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1、时间管理 如何进行有效的时间管理 1 关于时间的名言 孔子 逝者如斯夫 不舍昼夜 沙士比亚 时间的无声的脚步 是不会因为我们有许多事情要处理而稍停片刻 人生最初的财富 瑞士的电子户籍卡 2 关于时间的故事 1 如何进行有效的时间管理 人生最初的财富 瑞士的电子户籍卡 作为世界上第一个实行电子户籍卡的国家 瑞士 在那里 婴儿一降生 医院就会通过户籍网络查看他 她 是这个国家的第多少位成员 以此编号在户籍卡中输入这孩子的姓名 性别 出生时间及家庭住址 由于婴儿和大人一样 用的都是统一规格的户籍卡 因此 每一个刚出生的婴儿都有财产状况这一栏 1998年 南美的一个黑客通过互联网侵入到瑞士的户籍网络
2、想把自己刚出生的儿子注册为瑞士人 在填写财产这一栏时 他随便敲了一个数 3 6万瑞士法郎 这个黑客本以为自己从此就有个瑞士儿子了 谁知不到三天 瑞士当局就发现了这位假居民 值得一提的是 查出这位假居民的并非是瑞士的户籍管理人员 而是一位家庭主妇 她在给女儿注册户口时 对前一位在财产栏中填3 6万法郎的人产生了怀疑 因为所有的瑞士人在为孩子填写拥有的财产时 写的都是 时间 二字 他们认为 对一个人 尤其是对一个刚出生的孩子来讲 他们所拥有的财富 除时间之外 再不会有其他的东西 80 20法则的来源 80 20法则 是20世纪初意大利统计学家 经济学家维尔弗雷多 帕累托提出的 他指出 在任何特定群
3、体中 重要的因子通常只占少数 而不重要的因子则占多数 因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局 这个原理经过多年的演化 已变成当今管理学界所熟知的二八法则 即80 的公司利润来自20 的重要客户 其余20 的利润则来自80 的普通客户 有人说 美国人的金钱装在犹太人的口袋里 为什么 犹太人认为 存在一条78 22宇宙法则 世界上许多事物 都是按78 22这样的比率存在的 比如空气中 氮气占78 氧气及其他气体占22 人体中的水分占78 其他为22 等等 他们把这个法则也用在生存和发展之道上 始终坚持二八法则 把精力用在最见成效的地方 美国企业家威廉 穆尔在为格利登公司销售油漆时 头一个月
4、仅挣了160美元 此后 他仔细研究了犹太人经商的 二八法则 分析了自己的销售图表 发现他80 的收益却来自20 的客户 但是他过去却对所有的客户花费了同样多的时间 这就是他过去失败的主要原因 于是 他要求把他最不活跃的36个客户重新分派给其他销售人员 而自己则把精力集中到最有希望的客户上 不久 他一个月就赚到了1000美元 穆尔学会了犹太人经商的二八法则 连续九年从不放弃这一法则 这使他最终成为凯利 穆尔油漆公司的董事长 不仅犹太人是这样 许多世界著名的大公司也非常注重二八法则 比如 通用电气公司永远把奖励放在第一 它的薪金和奖励制度使员工们工作得更快 也更出色 但只奖励那些完成了高难度工作指
5、标的员工 摩托罗拉公司认为 在100名员工中 前面25名是好的 后面25名差一些 应该做好两头人的工作 对于后25人 要给他们提供发展的机会 对于表现好的 要设法保持他们的激情 诺基亚公司也信奉二八法则 为最优秀的20 的员工设计出一条梯形的奖励曲线 80 20法则不仅在经济学 管理学领域应用广泛 它对我们的自身发展也有重要启示 让我们学会避免将时间和精力花在琐事上 要学会抓主要矛盾 一个人的时间和精力都是非常有限的 要想真正 做好每一件事情 几乎是不可能的 要学会合理分配我们的时间和精力 要想面面俱到还不如重点突破 把80 的资源花在能出关键效益的20 的方面 这20 的方面又能带动其余80
6、 的发展 20 的人成功 80 的人不成功20 的人用脖子以上赚钱 80 的人脖子以下赚钱20 的人正面思考 80 的人负面思考20 的人买时间 80 的人卖时间20 的人找一个好员工 80 的人找一份好工作20 的人支配别人 80 的人受人支配20 的人做事业 80 的人做事情20 的人重视经验 80 的人重视学历20 的人认为行动才有结果 80 的人认为知识就是力量20 的人我要怎么做才有钱 80 的人我要有钱我就怎么做20 的人爱投资 80 的人爱购物20 的人有目标 80 的人爱瞎想 20 的人在问题中找答案 80 的人在答案中找问题20 的人在放眼长远 80 的人只顾眼前20 的人把
7、握机会 80 的人错失机会20 的人计划未来 80 的人早上起来才想今天干嘛20 的人按成功经验行事 80 的人按自己的意愿行事20 的人做简单的事情 80 的人不愿意做简单的事情20 的人明天的事情今天做 80 的人今天的事情明天做20 的人如何能办到 80 的人不可能办到20 的人记笔记 80 的人忘性好20 的人受成功的人影响 80 的人受失败人的影响20 的人状态很好 80 的人态度不好20 的人相信自己会成功 80 的人不愿改变环境20 的人永远赞美 鼓励 80 的人永远漫骂 批评20 的人会坚持 80 的人会放弃 不能管理时间 便什么都不能管理 杜拉克 管理 时间是不对的 管理的只
8、能是你自己 因此 时间管理 就是 自我 管理 很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题 其实并没有所谓 时间太多 或 时间不够 的情形所在 一天就是二十四小时 不多也不少 不管你是谁 都是一样的 所谓时间太少 只是表示在这段时间里要做的事情太多 以致这段时间不允许而已 时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值得去做的事 能够做 和 本来可以做 基本上并没有多大的差别存在 EDWARD W CARTER是BRORDWAYHALE连锁店的创始人及现任的董事长 他从1946年成立4间店 到1968年为止共拥有46家连锁店 他曾经在 FORTUNE 上谈到有关时间管理的问题 对我们大部分人
9、而言 我们必须下达的最重要决策 就是如何去使用自己的时间 对我来说 我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳力 而成果却平凡无奇的事情上面 而且 只要我能找人去做的事情 我绝不会自己去做 案例 老王的故事 延误 原因 1 没有以第一时间把报告做好 拖延 没有界定缓急先后 2 打算做报告的当天 下属生病 代出席会议 上司紧急命令 一些电话 突发事件 紧急事件 被打扰 3 下班回家 交通堵塞 4 看电视 不能自我约束 5 放弃工作 不能自我约束 6 赖床 不能自我约束 7 没有带一些文件回家 善忘 8 上班 交通堵塞 时间的特性 供给毫无弹性 时间的供给量是固定不变的 在任何情况下不会增加 也不会减
10、少 每天都是24小时 所以我们无法开源 无法蓄积 时间不象人力 财力 物力和技术那样被积蓄储藏 不论愿不愿意 我们都必须消费时间 所以我们无法节流 无法取代 任何一项活动都有赖于时间的堆砌 这就是说 时间是任何活动所不可缺少的基本资源 因此 时间是无法取代的 无法失而复得 时间无法象失物一样失而复得 它一但丧失 则会永远丧失 花费了金钱 尚可赚回 但倘若挥霍了时间 任何人都无力挽回 四个影响时间效率的因素 人们并不尊重时间 他们不了解其重要性人们视时间为不可竭尽的资源 并未了解其自然规律人们不善于检查提高时间管理办法 不知道 重要 与 紧要 之区别有时间观念的人不善于控制时间 他们不知怎样制定
11、一个时间管理系统 时间管理的误区 时间大盗有 打扰 电话或没有预约 重要性次序无所调整没有目标 次序和计划叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝个人缺乏组织能力缺乏自律会议资料不完整或有所延误文书工作和繁文缛节分不清责任和权力 走出误区 1 积极2 通盘考虑3 按顺序做事4 提前准备 优先级排序 优先矩阵紧急任务指 如果不能按期完成 它对你或别人的价值会减少甚至消失 重要任务指 如果它成功地完成 你或别人将取得很大的收益 带来的收益越高 这项任务的重要程度越高 紧急 不紧急 重要 不重要 危机急迫的问题有期限压力的计划 防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划 休闲 不速之客某些电话某些信件与报
12、告某些会议必要而不重要的事受欢迎的活动 繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动 优先矩阵 紧急 重要 不重要 不紧急 偏重第一类事务 结果压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局 紧急 重要 不重要 不紧急 偏重第二类事务 结果有远见 有理想平衡纪律自制少有危机 紧急 重要 不重要 不紧急 偏重第三类事务 结果短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力 怪罪他人人际关系浮泛 甚至破裂 紧急 重要 不重要 不紧急 偏重第四类事务 结果全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生 问问自己 1 你每天需要花多少时间睡觉才感到舒适 实际上花多少时间睡觉 2 你在一天中的什么时段精力最充沛
13、反应最敏锐 3 开始一项工作 如写作业 写报告 读书 时 记录自己中途中断了多少次 每次中断占用多少时间 结果也许会令你吃惊 4 每天供你自己支配 自己负责的时间有多少个小时 5 你平均每天用多少时间计划以后的时间安排 6 你每天花多少时间与家人 同事 朋友交流 7 你每天花多少时间保护自己的健康 我们要做的事情 1 计算我们的时间 像一个吝啬的守财奴一样 清点自己的财富 2 了解自己的模式 用流水帐记录每一笔时间支出 3 保护我们的时间 找出生活中的时间小偷 把它们拒之门外 4 投资我们的时间 找出可以令时间增值的机会 如何有效地做每日计划 温习所写下的价值观及目标订立日事项项衡量执行事项所
14、需的时间预测可能的障碍将事件依轻重缓急排列 怎么办 清洁的桌面代表你有序的思维 利用工作计划表来提供控制 找出比把所有档案堆在桌上更好的控制方法 先处理棘手 最为优先的工作 过滤干扰 适当授权 条理不清 同时设立个人与组织的重要工作目标 为例行工作建立完成标准 设定完成期限学习专注的技巧 避免分心及自我干扰 克服做事拖延的坏习惯 认识真正的朋友不会因为坦率的解释而被触怒出示双方同意的优先次序清单来拒绝老板别人会替那些没有优先次序的人决定优先次序 无力拒绝 缺乏自律 会议耗时 把会议的目的 议程写下来 使与会者有备而来只有必须参加的人才通知参加 避免浪费太多的人时间务必准时开会与散会 制定应付干
15、扰的办法控制会议议题 要求大家不要离题一定要有效追踪执行会中完成的所有决议 以备下次会议讨论 怎么办 决定在拟订计划 作决定 给予成果回馈时 何种资料派得上用场 然后作到资料方便取用 具有可靠性与适宜性进行必要的沟通后 抓住必须资料 避免超过需要量预期作好评估 将资料分配的优先次序标准化 当下就处理 每天送来的文件中 有80 可在一开始处理时丢弃 一般主管平均只丢弃20 别做任何你可以授权给别人做的事设计简化文件处理的系统 减少复本 用标准格式 资料不全 文件繁杂 征得主管同意后 准备一份工作责任清单 其中要说明责和职权坚持获得与责任对等的职权 你有义务获得执行任务的权力拟出明确的工作项目说明
16、 内容要详细 涵盖个人所有的职责 权责混淆 这样办 人生70古来稀 假设你能活100岁 3 生命倒计时法 如何进行有效的时间管理 请写出你签写前面表格的直接感受 如何进行有效的时间管理 你打算如何去度过 4 今年是你生命中的最后一年 法 如何进行有效的时间管理 5 时间价值分析法 时间价值表 如何进行有效的时间管理 你的时间价值分析 如何进行有效的时间管理 6 成功 价值 速度2 S V C2 E MC2 能量 质量 速度2 做最有价值的事 提升你做事的价值 在单位时间内做最多的事 提升你做事的效率 如何进行有效的时间管理 7 ABC分类法 如何进行有效的时间管理 8 生理节奏法 注意研究你精力最充沛 脑子最清楚的时段 在此时段做最有价值的事 注意研究你注意力集中的时间有多长 在此时间内解决问题 该休息的时候一定要休息 在你感到疲倦之前就休息 你每天清醒的时间 就多增加了1小时 如何进行有效的时间管理 9 杜拉克时间管理法 现代管理之父杜拉克认为 有效的管理者不是从他们的任务开始 而是从他们时间开始 记录时间 分析时间 管理时间 如何进行有效的时间管理 以原则为重心 配合个人对使命的认
