【新编】费用报销基础规范讲解

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1、费用报销基础规范讲解 财务企划部 2014年8月 1费用审核的重要性 2纸质版报销凭证的审核 3费控系统的使用规范 4费用报销其他注意事项 目录 CONTENTS 1费用审核的重要性 2纸质版报销凭证的审核 3费控系统的使用规范 4费用报销其他注意事项 目录 CONTENTS 一 费用审核的重要性 一 费用审核的重要性 为什么费用报销要你审批 审批人签字的时候真正做到认真审核了吗 财务人员该为谁负责 一 费用审核的重要性 为什么费用报销要你审批 审批人签字的时候真正做到认真审核了吗 财务人员该为谁负责 1 你拥有合理调配公司费用 资源 达成各项成本指标的权 利和义务 2 你对于费用报销的真实

2、性 完成性 合规性等负有直 接或间接的责任 3 费用事项出现疑义以后你 需要对于经济事项进行合理解 释 情节严重的要承担相应的 法律责任 一 费用审核的重要性 为什么费用报销要你审批 审批人签字的时候真正做到认真审核了吗 财务人员该为谁负责 1 报销人 经办人在签 字的时候是否对你所处理 的费用凭证能够保证真 实 完整 2 部门负责 人是否对于 员工报销的经济事项完 全知悉 3 财务人员是否对报销 凭证的合法 合规性做到 完全复核 预算指标是否 突破了 4 总经理室是否对各项 费用指标的达成情况完全 掌握 全年费用的分配是 否合理 可控 一 费用审核的重要性 为什么费用报销要你审批 审批人签字

3、的时候真正做到认真审核了吗 财务人员该为谁负责 1 对公司负责 对一把 手负责 运用你的财务知 识为总经 理室出谋划策 完成费用指标 防控潜在 的经营风险 2 对你自己负责 要以 法律 法规为准绳 保护 好自己拥有的权利 尽到 自己应尽的义务 3 对经办 人负责 告知 他人哪些钱是可以花的 哪些钱使用后会出现问 题 哪些行为是底线 一 费用审核的重要性 费用报销是保证公司正常运转的重要环节 之一 也是出现风险较为集中的环节之一 合理 合 法的使用费用资源 将会对公司发展起到积极的推动 作用 反之将会对公司的成长造成致命的打击 希望 各机构在费用审批环节务必做到诚信 谨慎 依法 合规 1费用审核

4、的重要性 2纸质版报销凭证的审核 3费控系统的使用规范 4费用报销其他注意事项 目录 CONTENTS 二 纸质版报销凭证的审 核 二 纸质版报销凭证的审核 费用报销单的审核 原始凭证的审核 二 纸质版报销凭证的审核 费用报销单的审核 备注 各中支可按照实际审批流程调整审批人 1 报销单模板 二 纸质版报销凭证的审核 费用报销单的审核 2 审核要点 1 财务人员审核纸质版报销单时 必须保证所有审批人签字完整 无漏签 代签现象 二 纸质版报销凭证的审核 费用报销单的审核 2 审核要点 2 审批人如签字时写明日期 则签字日期必须与报销日期为同一天或晚于报销日期 例如 报销日期为2014年1月1日

5、则审批人签字必须为2014年1月1日或之后 不得早于报销单上的 报销日期 应应早于 二 纸质版报销凭证的审核 费用报销单的审核 2 审核要点 3 凭据张数为除报销单外其他附件张数总和 且填写的数额需使用大写数字 二 纸质版报销凭证的审核 费用报销单的审核 2 审核要点 4 报销人与收款人之间的关系 原则上支付费用一律通过对公转账付款形式支付 报销金额为1000元以下 且收款人为员工的 通常报销人与收款人为同一人 超过1000元 含 的费用项目 必须通过转账支付 则 报销人签字 为实际报账的员工签 字 收款人为指定供应商 特殊情况 如 招待费 差旅费等 确实无法对公转账支付的项目 可由分公司统一

6、打款至 报销人 二 纸质版报销凭证的审核 费用报销单的审核 2 审核要点 4 报销人与收款人之间的关系 报销人必须是与公司签订正式劳动合同的员工 不包含代理合同 二 纸质版报销凭证的审核 费用报销单的审核 2 审核要点 5 使用部门为费用实际承担部门 此项目应与费控录入时的费用使用部门一致 6 费用项目为分公司下达的预算类别中的 日常保障费用 日常可控费用 职场 费用 管理费用 等 7 摘要 是指简要描述已经发生的经济事项 因此 摘要中至少应包含 报销主体 发生事件的内容 例如 报销xxxx机构xx员工xxx款项 或 报销xxxx机构xxx款项 二 纸质版报销凭证的审核 费用报销单的审核 2

7、审核要点 8 金额中的大 小写金额必须一致 9 纸质报销单除审批人 签字 一栏外 其他单元格均应为机打 二 纸质版报销凭证的审核 费用报销单的审核 原始凭证的审核 二 纸质版报销凭证的审核 原始凭证的审核 1 发票的审核 1 发票真伪审核 原则上无论地税还是国税发票 财务人员应在入账之前确认发票的真实性 虚假发 票一律不得入账 审核方法大致分为两种 电话查询 12366热线等 网络查询 国 地税网站等 财务人员仅需按照提示输入发票代码等信息进行查询即可 二 纸质版报销凭证的审核 原始凭证的审核 1 发票的审核 2 定额发票印刷日期 原则上不允许使用隔年发票 例如 2014年向供应商索取 的发票

8、应为2013年以后印制的发票 二 纸质版报销凭证的审核 原始凭证的审核 1 发票的审核 3 机打发票开票日期应与报销单日期 签字日期保持一致或早于报销单日期及签 字日期 二 纸质版报销凭证的审核 原始凭证的审核 4 发票付款人名称 应为报销机构营业执照上注明的公司全称 如 紫金财产保 险股份有限公司内蒙古分公司xxx中心支公司 xxx支公司 无税务局同意 一律不 得打为缩写 如 紫金保险xx中支 等等 财务人员应提前与当地税务局进行沟通 对于开具机打发票时 由于供应 商发票打印系统字数限制无法全部打印公司全称的情况将如何处理 然后各机构根 据当地税务局的答复开具合规发票 如果税务局给过答复 请

9、财务人员详细记录 答复的时间 地点 答复人员姓名 答复内容 以防止税务局在后期检查时产生异 议 二 纸质版报销凭证的审核 原始凭证的审核 5 发票专用章的审核 按照当前税务局要求 所有发票一律加盖 发票专用章 方能报销 一律不得使用 财务专用章 业务专用章 等代替发票专用章 同时 按照相关规定 合规 的发票专用章必须带有税务编号 详见下图 二 纸质版报销凭证的审核 原始凭证的审核 6 采购数量 单价 金额的审核 发票中可以列清采购数量 单价及金额的 需按照实际采购情况列清信息 采购数量较多无法在发票中打全明细的 可以在商品名称处注明 xxx款后附明细 在金额处打印总金额 然后向供应商索取采购清

10、单并由供应商填列具体采购明 细 二 纸质版报销凭证的审核 原始凭证的审核 2 其他原始凭证的审核 1 差旅费报销时必须提供 因公出差审批表 同时 差旅费审批表审批时间应 在差旅事项发生之前 例如 差旅费申请单的时间应早于住宿费发票开具时间 燃 油费发票开具时间 招待费发票开具时间等 同时 差旅费审批表列示的差旅期间 应与各类发票开具时间相吻合 不得在差旅时间范围外产生费用事项 二 纸质版报销凭证的审核 原始凭证的审核 2 其他原始凭证的审核 2 列支会议费用时 报销附件按照时间顺序排列依次为 会议费申请 会议通 知 人员签到簿 会议纪要及会议照片 会议费发票 会议费用结算报告 其中 会议费申请

11、至少应包含会议时间 地点 参会人员 会议主题 会议内容 会议 预算金额等信息 会议通知至少应包括会议时间 地点 参会人员 会议主题 会议日程安排 会 议内容 会议纪律要求等 会议人员签到簿应列明会议时间 部门 人员姓名及签字 且签字栏必须是本人 亲笔签名 会议费发票如果是统一开具的一张会议发票 则发票中的费用内容建议开具 会 议费 如果会议中包含会议场租费 会议餐费 办公用品费等多个费用项目 则 按照实际采购情况分别开具 统一纳入当期会议费报销 会议结算报告至少应包含会议时间 地点 参会人员 会议主题 会议内容 会 议预算金额 会议实际发生金额等内容 此外 根据总公司审计流程 今后可能会对各机

12、构报销的会议费进行核实 内容大致包括 会议纪要 会议现场照片等 因此 请各机构高度重视上述两项 内容 将相关资料附于凭证中 并将电子版资料留存备查 二 纸质版报销凭证的审核 原始凭证的审核 2 其他原始凭证的审核 3 对外转账支付的供应商有营业执照 但收款方为个人的 如 经核实供应商未 开通对公账户的 除发票等相关附件外 报销时还需提供收款方营业执照复印 件 银行卡复印件及身份证复印件 正 反两面 作为凭证附件 对外转账支付的供应商无营业执照且收款方为个人的 如 房屋租赁时房产为个人 的 除发票等相关附件外 报销时仅需提供收款方身份证复印件 正 反两面 及银行卡复印件 二 纸质版报销凭证的审核

13、 原始凭证的审核 2 其他原始凭证的审核 4 电费 水费等需要在供应商统一结算后进行分配的 例如 水表 电表为多家 企业或个人共用 在结算时按照一定比例分配的 在报销费用时需提供供应商开具 的分配证明并加盖公章或财务章 如 写明分配规则及金额的收据或文字形式的证 明 以及总发票的复印件并加盖公章或财务章 二 纸质版报销凭证的审核 原始凭证的审核 2 其他原始凭证的审核 5 燃油费发票需要关注燃油费产生的时间是否合理 例如 两张同期发票之间的 时间间隔与油耗总量是否合理等 6 房屋租赁 装修费 物业费 广告费 大额采购等费用需与供应商签订正式的 采购合同或协议 并将合同和协议作为凭证附件附于记账

14、凭证 7 审核凭证完毕后需通过费控系统进行报销 待报销完毕后 在原始凭证及其他 附件上加盖 附件 章或 已报销 章 在报销单上加盖 转账付讫 章 1费用审核的重要性 2纸质版报销凭证的审核 3费控系统的使用规范 4费用报销其他注意事项 目录 CONTENTS 三 费控系统的使用规范 三 费控系统的使用规范 费用申请单的审核要点 费用报销单的审核要点 三 费控系统的使用规范 费用申请单的审核要点 1 检查 费用申请类型 是否与纸质报销单的费用类型保持一致 三 费控系统的使用规范 费用申请单的审核要点 2 检查收款方角色 员工 供应商 收款方姓名是否与纸质报销单一致 三 费控系统的使用规范 费用申

15、请单的审核要点 3 检查系统录入的 说明 报销类型 申请项目 金额 是否与纸质 报销单一致 三 费控系统的使用规范 费用申请单的审核要点 4 检查 渠道 产品 涉农标识 的填写是否合规 按照总公司2014年渠 道改革核算要求 具体分为以下三类 前线人员 两核部门费用 核保 核赔 后线人员 三 费控系统的使用规范 费用申请单的审核要点 1 前线人员权限录入的费用 需填写具体险种 具体产品及 非涉农 2 两核部门费用 核保 核赔 需要填写具体险种 具体产品及 非涉农 3 后线人员权限录入的费用 可以选择 公共险种 公共渠道 及 非涉农 三 费控系统的使用规范 费用申请单的审核要点 1 前线人员权限

16、录入的费用 需填写具体险种 具体产品及 非涉农 2 两核部门费用 核保 核赔 需要填写具体险种 具体产品及 非涉农 3 后线人员权限录入的费用 可以选择 公共险种 公共渠道 及 非涉农 三 费控系统的使用规范 费用申请单的审核要点 5 检查提交单据后的审批人流程是否合规 具体在申请单中点击 跟踪单据 查看 三 费控系统的使用规范 费用申请单的审核要点 费用报销单的审核要点 三 费控系统的使用规范 费用报销单的审核要点 1 审核收款人信息是否与纸质报销单保持一致 2 审核付款方式是否正确 一般来讲 需要资金进行支付的项目 其付款方式为 集中支付 不需要重复打款的项目 付款方式为 网银支付 三 费控系统的使用规范 费用报销单的审核要点 3 重点审核原始凭证扫描件是否与纸质版原始凭证一致 务必保证报销单与发票等 附件的完整性与一致性 三 费控系统的使用规范 费用报销单的审核要点 4 审核报销审批流是否合规 完整 涉及人工添加的审批人 1费用审核的重要性 2纸质版报销凭证的审核 3费控系统的使用规范 4费用报销其他注意事项 目录 CONTENTS 四 费用报销其他注意事项 四 费用报销其他注意