《精编》时间与压力管理论述

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1、时间与压力管理 高田 上海 汽配制造有限公司品证部SW工程管理科二00八年三月五日 Part1 关于时间的概论 Part2 Part3 强化时间管理的关键 Part4 个人时间管理的具体方法 Part5 如何来理解时间与管理时间 制定计划的原则与方法 Part6 强化团队时间的应用效率 时间是什么 过去 现在 未来 时间是生命 一连串事件的连续 时间是金钱 无法储存 缺乏弹性 无法取代 错过无法重来 公平性 绝对性 让我们进入时间的回廊 绝对时间 相对时间 体验1分钟 Part1 一关于时间的概论 1 人生不如意十之八九2 记忆中痛苦多还是快乐多 时间管理就是自我管理 自我管理重在习惯与观念的

2、管理 找到应该做的事 做对的事情 效率 把事情快速地做完 效果 把事情又快又正确的完成 把事情做对 二如何来理解时间与管理时间 态度 观念 习惯 行为 Part2 习惯决定命运 测试表 找出时间的小偷 符合自己的日常情形打 非常符合时画 1 早上闹钟响后 老是慢吞吞的不想下床 2 办公的地方很乱 经常找不到自己想要的资料 3 讲电话的时间很长或很频繁 4 常因说不出内心想说的话 而往往焦急不安 5 想开始工作或读书时 却往往得不到需要的资料 6 当自己无所事事时 内心就无法平静下来 7 在家中几乎都是看电视或上网打发时间 8 在工作或闲余时间 时常呼朋引伴同乐 9 总是让事情变得十万火急时 才

3、会有行动的欲望 10 对自己做过的事情 后悔的情况居多 11 与人约定或约会的时 老是经常性的迟到 12 总是无法使工作或指标提前完成 13 遇到难题时 常显得迟疑不决 无法判断 14 对重要的工作或任务 总喜欢留待最后才解决 15 遭遇困难时 总喜欢自己想办法解决 16 有人要求自己帮忙时 总是很难予以拒绝 17 对自己所做的事情 鲜少具有信心的 18 在实际生活中 经常出现应付性的行为 19 常常发呆的情形出现 20 老是在做计划 目标却很少兑现 画 的数目在两个以上时 急需时间管理的协助 时间管理的障碍 目标不清 无组织化 没有说 不 的能力 干扰 同时有太多急待处理的事情 过多压力及工

4、作疲劳 分析自己的时间运用效果 每天你的工作时间怎样安排 每周你的工作时间怎样安排 时间都在你的规划中 或者是让现实来安排 能不能清楚一天中 自己最有生产效率的时间是什么时候 能不能清楚一周中 自己最有生产效率的时间是什么时候 工作与生活失衡 1 认知障碍的存在2 正视自身问题的根源3 寻找克服之对策 Part2 1 明知是浪费时间的事情迫于无奈而为2 在不知不觉中浪费时间但问题又起源于自己 三强化时间管理的关键 提高时间的掌握度个人无法掌握的事个人可以掌握的事情 2 1 3 5 4 6 1 7 2 3 4 5 6 7 1 有些事是我们无法掌握的 我们却以为完全可以掌握2 有些事是我们可以掌握

5、的 而我们却以为无法有效掌握 Part3 20 时间 注 80 20原理示意图 80 成效 20 成效 80 时间 锁碎的多数事 重要的少数事 Part3 Part3 时间管理四象限图 重要 次要 紧急 不急 2 1 4 3 象限倾斜症状 1 最易忽略 类2 类会增加紧张压力3 类太多是因为 类做的不足4 类应尽可能授权5 类要可能减少 实践 例子 四个人时间管理的具体方法 善用5S管理 给予类别 加以编号 颜色管理 等级区分 固定位置 定期盘点 Part4 电子文件是否可以运用5S档案管理方法 一刻钟管理法次序 挑选事项 流程分析 调整准备 重复操作 养成习惯 1 列出零碎时间2 列出处理事

6、项 Part4 一天时段分配法则 早上 下午 中午 晚上 精力充沛 冲劲与勇气兼俱 Do 人文 反思 Thinking 冷静 沟通 Action Plan 思考迟钝 适合散心 放松 Check 1 发球 E Mail2 电话敲定 做事情3 给Leader方向 架构4 执行进行中项目 1 面对面的沟通与协调 Followup GOAround 1 思考问题2 写计划 进度3 Update Modify执行中的项目 三省 曾子 吾日三省吾身 为人谋而不忠乎 与朋友交而不信乎 传而不习乎 Part4 一周工作分配法则 根据事情的重要性进行分配 Part4 如何做工作分派 明示做何事 目标 what

7、何时做 何时完成 when 何处运作 where 谁负责 谁来做 who 优先次序 which 工作的目的 重要性 why 如何做 How 运用资源 Howmany much 需考虑的因素1 部属的能力如何 2 部属的意愿如何 3 确认部属的认知程度 4 何时进行确认 为什么要确认 时效性 5 是否起到培养部属的作用 重要 缓急 6 对团队有何影响 沟通技巧1 两个人撕纸的事例说明2 线损率 提水的事例 别拿专业解释专业 x y z a b c 3 沟通时态度 神情 语言的重要性 买化妆品 Part4 授权的步骤 授权 受权 上对下 平级 下对上 决定授权的事项 重要性 缓急 设定明确的授权目

8、标 能力 意愿 汇报 权限 范围 确定对象 清楚告知期待的结果 明确权限范围 给予足够的资源 训练与激励该授权对象 逐步授权 控制 持续追踪进度 各阶段 情况 为什么要确认 建立适当的预警机制 切勿只有单一回报管道 避免中途收回授权 慎重 以免部属失去信心 支持 注 1 是否起到培育部属的作用 对团队的影响 放风筝1 风筝 适当 被授权的对象 2 线 牵引 控制 支持 会议 报告 沟通 3 风 风向 量 条件 4 人 主体 拥有权限的人 5 场地 环境 范围 放风筝 拒绝的艺术 耐心倾听 告知考虑的时间 表情真挚 态度坚定 说明真实的理由 而不是托辞 代为提供其他方法 可行性 有效性 拒绝其事

9、 而非其人 勿透过第三者拒绝 听 耐心 尊重 1 聽 用心用眼用耳把讲话者尊为王 防止拖延 拖延起因于人的惰性 养成今日事今日毕的习惯 不自我拖延不拖延他人 善用科学的方法提高效率 工作效果1 努力工作 WORKHARD 2 聪明工作 WORKCLEVERLY 3 功劳 苦劳 疲劳 Part4 时间管理的利器 TO DOLIST 备 忘 录 如何管理Email 你一天花多少时间在看Email 你进入Email会不会看小品 及其他与工作无关的信息 你看Email 你一天花多少时间在看Email 你一天花多少时间在看Email 你一天花多少时间在看Email Part4 你的时间被Email切成零

10、零碎碎的片段 集中处理它 葛洛夫1 进入信箱就把所有信件的主题浏览一遍 然后做分类的动作 2 养成习惯 一天只有三个时段看Email3 除急件以外 集中时段回信 五制定计划的方法及管理 制定计划的步骤1 确定目标2 探寻达成目标之各种方法3 选定最佳途径 PERT 4 将最佳途径转化为每年 每月 每周及每日之工作事项5 编排每日的行事优先级6 定期检讨目标可欲性及达成目标的最佳途径之适切性 你掌握的资源1 人脉2 时间3 场地空间4 物品 物料5 金钱与预算6 客户关系7 信息9 专业技能 Part5 注 制定计划 对策要尽量考虑各方面因素 要全面而不是片面 但不能只去力求制定完美的计划 对策

11、 而不去实施现有且可行的方案 可以持续改进 制定目标的原则 Specific具体 目标必须着重于具体结果 而不是概括笼统的行动 要能明确描述行动内容及结果 Measurable可测量的 目标要能量化 清楚可衡量 即使不能量化 至少也要能从品质上来衡量 将主观减到最低 Achievable可达成的 目标要略高于实际的能力范围 且应该可以达成 适当 Relevant有关联性 个人目标与上级主管的目标应有明确的关联 最终要与公司的目标相结合 Time based有时效性 目标要有预定的达成时间表 具体定出每个阶段的完成期限 Part5 例子 进度排列技术 PERT 计划评核技术 ProgramEva

12、luationandReviewTechnique 目的 寻找关键路径 以控制进度 方法 1 选定主题2 列举必要的作业或实施要项3 将任务编号4 排列前后次序5 找出关键路径6 调整确认 Part5 PERT图案例 重点管理的意义 异常事项是重点管理事项 做最有意义的事 不瞎忙 聪明工作而不只是努力工作 重点管理事项即是里程碑 执行力的关键 追踪管理 订计划不执行不追踪也是徒劳 追踪要与日常管理结合 自我追踪才能确保成果 善用相关检查表格追踪 进度排列技术 Part5 工作状况 忙而无 心 盲而无 目 茫而无 方向 Part6 六强化团队时间的应用效率 团队常见的时间浪费 跨部门之间无止尽的

13、协调与沟通 不守时的恶习 无效且浪费时间的会议 互相不信任造成的猜忌 推诿 角色 职责认识不清的模糊沟通 团队常见的时间浪费 目标 设定共同的目标 与价值观相同符 角色 确定每个人的任务 工作描述 岗位职责 流程 怎么决策 冲突管理 问题解决 沟通渠道 人际关系 企业文化 氛围 管理的技巧 西游记唐僧 孙悟空 猪八戒 沙僧 Part6 科学的管理方法1 制定明确的目标2 充分掌握事实资料3 根据事实来分析 找原因 找逻辑4 根据事实做决策5 不折不扣的执行决策 士兵突击 6 追踪确认成效7 如有偏差及时采取措施进行修正 孔子七十二弟子颜回 好学 不迁怒 不二过 子路 率真 直言 卫国妃子 谢谢