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1、 秘书角色认知与职业素养 秘书角色认知与职业素养 一 企业文秘工作的基本特征二 秘书人员的重要价值和作用三 秘书人员的自我角色定位四 秘书性格和心理素质修养五 秘书情感和意志力修养六 个人职业道德品质修养 第一讲 秘书角色认知与职业素养 目录 1 秘书的涵义 辞海 中 秘书 的5种涵义 职务名称之一 是领导的助手 官名 秦汉以来的秘书监 令 郎等 外交人员 介于参赞和随员之间 宫中的藏书 谶纬 chenwei 汉代流行的迷信书 一 企业文秘工作的基本特征 1 秘书的涵义 现代秘书的涵义 为政府机关 企事业单位 团体或个人提供辅助管理和综合服务的人员 是领导的助手 企业单位的秘书 为企业单位各层
2、次管理组织和领导者个人提供各方面辅助管理与综合服务的文秘人员 组织的秘书 领导的秘书 一 企业文秘工作的基本特征 2 秘书的分类 从服务对象和经济来源来划分 公务秘书 私人秘书 从工作的分工或业务的侧重点来划分 文字秘书 机要秘书 通讯秘书 信访秘书 外文秘书 生活秘书 教学秘书 科研秘书等 秘书的层次 一 企业文秘工作的基本特征 3 国际上秘书工作的特点 当前国际上秘书工作有四个特点 职业化 门类众多 具有广泛前途 OA 办公设备先进 自动化程度越来越高 秘书人员的的文化水平和专业知识越来越高 秘书学科成为一门专业性很强的独立学科 一 企业文秘工作的基本特征 四句顺口溜 秘书工作职业化 办公
3、设备自动化 秘书人员知识化 学科研究独立化 4 秘书工作的基本特征 辅助性 主体上的从属性 工作上的被动性 权力上的非强制性 绩效上的间接性 机密性 文牍性 事务性 政策性 综合性 一 企业文秘工作的基本特征 4 秘书工作的基本特征 综合性 从职能范围上看A 不承担某一具体工作B 承担全面了解 联络 沟通C 起全局性整体协调工作 从工作内容上看A 管理事务B 搞好服务C 参与政务 一 企业文秘工作的基本特征 1 秘书人员的助手作用 二 秘书人员的重要价值和作用 2 秘书人员的参谋作用 提供依据 出谋划策 3 秘书人员的耳目作用4 秘书人员的桥梁作用 二 秘书人员的重要价值和作用 5 不管部作用
4、6 窗口作用 有什么样的领导就有什么样的秘书 上情下达内情外达 下情上达外情内达 下情上达外情内达 上情下达内情外达 三 秘书人员的自我角色定位 1 角色认知 秘书人员常扮演的六种角色 三 秘书人员的自我角色定位 1 角色认知 秘书角色的重要意识 心理意识A 主动工作意识B 参谋助手意识C 乐于奉献意识 行为意识A 服从意识B 服务意识C 保密意识 2 秘书角色与领导角色 与领导相处的基本原则 思想一致原则 知识互补原则 相互信任原则 相互适应原则 人格平等原则 维护团结原则 三 秘书人员的自我角色定位 3 容易出现的误区 主观态度上的问题 服从和服务意识淡薄 没有敬业精神 工作态度不佳 保密
5、意识差 导致泄密事件 向上错位 擅作主张 客观能力上的问题 专业技能水平差 各类知识较浅薄 概念 判断 概括能力差 三 秘书人员的自我角色定位 1 秘书人员素养能力构成 四 秘书性格和心理素质修养 四 秘书性格和心理素质修养 2 秘书人员的职业素养 具有强烈的事业心 表现在 具有坚定的信念 要有较高的思想水平 四 秘书性格和心理素质修养 3 秘书人员的职业性格 4 优秀秘书人员的性格塑造 四 秘书性格和心理素质修养 1 情感修养注意三个方面 内向与外向的结合 五 秘书情感和意志力修养 外向型的优点 A 开朗活泼B 敏锐大胆C 善于交际 内向型的优点 A 沉着B 冷静C 谨慎D 细心E 稳健F
6、持重 热情与沉稳的结合 宽广与容忍 2 秘书人员的意志力修养 五 秘书情感和意志力修养 3 秘书人员的作风修养 思想作风和工作作风 正 贤 实 真 严 细 敏 勤 五 秘书情感和意志力修养 人际交往作风 文明礼貌 谦虚谨慎 不卑不亢 生活作风 先公后私 勤俭戒奢 人格高尚 1 秘书人员的重要品质 传统道德的延伸 中华民族的道德修养观 修身 齐家 治国 平天下 关键的个人品质 有社会责任感 对领导和团队忠心耿耿 有敬业精神 有认真的工作态度 有任劳任怨的胸怀 六 个人职业道德品质修养 1 秘书人员的重要品质 秘书人员的职业道德 六 个人职业道德品质修养 2 提高秘书人员素质的途径 组织途径 优化
7、组织氛围 提供成长机会 加强工作领导 个人途径 勤于学习 完善知识结构 巧于思考 强化认识能力 善于修养 优化心理素质 勇于实践 不断总结提高 六 个人职业道德品质修养 秘书人员的专业技能 上 秘书人员的专业技能 上 第二讲 第二讲 一 秘书人员的知识结构二 秘书人员事务处理技能三 口头表达能力的培养四 文字组织能力的培养五 企业公文的类型与应用 第二讲 秘书人员的专业技能 上 目录 1 不同层次秘书人员技能程度分析 三种能力 一 秘书人员的知识结构 1 不同层次秘书人员技能程度分析 不同层次秘书的知识结构异同 三个层次 两个趋向 一 秘书人员的知识结构 三个层次 两个趋向 秘书的层次越高 知
8、识越丰富 知识结构越趋于完善 初级基础技能 较高技能 相关知识结构 全面综合技能 系统完善的知识结构 2 秘书人员应掌握的各学科知识 专业知识 秘书业务知识 秘书学知识 秘书写作知识 文书档案知识 调研 会务 人际关系等知识 所在工作部门岗位的专业知识 一 秘书人员的知识结构 2 秘书人员应掌握的各学科知识 一 秘书人员的知识结构 基础知识 政治哲学类 语言文学类 数学统计类 历史地理类 法律知识类 相关的辅助知识 管理知识 外语知识 地方志知识 导游和礼宾接待知识 2 秘书人员应掌握的各学科知识 秘书人员的个人才艺 从琴棋书画讲起 中国传统文化中的审美艺术 职业化秘书的个人才艺修养 诗词歌赋
9、等文化底蕴 吹拉弹唱等文艺才能 文化娱乐活动的组织者与主持人 一 秘书人员的知识结构 3 高级秘书人员的综合素质 优秀 对高级秘书人员的评价 一 秘书人员的知识结构 4 不同层次秘书的基本知识技能 初级秘书的替身作用 人手型 代替的是哪一部分 内容及特点A 日常事务性工作B 服务性工作内容C 动手而无需动脑D 简单重复又耗时 价值在哪里 一 秘书人员的知识结构 现场连线 4 不同层次秘书的基本知识技能 初级秘书的替身作用 应知应会与操作技术 OA 办公自动化系统应用A 计算机操作 打字 制表B 网络应用 互联网与局域网C 数据库 各类资讯 其它办公设备设施使用 接待人员与电话管理 一 秘书人员
10、的知识结构 4 不同层次秘书的基本知识技能 中级文秘人员的知识技能 具备初级文秘人员的基础 有较好的文字处理能力 能起草一般性文件 有较好的沟通协调能力 A 能协助处理内部人际事务 调解纠纷B 能外部公共关系协调 艺术气质 能主持一定的文艺活动 计算机熟练 英语优秀 摄影 驾驶等 一 秘书人员的知识结构 4 不同层次秘书的基本知识技能 高级文秘人员的知识技能 具备初 中级文秘人员的基础 有良好的文字处理能力 能策划大型文案 有良好的沟通协调能力 授权 A 代表领导裁决内部人际事务B 代表领导出席外务活动 演讲 发言 艺术气质 能主持大型商务 文化活动 计算机熟练 多种外语 有一定的概念 判断
11、决策能力 助手 一 秘书人员的知识结构 1 什么是办事能力 秘书人员有效地处理各种日常事务的本领 文书事务 会议事务 值班事务 接待事务 电话事务 生活管理事务 领导交办的其他事务 二 秘书人员事务处理技能 2 什么是良好的办事能力 注意事项 要明白职权范围 不越权 讲实效 要熟悉办事程序 工作中能够区别轻重缓急 要善于交往 能同各种人打交道 要掌握挡驾艺术 设法减轻领导者的负担 二 秘书人员事务处理技能 3 事务处理中的关键点 理 事务本身的内在逻辑性 技术层面的原理 哲学层面的哲理 人际关系中的做人的道理 情与法 情理与法理 注重平时感情的积累 心中的法制观念 大事讲原则 小事讲团结 二
12、秘书人员事务处理技能 4 会务处理与会议分类 党政机关的会议 学术团体的会议 民间组织的会议 企业常有的会议 按时间推进划分 按业务类型划分 按层次级别划分 按业务区域划分 按会议特点划分 其它 二 秘书人员事务处理技能 5 会务处理的流程 明确会议目的 凡事皆有因 作好充分准备 预则立 不预则废 通知 会议资料 会场布置 发言人等 人员要有限制 会议的保秘范围 会场强调纪律 严肃性 领导带头 会风 会中充分讨论 畅所欲言 会议要有决议 记录 纪要 归档 二 秘书人员事务处理技能 三 口头表达能力的培养 1 语言的基本常识 语言概念 人类交流沟通信息的基本工具 语言分类 口语 书面语 体态语
13、口语 交流沟通信息的工具之一 最普及 最重要 最常用 口语的基本特征 声音传递 时间性 临场感 情感性 三 口头表达能力的培养 2 口语表达能力训练 基础前提 丰富的知识基础 天生一副好嗓子 心态与心理素质 客观机遇 职业型机遇 名师指导机遇 其它偶发性机遇 2 口语表达能力训练 没有机遇创造机遇 认识口头表达力的重要价值 主观上有强烈的训练欲望 通过一定的方法总可以达到目的 有目的和有计划地进行口语训练 训练内容A 知识的丰富性积累 思维的逻辑性培养 表达的技巧性训练 心理素质培养 三 口头表达能力的培养 三 口头表达能力的培养 口语训练的原则 表达的准确性 遣词造句 意思的完整性 表达明白
14、 语言的内装饰性 丰富 形象和生动 语言的外装饰性 标准的普通话 声音洪亮有质感 语音 语调的美感 注意口语与书面语的区别 三 口头表达能力的培养 4 口语训练的操作 养成每天朗读的习惯 当天的报纸 最近的杂志 随便一本你喜欢的书 早晚各半小时 注意事项 用标准的普通话朗诵 打开喉咙 扩大口腔空间 慢速 中速 快速递进 尽可能最大声 录音回放找差距 1 书面语言 诞生文字 记录口语 古代无法记录口语 2 书面语诞生的价值 跨越时空 永久保存 记载历史 传承文化3 中国文字的特点 字 词 句与篇章卷册 音 形 义 与拚音文字的区别4 文字组织能力的体现 文艺作品 应用文 5 如何培养文字组织能力
15、 功底 天份 机遇 爱好 勤奋 行动 四 文字组织能力的培养 1 企业公文的概念及作用 概念 是将企业领导管理思想和意图 通过文字表达 形成公文文稿的过程 公文的作用 规范标准作用 领导指挥作用 广告宣传作用 沟通信息作用 凭证记载作用 五 企业公文的类型与应用 2 公文的类型及格式 国务院办公厅 国家行政机关公文处理办法 规定现行公文分10类15种 命令 令 指令 决定 决议 指示 布告 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 后来又增加3种公文 条例 规定 公报 五 企业公文的类型与应用 2 公文的类型及格式 企业参照政府机关执行 决定 决议 规定 公告 公报 通告 通知
16、通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 公文的书面格式 文头 正文 文尾 五 企业公文的类型与应用 3 公文撰写的基本要求 一般写作要求 主题明确 结构严谨 层次清楚 文字流畅 特殊的要求一 要符合企业制度规范和发展战略二 要准确地反映客观实际情况三 要恰当地体现企业领导的意图四 要抓住主要矛盾 突出重点五 要符合规定格式 使用惯用语六 篇幅要简短 文笔要朴实 用词要准确 五 企业公文的类型与应用 第三讲 第三讲 秘书人员的专业技能 下 秘书人员的专业技能 下 一 企业文秘档案的管理二 知识经济时代的信息处理三 秘书人员时间管理技巧四 内外部沟通和社交能力培养五 文秘人员的参谋助手作用 第三讲 秘书人员的专业技能 下 目录 1 档案工作的内容和原则 档案工作的内容 档案的收集 档案的整理 档案的鉴定 档案的保管 统计和提供利用 档案工作的基本原则 集中统一 维护档案的完整与安全 便于各项工作的利用 一 企业文秘档案的管理 2 企业档案的分类与管理 分类 人力资源档案 员工资料 人才数据库 行政文秘档案 行政文件 制度规范 公司发展历史记录 财务档案 帐务 票据 金融 技术档案 工艺设计图
