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1、中小企业行政办公室管理制度一、中小企业行政事务管理制度第一部分 总则第一条 为加强中小企业行政事务管理，理顺中小企业内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。第二条 本规定所指行政事务包括部门内部事物处理流程、文件收发管理、印鉴管理、办公用品管理、报刊信件及邮件管理、保密制度等。第二部分 部门内部事物处理流程第三条 坚持统一领导和分级管理的原则。上下级关系清晰化，下级应定期向上级汇报工作并逐级向上。部门主管以下职员向其直接主管上级汇报工作，部门主管人员向直接领导汇报工作。员工经直接主管同意或紧急情况时可越级汇报，员工与直接主管有不同意见不能统一时可越级汇报。第四条 同级部
2、门之间任务交接应通过其部门主管人员进行工作分配。第五条 员工上班时间不得接待与公司业务无关的人员，遇有特殊情况（如外地亲友来访），应尽量缩短会客时间。第六条 员工上班时间不得将无关人员带入办公室，会客应安排在会客室。第七条 不得在工作期间从事与工作内容无关的内容，如：浏览与工作无关的网页或BBS网站；网上聊天、玩游戏等；看非专业且与工作无关的书籍和报刊。第八条 为保证公司行政电话的畅通，上班时间禁止通过电话拨号上网。第三部分 文件收发管理第九条 中小企业的文件由行政人事部负责起草和审核，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。第十条 中小企业各部门所发文件由各部门负责起草，行政人事部审核
3、，总经理签发。第十一条 经签发的文件和原稿，由行政人事部分类归档、保存备查。第十二条 属于秘密文件，核稿人应注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按公司保密规定，由专人印制、报送。第十三条 文件统一由行政人事部发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。第十四条 外来的文件由行政人事部专人负责签收，并分类登记。由行政人事部经理提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误。属急件的，应在接件后1小时内报送。第四部分 印鉴管理第十五条 中小企业印鉴由行政人事部负责管理。第十六条 印章
4、的刻制、改刻于废止，有行政人事部提出并承办。其中：中小企业行政印鉴、具有法人资格的二级机构印鉴、合同专用章、财务税收及支票印鉴、中小企业主要负责人印章、出纳个人专用印鉴等，在刻印前须报请总经理同意后方可刻制；其他印鉴经行政人事部同意后即可刻制。如有需要更换或废止的印章，各部门应迅速将旧印章交还行政部。第十七条 废止印章由行政人事部保存3年，处理时须征得原使用者的意见后再行处理。中小企业印章受到散失、损毁、被盗时，各管理者应迅速向行政部递交说明原因的报告书，行政部根据情况及公司规定的手续办理。第十八条 印鉴的登记和管理分工。（1） 印章在行政人事部进行登记。（2）行政人事部应将每个印章登入印章登
5、记台账内，并将此帐永久保存。（3）行政印章及中小企业主要负责人印章由同级行政负责人保管使用，非法人资格的二级机构印鉴，由该机构主要负责人保管使用。（4）合同专用章由法人代表及委托代理人保管使用，非法人资格的二级机构印鉴，由该机构主要负责人保管使用。（5）中小企业印鉴的使用一律由总经理签字许可后，管理印鉴人方可盖章，如违反此规定造成的后果由直接责任人负责。（6）中小企业所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。（7）中小企业一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，须经总经理签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向负责人汇
6、报其介绍信的用途，未使用的必须交回。（8）由盖章出现的意外情况由批准人负责。第五部分 办公用品管理第十九条 中小企业办公用品的购置、保管、分配等管理工作由物资部负责。第二十条 购置日常办公用品或报销正常办公费用，由部门主管审批，购置大宗、高级办公用品，必须按财务管理规定报总经理批准后始得购置。第二十一条 各部门所领办公用品（含耗材）计入各部门费用。第二十二条 办公室用品只能用于办公，不得移作他用或私用。第二十三条 所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，禁止贪污，努力降低消耗、费用。第二十四条 办公用品的领用时间为 ，本人直接到物资部办理，其他时间不予办理（新员工除外）。第二十五条 中
7、小企业新员工的办公用品，物资部根据部门主管提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新员工的正常工作。第二十六条 物资部要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好。第六部分 报刊、信件、邮件管理第二十七条 企业公/私报刊、外来信件、外发信件，由行政部负责。第二十八条 报刊管理人员每半年按照企业的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。第二十九条 任何人不得随意将报刊挪作他用，各部门在1-3个月内，将旧报刊交回行政人事部由勤务员统一保管，存档备查。第三十条 企业员工统一使用企业给予的E-MALL地址，命名原则如下：“姓”的全拼（下划线“ ”） 加姓名的第一个
8、拼音的组合构成用户名，最后企业的域名。第三十一条 物资部负责为各部门邮发信件、邮件。（1）私人信件、邮件，一律实行自费，交物资部或自己送往邮局。（2）所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发。（3）控制各类挂号信，凡因公需挂号者，须经各部门主管批准，总经理登记后方可邮发。第七部分 保密制度第三十二条 保密范围企业秘密包括下列事项：（1）企业未付诸实施的经营战备、目标、市场、经营项目及经营决策。（2）企业所持有的科技研究、开发成果、技术资源以及有关技术诀窍、资料。（3）企业内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。（4）企业财务预、决算报告及各类财务报表、统计
9、报表。（5）企业所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。（6）企业员工人事档案、薪资收入及资料。（7）企业重大决策中的其他保密事项以及企业确定应当保密的其他事项。第三十三条 密级确定。企业秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级：（1）绝密级是企业经营发展中，直接影响企业权益和利益的重要决策文件资料及新科技智力成果。（2）机密级是企业的规划、财务报表、统计报表、统计资料，重要记录、公司经营情况。（3）秘密级是企业人事档案、合同、协议、员工薪资收入、公司技术资源、尚未进入市场或企业尚未公开的各类信息。（4）企业秘密的文件、资料、磁盘、光碟，应标明密级，并确定保密期限，保密期限届满，自行解
10、密。第三十四条 保密措施（1）企业的保密管理工作采用“分管负责制”，行政人事部协调有关部门做好保管工作。（2）企业保密的文件、资料和其他物品应放在可靠的保险装置中保存，专人保管。如需要制作、收发、使用、复印、保存和销毁秘密文件，应经保管部门负责人同意，总经理批准，委托专人执行。（3）所有技术资源应分门别类建档、建卡，行政部专人负责管理，个人或部门因工作需要借用时，应开出借条，经总经理或质检部批准后，方可借出，并及时入账。（4）在对外交往与合作中需提供公司保密事项的，应事先经董事长或总经理批准。（5）被聘从事技术产品研制、开发以及重要岗位的员工和咨询顾问，企业人事部应与他们签定保密协议。（6）不
11、准在私人交往和通信中泄露企业秘密，不准在公共场所谈论企业秘密，不能通过其他方式传递企业秘密。（7）公司员工发现企业秘密已经泄露或可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告行政人事部，行政人事部接到报告，应立即作出处理。第三十五条 责任与处罚（1）违反企业保密规定，为造成后果的，给予警告，并扣罚100-500元。（2）违反企业保密规定或过失泄露公司秘密，造成不良后果的给予记过，并降职、降级。（3）为他人窃取、刺探、收卖或违章提供企业秘密的，予以辞退。企业还将追究其法律责任。二、中小企业提案管理制度第一部分 总则第一条 为了推动企业科学技术的发展，鼓励全体员工提出合理化建议和参与技术革新、技术开发活
12、动，加强科技成果的管理、推广和应用，不断提高科技水平，根据上级单位有关规定，结合本企业的实际，制定本管理办法。第二条 本办法所称合理化建议，主要是指有关改进和完善生产和经营管理等方面的办法和措施；所称技术革新、技术开发主要是指对科学技术、业务的开发和对生产设备、工具、工艺技术等方面所作的改造和挖潜。第三条 本办法由总工程师办公室（以下简称总工室）组织实施。第二部分 项目的范围与来源第四条 项目的范围。（1） 适用于市场的新产品、新技术、新工艺、新材料、新设计。（2） 对引进的先进设备和技术进行消化、吸收、改造。（3） 开拓新的生产业务。（4） 计算机技术在通信生产和管理中的应用。（5） 发展规
13、划的理论和方法、企业经营管理、人员培训等软科学的研究。（6） 生产中急需解决的技术难题。第五条 项目的来源（1） 由上级单位下达的项目。（2） 由本企业有关部门下达的项目。（3） 各部门根据生产和管理需要提出的项目。第三部分 项目的申报、立项和经费来源第六条 合理化建议由建议人填写提案申报卡，交总工室。第七条 技术革新、技术开发项目由各部填写项目申请书报总工室。若要申请经费，需填报项目经费申请表及可行性报告。第八条 由总工室组织相关部门对所报项目进行评审筛选、汇总后报总工程师审批。第九条 批准立项后，由总工室向相关部门下达项目计划，项目承担部门按计划实施。第十条 需申请立项的项目，由总工室上报
14、上级主管部门。第十一条 为了避免项目的低水平重复开发，任何项目必须经部门同意后才能上报，经企业立项后才能实施。第十二条 技术革新、技术开发经费列入企业管理开支。财务部每年按自有收入的1%左右安排，由总工室掌握使用。第四部分 成果的评审、鉴定第十三条 成果申报项目完成后，承担部门应填写成果鉴定申请书，并备齐下列技术资料报总工室。（1） 研究报告。（2） 测试和实验报告。（3） 技术设计方案、数据、图表、照片。（4） 质理标准。（5） 国内外技术水平对比分析报告。（6） 技术经济分析和效益分析报告。（7） 标准化审查报告。第十四条 成果的评审、鉴定。（1）总工室在接到成果鉴定申请书后一个月内进行审
15、查、提出意见报总工程师审阅、并答复申报部门是否同意评审鉴定。（2）在市局立项的项目成果，报市局科技处组织评审鉴定。其余项目成果由公司科技项目评审委员会负责评审鉴定。第五部分 成果的奖励第十五条 成果评审鉴定后，选择优秀项目向上级主管部门申报申请专利奖。第十六条 对获专利的项目将按专利管理有关规定进行奖励。第十七条 未申报市专利或申报而未获的项目，由企业科技项目评审委员会评定奖励。第十八条 企业科技项目评审委员会每年组织对成果集中评奖一次，原则上按项目经济效益的大小给予以奖励，也可根据项目创造性大小、水平高低、难易程度和生产发展贡献大小给予客观、公正的评奖。评奖标准按有关规定执行。第六部分 附则第十九条 任何单位及个人无正当理由，不得阻止有关人员进行项目申报和奖励申请。第二十条 对弄虚作假、骗取荣誉者，企业科技项目评审委员会有权撤销其荣誉称号，追回奖金，情节严重者，追究其行政或刑事责任。第二十一条 本办法自颁布之日起开始执行。三、中小企业文书管理制度第一部分 目的第一条 为使企业的公文处理建立科学、合理、规范的程序
