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1、xx县干部档案管理工作情况自查报告干部档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，体现了干部的基本诚信。2018年以来，中央组织部、省委组织部分别下发通知要求进一步从严管理干部档案，坚决整治干部档案工作中的不正之风，提高组织人事部门的管理水平。为全面推进我县干部人事档案工作实现规范化、标准化的严格管理，xx县委组织部干部信息管理办公室成立调研组进行走访调研，并结合工作实际，浅谈档案工作中存在的问题及对档案工作的建议。 一、当前我县干部档案管理的基本做法按照“分级负责、归口管理”的原则，xx县目前主要管档单位为：县委组织部、县人力资源和社会保障局、县教育局、县卫生局、县就业局、县社
2、会保险事业局。当前我县干部档案管理的基本做法是：（一）建立基本完善的干部档案管理机制。一是下发关于进一步规范和从严管理干部人事档案的通知（xx组通201839号），明确了各管档单位的职责和权限，主要管档单位均成立了干部人事档案工作领导小组，由单位领导直接负责，配有专职的档案管理员。二是全面规范地制定了xx黎族自治县干部人事档案材料收集归档规定、xx黎族自治县干部人事档案查借阅规定等各项档案利用规定，制作了xx县干部人事档案查借阅审批表、干部人事档案材料转递单等，准确把握档案材料归档范围，为从严管理干部档案提供制度保证。（二）全面规范干部档案日常管理。一是严格档案利用审批程序，查（借）阅要按照规
3、定填写审批表，层层办理审批手续，特别是科级以上干部需要有主管领导签字方可查阅，严肃查档纪律，防止档案遗失或泄密。二是确保档案转递安全，档案转递必须有相关函件，并经主管领导审批，按照统一规定的干部人事档案材料转递单的项目详细登记，根据实际情况由专人或通过机要通道两种途径转递，要求接收单位在认真核对无误后，在回执上签名盖章，寄送回管档单位，保证档案转递安全，万无一失。三是认真审核归档散材料。做好“三查”，一查内容是否完整，二查手续是否齐全，三查有无涂改造假现象，特别是针对新取得的学历，必须先在“学信网”上进行查询核实后，将查询结果与学历材料共同归档。（三）开展干部人事档案专项审核。按照省委组织部有
4、关干部人事档案专项审核工作要求，本着“积极稳妥、认真负责、严谨规范、实事求是”的原则，坚持严格程序、统一标准认真开展专项审核工作，共完成全县x名在职公务员（参公人员）的档案初审、复审和组织认定，并取得一定成效。一是根据专项审核，因入伍、入党将年龄填大，为了公平公正原则按照重复得利重新认定出生日期达到退休年龄的有x人。二是档案中最早形成材料或其他重要材料出生日期涂改，综合档案原始记载、户籍材料以及干部本人的说明重新认定其出生日期，认定后出生日期与原填写相差小于x个月的有x人，3个月至1年的有x人，1年及以上的有x人。三是根据中组部组工通讯（第10期）关于如何区分全日制教育和在职教育的四个基本条件
5、，对x名干部在职学历学位填写为全日制学历学位进行纠正。四是根据补充的科员级材料、任职经历材料，对x名干部的工作经历进行重新认定。（四）及时更新维护公务员信息库。一是根据干部人事档案专项审核认定结果，对全县公务员信息库系统进行更新和维护。特别是出生日期、学历学位、任职经历经过组织重新认定的，及时在信息库进行变更、删除等，确保信息与干部实际相吻合。二是录入新增（减少）人员信息。统一采集并录入新转入干部的的职务、经历、学历、奖惩，家庭成员等113项基础信息，同时做好干部调动情况的动态管理，及时做好人员信息的变更和删除。三是根据最新收集的干部档案材料，对干部的学历、学位、奖惩、年度考核、任免、履历信息
6、及时进行完善，努力做到更新及时，信息准确。二、存在的问题及原因从调研的情况看，我县目前在从严管理干部档案方面还存在不少问题，比如对档案工作整体认识不高、基础设施较差、档案材料破损严重、管理人员素质不高等，究其原因来说，一方面是由于对档案工作整体认识不高管理手段较为滞后。另一方面是由于历史原因，过去对档案的归档管理不严谨、不规范，给当前档案管理工作带来较大难度。（一）对档案工作重视不够。档案工作相对于各单位的前沿业务部门来说，属于服务干部的幕后工作，容易被忽视。从调研的情况看，部分单位对档案工作的重要性认识不深，主要表现在个别单位主要领导忽视档案管理，缺乏对档案重要性的敏感度，在指导协调相关工作
7、时存在一定随意性。档案管理人员在工作中主动意识较差、责任心不强，没有充分认识到管理档案的重大责任，认为只是简单的文书整理，对待档案工作不够严谨，比较随意。（二）基础设施条件较差。档案库房保存环境控制复杂，基础设施方面需要具备充足的库房空间，配备相应数量的档案柜、密集柜；档案管理要实现“三室分开”即库房、办公、查借阅应分开，避免无关人员接触档案；档案保护需按照防盗门窗、灭火器、温湿计等必要的硬件设施，以及吸尘器、消毒灭菌机等清洁消毒工具。从调研情况看，部分管档单位办公条件及设施离档案规范要求还有距离。一是部分管档单位没有库房或者库房较小，档案柜数量不充足，存在文件档案堆放地上或简易堆放办公桌的情
8、况。二是个别管档单位没有设置专门的库房或阅览室，查阅搬动、转移档案没有实现专人专库。三是设施设备简陋，现代化设施和档案保护的配备明显滞后，不能适应新时期档案工作发展的需要。（三）档案管理制度执行不严。个别管档单位在档案工作的制度管理上存在缺失和漏洞，一是对制度忽与执行。无视档案管理工作流程、标准和职责等方面的明确要求，采取听之任之的态度，对应归档的材料不归档，应审核的材料不严格审核，造成了档案材料收集不全、归档不及时，归档材料真实性存疑、存放混乱等情况。二是人情风较多。有打招呼的现象，管理员没有严格遵守查（借）阅等审批制度，认为察看的材料无关紧就对“熟人”轻松放行，导致干部档案有时被无关人员查
9、看部分内容，容易发生泄密。（四）档案管理人员业务水平不高。一是部分单位因人员有变动，新来的档案管理员不了解档案业务，未掌握较全面的档案管理业务技能。二是部分单位和领导对档案管理工作不重视，组织相关培训较少，传帮带、衔接工作不到位。三是部分档案管理员对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解、不熟悉，难以适应档案管理标准化、规范化的发展要求。（五）历史遗留问题较多。从调研情况看，档案材料缺失和涂改情况较多，全县60%以上干部档案收集归档不全，缺少材料较多的主要有毕业派遣证、学历、入党、干部任免等，存在涂改现象约占档案总册数的8.2%，绝大部分为副科级以上干部人事档案。
10、一是由于单位合并、地区撤乡并镇等因素，导致部分干部早期档案材料丢失，少部分以统招统配方式进入干部队伍的人员缺少统招表或派遣证，部分民办教师缺少转正材料，党员缺少入党整套材料。二是2002年以前，我县档案管理部门管理制度不规范，管理人员责任心不强，没有及时归档干部年度考核、干部任免审批表等重要材料，由于形成年代久远，已无法查找。三是在档案查（借）阅、转递过程中，管理人员把关不严，没有严格遵守有关规定，造成管理漏洞，让别有用心之人有机可乘，随意涂改档案，同时，由于管理人员缺乏对档案涂改造假的识别、鉴定技能，让一些存疑档案材料归档。以上情况对干部出生日期、参加工作时间、入党时间、工作经历等“三龄两历
11、一身份”的核实和重新补充完善干部档案带来较大难度。三、从严管理干部档案的建议（一）推进干部档案现代化管理。实现干部档案工作的科学化、现代化管理，能较好地处理目前档案管理工作存在的难题。一是数据统计自动化。通过数据录入，不论是文书管理还是档案管理，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表；可以方便的打印出档案的背脊、封面，案卷目录、文件目录等；档案库中的干部信息需要统计并形成报表，这项工作由计算机处理，可以极大的提高管理人员的效率。二是内容查阅智能化。通过不断完善、改进和提高整个干部档案系统，使整个系统臻于完善，并将成熟的经验推广、普及，提高整体应用水平，如在干部选拔任免中，可根据选拔干部需要自
12、动提示有关信息，如对干部的年龄、性别、基层经历等作具体要求，系统自动显示符合条件的干部信息并作统计汇总，便于组织人事部门参考，使干部选拔任用更为科学、规范。（二）建设高素质的档案管理队伍。不断加强管档干部队伍建设，全面提高管档人员素质，培养具有“创造性、复合型、协作性”的高素质创新性人才，做到年轻化、知识化、专业化，使干部档案管理工作既能继承和发扬优良传统，又能根据实际工作需要，与时俱进，不断开拓创新。一方面要始终强调敬业爱岗精神。不断探索和创新档案工作的新思维、新方法，这是由档案工作的政治性、服务性决定的。另一方面，要增强档案管理人员的信息化意识。信息技术、网络技术在档案领域的应用，电子文件
13、、电子档案的安全问题对档案管理人员提出了更高的要求。作为现代档案工作者应当有丰富、广博的知识，不仅熟悉档案专业知识，还要努力掌握其他相关知识，尤其是要熟练掌握与档案信息化建设相关的计算机技术、光盘技术、网络技术等，这样才能适应新时期档案工作的要求。（三）加强干部档案管理信息化建设。档案管理信息化比传统纸质档案管理具有更多优势，是未来档案管理工作的发展必然趋势。一是对档案材料起到较好的保护作用。纸质档案材料经过扫描，档案以机读形式保存，减少对纸质材料的利用率，对纸质材料进行电子备份以防止人为损毁。二是从传统手工翻阅到电子查阅转变，减轻档案查借阅工作量。传统的档案查借阅多为手工为主，费时费力、容易
14、出错，档案管理实现信息化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便。三是有效防止档案被涂改情况。档案材料以图片扫描等形式保存，可有效防止归档的材料在查借阅或转递过程中发生涂改，也有效防止档案工作人员利用职务之便对档案进行涂改。四是提高档案收集工作效率。传统手段用于档案的收集、分类、整编工作量大、效率低，如果没有一个好的管理工具，档案的收集和整编只能是零星的和不完整的。档案材料的信息化可以将缺失的档案材料直观地由计算机进行统计，动态管理档案缺失材料的补充收集。五是能严格执行档案管理制度，档案管理信息化经过电子系统进行授权管理，经过相关人员层层授权，审批后方能查借阅，对相关制度起到严格执行的效果，防
15、止人情风。同时，经过权限授权，根据权限查借阅看到相应的内容，可有效防止档案内容泄密和非法复制档案材料。（四）加大对档案涂改造假等违法行为的惩处力度。干部档案涂改造假，不仅涉及干部个人诚信问题，更是严重的违法行为，会造成干部选拔任用不公平公正，直接影响干部队伍的整体素质。档案涂改造假屡禁不止，究其原因在于违法成本低，要从根源上纠正档案涂改造假乱象，需加大对档案涂改造假行为的惩处力度。一方面针对档案涂改造假行为要做到敢管敢查、严管严查，凡错必改，有错必纠，加大造假者的违规“成本”，同时，扩大干部基本信息的公开化，把干部档案、履历公开在在阳光下，接受干部群众的广泛监督，让别有用心之人不敢涂改造假。另
16、一方面建立完善的追责机制，坚持“倒查追责”制度加大对档案管理人员的失职渎职处罚力度，严肃追究档案管理者以及授意或参与篡改、造假的相关人员的责任。（五）建立统一的干部档案信息网络。从严管理干部档案，需要加强同公安、教育、纪检等部门的沟通协作。我国居民身份证是从1986年开始编制，但电子化管理在2000年左右才实现，此前采取的是户口本与户籍登记管理。我国“学信网”学历认证从2006年开始，主要为大专及以上学历的认证，但初高中和中专学历无法认证。因此，涉及干部户籍、学籍等早期材料的查核时，由于年代久远无法辨别真伪，需组织人事部门派专人到公安户籍部门和干部就读学校调查取证，工作量大且耗费巨大的人力物力。通过建立统一的信息网络系统和使用标准规范的软件，不断整合干部信息资源，应用干部档案管理信息网络系统，拓展干部档案的服务功能，使各有关部门的干部信息数据，包括文字信息数据库和多媒体信息数据库等实现沟通与共享。同时，根据个性化需求，自动分类汇总人员基本信息和抽
