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1、对口升学 文秘专业 文书与档案部分对口升学总复习第一部分 文书与档案一 文书、文书工作、公文【一】文书1. 文书的概念 文书是人们在社会实践活动中为了递凭证、记载、公布和传信息的需要，以文字的方式在一定的书写材料上表达思想意图的一种书面记录。2. 文书包括私人文书和公务文书3. 文件、公文、文书三者关系 非纸质 通用公文（十三种）文件 公务文书 纸质（文书） 通用、专用、事务文书 私人文书4. 公务文书的产生是和文字、阶级和国家的产生紧密地结合在一起的。【二】文书工作1. 概念 文书工作就是通过互相衔接一系列程序和手续，完成拟制、处理和管理文件材料的工作。 2. 性质 政治性、机要性、事务性、
2、技术性 时限性 规范性3. 意义 （1）它是机关、企事业单位工作的纽带。 （2）它是机关、企事业单位领导工作的助手。 （3）它是保守党和国家秘密的一个重要环节。 （4）它为档案工作打好基础。4. 任务 （具体任务）（1）文件的制作和形成工作（即发文处理程序）（2）公文的处理工作（收文处理程序）（3）公文的管理工作（公文、档案管理）（4）处理人民的来信（5）为领导人员准备参考材料5. 原则准确、周密 及时、迅速 精简、求实 保守机密6. 文书工作的组织形式集中形式 分散形式7. 行文方式 三种（上行文、下行文、平行文）上行文即下级机关向所属上级领导机关的行文都是上行文，由下至上的行文关系称为上行
3、关系平行文即无隶属关系和业务指导关系的同级机关和非同一系统的机关与部门之间的行文下行文即上级领导机关对所属下级机关的行文 上行文 逐级、多级、越级行文方式 平行文 下行文 逐级、多级、直达基层组织与群众【三】公文的特点、作用1. 概念公务文书是法定机关和组织在公务活动中按照特定的体式，经过一定处理程序制成的书面文字材料，作为传达意图、联系工作、处理公务的文字依据，是国家管理政务的一种工具。2. 特点（1） 公文由法定的作者制成和发布法定的作者即依法成立并能以自己的名义行使法定的权利和承担义务的组织或个人。（举例）（2） 公文有很强的政治性和政策性（3） 公文有法定的权威性和时效性公文法定的权威
4、性是区别于其他文字材料的根本性特点 （4） 公文有特定的体式和语言特点（5） 公文有规范的办理程序和明确的阅读范围3. 作用现实作用（1） 法规与约束的作用（2） 领导与指导的作用（3） 联系和知照的作用（4） 教育与监督的作用（5） 凭证和依据的作用历史作用（1） 具有历史的和法律的证据作用（2） 情报作用【四】公文的种类1. 分类从公文的来源和使用范围分：对外文书、收来文书、内部文书从文书的机密性质和阅读范围分：机密文书、内部文书、公开文书（机密文书按其机密程度不同分三级：绝密 、机密 、秘密）等级期限在今年已有所改动从文书使用范围分：通用文书、事务文书、专用文书2. 十三种2000年8月
5、国家行政机关公文处理办法命令，决定，意见，议案，公告，通告，通知，通报，报告，请示，批复，函，会议纪要（1） 命令 特点：命令是国家机关颁发的一种具有强制执行性质的领导性、指挥性文书适用范围：任免、嘉奖、公布国家主席、国务院总理、全国人大常委会委员长、国务院、县级以上各级人民政府。军事机关（党的机关不用）行文方式：下行文（2） 决定特点： 指挥性适用范围：对重大事项、重大行动做出安排，必须坚决执行行文方式 下行文与命令的异同：命令的执法机关级别很高 决定是任何机关、团体、企事业都可以与决议的异同：决议时党委机关的法定文种，行政机关不采用 （因为我国政府机构是首长负责制，不是委员制所以不用）（3
6、） 意见 对重要问题提出见解和处理办法 上行文（要求上级机关批转或转发的）、国务院关于做好退耕还林还草试点工作的若干意见平行文（供平级或不相隶属机关参考）、下行文（要求下级机关贯彻执行的），按请示性公文办理程序办理关于进一步发展假日旅游的若干意见国务院办公厅转发国家旅游局等部门关于进一步发展假日旅游若干意见的通知（4） 议案 各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人大常委会提请审议事项 的专用文种。党委机关不用上行文（5） 公告 向国内外宣布重大事件（6） 通告在一定范围内，对人民群众或者机关团体公布应当遵守或者需要知道的事项通告与公告的区别：A. 发布单位不同 公告只能是行政系统的领导
7、机关；通告各类行政机关都可以用B. 发布对象、范围不同 向国内外公布重要事项或者是法定事项 通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事情C. 发布形式不同 媒体 /张贴D. 公告、通告是行政机关的法定公文，党委机关不用（7） 通知 与通告的区别：A、告知范围不同，需普遍告知，告知对象又无法限定的时候，用通告。需特定告知，也可以限定告知对象，用通知。B、向社会上公开行文，用通告；在内部行文 用通知。（8） 通报表彰先进、批评错误、传达重要情况等与通知的异同：通知时让收文机关知道要做什么、如何做；通报时让收文机关了解发生了什么事。通知一般是发给与通知内容有直接关系的单位和个人；通报还发给那些与通报内
8、容没有直接关系的单位个人。（9） 报告向上级机关汇报工作，反映情况和问题（10） 请示向上级机关请求指示和批准请示与报告异同： 同（一文一事） 时间上 报告（事中，事后）请示（事前） 异 内容上 （11） 批复（被动下行文）上级机关答复下级机关请示事项图1A4型公文用纸页边及版心尺寸图2公文首页版式图3上报公文着页版式图4 公文末页版式图5联合行文公文末页版式1图6联合行文公文末页版式2（12） 函（13） 会议纪要 会议记录份号 机 密 特 急 文件 发200823号 公文标题主送机关：。附件：1. 2. 发文机关 二八年二月一日 （印章）（附注）主题词： 抄送：印发机关 印发时间 二收发文
9、处理程序（一）发文处理程序发文：一是指要发出的文件；二是指制发文件的行为过程1. 拟稿明确发文意图是写好公文的第一前提2. 审核三审：文字、内容、体式3. 签发（即定稿）与其他机关的联合发文，要送联合行文机关主管负责人进行会签不能用铅笔与圆珠笔，红色笔4. 缮印方法：抄写、铅印、打印、复印、影印5. 校对（符号）方法：唱校法 比较法6. 用印用印方法：注意事项：不在空白公函纸上盖章 未经领导批准，不私自盖章7. 登记登记方法：薄式流水登记法 分类登记法8. 封发点份、写封、填回执、装套、加封、发送（二） 收文处理程序一是所有外机关传递给本机关的公文二是将外机关发来的文件收进，并完成收文处理的过
10、程1签收步骤：清点检查签字2. 登记方式：内收发登记、外收发登记（封套内容）3. 分送与传阅派送文件的两种方式传阅的方法：集中传阅 阅览室 下发 （纵传不横传）4拟办指文书部门或承办部门的有关人员对收文如何具体办理提出初步的办理意见。5. 批办（1）含义 机关领导人和部门负责人对文件如何处理提出批示意见（2）人员 文书部门负责人 业务部门负责人 机关主要领导（3）与拟办的区别拟办 建议 请示批办 规定 指示6. 承办对需贯彻落实及需要答复的文件进行具体的办理是文书处理的中心环节7.催办 时间 、过程查办 质量 、结果8. 注办收文处理完毕的标志 文书处理程序图发文 收文拟 稿盖 印审 核签 发缮 印封 发登 记校 对签 收登 记分 发拟 办批 办承 办催 办注 办归卷归 卷立 卷归 档销 毁1,黑 发文处理 2,红 收文处理3,销毁存在于每一个处理环节二、文书立卷1、概念
