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1、会议管理 国家秘书职业资格证书考试考前培训 主讲 陈建国办公室 F215联系方式 13666656073chenjianguo 会议管理 第一节会前筹备第二节会中服务第三节会后落实 会议管理 第一节会前筹备 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议基本流程 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 培训内容 会议的涵义会议的目的会议的特点构成商务会议的要素商务会议的类型与特点 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 培训内容 确定会议议题和时间的基本步骤会议主办者的职责制定会议规则的基本要求会前 会中和会后办会工作的基本内容制定会议规则的基本要求提高会议质量的方法 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 主要概念
2、一 会议的内涵1 行政管理活动与会议 什么是会议 为什么要召开会议 所谓会议 指三人以上聚集在一起 有组织有领导地讨论和解决问题的一种活动形式 会议是有组织 有目标 有规则 有秩序 有领导的 会议的目的包括交流信息 集思广益 研究问题 决定对策 协调关系 传达指示 布置工作 表彰先进 鼓舞士气等 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 主要概念 会议的基本组成因素包括 目的 时间 会址 主持者 组织者 与会者 议题 议程等 2 会议的功能 集思广益 管理手段 发布信息 监督员工 协调矛盾 解决问题 资源共享 3 会议的管理 主办者 承办者 与会者 嘉宾 其他与会人员 4 会议的质量 提高商务会议质量
3、的主要方法和措施 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议的类型与特点 会议的性质 正式会议 会议的地域差别会议的传统与现代 视频会议 决策与非决策 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议的类型与特点 股东大会 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议的类型与特点 董事会 重点 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 经理会 会议的类型与特点 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 团队会议 重点 会议的类型与特点 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 谈判会议 会议的类型与特点 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 新闻发布会 难点 安排与人员选择 会议的类型与特点 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 展览会与订货会
4、 会议的类型与特点 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 培训会 会议的类型与特点 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 筹备方案内容 会务工作是围绕会议的内容 形式进行的目的 主题 时间 参会人员 类型 人数 地点 会议日程 议程 人员分工 各项工作负责人 各项活动的推进时间等 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 筹备方案内容 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 组织落实 成立工作团队组 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议议程与日程的区别 会议议程内容会议议题产生会议日程内容会议日程的编制会议议程和日程的区别会议临时动议 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议议程与日程的区别 地点选择原则会场勘察俗
5、称 踩点 是会前必须要做的基础性工作会议地点实地考察的内容签订会议场所的书面合同 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会场的选择布置与布局 方拱形 半圆形1 半圆形2 大小方形1 大小方形2 半圆形 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会场的选择布置与布局 圆形1 圆形2 马蹄形 T字形 长方形 回字形 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 主席台座次安排与场内座次 依职务高低和选举结果会议主持人的位次主席台座次的审核台签的摆放场内座次的类型特殊会议座次区域的划分 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议准备工作要求 会场的选择与检查充分周密安全 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 发布会议信息 会议信息
6、的内容发布会议信息的方法发布会议信息的程序 会议信息的收集会议信息的筛选会议发布会议信息加工会议信息的报送 审核 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 发布会议信息与媒体选择选择的媒体类型包括地方媒体 全国性媒体 会议组织者自有媒体和发言人或参会者家乡的地方媒体 选择媒体的要求包括 首先要发掘有新闻价值的信息 其次要了解各种媒体需求的重点和偏好 发布会议信息 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议检查 会期 规模 名额分配是否合理地点的选择环境条件与用品准备文件资料准备会场布置情况会议保卫 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议通知拟写与发送 通知的内容与制订流程发送形式和注意事项 秘书职业培训多
7、媒体教学课件2 1 注意事项 餐饮方面决定会议餐饮的标准 就餐方式 确定餐饮时间和地点 事先设计和确定就餐凭证 确定菜单 备好饮食用具 为误餐人员预留饭菜 做好饮水饮料供应 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 注意事项 会议住宿安排方式的选择 预订会议住宿的程序 确定会议住宿的程序 其中 安排方式的选择是重点 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 注意事项 车辆问题车辆的调配与接站 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 书面合同内容 1 会议日期2 住房标准及费用3 场地安排及费用4 餐饮及费用5 甲方对乙方的规定6 乙方对甲方的规定7 交费与结算等 会后的与会者缴费与承办方的结算 秘书职业培训多媒体教
8、学课件2 1 注意事项 会议用品的准备程序 检查空调设备 检查好灯光 扩音设备 检查黑板 白板 粉笔 指示棒 板擦等 摆放好姓名牌 在每人座位前摆放纸笔等文具 安放投影机 屏幕 录音设备等 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 注意事项 会议资料的准备程序 会议临时产生的文件主要是由临时动议产生的提案 记录 决议等 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 注意事项 选择会议用品与会议经费使用的关系 要树立全局观念 搞好综合平衡 经济适用 合理先进 严格根据会议经费的预算 量入为出 注意轻重缓急 精打细算 会场 展厅 会议中心 宾馆的软硬件 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议应急方案 人员问题场地问题
9、设备问题资料问题健康与安全问题行为问题住宿 餐饮 医疗 交通 通讯 标准 稳定 可靠 迅速 娱乐 值班 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议管理 第二节会中服务 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 值班制度信息处理制度岗位责任制度交接班制度 会中服务 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会中服务 接待采访会议的新闻媒体基本原则会议新闻要实事求是 掌握会议信息的保密度 做到内外有别 报道中的重要观点和提法 要经领导审定 准备工作全面周到 在传递的方式和内容选择上应本着对象 效果 时效 费用的原则综合考虑 随时收集外界舆论和新闻报道 为召开记者招待会提供信息资料 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 接
10、待新闻媒体的工作内容由会议秘书撰写稿件 经领导者审阅后向媒体发送 在会议召开期间邀请记者驻会随访发布消息 在会议结束时召开记者报告会 妥善处理新闻媒体的负面报道快速作出反应 联合专业公关公司处理危机 让负责人出面 对未知的事实不要推测 不要隐瞒事实真相 为媒体采访敞开大门 统一口径 用一个声音说话 频繁沟通 会中服务 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会前的最后检查 工作认真负责 细心 耐心 组织签到和登记 任劳任怨能连续作战 做好联络协调 沟通协调能力强 会议记录与保密 业务素质与原则性 会议后勤保障 服从分配 协作意识好 会中应负的责任 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议简报与会议记录
11、 会议记录的内容会议描述 与会者姓名 缺席者请假条 宣读上次会议记录 由会议记录中产生的问题 通讯情况 一般事务 其他事务 下次会议日期 主席签名 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议简报与会议记录 会议简报的结构报头报核报尾 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议简报与会议记录 与新闻媒体沟通的方法掌握新闻媒体的不同特征和适用范围 能够按照给定的条件恰当地选择新闻媒体 并安排好会议的新闻采访 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议简报与会议记录 处理会议信息的程序处理会议信息的程序 会议信息收集会议信息筛选会议信息加工信息发布会议信息报送 审核确定会议信息服务的对象 确定会议信息收集的内容
12、 确定会议信息收集的范围 确定会议信息收集的量 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议的成本控制 监督经费使用 会议的经费预算 固定费用和可变费用 会议的收入与支出使用的监督方法和原则 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议经费预算 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会务组的工作 提前两天出发熟悉环境检查工作熟悉各自接口人购物及准备工作开预备会 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议签到注意事项 关键点 住房钥匙签到台住房分配其它 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 开会期间的工作 与餐厅的联系与会场的联系与服务台的联系与客房部的联系处理突发事件 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议联络工作
13、关键 主办方与承办方联络渠道 工具 方法承办方内部联络与应急秘书的联络 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 学生作业赏析 轻松一刻 作业由北京信息科技大学人文社科学院张玲莉老师提供 仅供学习交流 不得仿制 否则如产生版权纠纷 后果自负 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议管理 第三节会后落实 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会后工作 撰写新闻稿 及时反映会议精神 领导审核 与会人员的返程会议文件整理立卷会议物品清退会议总结与评估 会议目标 分工执行 自我与集体 奖惩结合 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议结束后的工作 收集会议文件资料的要求应注意选择收集文件资料的渠道 运用收集文件资料的
14、不同方式方法 收集会议文件资料要履行严格的登记手续 收集整理过程中要注意保密 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议结束后的工作 会议文件资料的立卷归档基本程序将收集的文件资料进行登记向上级总结 汇报情况甄别整理 分类归卷卷内文件的排列卷内文件的编号 编目填写卷内文件的备考表案卷标题的拟制填案卷封面移交给档案部门清理 销毁不再利用的纸张 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会后的总结和决算 总结经验教训 表彰先进 收款的方法与时机应注意的事项有 应在会议通知或预订表格中注明收费标准和方法 注明与会人员可采用的支付方式 用信用卡收费 应问清姓名 卡号 有效期等 开具发票人员事先要与财务部门确定正确
15、的收费开票程序 付款的方法和时间表付款的方法和时间 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议纪要工作程序 完善会议记录起草 编写会议纪要印制 分发或确定印发范围归档保存接收者确认打印成文领导签字 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 跟踪反馈落实会议精神 会议决定事项的传达基本要求 准确 及时 到位 传达方式 口头传达 录音录像传达 印发文件等 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 会议决定事项的催办与登记制度催办的方式 发文催办或称发函催办 电话催办 派员催办或约请承办部门来人汇报等 另外还可以通过约请承办部门来人汇报方式进行催办 检查催办工作要求 明确催办人员 健全登记制度 建立催办登记簿 定期记载催办事项的进展状况 建立汇报制度 汇报催办事项的落实情况 跟踪反馈落实会议精神 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 提问与讨论 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 实训方案介绍 秘书职业培训多媒体教学课件2 1 模拟与训练 秘书职业培训多媒体教学课件2 1
