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1、秘书素养专题培训 全美秘书协会标准 1 像心理学家一样善于观察和理解他人 2 像政治家一样有灵敏的头脑 3 像外交家一样有潇洒的风度 4 有调查各种棘手问题的丰富经验 5 有良好的速记能力以及文字功夫 6 熟读各种商业往来中的法律关系 7 能熟练地使用各种办公自动化机器 8 具备相当的金融和税务方面的知识 9 能熟练地对各种文件资料进行整理归类 返回 秘书素养 即秘书的素质修养 是指秘书人员经过学习和实践所达到的水平和境界 大致包括道德修养 知识水平 能力结构 心理素质等即德 才 学 体诸因素 才 即知识与技能水平 经验 德 即政治素质和道德品质 含职业道德 秘书素质的三大组成部分 第一节秘书
2、道德修养 秘书素质之核心一道德与道德修养 1 道德 是指在一定社会条件吓调整人们之间德规范准则德总和 范畴 道德意识 道德活动 道德规范 2 道德修养主要指思想品质 思想意识方面的自我磨练过程的一系列行为 活动以及应达到的水平和境界 包括 道德观念 道德情感 道德意志 道德信念和体现道德意识的道德活动 道德行为 二 秘书道德修养的构成指的是秘书人员在从事秘书发活动中所必须具备的道德意识水平和应达到的品质 能力及境界 政治品德 职业道德 伦理道德 社会公德 作风修养 一 政治品德 1 指导秘书人员在政治生活中必须具有的良好品质修养 2 包括政治方向 政治立场 科学的人生观 爱国主义精神和集体主义
3、精神等 二 秘书的作风修养 指秘书在工作中表现出来的一贯态度和作风 A 谦虚谨慎B 一丝不苟C 雷厉风行 三 职业道德1 定义 指和秘书活动密切相关 具有秘书职业特征的行为规范 A 职业理想B 职业情感C 职业意志D 职业责任E 职业义务F 职业良心G 职业习惯等 2 秘书职业道德要点 1 遵纪守法 爱岗敬业 2 忠于领导 服从领导 当好助手 3 办事公道 合作共赢案例 4 守口如瓶 严守机密 不慕虚荣 5 甘于平凡 合理展示 无名英雄观 走在前面 落在后面 埋在下面 6 严守本份 廉洁奉公 不谋私利 自尊自重 克勤克俭 案例2 毛主席对人品的要求 案例分析寒冷的冬天 一个卖包子的和一个卖被子
4、的同到一座破庙中躲避风雪 天晚了 卖包子的很冷 买被子的很饿 但他们都相信对方会有求于自己 所以谁也不先开口 过了一会儿 买包子又自言自语道 吃个包子 卖被子的自言自语道 再盖条被子 又过了一会买包子的又自言自语道 吃个包子 买杯子的也自言自语道 再盖条被子 就这样 卖包子的一个一个吃包子 卖被子的一条一条盖被子 谁也不愿向对方求助 天亮了 一个人经过此庙 发现了两具尸体 一具怀里堆满了包子 一具身裹层层被子 启示 合作具有无限的潜力 善于合作的人 能够弥补自己能力的不足 帮助别人就是强大自己 李嘉诚住的房子 仍是1962年结婚前购置的深水湾独立洋房 三十多年一如既往 作为香港首富 他并没有住
5、进顶尖级的豪宅区 李嘉诚有两艘游艇 已用了多年 现在已算不得豪华 最有目共睹的是李嘉诚的衣着 他常穿黑色西服 不算名牌 也比较陈旧 李嘉诚在公司 与职员一样吃工作餐 他去巡察工地 工人吃的盒饭 他照样吃得津津有味 李嘉诚不抽烟 不喝酒 也极少跳舞 惟一的嗜好 是打高尔夫球 李嘉诚为公益事业一掷千金 但是他的个人生活却是如此俭朴 确实令人深思 中华民族古有训诫 成由节俭败由奢 勤俭是中华民族的传统美德 勤俭可以积沙成塔 集腋成裘 诚然 李嘉诚的财富并不是单靠节俭积攒而来 更多的是靠诚实经商赚来的 但我们仍然不能排除节俭在财富积累上的重要地位 毛泽东看重人品 喜欢老实人在毛泽东身边工作的人员都知道
6、 毛泽东喜欢老实人 毛泽东身边工作人员 大都老老实实 勤勤恳恳 毛泽东不喜欢的是自作主张 做事事先不报告 爱出风头 喜欢投机钻营的人 毛泽东曾批评陈伯达 我和你相处这么多年 不牵涉到你个人 你从来不找我 可见 毛泽东对陈的油滑心态是多么深刻的洞察和鄙弃 胡乔木在1959年庐山会议和文革中以基本上 过关 主要也还在于毛泽东平时对胡乔木印象不错 认为胡乔木是个老实人 说乔木跟他一二十年 总还是一介书生 这句话颇为传神 也说明毛泽东对人的诚实是看得很重的 第二节秘书的智能结构 秘书的知识结构 秘书的能力结构 秘书的基本技能 美国赖特 秘书工作手册 中说 一位秘书 常常被认为是一位 万能博士 是一位心
7、理学家 政治家 外交家 一位饱学之士作家 机械师 上司的私人财务出纳 跑街女郎与办公桌的清理人 秘书要胜任工作 必须有胆识 有口才 秘书不必是哪门知识的专家 但应是具备广搏知识的 杂家 1991年 西方国家为联合国秘书长选定了协定的条件 具有领导和组织众多国家职员的管理能力 能流利使用联合国两种的工作语言 具有作为领导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力 一 秘书人员的合理知识结构 专与博的兼容性 广泛的适应性 强健的知识更新性 1 秘书知识结构的特点 基础层次 基础知识 中间层次 相关知识 最高层次 专业知识 最高层次 中间层次 基础层次 2 秘书知识结构主要内容 基础层次 社会科学 自
8、然科学诸多学科 社会科学 文 史 哲等 以利秘书了解人生 认识社会 全面把握工作环境及其背景 自然科学 数学 物理学 化学 地理 生物等学科的常识 中间层次 即专业基础相关知识 指与秘书专业关系较为直接的学科 围绕此核心向两翼展开外围和边缘部分 A 秘书学的 姐妹学科 即公共关系学 新闻学 组织行为学 心理学 决策科学等B 经济 法律 管理及若干新兴学科如系统论 信息论 控制论等 最高层次即专业知识层次 秘书知识结构金字塔的顶端 起决定性主导作用 这一层次的核心 两部分A 秘书专业知识 秘书学 及围绕这一核心展开的外围和边缘部分 秘书学若干分支学科 如文书学 档案学 信访学 调研学 行政管理学
9、 公文写作学 办公自动化原理 B 秘书所在部门的行业知识 秘书在特定专业待业中工作 要得心应手必须懂得这方面的知识才能当一个同行的辅助管理者 例 商务秘书应具备的行业专业知识包括 行政管理学 商业企业管理学 企业市场营销学 物价学 统计学等 3 秘书知识修养提高的方法 1 基础与更新结合 2 巩固与速成结合 3 系统和分散结合 4 内部与外部结构结合 某机关办公室选配了一位妙龄女郎作秘书 乍一见这位女秘书可谓风摆垂柳 秀色可餐 然而 这位外表俏丽的女秘书实质上只不过是个金玉其外 败絮其中的 绣花枕头 而已 一次 机关迎来了宾客 席间 宾客与女秘书聊天 当这位颇有学问的来客谈及当地的风土人情 历
10、史掌故等话题时 女秘书不是目瞪口呆 便是洋相百出 后来 这位宾客便把话题扯到秘书的本性 拟制文稿上 遗憾的是 这位漂亮小姐对拟制文稿也是外行 事后 这位宾客悄悄对随行人员说 漂亮小姐往眼前一站虽让你悦目 但说出话来却言之无物叫人不赏心 可谓是 太空美人 肚里太空 二秘书的能力结构 知识与能力 知识是吸收知识是基础 能力是输出能力是各个方面知识的综合运用与体现 合理的能力结构 基础能力 观察力 注意力 记忆力 思维力 想象力 职业能力 理解能力 思维能力 表达能力 沟通能力 协调能力 社交能力 管理能力 应变能力 学习能力 操作能力等特殊能力 即技能 书写 速记 校对 复印 打字 摄影 操作电子
11、计算机及其他办公自动化设备 案例分析 王小雨是在大学时文秘专业的校花 身高一米七零 婀娜多姿 五官端正 美丽可爱 正因为她的美丽 她也是我们学校最迅速找到工作的一位 但是 任何事情都是有一利就有一弊 美丽既是她的优势 也是她的烦恼 因为美丽 她也遭受过一些老板的骚扰 甚至有的时候为了一笔生意的成功老板让她陪客户喝酒 正是因为这个原因 她先后换了好几家公司 最近她又应聘到某金属开发公司 公司的老总是一位五十多岁的男人 经常没事找事的让小雨去他的办公室 并且总想动手动脚 对此小雨既烦恼 又无可奈何 现在工作竞争非常激烈 自己也不能总换工作呀 当她把自己的烦恼和我们的公共关系学老师说过之后 老师只是
12、轻轻地向她耳语几句 她就开心地笑了 一月之后 当我们再次聚会的时候 她非常开心 并且向公共关系老师打了个成功的收拾 我们好奇地问她如何做的 她讲出了老师所教的方法 小雨经常有意无意地对老总说他好像爸爸一样慈祥 当有一次老总握住了她的手的时候 她微笑着轻轻推开 说 李总 您是不是看见我就想起了您在伦敦的女儿 如果您喜欢 就认我做干女儿好了 行吗 李总先是一愣 立刻反应过来了 连连说 好呀 好 好 那我也会像尊重父亲一样尊重您 小雨笑着说 从此以后 李总再也不好意思占小雨的便宜了 下面着重谈谈几项一般能力 1 观察能力2 表达能力 包括口头表达能力与书面表达能力 能说会道是秘书的 看家本事 3 社交能力4 办事能力 理解领会能力 分析能力 应变能力 5 操作能力6 自我控制能力 急事慢慢地说 大事想清楚再说 小事幽默的说 没把握的事情小心的说 做不到的事不乱说 伤害人的事坚决不说 没有发生的事不要胡说 别人的事谨慎的说 自己的事怎么想就怎么说 现在的事做了再说 未来的事未来说 美国前国务卿鲍威尔
