（管理制度）某保险股份有限公司会计电算化管理办法

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1、公司制度汇编（财务部）某保险股份有限公司会计电算化管理办法第一章 总则第一条 为了加强公司的财务管理，提高财务管理水平和工作效率，保证会计电算化工作的正常开展，根据中华人民共和国会计法、财政部发布的会计电算化管理办法和会计电算化工作规范，结合我司的实际情况，制定本办法。第二条 电算化岗位设电算主管、系统管理员、系统操作员（包括凭证录入、凭证复核、总帐管理等）、数据管理员四个层次的岗位。各岗位职责如下： 1、电算主管： 电算主管是公司会计电算化工作中级别最高的岗位。负责制定公司会计电算化的发展规划，为本单位领导提供决策依据；根据本单位特点合理地设置电算化管理岗位及配备专业人员，检查岗位人员工作情

2、况，严格执行本规则对各岗位人员经济责任制的约束；负责财务会计系统的日常管理工作；负责日常的种类代码、数据正确性和适应性维护，监督并保证财务会计系统的正常运行，做到合法、安全、可靠、可审性的要求；检查会计凭证处理工作，确保各类输入单据符合系统的要求；正确分配操作人员的使用权限，保证各种电算化规定的正确实施；监督检查人员工作，防止不规范的操作使用。 2、系统管理员： 系统管理员一般由电脑人员担任。负责财务会计系统软、硬件的安装和调试，以及系统软、硬件的管理和维护，保证系统的正常运行，对计算机系统的安全可靠运行总负责；每日固定时点将系统数据做磁带机备份；定期检查软、硬件的运行情况，负责系统运行中软、

3、硬件故障的排除工作，在系统发生故障时应及时到场，采取措施。 3、系统操作员： 操作人员是指除电算主管和系统管理员以外有权进人财务会计系统，并调用系统全部或部分功能的人员。系统操作员主要负责各类数据录入、复核以及各种数据账表的编制打印工作。 凭证录入员应严格按照记帐凭证做好数据输入操作，输入完毕进行自检核对工作，核对无误后实施凭证保持。凭证复核员负责输入凭证的审核工作，发现问题属于操作问题通知原凭证输入人员修改，属于系统维护通知系统管理员进行处理。对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还有关人员补齐后再进行复核，对于不符合要求的凭证不予确认。凭证复核通过后登入模拟帐。总帐管理员负责月度终了编制

4、系统性转帐凭证和综合性转帐凭证，修改已登帐的凭证，负责批处理登录正式帐，检索帐表综合平衡，编制会计报表。由于操作员对其职责范围的权限把握不严或泄露本人密码，造成本人职责不清，并影响系统安全运行时，应由本人承担全部责任。 4、数据管理员： 负责本系统数据的每日硬盘备份及各类账表、凭证、资料的存档保管；负责本系统输出账表的打印装订，做好数据、资料、凭证的保管和安全保密工作，不得擅自出借。第三条 财务会计系统生成的会计凭证、会计账簿、和其他会计资料必须符合会计制度的要求和审计、税务等部门的要求，满足领导决策的需要。第四条 财务会计系统已输入的记账凭证，未经复核不得登记账簿。复核后的凭证必须打印输出按

5、月装订成册，并经有关人员（凭证录入人员、凭证复核人员、电算主管等）确认并签字。已正式登账的凭证不能修改和删除，只能通过红字凭证更正法来更正。第五条 会计电算化核算与手工记账必须并行三到六个月，在此期间手工记账按照原方法程序不变，记账凭证可以采用计算机打印输出。第六条 财务会计系统网络中所有计算机设备，专人专用，其他人员不得使用；上机人员必须按照权限操作，操作密码必须严格管理、定期更换。第七条 使用计算机必须严格按照正确方法，不得使用非正常方法和程序，对系统和软件及数据不得非法修改和删除，发现问题不要私自处理，应报告领导和系统管理人员。系统管理、电算管理人员，应坚强业务学习，经常对软硬件进行检查

6、维护，尤其防止病毒侵入，做好杀毒工作。第八条 会计凭证应及时装订，所有会计资料及软件程序等资料必须做好备份工作，除打印输出保存外，还需在服务器上保存、在磁带机上备份、在硬盘上备份。第二章 操作管理规定第九条 为保证财务会计系统正常运行，防止计算机舞弊等不良现象的发生，只有经财务负责人批准的系统管理员、系统操作员，才能履行系统的操作职责，其他人员未经授权不得使用系统、查阅有关数据资料。第十条 财务会计系统的操作人员，必须具有良好的会计职业道德、熟悉会计业务和计算机操作知识与技能，并取得会计电算化培训合格证书。第十一条 操作人员必须按正确的开关顺序操作计算机，完成本职工作；离开工作场所，必须退出正

7、在执行的会计软件；不得做与电算化系统无关的工作；除系统需要外，任何人不得进行硬盘分区和格式化、删除目标文件等。第十二条 系统操作过程中发生故障，应立即报告系统管理员，并进行故障登记，详细记录故障发生的情况，重大故障应向财务负责人汇报；操作故障的排除，系统管理员必须到场，并组织实施。第十三条 会计电算化岗位应保持相对稳定，不得经常变动；应建立定期轮岗制度，以使操作人员相互交流、掌握各岗位的职责、防止计算机舞弊。第十四条 权限设置必须经财务负责人授权、系统管理员操作；操作人员的上机密码，不得泄漏、遗忘或告诉他人。第十五条 计算机操作人员的操作权限与操作规则： （一）电算主管 负责所有会计核算数据的

8、初始化、数据备份与恢复、系统运行错误的登记与排除工作；负责系统操作使用的组织与管理工作，分配操作人员的操作权限，任何一个操作人员的密码如果泄密，必须及时更换，输入机器的操作人员姓名必须为固定唯一姓名。 会计科目的设置必须符合会计制度与公司核算、管理的要求。报表格式必须符合上级主管部门和财政主管部门的要求。对上级公司要求上报的报表，不得随意修改其格式或者增减其中项目。除进行数据维护时，不得修改数据库结构。其他操作人员一律不允许实施数据库操作。 （二）系统管理员 负责财务用机和财务软件的安装及调试工作，负责对财务会计系统硬件和软件的检查及运行故障处理工作，以保障系统的正常运行。负责数据库的日常维护

9、工作，每日固定时点做数据磁带机备份，并协助电算主管作好数据恢复、系统运行错误的登记与排除工作。 （三）系统操作员 操作人员必须经过培训并经电算主管和系统管理员认可后方可上机操作。 系统操作员密码在系统初始化时由电算主管或系统操作员设定，系统操作员应在第一次登录会计系统时更改密码。操作人员必须牢记自己的密码，并注意安全保密。如遇密码可能已泄露的情况，应立即更换密码并报告电算主管或系统管理员，以便及时检查系统的安全性、完整性。当操作员忘记已设定的密码，应报告电算主管，由电算主管采取相应措施予以恢复。在会计系统运行过程中，操作人员如要离开现场，必须在离开前退出系统，以防止其他人越权操作。1、凭证录入

10、员 按照操作规程录入凭证数据，并负责录入数据的正确性校验并凭证保持。对操作中出现的问题作详细记录并及时向系统管理员报告。数据录入员无权修改原始凭证或手制凭证上的数据，不得进行凭证复核操作。 数据录入员进行数据录入操作时应严格按照凭证内容输入数据，不得擅自修改凭据。如发现凭证数据有错误立即通知凭证编制人员或电算主管，并根据修改后的凭证修改录入的数据。数据录入人员除可以进行数据录入操作外，还可以进行数据查询工作，但不进行数据复核操作。 2、凭证复核员负责对已录入计算机凭证进行包括会计科目代码、分析代码、摘要的规范性和数据的正确性审核，确保入账数据的完整与正确。复核时发现凭证录入错误，必须通知数据录

11、入人员进行修改，复核人员不进行已录入数据的修改操作，待数据录入人员修正录入数据后再进行复核确认操作并登入模拟帐。3、总帐管理员负责对已登入模拟帐凭证的综合审查，编制记提折旧、汇兑损益等系统性转帐凭证和综合性转帐凭证，修改已登帐的凭证，完成当月所有凭证的录入、复核、模拟帐登记并检索平衡后，负责批处理登录正式帐，编制会计报表。 （四）数据管理人员 负责入账后凭证、账页、报表的打印输出，并按会计档案存档的规范装订；负责做好系统数据的硬盘的备份工作；做好软件、数据及资料的安全保密工作。负责数据库的日常维护工作，并协助电算主管作好数据备份与恢复、系统运行错误的登记与排除工作。 第十六条 在具体岗位分工时

12、，根据实际情况可以一人一岗、一人多岗或一岗多人。但复核与记账不得由一人兼职；系统管理员一般由电脑人员担任；出纳不得兼任数据管理员、凭证复核员；凭证录入员工作。第三章 档案管理规范 第十七条 报表的编制要求做到数据真实，计算正确，内容完整，手续齐备，做到账证、账表、表表之间勾稽严密，分公司每月（季）必须以书面形式上报各种报表，书面报表的数据必须与电子报表一致，书面报表必须由机器打印并按规定由有关人员签字盖章。 第十八条 会计档案包括存储在服务器、磁带机和磁盘（硬盘、软盘、光盘）上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证、会计账簿和会计报表。” 公司的财务软件及所附用户培训手册等视同会计档案保管，保管

13、期限截至该系统停止使用或有重大更改之后五年。 财务会计系统内的会计文件必须按规定及时打印输出，未打印之前不得抹去。以书面形式保存的会计档案按会计档案管理办法规定的保管期限和管理办法管理。 服务器内会计档案保管期限必须在两年以上，其中会计科目和总账数据（包括年度和月度汇总数据）必须永久保存，保存期限同书面形式档案有效期限。 第十九条 每日将服务器上的会计数据建立备份，备份是通过对会计数据复制和分区存贮来实现信息存储的，不得直接对数据库内的会计数据进行任何非法操作。 第二十条 系统管理员应协助电算主管根据本单位数据量情况，每隔一定时间（最长不得超过一年）清理一次硬盘，删除硬盘上以前年度的会计数据，

14、以利于提高机器的利用率和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除。 第二十一条 会计数据外借使用时，只能使用备份软盘副本，备份软盘的使用、外借以及制作副本等都必须经电算主管同意，并作好书面记录。 第二十二条 硬盘会计档案的管理工作，包括数据备份、数据恢复和清理硬盘等，由系统管理员在征得电算主管同意的情况下执行。系统管理员应对磁盘上会计档案的安全性和正确性负责。第四章 软件维护 第二十三条 财务会计系统的软件的维护是指保证软件原设计功能的正常实现所能实施的程序修正。 会计软件参数调整和会计数据的更正与恢复等工作由总公司统一进行，各分公司不得擅自变动；会计数据的更正与恢复一般由系统管理员负责。

15、其他操作人员一律不得进行维护操作，维护人员实施数据更正前必须做好数据的备份工作，实施数据更正与恢复过程中必须做好详细记录。 第二十四条 程序修正和会计软件参数手续 1、操作使用人员在实际工作中发现财务系统的原设计功能未正常实现时，立即作详细记录后报告电算主管。 2、电算主管应同系统管理员一起在查明情况并了解需求后，向总公司提出程序修正和会计软件参数调整要求。 3、总公司修正程序或调整参数后，应由系统管理员进行安装和测试。测试无误后才能交操作使用人员运行。 第二十五条 会计数据的修正与恢复 1、会计数据的修正与恢复操作必须由系统管理员或总公司认可的专业维护人员负责，其他操作人员不得进行维护操作。 2、由于凭证填制或录入错误而导致会计账簿数据的错误只能通过凭证更正方法进行数据的修正，不得通过维护操作或直接数据库操作予以修正。 3、一般情况下不允许实施数据恢复操作，只在当硬盘数据已破坏，并无法修正或更换硬件时才能实施数据恢复操作。 4、数据修正与恢复的程序： （1）系统操作人员向电算主管提出数据修改和恢复要求； （2）电算主管在系统管理员的协助指导下修正恢