 2 发现隐患 立即报告 排除 在职责范围内排除危险或减少危险 3 发现个人职权无法排除的危险 有责任和义务报告 跟进 直到解决 4 将第3条中异常情况的发现 报告 处理等过程认真记录在本企业的 隐患记录及处理表 中
