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1、 时间管理 认识时间障碍认识时间的重要性认识时间的本质特征树立卓越时间管理理念明确时间管理的五个步骤确认和区分不同类型的任务制定有效的日程表 课程目标 向卓越的企业家学习向优秀的职业经理人学习向优秀的辅导员学习 EDWARDWCARTET是BROADWAY HALE连锁店的创始人及现任的董事长 他从1946年成立4间店 到1968年为止共拥有46家连锁店 他曾经在 FORTUNE 财富双周刊 上谈到有关时间管理的问题 对我们大部分人而言 我们必须下达的最重要决策 就是如何去使用自己的时间 对我来说 我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳力 而成果却平凡无奇的事情上面 而且 只要我能找人去做的事
2、情 我绝不会自己去做 墨西哥城推销中心技术总监维克托 米尔克 1 我使用的最重要方法是制订每天工作计划 现在我根据各种事情的重要性安排工作顺序 2 首先完成第一号事项 然后再去进行第二号事项 过去则不是这样 我那时往往将重要事项延至有空的时候去做 我没有认识到次要的事项竟占用了我的全部时间 现在我把次要事项都放在最后处理 即使这些事情完不成我也不用担忧 我感到非常满意 同时 我能够按时下班而不会心中感到不安 3 我认为 研讨会后出现的一个最重要变化是 我更明确地确定了各项目标 过去我从未迫使自己写出要做的事和将它们排列出优先次序 我发现 这样做使我对各项目标有了明确认识 把需要做的事交给别人
3、自己则可集中精力去处理那些需亲自做的事 4 对我有极大帮助的另一点是 现在就办 的概念 我有意识地尽力克服工作上的拖拉现象 我在困境中抓住一件事情就努力一次性给以处理 这使我乱七八糟的办公桌上出现了极大的变化 实际上 推销中心参加研讨会的50名管理人员已经把杂乱无章的办公桌和人为的混乱列为第二号浪费时间因素 美电脑业著名企业家库拉特 美国第二大电脑公司的总裁库拉特 每年有2 3的时间都不在公司 他怎么会有时间和客户沟通 关键在于授权 他聘用一些退休的主管来担任这项工作 他把与客户的电脑沟通工作都授权出去了 所以虽然他不与客户直接沟通 仍然可以掌握到客户需求 库拉特还授权别人替代他到外界去演讲
4、因为他有授权 所以他才有更多的时间 时间管理其实就是做决策 是决策哪些事情重要 哪些事情不重要 名人管理时间的秘密 一 时间的本质1 时间是最稀缺的资源 时间是最稀有的资源 管理不了时间 其他的一切也都无从管理了 彼得 杜拉克 PeterDrucker 2 时间是慷慨而公平的资源 金钱 劳动力和其他资源在这个世界上是不均等的金钱对所有管理者是慷慨的和平等的每个人每星期共拥有168小时 其中56小时在睡眠中度过 21小时在吃饭和休息中度过 剩下的91个小时由个人支配的 每天13小时 3 时间价值启示 不同能够的对象时间价值是不同的 时间管理的偏好也有所不同 分析一 计算时间价值 每天工作8小时
5、每年242个工作日 价值启示 你的每一天 每一小时 每一分钟都有很大的价值钱是一分一分挣来的 时间是一分钟一分钟挤出来的浪费多少时间 就会浪费多少钱规划时间 让有限的时间产生最大的效益和收益 4 时间自然法则总结 表三 5 时间浪费分析 工作日写实 参见案例 时间浪费分析表 1 时间浪费分析表 2 时间浪费分析表 3 时间浪费分析 哪些是外在 别人 环境 造成的 哪些是内在 你 造成的 哪些外在因素是你可控制的 哪些内在因素是你可消灭的 6 时间的管理切入点 重要结论 一 时间难管 因为它是由个人支配的 正如情绪 脑子 注意力 动机一样 时间运用的主导权在个人 组织无法把它由个人身上取走 集中
6、再分配 组织可以通过手段强迫一个人的身体 但无法强迫一个人的时间运用 时间是个性化的个人时间价值与组织时间价值存在巨大落差 时间怎么管 时间的唯一管理杠杆 时间与情绪 注意力 动机同属管理 高抗体 但是 时间有一项其他高抗体所不具备的特性 时间是可度量的 度量的标准是人类一致的 每个人都有表 每个人的一小时都是60分钟 每个人的一分钟都是60秒 重要结论 二 时间的唯一管理方式 就是把时间的绝对度量性 与组织的目标挂钩 然后去管理这个挂钩 时间本身是管不住的 无论你高兴与否 手表都在走动 时间管理 或 管理时间 用语误导 正确的说法是 用时间的绝对可度量性作杠杆 管理一切其他的事务 时间如何与
7、目标挂钩 企业资源金钱人力脑力设备办公场地产品 企业部门财务市场技术产品生产人力资源法务行政 企业目标盈利成长市场占有率 二 认识时间障碍 时间杀手的分类 时间杀手的分类 您的问题是什么 1 2 3 4 5 明确你的价值观确定你的目标对你的目标按优先级排序明确你的任务对任务按优先级排序 三 有效的时间管理步骤 价值观是我们想和做的基本原则 是进行时间安排的最基本的因素 我们有不同的价值标准 它们形成我们个性的基础 也是进行时间管理的基础 工作 家庭 友谊 爱情 健康 价值观决定目标排序 目标是行动的导航灯 为什么需要目标 成功就等于目标 其他的一切都是这句话的注解 美国潜能大师伯恩 崔西语 为
8、什么需要目标 哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查 对象是一群智力 学历 环境都差不多的年轻人 调查发现 27 的人没有目标60 目标模糊10 有清晰但较短期的目标3 有清晰且长期的目标 为什么需要目标 25年后调查发现 27 的人没有目标60 目标模糊10 有清晰但较短期的目标3 有清晰且长期的目标 为什么需要目标 社会的最底层 抱怨整个世界 社会的中下层面安稳地生活与工作 成为各行业的专业人士 成为社会各界的顶尖人士 长期目标 个人目标 是否有关于健康 休闲和营养等的目标 事业目标 长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己 短期目标 项目计划 例如推行 新系统 日常运作计划 编写每月生产报
9、告 每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目标应该是现实的 MBO法 剥洋葱法 多叉树法 分解目标 Specific 明确的Measurable 可以量度的Achievable 可以达成的Realistic 实际可行的TimeBound 有时间性的 计划目标 命中是偶然的 打不中是必然的 如果没有目标 时间管理树形图 主要任务 区分优先工作 花时间最多的事情 第四象限的杂乱琐事 没有压力第三象限的日常事务 会响的轱辘有油喝 高效时间管理的奥秘在第2象限 如果把精力集中于第2象限 可以掌握时间的主动权 保持生活的平衡 减少未来可能出现的危机 发展任务与维持任务 发展任务指 如果成功完成此项任务
10、 你现在的情况将得到改善 如 学生干部培训 楼的文化建设维持任务指 完成这些任务可以维持你现在的情况 例如 每个月向学工部门上报困难学生情况 缴水电费和办公费用发展任务通常由你的目标衍生而来可以作为一项挑战需要多加考虑 最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要Themainthingistokeepthemainthingthemainthingatalltimes 哲学家施格兰 你是怎样安排任务及编排时间计划 一 年度计划 甘特图二 周计划 执行事项清单史蒂芬 柯维博士 与时间有约 TODOLIST 执行事项清单 TODOLIST 执行事项清单 每天做每天同一时间做将优先次序写下由最重要
11、的事情写下 四 怎样可以增加你的生产力 1 你的办公桌 你的工作环境是怎么样 有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率 改善工作环境 将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面 电话 时间表 笔记本 日历 笔座 将你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方 将一些你知道不会作出反应的信件抛弃利用文件夹来将不同的文件归档 改善工作环境 2 归档 所有的文件和书信应只分成三类 马上处理只作参考归档 归档系统 一些你需要今天马上完成的事情 DONOW一些你需要这个星期完成的工作 FILE一些你需要归档的文件 FILE有空才阅读的书本
12、 READ需要传阅的文件 PASSON一些文件需要等待资料完成 PROGRESS 3 如何处理电话 电邮 如果找不道要通话的对方 切记要留言 并说明事情的严重性 以确保对方回电打电话之前 要把事情重点写下来要谈比较复杂的事情 可以先将文件传真给对方先看 减少详细解释的时间备有有关文件自设时限 4 处理会议 每次召开任何会议前 必须要紧记以下几点 我是否一定要出席这个会议会议之前应派发议程说明开会的目的如果你是主席 你应鼓励发言和要求言之有物 要避免发言同事偏离主题最好设定一个时限 以方便各人安排工作 5 授权 授权的定义和原因委派授权是一个向下级分配工作的过程 它通常与一个经理的责任以及决策权
13、利有关委派授权可以帮助你节约时间的有力武器委派授权可以增强一个经理的聪明才智 授权应有的心态 把工作授权给下级 应该存在一个给下属发展的机会它不是用来惩罚下级不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情 授权的形态 主要可以分成两种形态 下达指令充分信任 委派授权技巧 预期的成果解释所分配工作的重要性订出需要的结果询问下属的意见及疑问 应守的规则订出下属的权利范围及规定达到完成工作限期的共识订出跟进时间表肯定成就 提高士气 如何介定哪些工作委派 你必须自己做 你应该做 但有些人可以帮助你 你可以做 但如果其他人有机会也可以做 其他人应该做 但情况紧急时你可以帮他 其他人必须做 委派授权技巧 解释所分配工作
14、的重要性订出需要的结果订出下属的权利范围及规定达到完成工作限期的共识询问下属的意见及疑问订出跟进时间表肯定成就 提高士气 6 要懂得说不 说不应该是有礼貌要给对方的清晰的解释给对方另外的选择和建议 7 处理拖延心态 为什么我们会拖延 不知道如何或从何入手不知道为什么要做 不喜欢去处理个人情绪及健康问题缺乏奖励没有迫切性找借口过分忧虑忙碌过后 改善拖延方法 问题文件洗牌著手工作时间 行动每次只处理一项工作 即时去做 交付下属去做 把工作分成若干部分 订出工作时间 改善拖延方法 建立自信 跟自己说 我一定可以做到 设立目标找出与自己相关的地方 对自己的好处储蓄时间全力再战自我奖励设立完工期限时刻提
15、醒自己事情的重要性有充分的准备 才会把事情做好时间就是金钱 我们可以怎样赢得每一分秒 利用交通时间与运动同行避开繁忙时间车上观察构思车上看书 出差外游收集情报计划构想寓工作于娱乐 8 主动拖延 当我们疲倦 沮丧 愤怒的时候如果没有足够能力和信息完成某项工作有更重要事情需要处理时 总结 希望你能够 看到自己的问题在那里要改变生活的习惯和工作方式订立目标 策略 行动去应付每一个挑战在自己所能控制的情况下 把握每分钟在不能完全自己控制的情况下 把负面的影响减到最低 在新的天地里 你会 有清晰的目标 知道自己在做什么和要做什么分辨事情的先后次序知道自己是否朝着目标前进选择做对的事 而不是说只念着把事情做对讲求效率 以最少的资源追求最大的成效计划每天 每周 每年要做的事情估计需要完成时间 并编排时间表行事 懂得在适当时候说 不 建立一套方法和技巧减少打扰缩短必须要做的事所花的时间抗拒拖延求取生活和工作平衡
