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1、目录一、项目创建31.1 系统内项目分类及编码规则31.2 项目的创建62.1 项目预算的设置13三、项目状态管理173.1 项目状态概述173.2 项目状态标识19四、项目文档维护264.1 文档挂接264.2 文档查看324.3 文档删除34五、项目服务采购的提报及维护385.1 项目服务采购申请创建及修改38六、项目进度管理426.1 项目进度网络维护426.2 项目进度确认48七、项目信息查询517.1 项目架构查询517.2 项目定义查询527.3 项目WBS查询537.4 项目预算、成本查询53八、附录:名词解释56一、 项目创建1.1 系统内项目分类及编码规则1.1.1项目分类1
2、.2 项目的创建目前XXX主要有以下几种类型的项目:评审类(客户)项目、工程类(客户)项目、科研类(客户)项目、技术服务类(客户)项目、其他客户项目、科技项目、信息项目、管理咨询项目、教育培训项目、股权投资项目。所有项目均可以通过“手工新增”和“EXCEL模板导入”两种方式进行创建。“手工新增”主要用于单个项目的创建,“EXCEL模板导入”主要用于项目批量创建。1.2.1手工新增创建项目(1)在sap首界面事物代码栏输入事物代码ZPS44003,点击或者回车,进入项目创建界面:(2)在项目创建界面,选择“手工新增”创建项目(系统默认为手工创建):(3)填入项目信息(标识的框为创建项目必填信息)
3、,点击执行生成项目编码和和创建项目架构:(4)系统提示项目项目创建成功信息,记录项目编码:1.2.2模板导入创建项目(1)线外维护项目创建模板(模板填写规范参考模板填写说明):(2)在sap首界面事物代码栏输入事物代码ZPS44003,点击或者回车,进入项目创建界面:(2)在项目创建界面,选择“EXCEL模板导入”创建项目:(3)选择导入文件(从本地选择EXCEL模板存放路径),点击执行生成项目编码和和创建项目架构:(4)系统提示项目项目创建成功信息,记录项目编码:二、 项目预算的设置及调整2.1 项目预算的设置2.1.1分配预算(1)输入事务代码 CJ30,点击左侧的 : (2)输入项目编码
4、,点击“最初预算”(3)输入项目总体预算,点击保存说明:调整已分配预算的事务代码及操作同上。2.1.2预算审批(1)输入事务代码 CJ32,点击左侧的 : (2)输入项目编码,点击“最初预算”(3) 输入批复的预算数,点击保存说明:调整已下达预算的事务代码及操作同上。2.1.3预算查看如果只查看,不进行操作,相关的事务代码如下:查看已分配未下达预算:CJ31查看已下达预算:CJ33相应的操作参考以上2.1.1及2.1.2操作步骤。三、 项目状态管理3.1 项目状态概述按照项目管理的要求,我们将项目的整个生命周期划分为不同的阶段和环节,在每个阶段里,都需要完成多项不同的管理工作,前一阶段工作的完
5、成是后一阶段工作开展的基础和前提,为了满足项目全生命周期管理的要求,在ERP系统中用“状态”表示项目相应进行的阶段和环节。项目的“状态”可以通过系统内部操作“标识”操作来改变(当对项目执行创建、概预算申请、审批、技术性完成、项目关闭等一系列操作后,系统用不同的标识来表示项目状态)。项目“状态”的改变会对ERP系统内后续操作产生不同的影响。ERP系统中的项目状态分为:(1)项目系统状态ERP系统固有的标准项目状态;(2)项目用户状态根据客户实际需要配置创建更加细化的项目状态。3.1.1项目系统状态项目系统状态是ERP系统固有的标准项目状态,利用这些标准项目管理状态可以满足部分电网工程项目的管控要
6、求。ERP系统中常见的系统状态有以下几种:(1)CRTD项目创建“项目创建”状态表示项目在系统中处于初始阶段,是创建项目、项目架构后获得的状态,是项目进行到其他状态的起点。当项目在系统中被创建时,系统便自动显示出项目处于已经被创建的状态。在“项目构造器”中打开被创建的项目,我们可以看到在项目定义的“基本数据”标签页系统状态栏位出现了“CRTD”,这表示项目已经被创建。(2)REL下达“下达”状态表示系统中的项目或者WBS已经被激活,是系统用于控制项目实际费用发生和项目部分可以开始实施的状态,被下达后对应的工作才可以开始进行。WBS被下达后标志着这个WBS对应的工作可以开始进行,只有在下达状态下
7、的WBS才可以发生实际费用。(3)TECO技术性完成“技术性完成”表示从项目实施的角度已经完成,但是会发生财务费用后续处理的项目状态。当项目的用户状态设置为“结算”,即财务工程结算完成后,由项目经理对单项工程标识“技术性完成”。系统状态为“技术性完成”状态时,无法在系统中进行合同的创建、确认、WBS架构的更改等相关的操作,只能进行财务上的调整。(4)CLSD关闭项目验收完成后,在系统内对项目进行关闭。“关闭”标志表示项目已经完成,项目关闭后不能在系统中对项目进行任何修改操作。3.1.2项目用户状态在ERP系统里用状态表示项目相应进行的阶段和层次。系统状态只能满足项目的部分管控要求,为了达到项目
8、的实际管控要求,在ERP系统固有的系统状态的基础上,配置了更加细化的用户状态。通过用户状态与系统状态的结合,实现了项目全生命周期状态管理的需求,不但在系统中明确显示了项目所处的各个阶段,也通过设置是否可发生费用、是否允许调整架构等配置,实现了项目不同阶段的管控要求。按照项目的管控要求,对项目所处的阶段和层次需要由不同的权限人在ERP系统中进行用户状态标识,以便项目相关管理人员查询,加强对项目的管控。表4 XXX及其下属单位用户状态表3.2 项目状态标识3.2.1项目定义层用户状态标识以以XXX院本部项目中,对项目定义层进行“启动”状态的标识为例。项目建议书审批通过,在系统中创建项目架构,并标识
9、项目状态为“立项,”标识“立项”状态主要由项目负责人进行操作。(1)输入事务代码CJ20N,回车, 进入“项目构造器”界面。(2)在 “项目构造器”界面,点击a处“未清”按钮,弹出“打开项目”对话框,在b处输入项目编码,点击c处,或“回车”,打开需要标识状态的项目。(3)在下图项目架构上,单击a处,选中项目定义层,可以看到b处项目定义层用户状态为“项建”,单击c处,打开“修改状(4)在 “修改状态”界面,在“状态”“带状态编号的状态”一列,双击a处“立项”,可以看到“立项”状态变为蓝色,点击b处“返回”按钮,回到“项目构造器”界面。(5)回到“项目构造器”界面后,可以看到a处项目“用户状态”已
10、经变为“立项”,此时点击b处,保存状态变更结果。说明:XXX所有项目在项目定义层上的其他用户状态标识同上述操作。3.2.2项目系统状态标识在ERP系统中只需对“下达”、“技术性完成”、“关闭”三种系统状态进行标识。其它系统状态由相应操作后自动激活,不需人工标识。下面以XXX项目中对项目“下达”为例,介绍项目系统状态标识的操作步骤。(1)输入事务代码CJ20N,回车, 进入“项目构造器”界面。(2)在“项目构造器”界面,点击a处“未清”按钮,弹出“打开项目”对话框,在b处输入项目编码,点击c处,或“回车”,打开需要标识状态的项目。(3)在下图项目架构上,单击a处,选中项目定义层,可以看到b处项目
11、定义层用户状态为“启动”(注意:其他项目类型系统“下达”状态对应的用户状态可能不是“启动”),此时可以对项目进行“下达”。(4)点击菜单栏a处“编辑”弹出下拉列表,选择“状态”“下达”,在b处“下达”点击确认。(5)下图a处可以看到项目系统状态变为“REL”“下达”,确认无误后,点击b处“保存”按钮,保存状态变更结果。说明: 项目系统状态“技术性完成”和“关闭”的操作与“下达”相同,具体可参考项目“下达”的操作; 项目状态标识完成后要及时保存,否则标识无效; 项目“下达”操作不可取消返回,请谨慎操作。四、 项目文档维护在项目实施的各个阶段,存在着各种文档资料,用户可以根据实际的需要,将项目的相
12、关文档挂接到项目架构上。4.1 文档挂接4.1.1创建PS文本(1)在ERP初始界面中的事务代码栏内输入事务代码:CJ20N(2)打开需要挂接文本的项目(3)文档挂接在项目架构中选中首层WBS元素,鼠标右键单击,从弹出的菜单列表中选择“创建”,再从列表汇总选择“PS文本”:选择“文本类型”,维护ps文本:维护好以上信息之后,回车,继续维护文档内容:返回之后,在项目构造器中会产生一个文本标识符:4.1.1创建PS文本附件右键单击文本标识符,选择“对象的服务”“ 创建”“创建附件”,然后在本机上选择需要挂入的附件(附件可以是TXT、DOC、RAR等多种格式的文件)选择本地附件存放位置:注意:XXX
13、所有项目,均可按照以上方式在首层WBS上挂接文档。4.2 文档查看(1)在ERP初始界面中的事务代码栏内输入事务代码:CJ20N,回车:(2)打开项目架构,找到要查看的PS文本,在PS文本上右键,对象的服务,附件清单,可以查看附件:(3)系统弹出附件列表如下:(3)单击导出按钮可以下载附件:4.3 文档删除(1)在ERP初始界面中的事务代码栏内输入事务代码:CJ20N,按照前述方式打开挂接了文本的项目,找到文本标识符,右键“对象的服务”“附件清单”:选中挂接文档的文档标识符:(2)上述操作只是删除了文本标识符里的文件,文本标识符在项目结构上仍然存在,如果实际工作中发现文本标识符建错了,或者位置
14、挂错了,也可以对其进行删除。说明: 文档删除后要及时进行保存,否则删除操作无效。五、 项目服务采购的提报及维护5.1 项目服务采购申请创建及修改(1)在SAP初始界面中的事务代码栏内输入事务代码:CJ20N,回车:(2)打开要创建采购申请的项目,选择要挂接采购申请的WBS:(3)维护采购申请信息,回车(4)保存信息,生成采购申请六、 项目进度管理6.1项目进度网络维护6.1.1创建进度网络(1)在SAP初始界面中的事务代码栏内输入事务代码:CJ20N,回车:(2)打开要维护项目进度网络的项目,选择首层WBS元素,右键单击选择“创建”“网络”:(3)维护进度网络名称,回车,生成进度网络:(4)生
15、成进度网络如下:6.1.2维护进度节点(1)在SAP初始界面中的事务代码栏内输入事务代码:CJ20N,回车:(2)打开要维护项目进度节点的项目,选择进度节点网络,右键单击选择“创建”“活动(内部)”:(3)维护进度节点名称,回车,生成进度节点:(4)生成进度节点如下:(5)维护进度节点时间计划,选中“开工”活动,在右侧“日期”标签页维护“计划开始”和“计划完成”时间:(6)点击保存,保存创建的进度节点网络。6.2 项目进度确认(1)在SAP初始界面中的事务代码栏内输入事务代码:CJ20N,回车:(2)打开要确认时间进度的项目,选中进度节点网络中需确认实际时间的具体活动:(3)选中活动后,选择菜单栏“编辑”“活动”“确认”:(4)在弹出的活动确认