企业全面信息化建设管理解决方案

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1、山西 XXXX 科技有限公司 内部文件 1 山西 XXXX 投资集团 企业全面信息化建设管理解决方案 文档版本 1 4 起草公司 编 写 郭晶编写日期 2012 11 03 审 核 樊康审核日期 审 批 审批日期 山西 XXXX 科技有限公司 内部文件 2 目录 一 目的 3 二 名词定义 3 三 企业信息化现状分析 3 四 企业信息化建设架构 5 五 企业办公信息化建设标准 6 六 面向信息化的业务流程重组 8 七 信息化建设的重点 目标和阶段 9 7 1 企业信息化建设的重点 9 7 2 企业信息化建设的主要目标 10 7 3 企业信息化建设的主要阶段 11 八 企业信息化建设后期服务与保

2、障 12 8 1 培训与指导 12 8 2 维护与备份 12 8 3 优化与升级 13 山西 XXXX 科技有限公司 内部文件 3 一 目的 通过 XXXX 集团企业全面信息化建设 创造出一个集成多个系统的电子化办公环境 在真正意义上实现提高办公效率 使集团所有的办公人员都处于同一个办公桌面的环境下 一起工作 摆脱时间和地域的限制 实现协同工作与知识管理 管理更加规范化 现代化 实现轻松管理 并能充分利用现有资源来有效提升企业的无形资产 从而带动集团迅速发 展 二 名词定义 XXXX 集团企业信息化 XXXX 集团企业信息化是指通过现代化 规范化 无纸化 便 捷化的管理模式 不断提高集团生产

3、经营 管理 决策的质量 效率和水平 从而提升 集团的经济效益和集团的核心竞争力 XXXX 集团信息化规划 XXXX 集团信息化规划是指通过 XXXX 集团企业信息化的管理 模式 针对集团相关工作事项 业务流程进行优化分析 从集团的整体架构 各部门逻辑 管理 软硬件使用进行整体规划 充分 合理 有效地利用集团资源 促进集团战略目标 的实现 满足企业可持续发展的需要 三 企业信息化现状分析 1 人力资源方面 员工的流动势必会给集团带来影响 XXXX 集团长期过高的人员流动会给集团的发展形 成很大的阻力 就短期而言 也会造成人事管理的成本的大幅度上升 给集团带来不良的 影响 员工流失造成的不良影响大

4、致分为三个方面 一是成本上升 包括培训费用 薪资 山西 XXXX 科技有限公司 内部文件 4 以及招聘压力 二是潜在威胁 如商业秘密的流失和客户资源的流失 特别是一些高层人 员的流失 三是增加管理难度 在其他员工心中留下不好的印象 从而影响氛围 员工 流失会给集团增加运行的管理成本费用 除了有岗无人的低产值和招聘培训新进员工的费 用外 还有无形的负面影响 过高的员工流失对企业其他在职人员的负面影响 使集团增 加了额外的管理成本 2 集团管理方面 XXXX 集团企业的管理运营过程中 没有规范化的管理制度 随着集团新问题的出现 由决策层制定的措施确没有深入进行研究 或随着其他企业的管理制度加以效仿

5、 却很 少顾及新制度与原有制度之间的逻辑关系及新制度是否适应企业的实际情况 山西 XXXX 科技有限公司 内部文件 5 四 企业信息化建设架构 通过企业全面信息化建设架构图设计 XXXX 集团信息化建设分为外部信息化建设 内 部信息化建设和行业信息化建设三部分 其中 企业门户网站 企业邮箱 人力资源管理 系统 档案信息管理系统及办公自动化管理系统为 2013 年集团信息化建设重点实现目标 剩余系统建设内容为集团全面信息化建设总体目标 通过整体系统的有机结合 实现集团 办公自动化 无纸化 便捷化流转 山西 XXXX 科技有限公司 内部文件 6 五 企业办公信息化建设标准 1 成熟性与发展性的统一

6、 XXXX 集团信息化建设应采用符合目前业界计算机及应用系统发展趋势的主流技术 要 求技术先进并趋于成熟 既要保证当前系统的高可靠性 又能适应未来技术的发展 满足 多业务发展的要求 要本着 有用 适用和好用 的原则 不片面追求硬软件设施的先进 性 强调整个系统的可连接性和整体布局 应用的合理性 2 先进性与实用性的统一 采用的技术必须具有先进性和前瞻性 以确保在未来 3 5 年内不落后 同时也要坚持 实用的原则 在满足性能价格比的前提下 坚持选用符合标准的 先进成熟的产品和开发 平台 3 适应性和灵活性的统一 随着研究所发展的需要 不可避免地需要进行机构及人员的调整 系统应提供充分的变 更与扩

7、展能力 适应该调整 系统应具有可视化 灵活 方便的工作流定义工具 系统管 理员可在浏览器环境下任意调整或定义工作流程 系统具有智能栏目生成器 企业员工可 根据需要定制自己需要的栏目系统 并且该系统具备信息的增 删 改 存 查和统计汇 总功能 并能进行动态授权分配 4 可管理性 系统的技术方案要为学习型组织提供多层次的 方便而有效的管理手段 为系统正常运 行提供技术管理保障 5 可配置性 由于整个系统涉及的部门比较多 业务种类比较复杂 因此系统的灵活配置性就显得非 山西 XXXX 科技有限公司 内部文件 7 常重要 系统的可配置性应包括部门配置 人员角色配置 公文样式配置 处理流程配置 等 6

8、可扩展性 系统的技术方案要能将现有各种资源和应用系统有效地集成在一起 系统的结构要合理 要具有良好的可扩展性 由于 IT 领域技术发展十分迅速 应用环境 系统硬件及系统软件 都会不可避免将被更新 因此系统的可扩充性及版本的兼容性好坏 直接影响着应用系统 和用户需求的发展和功能的提升 因此 系统应能比较容易地适应调整 扩充和删减 7 标准化 现有信息技术的发展越来越快 为了使该系统在未来运行过程中其技术能和整个信息技 术的发展同步 系统应具备灵活适应性和良好的可扩展性 系统的结构设计和产品选型要 坚持标准化 首先采用国家标准和国际标准 8 可维护性 信息化建设是一个长期的过程 系统建成后仍需不断

9、修正和完善 所以设计中应充分考 虑系统的可维护性 系统的文档资料应规范齐全 9 可靠性 安全性 保密性 设计上要充分考虑大量硬件设备 软件系统和数据信息资源的实时服务特点 要保证网 络 系统 数据的安全 保证系统运行的可靠 防止单点故障 安全管理要充分考虑安全 成本 效率三者的权重 并求得适度的平衡 对整个系统要有周密的系统备份方案设计 对系统主要的信息实行自动备份 以保证对系统异常情况的补救 并设有系统自动恢复机 制 采取必要措施防止数据丢失 保证数据的一致性 保证系统运行过程中的高可靠性 10 易用性 为了确保研究所具有不同计算机应用水平的人员均能够对本系统快速地掌握并进行方便 山西 XX

10、XX 科技有限公司 内部文件 8 地使用 要重视用户界面的友好性和方便性 重点考虑用户使用上的接受程度 上网办事 的效率及上网成本等各种因素 要求开发出的应用软件系统具有友好的用户界面 易于上 手 便于使用 六 面向信息化的业务流程重组 1 制订战略决策及战略分解 在此阶段 要考虑 XXXX 集团企业员工的需求及集团所处的竞争环境 在竞争环境中 除考虑竞争对手的业务模式之外 还要考虑集团自身的信息化发展水平及在行业中信息化 水平所处的地位及对其对企业竞争力造成的影响 基于此制适应于订 XXXX 集团战略决策 接着在 XXXX 集团进行自上而下的思想动员 统一企业员工的思想认识 营造氛围 获取

11、决策层的支持 成功的业务流程重组项目必须得到高级管理层的支持 在此基础之上 对 目标战略根据 XXXX 集团企业员工的需求进行有效分解 分解为业务模式 并选取需要重 组的目标业务模式 2 选择核心业务流程 针对 XXXX 集团业务模式 选取此业务模式下的核心业务流程 进行业务流程重组 并不是对 XXXX 集团的全部流程进行再造 而是要选择一些核心流程进行再造 3 针对核心流程进行问题诊断 对照选定的核心业务流程 鼓励 XXXX 集团企业业务相关联员工全面介入 诊断企业 现有流程 进行流程效率和效能评估 判定问题症结所在 确定冗余流程和问题流程 山西 XXXX 科技有限公司 内部文件 9 4 核

12、心业务流程重组 在新流程实施之前 需要对 XXXX 集团组织结构进行评审和必要的变革 组织结构的 评价和变革包括管理体制 报酬和奖励制度 雇佣条款 人力资源管理 信息技术等方面 内容 5 信息化规划实施 基于重新设计后的业务流程 确认那些流程需要信息系统的支持 并确定企业信息系统 规划 6 流程再造实施 在完成了流程的创新设计后 开始对所找的核心流程的进行再造 主要包括了三个方面 第一 管理方面的改进 此方面主要是领导与员工的职责调整 业务单元的重新设计 岗 位的转换 改进工作质量等 第二 信息技术的应用 通过新技术的应用改变原有的不合 理或者有缺陷的信息系统 使改造后的信息系统能和新的流程相

13、适应 第三 实施重组 即是组织重建 生产 财务 营销 采购流程重建 人员裁减 组建团队 工作交替以及 培训员工等 七 信息化建设的重点 目标和阶段 7 1 企业信息化建设的重点 1 外部信息化建设内容 主要包含企业门户网站 企业邮箱 2 内部信息化建设内容 主要包含人力资源管理系统 档案信息管理系统 办公自动化管理系 山西 XXXX 科技有限公司 内部文件 10 统 企业门户网站 企业门户网站是企业在互联网上进行网络建设和形象宣传的平台 帮助企业展现公司形象 加强客 户服务 完善网络业务 还可以与潜在客户搭建商业联系 企业邮箱 企业邮箱是以公司域名作为后缀的电子邮箱地址 企业邮箱通过网络电子邮

14、局为企业员工提供网络 交流电子信息空间 管理员可以任意开设不同名字的邮箱 并根据不同的需求设定邮箱的空间 而且可 以随时关闭或者删除这些邮箱 人力资源管理系统 人力资源管理系统主要是通过人事日常事务 薪酬 招聘 培训 考核及人力资源的管理 对企业 的人力资源管理的方方面面进行分析 规划 实施 调整 从而提高企业人力资源管理水平 使人力资 源管理更有效的服务于企业 档案信息管理系统 档案信息管理系统是指通过建立统一的标准 规范整个文件管理 包括规范各业务系统的文件管理 构建完整的档案资源信息共享服务平台 支持档案管理全过程的信息化处理 包括 采集 移交接收 归档 存储管理 借阅利用和发布等等 为

15、企事业单位的档案现代化管理 提供完整的解决方案 办公自动化管理系统 办公自动化管理系统用于解决企业的日常管理规范化 增加企业的可控性 提高企业运转的效率的 基本问题 范围涉及日常行政管理 各种事项的审批 办公资源的管理 多人多部门的协同办公 以及 各种信息的沟通与传递 山西 XXXX 科技有限公司 内部文件 11 7 2 企业信息化建设的主要目标 外部信息化建设 通过外部信息化建设 健全企业运营机制 树立企业品牌 提高企业公司社会形象和知名度 增强 企业公司在社会及行业影响力 帮助企业确立行业领先地位 内部信息化建设 通过内部信息化建设 实现企业无纸化 标准化 规模化 便捷化办公 提高企业生产

16、 经营 管理 决策的质量 效率和水平 从而提升企业的经济效益和企业的核心竞争力 7 3 企业信息化建设的主要阶段 根据企业信息化建设架构 企业信息化建设主要分为两个阶段 第一阶段 为 2013 年企业重点信息化建设 周期为 0 7 年 实现企业门户网站升级 建立企业邮 箱 人力资源管理系统 档案信息管理系统及办公自动化管理系统全部上线运行 系统名称时间间隔备注 企业门户网站2013 年 1 月 企业邮箱2013 年 2 月 帮助企业展现公司形象 加强客户服务 完善网络业务 还可以与潜在客户搭建 商业联系 人力资源管理系统2013 年 3 月 档案信息管理系统2013 年 3 月 办公自动化管理系统2013 年 4 月 项目同时进行 帮助企业从办公流程化 人力资源 档案等方面健全体制 规范 化操作 门禁一卡通系统 广播系统 2012 年 10 月 办公自动化管理系统 简化企业日常管 理 促进企业建设 极大地提高企业的 管理水平和管理效率 提高企业安全防 山西 XXXX 科技有限公司 内部文件 12 监控监听系统 网络监控管理系统 护措施 第二阶段 为企业全面信息化建设 周期为 1 3 年