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1、人力资源工作分析理论课程 工作分析 什么是工作分析 为什么要进行工作分析 何时进行工作分析 由谁进行工作分析 怎样进行工作分析 如何撰写工作说明书和工作规范 工作分析的新应用 工作分析 JobAnalysis 工作 Job 组织为了达到目标必须完成的若干任务有机地组合在一起 就是一项工作 工作分析 或称职务分析 jobanalysis 是指确定关于某种特定工作的性质和所需技能的一种程序 以便为管理活动提供各种有关工作方面的信息所进行的一系列的工作信息收集 分析和综合的过程 工作分析中的几个概念 职位职位也叫岗位 在组织中完成一项或多项责任的组织中的一个任职者所对应的位置就是一个职位 一般来说
2、有多少个职位就有多少个任职者 例如 总经理 秘书 出纳 招聘主管 营销总监等 应该注意的是 职位是以 事情 为中心确定的 强调的是人所担任的岗位 而不是担任这个岗位的人 例如李强是某公司中的生产部经理 当我们在对生产部经理这个职位进行工作分析时 我们所指的生产部经理是一个岗位的概念 而不是具体的李强这个人 工作分析中的几个概念 职务职务是由组织中主要责任相似的一组职位组成的 在组织规模大小不同的组织中 根据不同的工作性质 一种职务可以有一个职位 也可以有多个职位 例如营销人员的职务中可能有从各种不同营销工作的人 但他们的主要工作责任是相似的 因此可以归于同样的职务中 工作分析的原因 帮助组织察
3、觉正在发生的变化诊断组织潜在的弊端为各项人力资源管理工作打基础 工作分析 工作分析的目的和作用 工作分析要回答的问题 员工完成什么样的体力和脑力活动 工作将在何时完成 工作将在哪里完成 员工怎样完成这项工作 为什么要完成这项工作 完成这项工作需要哪些条件 任务 权限 责任 能力 技能 知识 工作分析 工作规范 工作说明 HR计划 人员招聘 人员选拔 HR开发 绩效评估 薪酬设计 安全与健康 员工升迁 均等就业 工作分析对HR各方面的影响 以岗位为核心的HRM理解 工作设计与生产力提高 人力资源规划 招聘 甄选 录用 职业生涯设计与管理 人力资源开发与培训 薪酬设计与管理 绩效评估 激励 工作分
4、析人员分析 组织机构设计 图 以岗位为核心的人力管理资源方案管理 工作分析的时机 新组织建立时新工作出现时新技术 新方法 新工艺或新系统出现而使工作发生变化时 工作分析的参与者 人力资源部门管理者 经理或专员 工作承担者工作承担者的上级主管其他相关人员 工作分析的步骤 1 准备阶段 明确目的 组织队伍 2 调查阶段 收集背景信息 选择工作样本 搜集工作信息 3 分析阶段 与工作承担者共同审查工作信息 4 完成阶段 编写工作说明书及修改 审核 具体步骤 步骤1 明确目的和组织队伍 准备阶段 步骤2 搜集背景信息步骤3 选择工作样本步骤4 搜集工作信息 以上为调查阶段 步骤5 与工作承担者共同审查
5、工作信息 分析阶段 步骤6 编写工作说明书 修改 审核 完成阶段 确定目标 搜集背景信息 搜集工作分析信息 共同审查 编写工作说明书与规范 选择代表性职位 工作分析的流程 步骤1 明确目标 组织队伍 服务于人员选拔 深度 访谈 任职资格服务于薪酬设计 PAQ 问卷法 工作的量化排序组织精干高效的队伍 步骤2 收集背景信息 组织图工作流程图现有的工作说明书其他相关背景信息 步骤3 选择工作样本 典型的 有较好代表性的目的是提高工作分析的效率 步骤4 收集工作信息 工作活动的结构工作对人的行为要求工作的设备要求工作的绩效标准工作环境承担工作者的深层胜任特征与表层素质要求 步骤5 审查工作信息 审查
6、者 HR专员 工作承担者 工作承担者的直接主管审查重点 工作的性质 工作的功能 步骤6 工作说明书的编写 工作说明 JobDescription 对有关工作职责 工作活动 工作条件以及工作安全等方面的书面描述文件 工作规范 JobSpecification 全面反映对工作承担者在个性特征 技能以及工作背景等方面的要求的书面文件 工作分析 工作分析的成果 工作说明书的内容及写法 1 工作认定职务名称编号所属部门职务等级工作说明书的编写日期等等 工作说明书的内容及写法 2 工作概要p 571 工作摘要2 工作说明 工作说明书的内容及写法 3 工作执行 包括职责 技术领域 设备 管理领域几最终成果等
7、 工作职责 应该简单 明了 一般不超过4或5项 核心词汇 确保 保证 实现 完成 达到 负责 工作内容 应具体 明确 核心词汇 对于管理人员 多用概括性词汇 如组织 领导 进行 审核 考察 决定等 对于非管理人员 多为具体动作词汇 如 操作 倾倒 开动 填制 计算 发放 检查 运送等 最后一项应统一表达为 完成上级领导交办的其它任务 工作说明书的内容及写法 4 任职资格 担任此职务的人员应具备的基本资格和条件 受教育水平经验培训性别年龄体能要求 教材第5点 知识技能 在本公司的工作经历 在本公司工作3年以上 专业技能所必需的工作磨练 从事财务或证券工作2年以上 工作说明书的内容及写法 5 工作
8、场所 机器 设备及工具列出工作中用到的所有机器 设备及辅助性工具等 工作条件与环境噪音水平可能遇到的危险工作场所布局 工作说明书的内容及写法 专业技能 证书与其他能力明确的证书要求如会计证 律师证 锅炉工上岗证 计算机等级证书等 如果没有这方面要求 则略去 不用写 无证书要求 基本知识 素质方面的要求 应具备企业管理专业背景 应具备较强文字表达能力 要求具有高等数学知识 要熟练掌握MS Office系列软件的使用 具备较强的外语水平 等能力方面根据调查表概括 应具备较强的协调能力 处理人际关系的能力 应具备倾听敏感性 能捕捉到谈话对象的内心变化 工作说明书的内容及写法 体能要求无特殊要求久站久
9、坐强壮精力高度集中 要求身体健康 精力充沛 其实就是 无特殊要求 工作说明书的内容及写法 所用工具及设备 自动化机器设备 包装设备 一般办公室设备 即电话 电脑 传真机 复印机等 机械工具 一般钳工工具 工作说明书的内容及写法 工作环境特征 闷热 潮湿 无菌 对白细胞数量有轻微影响 办公室 对身心健康无不良影响 高臭氧环境 对身心健康有一定不良影响 工作说明书的内容及写法 工作时间特征 正常上下班 需要经常加班 需要经常外出 需要经常出差 需要经常倒班 午休时间不能保证 工作说明书的内容及写法 有密切关系的其他岗位和人员本部门的公司内其他部门的公司以外的写职位名称或机构名称 经常与 车间质检员
10、 生产供应部仓管员 公司办公室档案管理员 税务局 财政局 进行联络 编写工作说明书的准则 清楚明了 有区分度 指明范围 工作关系 专门化 标准化的词汇 简单化 易懂 以受过训练的工作承担者为主要对象注重主管人员 HR专员的经验与判断注重探索预测关系的统计分析结果 工作说明书的常用缩略语 一 G Intelligent V Verbal N Numerical S Spatial P Perception Q Clericalperception K MotorCoordination F FingerDexterity M ManualDexterity E Eye hand footCoor
11、dination C ColorDissemination 工作说明书的常用缩略语 二 对事不对人尽可能具体 可操作表述准确剔除废话任职资格与岗位责任对应建立工作系统 完善任务与岗位的关系 编写工作说明书注意事项 选择一个同伴 确定你的工作 如果你是学生 就把学生作为你的工作 就你的同伴的工作对他 她 进行采访 你可以问以下问题 请描述您的一个典型的工作日 您管理哪些人 您归谁管 您的主要责任是什么 您在每周中都有哪些活动 您在每项活动中都投入多少比例的时间 您的工作对脑力和体力都有哪些要求 胜任您的工作需要些什么知识 技能 经历 您的工作的主要成果 产出 产品 是什么 您的工作做到怎样就可以
12、说做得不错了 交换角色 利用采访得到的信息 写出您的同伴的工作描述 业绩评价标准 作业 我的同伴的工作说明书 编写工作说明书练习 工作说明书的内容样板 1 基本资料 1 职务名称 2 直接上级职位 3 所属部门 4 工资等级 5 工资水平 6 所辖人员 7 定员人数 8 工作性质 工作描述 工作概要工作活动内容 活动内容 时间百分比 权限等工作职责工作结果工作关系 受谁监督 监督谁 可晋升 可转换的职位及可升迁至此的职位 与哪些职位有联系 工作人员运用设备和信息说明 任职资格说明 最低学历 所需培训的时间和科目 从事本职工作和其他相关工作的年限和经验 一般能力兴趣爱好个性特征性别 年龄特征 体
13、能要求 工作姿势 对视觉 听觉 嗅觉有何特殊要求 精神紧张程度 体力消耗大小 工作环境 工作场所 工作环境的危险性 职业病 工作时间特征 工作的均衡性 工作环境的舒服程度 工作说明书的内容样板 2 工作说明书示例 1 工作说明书示例 2 工作分析的常用方法 工作实践法访谈法问卷法关键事件法其它方法 工作分析的方法 工作实践法 工作分析者从事所要研究的工作 在工作过程中掌握有关工作要求的第一手资料可以了解工作的实际任务以及在体力 环境 社会方面的要求适用于短期内可以掌握的工作不适用于需要进行大量训练才能胜任或有危害的工作 工作分析的方法 访谈法 工作分析者与工作执行者面对面的谈话来收集信息资料座
14、谈者构成应呈随机性注意选择参加座谈的工作执行人员一般不作为单独收集信息的方法 而是和其他方法一起使用 访谈法的种类 个体访谈 IndividualInterview 结构化 半结构化 无结构 一般访谈 深度访谈群体访谈 GroupInterview 一般座谈 团体焦点访谈 FocusGroupInterview 访谈法的实施 对有代表性的工作承担者进行结构化访谈对部分工作承担者进行团体焦点访谈对了解被分析的工作的主管人员进行深度访谈 个体访谈的一般原则 与主管人员密切合作 找到最了解该工作的员工尽快与被访谈者建立融洽关系 叫出对方的名字 简要说明来意 用浅显的语言提问和交流使用结构化提纲 如方
15、便可录音 注意工作的常规性和偶然性及时对访谈内容进行核实 个体访谈的提问举例 您所做的工作是一种什么样的工作 您所从事的工作有哪些基本的职责 您工作好坏的标准是什么 您的工作环境有些什么特殊要求 团体焦点访谈要点 选择同质的成员 邀请直接主管参加引导访谈的进程 促使全体成员在充分互动的基础上达成共识协调直接主管在团体中的作用 访谈法的优点 易于操作 能够广泛运用信息量大 便于发现潜在问题加深员工对工作本身的认识 加强组织内的管理沟通 访谈法的缺点 访谈信息的真实性受被访谈者的主观因素的影响很大 工作职责常常被夸大为保证访谈过程的有效性 访谈者应具备一定的水平 访谈法最适用的工作分析类型 以确定
16、工作任务和责任为目的的工作分析 问卷法 结构化问卷 StructuralQuestionnaire 开放式问卷半结构化问卷 Semi structuralQuestionnaire 问卷法的优点 搜集的信息便于量化处理便于进行大规模的调查 省时高效 问卷法的缺点 对问卷的质量有较高要求与访谈法相比 问卷法的灵活性以及信息的丰富程度要差一些 问卷法最适用的工作分析种类 对工作进行量化排序 并与工作报酬相联系的工作分析 工作分析的方法 关键事件法 对实际工作中具有代表性的工作者的工作行为进行描述 比如把文秘人员的打字 收发文件等一系列行为收集起来进行归纳分类 得到有关工作内容职责等方面的信息 局限性 需耗费大量时间 对于一些不具显著特征的工作行为可能造成遗漏 对整个工作实践缺乏完整的了解 工作分析的方法 工作日记法 ParticipantDiary logs 让每位员工按时间顺序 将工作中的每一项活动都记录下来 从而提供一幅非常完整的工作图景由专家 上级与本人就工作内容进行讨论与汇总 据此编写工作说明书 观察法最适用的工作分析类型 所分析的工作主要由身体的活动构成 如门卫 流水线上的工人
