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1、9.3管理运作制度A. 财务管理运作制度一、 管理方案财务系统的设置按深圳港中旅花园具体情况划分核算单元，每个核算单元为一个成本中心，由各成本中心及共同成本中心构成物业管理核算体系。二、 管理原则严格监管各管理单元，主要侧重于现金收支情况的监督及费用的控制、出包合同及物资采购的监督控制，确保各项费用能控制在预算之内。三、 财务会计制度总体遵循中华人民共和国会计法，中华人民共和国外商投资企业财务管理规定、中华人民共和国外商投资企业会计制度，国家有关的税收规定，及物业管理有关规定，具体按财政部房地产开发企业会计制度及物业管理企业会计核算补充规定执行。四、 财产管理制度(1) 財產管理包括財產的保管
2、、保養、使用、維修及支付保養、維修的各種支出。(2) 財產實行分級管理。所有財產由財務部列帳記載, 其中工程、機電、設備類物資由工程部管理, 及各使用部門保管; 其他物資由公办室管理, 及各使用部門保管。(3) 财产物资分固定资产、低值易耗品、办公用消耗性物品及其它消耗性物品。(4) 所有固定資產和非消耗性物品按使用部門設卡登記; 屬個人使用、保管的非消耗性物品按使用人設卡登記。(5) 各種物資應設倉庫保管，各倉庫應分品種、規格和型號設賬記錄各種物品的收、發、存情況，並按月向管理处主任、主管部門和財務部報送月報表。(6) 各種物品必須按規定定期進行檢修。由使用部門提出檢修計劃，經批准後，由對口
3、部門安排維修。(7) 固定資產發生損壞時，使用部門應立即報告管理部門。損壞嚴重時，必須報告管理处主任。屬責任事故者，对当事人予以严肃处理。(8) 低值易耗品和非消耗性物資發生損壞時，由使用部門或使用人向有關管理部門辦理交舊領新。屬人為損壞者（包括需維修的），由責任者進行賠償。(9) 固定資產或低值易耗品報廢時，由使用部門填寫報廢表，經倉管主管部門鑒定並經總物業經理批准後報廢。由歸口主管部門進行處理。所有物品進行檢修、報廢時均需報財務部備案。(10) 固定資產的折舊年限按國家的規定每一固定資產預計殘值率10%確定其殘值後，按直線法計提折舊，從投入使用月份的次月起，按月計提；停止使用的，自停用月份
4、的次月起，停止計算折舊。固定資產提足折舊後，仍可繼續使用的，不再計提折舊；提前報廢的，不補提折舊。(11) 各種低值易耗品在領用後，原則上一次性攤銷。但數額較大的，按使用時間攤銷。(12) 購置各種物品必須辦理進倉驗收手續；領用各種物品，必須填寫領料單，經部門主管簽批後辦理領用。庫存物品每月至少盤點一次，發生盤盈、盤虧或變質，應立即查清原因，報告主管領導。情況嚴重的，應報告總物業經理。(13) 各部門所有的收支結算一律通過財務部辦理。(14) 庫存現金必須嚴格執行國家關於現金管理的有關規定。當日發生的收入一律送入銀行，一般不得坐支。每日結出餘額，每周填制現金收支報表，做到賬款相符。發現現金短缺
5、或溢余，應立即向財務經理報告，並查明原因。重大事故應立即報告總物業經理。(15) 銀行存款的收支應每天結出餘額並每周填制銀行存款報表。月結時，應取得銀行對賬單，填制銀行存款調節表。(16) 對外簽訂的各種合同，均應送財務部，由財務部監督和配合合同的執行。(17) 銀行的結算憑證、發票、有價證券等統一由財務部管理。五、 物资管理制度(1) 物资分类：i ) 固定资产：单位价值在1000元以上（含1000元），使用时间在1年以上（含1年）。ii ) 低值易耗品：单位价值在100元以上1000元以下，使用时间不足1年或超过1年的物品。iii ) 办公用品：办公用消耗性物品。iv ) 物料用品：管理所
6、需的消耗性物品。(2) 物资采购(工程)申请审批程序A. 所有采购须先由各所在物业管理处填写“采购单/工程承包确认单”,由物业管理处主任签批后报物业管理公司审批:a) 总额在500元以上、1000元以下者，采购部门须提供1-2份报价单，由物业管理处主任审批后报物业管理公司审批；b) 总额在1000元至10000元以下者，采购部门须提供不少于2份的报价单；由所在物业管理处主任审批后报物业管理公司审批；c) 总额在人民币1万元至2万元以下者，采购部门提供3份报价单,由所在物业管理处主任审批后报物业管理公司审批；d) 总额在人民币2万元至5万元以下者，采购部门提供4份以上报价单，由所在物业管理处主任
7、审批，报物业管理公司审批；e) 总额在人民币5万元至10万元及以上者，采购部门须提供5份以上的报价单，由所在物业管理处主任初审，报物业公司审批。 B. “采购单/工程承包确认单 ”一式五联，分别为：- 第一联（白色）-承包商/供应商留存 第二联（红色）-所在物业管理处经理留存 第三联（绿色）-物业管理部会计处留存第四联（黄色）-采购人员在申请付款时作附件给会计部 第五联（蓝色）-存档于物业管理公司C. 所有采购及工程项目对外须签定正式合同，备合同原件或复印件一份给会计存档；D. 所有采购及工程项目完成并经有关部门验收合格后，会计部门才能予以付款。E. 对办公用品及其它低值易耗的物品及维修材料等
8、的收、发各物业管理处须指定专人进行登记。(3) 物资的领用、使用、保管制度a) 专人使用之固定资产及及低值易耗品，由使用人办理领用登记手续，并负有保管责任；公司及部门共用物品，必须指定专人保管，保管人履行领用手续并负有保管责任。员工离职或调离必须办理物品交接手续。b) 日常物品的出入库须填写出入库单。仓库管理人员在物品领用时必须凭有关人员的签名的领料单办理出库手续。c) 各部门领用物品须填写领料单，由部门主管及有关部门人员签名后方可到仓库办理领用手续d) 各部门领用之物品，须建立部门领用物品使用登记薄，包括领用时间、领用人、领用数量及用途。e) 仓管人员应及时将出入库单送至财务以便入帐。财务应
9、定期汇同仓管员对库存物资进行盘点。并对物资的采购、消耗、使用情况汇总分析，形成分析报告。六、 成本控制(1) 严格按预算对各单元进行控制；(2) 严格按规定审查各种财产物资的申购程序及合同报价等；(3) 员工借款必须严格执行审批制度。借款人先填写借款申请单，经部门主管、财务主管及管理处主任审批后，由财务部办理借款。所有借款除零星采购可使用现金外，均采用支票或汇票结算。现金借款不得超过RMB1000元，申请人必须还清旧款方可申请新的借款。(4) 有关部门费用报销规定a) 管理处必须严格遵守有关审批程序，凡需购买之物品，要先填写“采购/工程承包确认单”，由管理处管理处主任签名，呈物业管理公司审批后
10、方可履行采购。所有“采购/工程承包确认单”由各部门填写所购物品清单交管理处出纳，由出纳统一填写并编号。要求所填内容、金额必须齐全。b) 所有报销须取得正式的发票、单据，并有经办人的签名（全名）；- 市内交通费：外出办事非紧急情况不得搭乘的士，特殊情况除外，但事先须征得管理处管理处主任同意。报销时，报销人必须在的士车票背面注明XX年XX月XX日，由XX地方到XX地方办理XX事情，并签名（全名）。- 办公用品：各部门若需购买办公用品，每月初须填写“办公用品申请单”交由行政文员汇总后统一申请，并按规定程序填写“采购/工程承包确认单”经管理处主任签名呈物业管理公司审批后方可履行购买。临时急需要的零星办
11、公用品必须填写“零星物品申购单”(附后)向管理处主任申请，经同意后由行政文员临时购买。其他人员不得随意购买办公用品，否则不予报销。任何人不得擅自购买任何收据，如有需要应到物业管理部会计处领取。- 工程部使用的工具用具及维修用品必须按月预算，统一申请并按本规定之“一”项的要求操作。临时急用之维修用品须填写“零星物品申购单”向物业管理公司申请，经同意后，方可购买，并及时将该笔报销单据传真至物业管理公司按规定程序审批。- 通讯费用： 管理处管理处主任之手机费用按500元/月标准报销，超过部分自理，如实际费用不足报销标准，按实际发生数据实报销。但不再报销CALL机台费。 管理处主管及以上级员工按规定每
12、月凭据报销手机费用或CALL机台费(数字机)。 其余员工手机费用或CALL机台费一律不得报销，特殊情况需报销手机费用或CAII机台费者须由管理处管理处主任单独书面申请，须详细说明被申请报销人员报销该费用之必要性，经物业管理公司审批后从审批当月开始按审批标准执行。 报销人取得通讯费报销单据后应及时按月报销，下列情况不予报销：l 所取得之原始凭据之客户名称与报销人不相符者，不予报销；l 用其他月份之原始凭据代替当月凭证报销者，或擅自修改原始凭证者, 不予报销； 所有购买之办公用品及维修用品报销时须附清单于发票后，否则不予报销。(5) 报销程序：l 经办人员在报销单据背后签名后，填写“费用报销单”，
13、并在“报销人”处签名，并将发票单据整齐粘贴于“费用报销单”之后；出纳审核“费用报销单”所填数据与其附件发票单据的数据是否相符；所填单据内容是否符合有关财务规定；l 管理处主任签名。l 出纳须将“费用报销单”及有关附件传真至物业管理公司审批后方可支付现金；l 出纳取得按规定的审批程序审批完毕之“费用报销单”后履行支付程序，收款人签名，出纳加盖“现金付讫”或“银行付讫”印章；七、 会计报表规定(1) 每月财务报告须按统一的格式上报，具体报送报表如下：a) 资产负债表；b) 收支表；c) 固定资产明细表；d) 各科目余额明细表（往来帐明细须单独列表反映）；e) 应收、已收、实收管理费明细表f) 库存
14、现金盘点表；g) 银行存款余额调剂表；h) 银行存款余额调剂表；i) 财务报告说明(2) 每月日为报表的上报日（节假日顺延），为了保证报表的准时上报，各管理处每月结帐日期统一为月末最后一日(3) 所有报表须先报送至物业管理公司，审核后之财务报表方报送给有关部门人员。B. 保安管理运作方案(一)保安員培訓規程以通過軍事化培訓, 培養成為一支訓練有素、紀律嚴明、文明執勤的保安員隊伍。其中各培訓人員之職責包括:-i)保安领班負責本班保安員的軍體培訓及考核。ii)保安主管負責監督、指導保安隊全面軍體培訓工作與考評。iii)中心主管保安領導負責檢閱、考評保安隊員整體素質。而軍訓之內容將根據國家之軍訓規範
15、進行。(二)保安員之工作規定保安員須根據下列規定進行工作:-1.0保安員一般守則職責1.1執行大樓管理辦和安管部主任指定之任務；1.2於指定崗位當值；1.3防止一切可疑人員和未經允許之人員進入大樓；1.4保障大樓內人員及財物的安全；1.5處理一切崗位內發生的事件並上報領導；1.6執行上級臨時指派的工作；1.7當值時必須著制服，未經接替決不可離崗；1.8不許與閒雜人員等包括當值員之親友在崗位上攀談；1.9交接崗時，必須將崗位內的情況，詳細交待清楚，提前十分鐘集隊並交接崗；1.10熟記大樓各部門電話，以便應急聯繫通知；1.11當值時不管發生大、小事情都需彙報後記錄入薄；1.12 熟悉救火器材的位置及使用方法與實用範圍，電源總閘，總水閘等以便應急使用。2.0保安員不可觸犯的紀律2.1遲到、早退；2.2衣冠不整；2.3粗暴無禮；2.4精神散漫；2.5當值時不穿制服；2.6當
