【精编】档案学基础理论教材

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1、档 案 学 基 础 理 论 主讲 胡丽娟 铜仁学院教师 了解档案理论对档案管理的作用 v认识是实践的理性前提与基础 只有认识上 清楚了 实际层的管理工作才能真正做好 档案工作也不例外 管理档案应从对档案的 理性认识开始 档 案 学 基 础 理 论 v档案学基础理论要点 v档案学的定义 v来源原则 v文件生命周期理论 v档案鉴定理论 档案的定义 v 经鉴定值得永久保存以供查考和研究之用 业已藏入或者业已选出准备 藏入某一档案机构的任何公私机构的文件 谢伦伯格的 现代档案 原则与技术 v 某一自然人或法人在法律或事务活动中产生 并作为以往活动之查考资 料和证据在特定场所永久保存的文件和文献的总和

2、德国布伦内克的 档案学 欧洲档案工作的理论与历史 v 国家机构 社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式 的历史记录 档案工作基本术语 v 档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成 保存备查的各种形式和 载体的数据 信息和知识的记录 陈兆祦 和宝荣 王英玮 档案管 理学基础 v档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰 确定的 原始记录作用的固化信息 冯慧玲 张辑哲 档案学概论 对档案概念的理解 v三 对档案概念的理解 v 一 社会性 即档案是人们在社会实践中直接形成的 其内容就是对社会实践活动 的内容 过程及结论的原始记录 而非自然界的产物 二 历史性 即从时态上讲

3、档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的 东西 三 确定性 即档案的内容信息的清晰 确定性和其载体的固化 恒定 对档案概念的理解 v第一节 档案定义 v三 对档案概念的理解 v 四 原始记录性 档案的本质特性 v档案是人们在社会实践中直接形成的原始性信息记录 对以往社会实践 具有直接的原始记录作用 所以学界一般认为 原始记录性 是档案的 本质特性 是区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在 对档案概念的理解 v四 档案的实存形态及其形成过程 v 一 档案的实存形态 v 档案的实存形态是指档案在现实中的具体形式 也就是在各种各样的 具体事物中 究竟什么东西具有档案的属性 是档案 什

4、么东西不具备 档案的属性 不是档案 v 二 档案的形成过程 v 档案的形成过程是指各种形态的具体档案 从被制作出来到被作为档 案正式保存并发挥档案作用的过程 对档案概念的理解 v五 对档案真实可靠性的准确理解 v档案真实可靠性包括两方面的含义 v一是 档案的内容如果没有失实 歪曲 作伪之处 v二是 档案有失实 歪曲 作伪之处 那么失实 歪曲 作伪这一客观 事实也是由档案这一实存形态加以记录 并告知世人的 它依然是另一 意义上的真实可靠 比如当年的浮夸风 档案与相关事物 v一 档案与信息 v档案与信息是种概念和属概念的关系 档案 是信息的一种 是信息大家族中的一员 档案与相关事物 v一 档案与文

5、献 v文献一般是指前人留下来的历史文化价值较高 内容较系统 完整的信息记录 如 文书 文章 著作 日记 笔记 信 函等等 但二者之间核心含义不同 档案是社会实践的原始 记录 是第一手原始信息 文献则不论是否原始记录 非原 始记录的信息记录也可以成为文献 其次文献注重历史文化 价值 档案则既注重历史文化价值 又注重现实的考查 实 用价值 最后文献内容一般较系统完整 而档案则包括大量 的片段性零星记录在内 如测试记录 发票 账单等 档案与相关事物 v档案与文书 v 档案与文书之间的联系主要是实存形态上的直接转化关系 文书尤其 是其定稿具有较强的原始记录性 所以可以直接转化成为档案 但不能 因为具有

6、转化关系就混为一谈 第一 档案的实存形态不仅仅是过去的 文书 还包括大量非文书类的原始性记录 同时过去的文书也并非都能 转化成档案 只有原始记录性强 考查价值高且处理程序完毕的一部分 文书才能转化为档案 大量文书是不能转化成档案的 第二 文书虽然 具有原始记录性 但原始记录性并非文书的本质所在 也不是人们制作 使用文书的根本目的 文书本质上是人们处理 解决现实性具体事务 问题的信息传递工具 二档案的本质是以往社会实践的原始记录物 主 要在时间上传递 让过去告诉现在 让现在告诉未来 档案与相关事物 v档案与图书 二者本质不同 档案的本质是人们在社会实践中直接形成的原始记录 图书本质上是系统知识的

7、结晶 是人类对自然及社会现象进行系统认 识研究的结果 图书的内容虽然会涉及社会实践 但不是对社会实践的 直接记录 而是经过加工 提炼 总结后的观念 系统性产品 简而言 之 档案是社会实践记录 图书是系统认识的产品 档案与相关事物 v档案与文物 v文物是有文化价值的历史遗留物 其形态主要是过去人们直接使用的物 品 如器具 衣物 建筑等等 当然也包括重要的历史文件 这些东西 必然会有相当程度的原始记录作用 档案 尤其是重要的档案 因其既 有原始记录作用又有突出的历史文化作用 可看做文物 并作为文物被 收藏 但绝大部分文物却不能转化为档案 因为文物的大部分是实用性 物品 其记录的信息是不清晰 不明确

8、的 如 周恩来逝世后 所有文字 图片类东西都送交中央档案馆 但衣服和用过的器具却交给 博物馆收藏 第一章档案的概念与档案现象 第一节 档案的起源 一 档案的萌芽 1 结绳记事 结绳记事已具备备忘 信守和凭证作 用 可以保存 可以流传 v v图2 1 半坡村的文 v 字符号 图2 2 甘肃辛店彩陶图案 v v v图2 3 良渚文化云雷纹 兽面纹 图2 4 大汶口文化出土陶器上的五个 v象形文字符号 3 贝壳珠串 贝壳珠串是用各种颜色的贝 壳组成各种图形 串成各种珠串 因长短 和图形各不相同而代表不同的意思 用这 种方法来帮助记事 三 我国最早的档案 1 商代早期 甲骨档案 龟甲和兽骨 2 商代后

9、期 铭文档案 金文档案 如 青铜器皿上的 文 字 3 春秋战国时期 石刻档案 4 秦代 简牍档案 缣帛档案 5 魏晋南北朝时期 纸质档案出现 6 电子档案 此外 国外还有 泥板档案 纸草档案 羊皮档案等形 式的档案 我国现存最古老的纸质档案是西晋文学家陆机所写的 平复贴 是我国古代名文的书札墨迹 字体奇古 也 是世界上现存历史最久的纸质档案 距今已有一千七 百多年 由于历史的原因 我国明代以前的历史档案 基本上失传 甲骨档案 v中国古代以龟甲 兽骨为 载体的原始记录 主要产 生于商代后期 约公元前 14 前11世纪 的占卜活 动中 殷墟甲骨档案于清 光绪年间出土于河南安阳 小屯村一带 内容广涉

10、当 时社会的阶级与国家状况 农业生产 思想文化等 各方面 金文档案 v金文档案 中国古代以青铜器 钟 鼎 盘 盂等 为载体的书史铭文 盛 行于殷商末期及两周 金文又称铭 文 商 周时期 中国古代的青铜 冶铸工艺达到了全盛阶段 由于礼 乐制度的发展 钟鼎等青铜器物不 仅演变为奴隶主贵族和封建地主阶 级贮存于宗庙的礼器 青铜器上的 铭文也发展为记录当时社会重大史 实的历史文献 每遇有重大事件 都要作器勒名 珍藏宗庙 以期 子子孙孙永宝用 金文档案的内 容包括纪念先祖 记述战功 册命 赏赐 誓盟订约等多方面 石刻档案 v以石为载体的书史铭文 曾广泛产生于古代东方各奴隶制 国家 大凡纪功颂德 颁布宪令

11、 誓盟立约以及一切重大 事件 都要刻石述事 昭示未来 中国收存年代最早的石 刻档案是石鼓文 是公元前770年秦襄公送周平王东迁后 的记功石刻 此外 大量的墓志也是中国古代石刻档案的 重要组成部分 简牍档案 v中国古代以竹木为载体的公私文书 简指竹片 称竹简 牍指木片 称木犊 木札 木简 两者又可通称为简 形 状狭长 稍宽的木简又称为方 中国古代纸张出现以前 简牍曾是一种主要的书写材料 最早约产生于先秦 历经 春秋战国 秦汉 直至东晋末年 5世纪初 纸张普遍应 用后才基本绝迹 缣帛档案 v中国古代以丝织物为载体的公 私文书 缣帛是古代丝织品的 通称 缣帛质地优良 柔软轻 便 幅面宽广 宜于绘画书

12、写 所以春秋时已用作书写材料 缣帛档案最早发现于1942年 被盗掘的长沙战国楚坟墓 既 有文字 又有图画 但原件已 流失国外 v 羊皮档案 v古代和中世纪用羊皮纸制作的文书 公元前2世纪 小亚细亚的帕加马 人用牛羊皮代替了纸草纸 公元前2世纪以后的数百年间 羊皮纸与纸 草纸同时被普遍使用 3 13世纪 欧洲各国主要用它书写文件 14 世纪逐渐被中国纸取代 18世纪有些国家仍用它书写重要法典文件 以 示庄重 美国的第一部宪法 独立宣言 人权法案均用羊皮书写以显示 其重要性 纸草档案 v古代用纸草纸制作的文书 纸草又称纸莎草 是尼 罗河下游沼泽地带生长的 一种植物 纸草纸比岩石 泥板轻便 易于书写

13、 约从公元前30世纪开始被 广泛使用 纸草档案最早 于1752年发现于意大利 已发现的纸草档案包括房 地产契据 合同书 测产 清单 公务决议 书信 古典著作等 其中著名的 有都灵纸草 莱顿纸草 哈里斯大纸草等 泥板档案 v古代刻写在粘土板上的文书 是西亚地区古代苏美尔 阿卡 德 巴比伦 赫梯 波斯和亚 述 古埃及和古希腊的遗物 其文字因笔画一头粗一头细 状如楔子 故被后人称为楔形 文字 作为档案保存的泥板在 末端刻有该文书的关键词或主 题词 以便分类保管 泥板文 书一直被使用到大约公元一世 纪才逐渐淘汰 声像档案 v以音响 形象等方式记录知识信息的特 殊载体形式的档案 亦称音像档案 视听 档案

14、 包括照片 影片 录音 录像档案 等 声像档案具有真实记录性 选材典型 性 视听形象性 艺术美感性 交流通用 性的特点 纸质档案 v以纸张作为载体的档案 纸张是中国古 代四大发明之一 公元2世纪后 纸逐渐 在中国内地和西北地区广为使用 1986 年在甘肃天水放马滩一座西汉墓中 出 土了约公元前179 前150年间的纸质 地图残片 是目前所知世界上最早的纸 质档案 电子档案 v电子文件是20世界中后期出现的新名词 是 伴随着计算机技术的发展而产生的一种新型 文件 在早些时候有的叫 机读文件 v包括两种 一是在实现了办公自动化和无纸 办公系统的部门形成并归档的机读文件 二 是将传统类型档案信息输入

15、计算机 由此转 换而成的机读档案 第二章 档案的价值与作用 v一 档案的价值 v根据档案价值实现领域的不同分为凭证价值和情报 价值 v根据档案价值实现的时间不同分为现实价值和长远 价值 v根据档案价值主体的不同分为第一价值和第二价值 第三章 档案的价值与作用 v一 档案的价值 v 一 凭证价值和情报价值 v档案是历史的真凭实据 它的这种可资为凭的特性 就构成了档案的基本价值之一 凭证价值 v档案是事实 知识和经验的记录 它的这种可靠的 广泛的可资参考的特征 构成了档案的又一基本价 值 情报价值 第三章 档案的价值与作用 v一 档案的价值 v 二 现实价值和长远价值 v根据档案价值实现时间的不同

16、 可分为现实价值和长远价值 v现实价值又叫现行价值 是指档案对现实的社会实践活动所 具有的有用性 v档案的长远价值 是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的 未来 在相当长的时间中能够满足社会各方面利用者需要的 性质 第三章 档案的价值与作用 v一 档案的价值 v 三 第一价值和第二价值 v根据档案价值主体的不同 可分为第一价值和第二 价值 v第一价值 是指档案对于其形成者所具有的价值 其价值主体是档案形成者 v第二价值 是指档案对社会即除档案形成者外的其 他利用者所具有的价值 其价值主体是非档案形成 者 第三章 档案的价值与作用 v二 档案的作用 v一 行政作用 v 档案是各级各类机构 社会组织行使职能 从事 管理活动的真实记录这些记录对于该机构 地区乃 至国家工作人员察往知来 保持政策 体制 秩序 工作方法的连续性 有效性 以及决策的科学性 具有不可或缺 无可替代的凭证和参考作用 这种 作用可称为资政作用或行政作用 第三章 档案的价值与作用 二 档案的作用 v 二 业务作用 v档案记载了各行各业运营 发展的有关情况 成果 经验和教训 是以往业务活动的记录和继续开展 业务活动的条件