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1、丰田的沟通技巧 概要 沟通的定义丰田的沟通的重要性公司内部沟通的种类上下级之间的沟通总结 沟通的定义 来源 拉丁语中的共有 Communis 意思 在相互关系中 对某事进行共享 共有 沟通 相互间对各自所持有的知识 意见 价值观 感情等进行共有 共享 ContinuousImprovement智慧与改善 RespectforPeople尊重人性 Kaizen改善 GenchiGenbutsu现地现物 Respect尊重 Teamwork团队合作 Challenge挑战 THETOYOTAWAY 丰田工作方式 明确问题 分解问题 确定目标 把握根本原因 制定对策 贯彻实施对策 评价结果和过程 巩
2、固成果 客户至上经常自问自答 为了什么 当事者意识可视化根据现场和事实进行判断彻底地思考和实行速度 时机诚实 正直 用正确的方法做正确的事 实现彻底的沟通全员参加 丰田的资料制作技能 丰田的沟通技巧 丰田的问题解决 基本意识 具体步骤 其它技能 实事求是 坚定地贯彻 集合每个人的智慧 为了顾客以及相关人士 朝着更高的目标 追求更高更好 丰田的沟通的重要性 丰田问题解决必须的工具报告 联络 商谈 10个基本意识 丰田的沟通的重要性 沟通 确保问题解决各流程顺利实施 实现PDCA有效的循环P 报告 商谈D 报告 联络 商谈C 报告 商谈A 报告 商谈 A P D C 公司内部沟通的种类 沟通的种类
3、 部门内 部门间 劳资间 上下级之间的沟通 同事之间的沟通 部门之间的沟通 员工和经营层之间的沟通 重点 上下级之间的沟通 上司 部下 沟通 工作背景 指示命令 指导 报告 联络 商谈 提案 OJT 贯穿工作流程的沟通 接受指示 根据5W2H确认内容 收集信息 确认公司大事和上司日程 再次报告 有计划地预约上司的时间 制作业务日程 报告商谈 按约定的时间进行报告 工作告一段落 制作业务企划案 按指示的进行修改 汇总实施结果和改善方向 取得成就 按日程推进业务 紧急情况发生变化 恶化 时的紧急联络 接受对应的指示 根据进展情况定期报告 遇到犹豫不决的事情的商谈 预约上司的时间 接受意见或指示继续
4、推进工作 预约上司的时间 按约定的时间进行报告 制作具体的改善方案 按指示的 进行修改 标准化 制作业务手册 等 报告 上下级之间的沟通 P C D A 报告 定义 是指就企划 进展情况 结果和改善方案跟上司进行的沟通 PDCA各环节的方向性跟上司的沟通分类 企划决裁 P业务的中间报告 D实施结果的报告 C改善报告 A 上下级之间的沟通 报告的具体流程 P阶段的报告步骤1 接受指示步骤2 根据5W2H确认指示的内容步骤3 确定决裁的日期步骤4 预约上司的时间步骤5 按着报告的时间制作企划案步骤6 报告 也可能有商谈 步骤7 按照指示进行修改步骤8 修改后再次报告步骤9 根据业务日程推进工作 进
5、入D D阶段的报告步骤1 工作步骤2 预约上司的时间步骤3 汇总实施结果 改善方向制作报告书步骤4 报告步骤5 按照指示进行修改步骤6 进入C A阶段 C A阶段的报告步骤1 预约上司的时间步骤2 按着报告的时间制作具体改善方案步骤3 报告 也可能有商谈 步骤4 按照指示进行修改步骤5 进行改善 制作手册 步骤6 业务标准化的报告 上下级之间的沟通 报告的要点 Point1 Point2 Point3 Point4 Point5 接受指示后 立即确认应该报告的日期 在上司催促前必须进行报告 制作要点清晰的报告书 报告时 应把5W2H牢记心中 准确传达事件 结论 理由 引出结论的有条理的流程 上
6、下级之间的沟通 报告的时机 1 制作企划案后 作为决裁 需要跟上司确认工作方向的时候2 业务按照原计划进展一半 跟上司汇报业务进展情况的时候3 担当的业务告一段落 汇报业务结果及跟上司提出改善方案的时候 上下级之间的沟通 角色扮演 15分钟 05年5月 小王开始企划以全体员工为对象的外语培训 制作完 外语培训的推进方案 草案 后 必须要跟上司进行汇报 作为追加信息 会把小王制作的企划案发给大家 如果你是小王 将如何进行汇报 寻找一人扮演上司的角色 角色扮演 15分钟 在通读推进方案 草案 之后 做好汇报准备 10分钟 汇报 可以根据需要 自己在添加一些信息 3分钟 人 1人 点评 1分钟 人
7、2人 联络 步骤1 出现紧急事态 突发事件 事情恶化 badnews 预定事项的变更步骤2 根据重要度 紧急度 内容 事前跟上司确认联络方式 可便条 邮件 手机短信 传真等 步骤3 运用适当的方式跟上司联络 没有必要事前约上司的时间 步骤4 联络后接受指示步骤5 把接受的指示向相关人员展开 联络 把业务经过及发生的问题等及时反馈给上司和相关人员 往往不需要做正式资料 联络的定义 联络的具体流程 上下级之间的沟通 联络的要点 Point1 Point2 Point3 不好的消息 情况的恶化都要在第一时间迅速的联络 根据对象 内容 紧急度 重要度 在跟上司确认联络方式的基础上 迅速的通过面谈 电话
8、 传真 短信 邮件 便条等联络 非面对面联络的时候 要跟上司确认联络内容是否得以确切的传达 上下级之间的沟通 联络的时机 1 出现不好的结果或者产生问题的时候2 在D阶段 报告业务阶段的时候3 想改变被指示的业务内容的时候4 被上司以外的人拜托工作的时候 要定期跟拜托方和自己的上司传达对应的情况 尤其是被别的部门或公司外部拜托的时候 上下级之间的沟通 商谈 商谈的定义 遇到自己权限范围内不能决定 或者难于判断的时候 带着自己的意见 见解 去跟上司一相关人员进行确认 获取信息 征求意见 商谈的流程 步骤1 出现在自己的权限范围内不能决定的状况步骤2 明确要商谈的具体内容步骤3 预约上司的时间 也
9、有事先不预约的紧急商谈 步骤4 收集 整理与商谈内容相关的背景资料步骤5 形成自己的意见步骤6 带着自己的意见跟上司商谈步骤7 听取上司的意见后 决定下一步工作 上下级之间的沟通 商谈的要点 Point1 Point2 Point3 Point4 事前预约时间 采取面对面的直接商谈 整理并明确商谈的要点 带着自己的想法和对策去进行商谈 跟上司商谈后 一定要将对应结果进行反馈 上下级之间的沟通 商谈的时机 1 不能清楚地理解上司指示的内容的时候 接受指示后立即询问没懂的地方 2 虽然持有自己的方案 但对哪个方案好 或者是否有更好的方案 不能做出判断的时候3 工作进展不顺利 但只凭自己的力量无法解
10、决的时候 上下级之间的沟通 综合演习 15分钟 请阅读解决顾客抱怨的案例 此案例分了7个段落 步骤 每个步骤结束时小王应该跟上司采取什么方式的沟通 请从 汇报 联络 商谈 中任选一项 并思考其理由 沟通时机的解答说明 报告 联络 商谈小结 上下级之间的沟通 其他的沟通 1 同事间的沟通 目的 1 制作共同的日程表 实现可视化2 加深相互理解 加强团队合作 step1 step2 step3 step4 以室 科为单位 制作全室 科的3个月的日程表 以周为单位 定期召开室 科的例会 根据业务日程 汇报各自业务的进展状况 对于特别紧急的事项 获得全室 科的帮助 其他的沟通 2 部门间的沟通 目的 1 相关部门信息共享 月报 会议 网络 2 促进对相关部门的拜托事项顺利展开 step1 step2 step3 step4 明确拜托事项的目的 确认被拜托部门的业务负荷情况 明确拜托事项的所需时间 拿着上司签字的拜托函 正式的郑重拜托 step5 和被拜托的部门定期召开会议 共享进展状况 概要 低 高 高 高 跟上司的沟通能力报告 联络 商谈 跟部门的沟通能力报告 联络 跟同事的沟通能力联络 商谈 报告 跟上司确认工作方向和改善方向的基本手段联络 跟上司及相关人员传达工作进展状况 并接受指示的手段商谈 在确定自己意见的情况下 征求上司意见和建议的手段 扩大三角形的面积 自己能力的提高
