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1、 未雨绸缪 与 亡羊补牢 机制公司内审问题的探究 编制部门 海通投资集团公司综合部编制人 吴克时间 2014年3月16日 出处 诗经 豳风 鸱鸮ch xi o 迨天之未阴雨 彻彼桑土 绸缪牖 y u 户 武王灭纣后 封管叔 蔡叔及霍叔於商都近郊 以监视殷遗民 号三监 武王死后 成王年幼继位 由叔父周公辅政 致三监不满 管叔等散布流言 谓周公将不利于成王 周公为避嫌疑 远离京城 迁居洛邑 不久 管叔等人与殷纣王之子武庚勾结行叛 周公乃奉成王命 兴师东伐 诛管叔 杀武庚 放蔡叔 收殷余民 周公平乱后 写一首 鸱鸮 诗与成王 其诗曰 趁天未下雨 急剥桑皮 拌以泥灰 以缚门窗 汝居下者 敢欺我哉 近义
2、词 有备无患 防患未然 居安思危 未寒积薪 鸱鸮 ch xi o 反义词 临渴掘井 临阵磨枪 亡羊补牢 成语解释 未雨绸缪 防患未然 故事出自 战国策 战国时代 楚国有一个大臣 名叫庄辛 有一天对楚襄王说 你在宫里面的时候 左边是州侯 右边是夏侯 出去的时候 鄢陵君和寿跟君又总是跟随着你 你和这四个人整天吃喝玩乐 不管国家大事 郢都 楚国都城 现在很危险啦 襄王听了 很不高兴 气骂道 你老糊涂了吗 故意说这些险恶的话惑乱人心吗 庄辛不慌不忙的回答说 我预感这样的事 风险 将要发生 不敢故意说楚国有什么不幸 假如君王始终宠幸这四个人 而不稍加收敛 那楚国一定会因此而灭亡的 你既然不信我的话 请允
3、许我到赵国躲一躲 看事情究竟会怎样 庄辛到赵国才住了五个月 秦国果然派兵侵楚 襄王被迫流亡到阳城 今河南息县西北 这才觉得庄辛的话不错 赶紧派人把庄辛找回来 庄辛至 襄王曰问他 寡人不能用先生之言 今事至于此 为之奈何 庄辛很诚恳地说 臣闻鄙语曰 见兔而顾犬 未为晚也 亡羊而补牢 未为迟也 意思是说 出现错误 不可怕 马上纠正 不算晚 不算迟 成语解释 亡羊补牢 为时未迟 内审的目的 其目的是检验质量体系的符合性 适应性和有效性 具体来说 就是检验质量体系的策划完整性 可执行性 一致性 流程之间有无互相矛盾 有效性 是否保障质量 降低成本 提高效率 偏差在哪里 审核之目的还最终要落在改善上 就
4、是要做 亡羊补牢 和 未雨绸缪 之事 那里需要纠正 何处需要预防 通过机制公司内审的发现 找出各公司存在的普遍问题 2014年2月17日机制公司内审不符合项报告 不符合现象1 问题描述 顾客要求对项目存在的风险建立风险预警机制 风险预警资料不完善 应有沟通计划记录 没有对风险进行再次评估的记录 原因分析 策划是否完整 有无文件支持 有无风险评估的流程和制度以及相关的可追朔性记录 制定措施 制定和完善 风险与机会管理程序 编制 风险识别表 风险管控表 并拟定 检查 控制 评估 考核 的制度 将这一过程进行充分识别后 管控起来 诊断要点 亡羊补牢 关注 对顾客要求 由谁牵头 归口部门 设立顾客要求
5、 尤其特殊要求 台账 并担负信息传递 督促检查和文件归档的职责 对顾客的要求一一识别 逐条相应 制定措施 确保有效性得到验证 留下证据 问题描述 要求对产品加工自制还是外委进行充分论证 项目资料未见论证资料 也未见4G18E分供方清单 原因分析 策划是否完整 有无文件支持 编制工作没有完成 审核予批准过程不严谨 制定措施这是TS 16949标准的要求 如果程序文件没有规定 则进行补充和完善 如果有规定 则解决执行不力的问题 学习文件 理清在工艺设计阶段必须输出的文件目录 逐一完善 诊断要点 亡羊补牢 文件的学习与培训不能缺失 要求员工学习文件 必要时组织集体学习讨论 对应该输出的传文件进行清理
6、 形成 项目输出文件目录一览表 今后工作完成后要逐一对照一览表进行审核与批准 不符合现象2 问题描述 要求对包装方案进行验证 托盘更改为木箱 未见到验证的评审资料支撑 原因分析 是否策划不全 是否有策划文件但没有执行 制定措施 指定有技术质量或相关人员 编制包装验证方案 作业指导书 由质量检验部门出具检验单或验证报告单 诊断要点 亡羊补牢 输入不充分 输出不完整 对如何验证 验证什么 要有明确的参数和指标要求 因此 技术部门必须出具包装质量参数 和验证方法 试验大纲或规范 说明流程策划不完整 每一个员工 每一个岗位 尤其各级管理者 在工作开始和结束的时候必须考虑 输入是否充分 输输出是否完整
7、不符合现象3 过程管理的要点 过程 是将输入转化为输出的系统 过程是一个广义的概念 任何一个过程都有输入和输出 输入是实施过程的基础 前提和条件 输出是完成过程的结果 所以说 输入要充分 输出要完整 重要的问题是如何识别过程 任何工作都可以才有 过程流程图 的方法去识别 只有识别完整了 才能做有效的控制 问题描述 目前发吉利的4G18E产品采用木箱发货 包装图为托盘 包装更改未更新到项目资料 原因分析 有无更新要求文件条款 现场图纸文件未得到更新 流程没有得到遵守 属于工作任务未完成 制定措施 培训 变更管理程序 如发现不完善的地方 则完善之 诊断要点 亡羊补牢 变更管理程序 不能有效执行 这
8、是体系没有形成闭环的原因 PDCA循环不严密 管理者的责任是那些 审核 批准 不符合现象4 问题描述 顾客来图要求总成齿圈径向跳动0 12 机制公司实际工艺图控制要求为0 25 未见顾客批准的记录 原因分析 工艺文件批准流程 有无必须有顾客批准的要求 有无如何获得顾客批准的流程与方法 工艺图的审核与批准是否关注了顾客批准这一项 制定措施 策划顾客批准的流程 方法和记录 识别哪些过程需要顾客批准 形成目录 并存入顾客档案 诊断要点 见下页 不符合现象5 策划不足 缺少方法 什么叫做顾客批准 怎样把握顾客批准 要研究法律证据收集方法 除了顾客正式签署批准的文件以外 还包括已经继承事实的证据 验收
9、付款 已发出的电子邮件等默认的证据 发出的电子邮件一定要下载 截屏 归类存档 或考虑是否规定回复时间 不回复视作批准的字样 如 如存在异议请在2个工作日内回复 等 保存过程证据 必须从现在就开始 这是未雨绸缪 规避法律风险的重要措施 不符合现象5 诊断要点 问题描述 齿圈加工工艺齿圈内孔最终尺寸为237 237 115 加工工序尺寸为237 13 237 18 设计思路为收缩0 08 0 13 检测记录1 件收缩了0 16 验证记录与工艺设计不相符 且验证记录为原始记录 原因分析 这样是否符合接收准则 能否算合格 检验员应该依据怎样的标准 制定措施 清理检验作业指导书 明确接收准则 要么更改文
10、件 要么进行不符合评审 防止不合格品的流出 不符合现象6 诊断要点 执行不彻底 合格的判定标准什么 应严格执行 不合格品评审流程 检验人员进行不符合描述 判定 标识和隔离 立即报告质量部门 并将 不合格报告单 按流程规定传递到质量部门 按流程 召集技术 生产人员进行评审 做出结论 是否报废 返工 返修或者让步接收 并采取遏制措施 同时做出是否转入 纠正与预防管理程序 问题描述 对于过程中不良项目整改的效果验证缺乏数据支持 原因分析 这个问题描述不具体 内审应该提供有效证据 而不是抽象为 不良项目 姑且不谈这个描述 这里我们把它视为 纠正预计划中的项目 纠正与预防中没有规定验证方法和记录要求吗
11、虽然规定了 但可操作性不强 对执行人员没有交代清楚 没有提醒执行人员要求提交记录 没有理解 证据的重要性 制定措施 培训 纠正与预防管理程序 熟悉记录表单 应明确规定验证方法 表格没有填写完 审核 批准不能签字 清晰描述对证证据 报告 图片 数据 对比表格等 考核要求等 梳理流程 编制记录表格 规定责任部门或责任人 进行监督检查和考核 将这项工作纳入部门的工作计划 纳入周调度会或月调度会上的报表和统计内容 诊断要点 输入要充分 输出要完整 不符合现象7 问题描述 量具检定策划不充分 三坐标检定合格证2013年10月19日到期 仍在使用 防错工装JL472Q 01B1300无定期验证记录 原因分
12、析 是否有年初编制的 计量器具校准 检定计划 有无责任人 有无检查 有无考核 改进措施 梳理完善程序文件 对测量监视设备 检具 量具的管理人员 进行体系文件的培训 完善管理制度 清理监视与测量装置 量具检具 工装 刀具 分类建立 XXX测量器具设备台账 及履历表 量具检具档案 编制 年度校准 检定计划 建立定期巡检 抽检制度 建立KPI指标 纳入质量部门的当期计划 按月予以考核 不符合现象9 一 8在表中与7重复 诊断要点 执行不到位 管理缺少闭环系统 体系文件形成虚设了量具检具管理的工作重点是什么 如何管理 体系文件已经完全规定了管理流程 管理事项 管理标准 记录方法 只要我们认真学习 坚决
13、遵守 定期报告 形成习惯 这样的问题还会发生吗 按体系文件要求 检测设备 检验器具应该有管理台账和档案 质检科每年都应该有 年度测量设备器具的检定 校准 维护计划 这个计划是检验科的一项重要职责 工作任务 发生这样的问题 应该是一种失职行为 这应该是严重不符合项 因为他可能导致貌似合格产品流入顾客市场 一旦发生不合格 后果尽可设想 管理者必须每天 每周 每月 统计和报告部门工作的完成情况 如不能按计划完成应该提前请示和报告 这样我们才能会发现 在资源配置 水平和能力以及管理机制方面的问题 才能有针对性的制定措施 可能会造成 系统性失效 产品可能面临批量报废 或流入市场 应属于严重不符合 应引起
14、相关管理者的高度重视 不符合现象9 二 问题描述 全尺寸检测报告记录填写不规范 如要求3 6深11 238的要求 实际检测数据只记录了 合格 原因分析 检验文件有无要求 员工是否做了培训 管理者是否进行检查 制定措施 完善检验作业指导书 要清晰 明确规范检验项目 器具 编号 记录方法 审核与校对的要求 上岗员工必须进行现场培训 尤其是对新产品 新工艺 新员工 要有检查与考核制度 诊断要点 测了没有 在什么一个范围 凡是有数据要求的测量 必须记录实测数据 用这个实际测量数据对比文件要求的参数 做出合格与否的判定 这要形成一种防错规范和制度 防止错判 误判 漏判 所有质量记录 体系所规定的四层次文
15、件 都不允许提前填好未测数据 工作流程不许颠倒 这是预防的重要概念 否则 质量体系相同虚设 很好的方法和工具 不能发挥其预防的功能 质量 成本 交期的目标很难达到 容易造成批量报废和返工 以及难以追溯 防治措 一 真实记录 二 定期巡检 进行抽验 这是有生动案例的 后补的假数据 一边倒 更换机油事故案例 不符合现象10 问题描述 未见到供应商质量问题的清单汇总和质量整改措施报告原因分析 有无供方质量问题 是否进行不合格评审 有无供方不合格台账 是否登记 是否有将问题反馈给供方的证据 是否有供应商改正效果验证证据 及反馈 供应商管理人员是否充分了解程序文件的要求 制定措施 对 供应商管理程序 和
16、 采购管理程序 进行培训 重新梳理流程和记录表单 对发现不完整和可能失效的部分 进行完善 对文件进行更新 按流程做好可追溯证据记录 确定供方不合格品台账 传递信息反馈 并要求供方回复 明确整改期限 并对供方进行考核 制定KPI指标 此项按月统计 并月报 诊断要点 执行不彻底 要依据供应商管理程序去做 如果程序不完善 应立即补充 对供应商的监控管理至少包括三个方面 合格率 交付率 质量问题按期整改效率 应该按月进行统计监控 并将结果通报供应商 依据对供方的考核分数或等级 建立奖惩制度 可以付款周期 供货配额 价格等方面进行激励 不符合现象11 问题描述 排列图的运用不正确 原因分析 表现出培训不到位 员工不会应用 管理是否理解了其正确的要求 制定措施 对质量记录 进行汇总 集中培训 明确要求 制定考核标准 增加巡检项目 进行定期巡视检查 统计考核 并保存记录 诊断要点 统计工具应该建立标准 或者依据本厂实际需求状况 建立模板和格式 管理人员必须自己清楚 才能有效的要求员工 不符合现象12 问题描述 没有风险分析供方管理办法 缺乏对风险分供方的管理手段 原因分析 策划是否到位 人员 知识
