OA系统需求分析报告(初)(二)

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1、学海无涯 OA系统需求分析 一 建设背景办公自动化系统 即OA系统 是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式 随着互联网技术 Intranet Internet 在我国迅速发展和普及 OA在数字化办公领域和企业信息化建设中扮演着越来越重要的角色 因此 现阶段有必要引进建设一套技术先进 符合当前办公发展需要的办公自动化系统 增强协作 以更大发挥信息技术的优势 满足行政办公需求 进一步提高公司行政办公的效率 二 建设目标1 实现全公司的数据共享 基本解决信息孤岛问题 不同业务的基础数据做到一次录入 跨部门 跨业务系统重复使用 2 提供可靠的 可追查的公文流转平台 有效的缩短公务处

2、理的周期 加快公文流转过程 减少路耗 找人 等待等中间环节 保持公务处理渠道的畅通 3 打破时空及地域限制 实现无纸化办公 远程办公 异地办公 4 通过信息网络平台 提高信息统计和分析的水平 为领导提供准确 实时的预测和决策的辅助支持 5 提供完善的信息交流机制 方便公司各部门 办公室和员工之间日常办公及业务信息的交流和管理 实现业务办理互联互通 信息数据共享 6 充分利用将要建设的网络环境及已有的网络配置资源 充分地保护已有的信息化投资 7 解决网络办公应用中的最大难题 机构和管理模式的经常变动的问 学海无涯题 由用户自定义管理模式 实现真正的部门综合业务处理机制 8 以行政办公系统为基础

3、实现与业务系统的无缝耦合 建成一流的企业综合办公系统 三 建设原则公司OA系统的建设应体现先进性 可靠性 实用性 安全性 易使用性 开放性 有限开源性 可扩展性 可维护性等原则 1 先进性 应当采用当今主流技术 既要考虑应用平台和工具的先进 更要考虑系统结构和应用设计的先进性 以适应总体上业务管理 发展规划和细节上事务办理的需求 2 可靠性 系统设计应采用成熟 稳定 可靠的软件技术 保证系统在大数据量 高并发的情况下长时间不间断地安全运行 3 实用性 根据业务需求和业务流程 从方便用户使用的角度进行系统设计 功能和模块划分 工作流程设计要求简捷流畅 能适应工作流不稳定和突发事件等各种现实情况

4、4 安全性 系统建设要符合用户对信息安全管理的要求 建立完善可靠的安全保障体系 对非法入侵 非法攻击和网络计算机病毒应具有很强的防范能力 确保系统具有严格的身份认证功能 并有相应的技术手段对数据安全和操作安全加以保护 5 易使用性 主要体现在两个方面 一是应用界面简捷 直观 尽量减少菜单的层次和不必要的点击过程 使用户在使用时一目了然 便于快速掌握系统操作方法 特别是要符合工作人员的思维方式和工作习惯 方便非计算机专业人员的使用 二是应提供联机的或脱机的帮助手段 学海无涯6 开放性 为了使系统具有较强的生命力和开放性 应遵循已有的国际标准和国内标准 以利于采用多种先进技术和产品 7 有限开源性

5、 随着业务逻辑的改变 需要对系统进行维护 微调或二次开发 对该系统的非核心代码 应该开放 并提供规范的数据库设计 接口规范 8 可扩展性 该信息系统是一个不断发展中的应用系统 在系统设计时要考虑到新技术 新产品出现时对本系统的兼容性 当业务需求 外部环境发生变化时 可以扩展系统的功能和性能 软件设计要简明 各功能模块间的耦合度小 以适应业务发展需要 便于系统的继承和扩展 9 可维护性 系统应具有良好的结构 各个部分应有明确和完整的定义 使得局部的修改不影响全局和其他部分的结构和运行 四 系统功能需求1 信息资讯通过资讯 实现信息共享功能 实现电子文档 通知 公告 文件等 内部刊物 通讯录 规章

6、制度及标准 规范的共享 方便存取 汇集 管理和查询 解决目前信息共享资源分散 不足和工作效率较低的问题 信息资讯的基本内容包括公司文件 内部刊物 内部信息等 资讯来源可以是办结公文 收集整理的外部来文 法律法规 或者由个人收藏资料里共享出来的资料等 由于政务信息来源于不同部门 因此 要能支持自定义不同的分类栏目 并指定不同栏目管理员和管理部门 由栏目管理员收集 管理和发布各类资讯 具体栏目可以定义显示在部门门户或总门户 1 公司文件登记保存OA系统办结的所有公文 可通过收文 发文等模块自动归入相应 学海无涯文件模块 在本模块中可授权给相关人员查询阅读 政策法规记载国家近年来颁布的有关法律法规

7、用户可以通过目录 关键词及全文检索找到相应的法律法规内容 所有被赋予权限的负责人都可以起草 提交 撤消规章制度 内部信息提供收集发布单位内部相关信息 如领导重要讲话 工作报告等等有助于开展工作的信息 标准及规范提供发布从各种渠道收集的电子版产品标准 规范等 管理员能授权控制删除与作废的权限 质量监督 确保公司质量管理体系的运行 包括 但不限于 以下几个方面的栏目 资质管理 实现对内公开公司的资质情况 很多具有版本的文件构成 能力验证 发布能力验证 比对等 计划 比对结果 能力验证总结 培训管理 发布培训计划 结果等 计量标准 管理计量标准目录 每个标准有日期属性 能设置提醒功能 体系文件 一本

8、电子书 非常强调版本的有效性 信息检索提供整个系统所有公文和信息的关键字 发布时间等检索或全文检索引擎 2 公共信息公共信息用于实现公司各部门之间内部信息发布 交流和共享 学海无涯系统要支持不同风格的信息栏目的设置 可实现各类信息的编录 审核和发布 信息发布格式可自定义 不同层级用户可根据权限将信息发布到本部门办公平台 各类公共信息由授予权限的栏目管理员统一管理和发布 公告是单位内部的公告栏 以方便内部人员及时了解相关公告 登记了新公告栏后 即可发布到首页的最新消息里 支持传阅 把最新的公告传阅给相关人员 工作动态特别注意 每个部门都可以发布本部门的工作动态 以方便内部人员相互通晓部门之间的工

9、作 首页的工作动态是各部门工作动态的集合 通知通报同公告 但实现方式同工作动态 也是各部门的子栏目汇总成门户的总栏目 意见箱意见箱是单位内部人员发布意见 建议的地方 发布建议的时候 可以指定建议的读者 也可以通过传阅把建议发给相关人员 意见发布可署名也可以匿名发表 由发布者控制 后台实际上增加字段控制是否显示发布人 超级管理员才可以查看匿名发表者的姓名 网上调查实现基于web的某一主题的观点支持率的收集功能 以方便收集民意 其方式主要分为记名的和不记名的两种 记名的方式一般是一些针对性比较强的 范围比较小的调查 而不记名的方式一般就没有这种限制 是否需要记名 应该在显著位置标示出来 网上调查应

10、实现的另外一种功能是网上开展意见征求 可以指定参与的部门 学海无涯或人员 也可以不指定 比如 公司在出台一些政策时 可以先网上征求意见 并自动收集反馈意见 强制性实现 无意见 或 有意见 论坛为用户提供一个信息交流 思想沟通和问题讨论的空间 论坛可设置多个论坛区 论坛区下面可设置多个版面 授权用户 通常为部门负责人 可在各版面提出话题发起讨论 并可进行咨询 解答和收集意见等活动 以期实现对公司重大发展 重要决策 重点政策的民主讨论 汇总 根据供应商的设计方案 需要在首页设计出汇总的公共信息 如下面的 工作动态 指定该栏目信息的来源 实现栏目信息的自动汇总 或在首页增加一个通用的栏目 实现显示最

11、新增加到OA系统的文档 而不管它来自哪个栏目中 即使用户在一个很次要的栏目中发布了一个通知 那么 可以把该文档提取出来 并显示出名称 栏目 日期 3 公文处理公文管理是办公自动化系统的最为核心的应用 它主要分为收文 发文和办文三大类 1 收文收文包括 公文签收 登记等处理流程 系统支持两种收文方式 一种是纸质文件 需实现扫描成图片文件输入并阅读浏览 另外一种为电子文件 需支持较简单的从市局OA系统收取电子公文 一期为间接收文 二期工程实现直接收文 只有具备收文登记权限的人才能新建收文 学海无涯 支持退文 系统要具有对重要来文的安全处理方案 收文处理的流转环节可灵活调整 流转环节数和流转过程可根

12、据需要重新定义 系统应具有杜绝 死文 发生 收文动态跟踪功能 发文发文可按个人 集体 部室执行 并生成月度 年度发文登记表 分权限 包括 拟稿 审稿 核稿 审签 会签 签发 编号 校对 分发 归档等处理流程 系统可以对文件流程 正文格式 流水号格式 文件办理单 审批人员范围 批阅权限 操作内容等多种信息进行自定义配置 可以使用预先定义的公文模版 推荐使用word格式 进行拟搞 并支持多个模版 可根据发文字号自动生成发文文号 可打印文件呈批表 文件呈阅表 文件处理表 退文单 延期申请单 正文等表单 输出到word文件或其他格式后由用户打印 送领导批示 发文处理流程的流转环节可灵活调整 根据需要增

13、减和重新命名 流转方向除向前传递外 也可回传或回撤 并且实现发文会签功能 办文办文包括拟办 批示 承办 分发 反馈 传阅 催办 归档等处理流程 系统可以对文件流程 正文格式 流水号格式 文件办理单 审批人员范围 批阅权限 操作内容等多种信息进行自定义配置 学海无涯可实现公文的在线编辑 审批痕迹保留 常用语 对于仅仅需要传阅的公文 提供并发机制 加快公文办理进度 可打印文件呈批表 文件呈阅表 文件处理表 退文单 延期申请单 正文等表单 输出word文件后由用户打印 送领导批示 办文处理流程的流转环节可灵活调整 根据需要增减和重新命名 流转方向除向前传递外 也可回传或回撤 并且实现文件会签功能 该

14、用户已完成的公文能存储在系统中的个人文件夹中以便以后查找 已办结的公文能通过归档的操作 归档到OA的电子资源数据库中 以供有权限的用户进行查询 督办催办落实和跟踪各部室的办文情况与进度 按指定的时间段汇总各部室的办文情况与进度 可以在系统中使用预先定义的公文模版 word格式 起草交办通知 催办通知和督办通知等公文 系统提供督办事项一览表 以便经办人能对其经办的所有督办事项有一个实时 全面的了解 督办过程的电话催办等过程可详细记录备查 代理授权当个人特别是领导出差或休假时 为了不延误其与相关人员或部门的工作 这就要求个人在出差或休假时 其工作得有人接管或代理 授权可以是本人 也可以是系统管理员

15、进行设置 代理授权是为了解决个人出差或休假期间对公文处理权限的指定代理过程 当出差或休假完成后 可以取消代理设置 并可以查阅其出差或休假期间代理人 学海无涯为其处理了哪些工作 代理情况如何等 需考虑到实际情况 如一个人往往会一身多职 会有多种业务 因此可以设定多个代理人完成不同类型的工作 交办功能某用户可以把自己的任务通过申请后交给某人接任 交办成功后 任何人对该用户发文时自动提醒该用户已经交给某人办理 并要求确定是否继续办理 交办完成后生成交办期间工作目录表 某员工调职或离职后 其原来岗位的文件和任务能通过系统自动交办给接任人 使接任人能立刻接手其岗位的工作 或权限的克隆 查询统计可以根据管

16、理权限和指定条件查知当前公文处理情况和领导批示 可根据发文单位 时间等组合查询 并提供个人或部门在一定的时间段内所办理过的公文情况汇总表 系统至少应能按月度 季度和年度为当前用户或部门生成办文统计报表 并打印等辅助功能 流程监控实现对公文处理的流转情况监控 用户可以查看本人所参与办理的公文的运作情况 领导可以查看本单位所有人参与办理的公文的运作情况 4 公文归档应实现档案管理系统和OA系统的无缝连接 公文办结后可以分类归档 系统提供灵活 便捷的查询检索功能 档案管理可以按公文属性进行分类 如通知 请示 上行文等 5 综合事务管理 学海无涯综合事务管理主要包括 会议管理 领导日程 字典管理 文号管理 来文单位 通讯录和人事管理等等 会议管理举办会议是单位办公的重要形式之一 会议室及会议设施是一种需要共享的资源 办公室可以将会议室的情况登记在OA系统中 各部室组织的会议需要使用会议室时 通过OA可以查看各个会议室的使用情况 以预定使用哪个会议室 而且确定会议室的使用时间 会议安排应具有会议室冲突检测 参会领导时间冲突检测等提示功能 会议室预定成功后 通过会议管理模块 登记会议的议题 时间