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1、有效招聘面试技巧一、 现代企业招聘与甄选职员方法探讨 有一位治理学家曾经如此讲:“要了解一所企业,必先了解其中的人。”换句话讲,有如何样的人,就有如何样的企业。那个道理不难明白,企业是由人组成和治理的,它本身尽管没有生命,但其架构及系统之中却充满着各式各样的人,和由那些人所设计的工作、所想出的意念、所颁布的政策、所订立的规则、所制成的产品和所提供的服务。研究企业行为的治理及心理学家发觉,原来有许多企业的进展过程,是与生物的进展过程有相同的之处,它们会经历四个时期:初生、进展、成熟、衰退。有些较为幸运的公司,可能在进入衰退时期之前掌握了一些重新进展的机会,而再一次进入进展时期,企业因而能历久不衰
2、。 闻名的例子有美国的兰克施乐公司(Rank Xerox),它在五十年代发明影印机之后,公司有突破性进展,业务情况在五十及六十年代极为骄人,傲视美国企业界。在进展了一段时刻之后公司的产品进展开始稳定了下来,市场也逐渐出现饱和,加上日本公司的激烈竞争,施乐在七十年代的业务表现开始渐走下坡,原来的超凡品质形象,一下子变成了代表不思进取公司的典型,被治理界认定必会慢慢步向衰败。正在千钧一发之际,施乐起用了新的高层治理人员,他总结了当时的形势,认为企业内的人的价值取向,并非放在服务客户,及为客户提供优良品质的产品和服务之上,企业中人仍然留恋过去的光辉岁月,忽略了有断学习和时刻改善的重要性,整个企业因而
3、堕入了慢性自杀而不自知的境况中,为了令企业重生,施乐做了重整机构服务文化的艰巨工作,通过八年的努力,公司才能走回正轨,重新生产出一些为市场同意的产品,堪与日本影印机生产商匹敌,脱离了企业衰败的时期。从上述的例子能够看见,企业进展的过程,是与人的生长过程有雷同之处。人类生长要通过初生、成熟、稳定及死亡几个时期,躯体每天都进行新陈代谢工作,来保持人的生命及健康。若新陈代谢不协调,人的健康便会出现问题。 在新陈代谢的过程中,血液担当着一个十分吃重的角色,负责输送氧分给躯体各组织,并同时收集废物,送往肺、肾及皮肤等器官,然后排泄出体外。在一所企业之内,资金、机器及设备相等于人体中的骨骼、肌肉及各组织器
4、官,而治理者及所有工作人员,便是企业中的血液,负责营运及操作企业内的各个部门,让“化学作用”产生为企业出谋献策,利用各样资源来达成目标。 一间人才不足的企业,与一个贫血的身躯一样,是没方法的承担沉重的工作;在四肢乏力的情况下他只能有限度地表现自已的才能。若情况恶化下去,他的健康会受严峻阻碍,寿命可能会缩短。 一个贫血的人除了要应付引致贫血的病源外,没有好好地滋补躯体,或是进行输血,才能促进躯体健康。如同企业而言,滋补相等于培训及进展现有的职员,输血即是从外间招揽人才,以补充本身的不足。滋补躯体能够讲是一项长远的投资而且着重打好基础,因此绝对应该做,但缺点确实是欲速不达,需要长时刻才能见效,拔苗
5、助长只会令问题恶化。同样,进行输血亦有利弊。利处在于节约时刻,弊处则是可能会因为血型不同,或新血含有毒素,而引起躯体组织排斥及不适,到头来苦恼更多。因此,在输血给病人之前,医护人员定会进行检验、化验血液及消毒工具,然后才可行事。 如将上述过程放入招聘人才中亦同样适合,因为企业在罗致人才时,为了幸免取录不适合的应徵者,一般都会在聘用前先行测试或评量他们。若招聘决定失误,让不适合的人进入企业,他不但无法贡献自己,还会阻碍企业原来的人,间接及直接地打击企业的表现,与补充新血促进新陈代谢的意愿相连。因此,要有效地选择人才,便成为了企业中治理者的一个重要课题。 香港人事治理学会(Hong Kong Li
6、mstitute of Personnel Management)在调查香港名大小企业的人事治理情况。调查报告中的资料显示,现时香港的治理者,百分之九十三在招聘人才时,着重使用面谈方法。其他的测试及评量方法,如评量中心、个性测验、智力测验等,仍未被广泛应用。 许多人可能会有一个印象:既然招聘面谈治理者,普遍地采纳,它一定比其他方法有效。在过去六十年,工业心理学的调查研究发觉,上述结论与事实不符。一些没有通过认真策划及安排的招聘面谈,其平均的预测效度,只有约0.14。(下表列出了不同方法的预测效度)不同方法的预测效度(附录载有较详尽的解释) 传统招聘面谈 0.14 性向测量 0.22-0.33
7、评量中心 0.25-0.43 工作模拟测验 0.24-0.54 预测效度越低,意味选择错误的机会越大。显而易见,一般的招聘面谈,在选择人才的工作上,存在着许多问题。第一,错误的选择令治理者费时失事,到头来仍不能解决人才问题。第二,招聘成本也白白赔掉,令企业财政雪上加霜。第三,应徵者的条件未被准确地评量,失去了有效地表现自己的机会。 为了进一步了解传统招聘面谈什么缘故会如此没有效用,心理学家进行了深入的研究,发觉了一些面谈陷阱,同时针对性地进展出一些新的招聘面谈方法,来补救传统面谈方法不足。 新的面谈方法中,其中一种为“行为描述式面谈”,其平均预测效度高达0.4。如此一来,“输血错误”的机会便大
8、大地降低了;企业自能更有把握地进行有效的新陈代谢的作用,它的健康也因得到保证。 本稿的目的,是在向各前线治理者介绍“行为描述式”招聘面谈的设计及进行过程,讲明其使用方法及限制,同时引用实例来印证其成效。治理者在掌握及运用那个面谈方法之后,便能用更少的时刻、更低的成本,及更准确地招聘适合企业的人才,从而引进新的养分,补充企业的不足,来促进企业的进展及更新。二、招聘前的预备工作:职务分析及订定职务要求 在治理者心中,招聘职员加入企业,是机构新陈代谢和成长的一个必通过程。在招聘过程中,治理者的目标,要紧是选择合适的才,来为企业有效地工作。职位能够是既有的,也可能是新增加的。但不管如何,这些需要人来做
9、的工作,对企业来讲可不能是可有可无,也可不能是随意如何样做也能够的工作。简而言之,治理者对企业内的每一项工作或每一位岗位,都有是有预设的目标,及有一定的表现期望。 因此,治理者在选择应徵者时,心目中因此早有一些要他担当的工作岗位,以及期望他在以后的工作表现水平,否则,治理者便会无所适从,不明白应选择些什么人,才能将工作做得令人中意。 事实上,要清晰而且准确地明白一份工作的要求,并非是一件容易的情况,因为不同的工作有不同的要求,企业内有不同的部门、不同的职级、不同的工种及不同的环境。相同的工作岗位,都会因客观条件的变化,而产生不同的工作范围,表现水平,及产出标准。这三个来自工作的项目,可统称之为
10、具体的工作要求(Job Requirements)。 若治理者未能掌握岗位的工作要求,那么他在招聘的过程中,便不能选择人来配合工作,而往往转变为选择人来满足他自己的理想或期望。外国有一些调查显示,一些治理人喜爱聘用大学毕业生,但事实上在那些工作岗位中,有百分之六十五的工作内容,是能够由一些没有大学毕业资格的职员轻易的胜任的。此外,若不同的治理者对相同的工作岗位,有不同的工作要求的话,他们在招聘面谈的过程中,便会询问应徵者不同的范围,到头来可能弄至彼此不能互相比较的地步。 因此,治理及工业心理学家一致同意,治理者必须在进行招聘面谈前,先行掌握一份清晰和具体的工作要求清单,然后才按不同工作岗位的情
11、况,来草拟相关的问题,这们才能有效地与应徵者讲通,巨细无遗地评量他的工作能力、工作态度及工作表现。协助治理者清晰及准确地定出工作要求的方法有专门多种,其中最普遍应用的工作分析方法有五种,它们是:一、工作表现法(Job Performance);二、实地观看法(Observation);三、面谈法(Interview);四、关键事件法(Critical Incidents);五、问卷调查法(Structured Questionnaires)。五种工作分析方法各有其优缺点,在不同的应用上各擅胜长。三、面试前的工作:预备及拟定问题 完成工作分析之后,治理者对一个工作岗位,便会有充分的了解,尤其较全
12、面地掌握那工作岗位的工作要求,这在选择应徵者的过程中起着巨大的作用。回想第二章所描述的十三种面谈陷阱,要紧成因是治理者心中没有什么客观地给予评价,“各花入各眼”的情况自然会出现,招聘面谈的准确性,亦因而被拖垮。 相关于一般的招聘面谈而言,行为描述式招聘面谈,为治理者提供了一个系统,有条不紊地一步一步引领着治理者,将繁琐的工作岗位,像拆洋葱般一层层地撕开,将工作的差不多原铺陈出来,让治理者拥有了透视眼,以工作行为做手术刀,逐点剖析应徵者的行为特性,认真地检查他们在从前工作中的表现,来系统化地预测他在以后工作上的表现,因而大大提高了成功的把握。 现在,我们差不多明白得工作分析方法,它为行为描述式招
13、聘面谈打下也一个坚实的的基础,治理者可踏着这片基石,进一步针对性的草拟面谈中的问题。良好的问题尤如探热针,它能够使应徵者把一些往日发生的事例,清晰地铺陈在治理者面前,让他如穿过时刻隧道一样,目睹当时的情况,继而依照这些曾经出现的行为,来推测应徵者日后在工作上的表现。如此,整个过程便符合了心理学中“以昔日行为预测将功赎罪来的行为”的原则了。 因此,不良的问题则完全没有上述的成效,它反而会误道治理者,看起来放了催泪弹般,令人眼花缭乱,花了精神依旧看不清晰,正如电脑术语所谓“垃圾问题徒得垃圾答案”(Garbage in,garbqge out)。故此,草拟良好的问题是进行招聘面谈前的一个重要步骤。只
14、是,假如治理者在工作分析的过程做足功夫,收集了丰富的关键事件,他在草拟问题时便易如反掌了。草拟行为描述式招聘面谈问题的过程,可分为五个步骤,简略地综合如下:一、决定需要预测的是应徵者的最佳工作表现,依旧常态工作表现。二、选择评量方法。三、草拟发问范围及刺探问题。四、若应徵者、刚走出校门,欠缺工作经验,需草拟另一些问题来评量他们。五、将问题分类,在面谈的时逐题发问。 治理者只要依照上述几个步骤,必定能够预备一套良好的问题,来评量及证实应徵者的工作能力。此外,由于不同的工作岗位有与不不同的工作分析,因此具体的问题亦会有所不同,与一般的招聘面谈的情况迥异,也是行为描述式招聘面谈的特色。坊间的招聘面谈
15、手册及培训班,较难为不同的岗位,个不预备材料,因此尽管应徵者参考了这些资料,也不容易在事前预备答案,他们唯有讲刚刚过去的工作经验,加上临场反应,在成竹在胸的治理者面前,坦白回答有关其过去行为的问题。 在下面,我们会分不讲明每一个步骤的方法及要点,并辅以从前使用过的工作岗位为例子,来协助治理者掌握草拟问题的技巧。第一步:预测最佳表现依旧常态表现应徵者在过去及日后的工作表现,能够被区分成“最佳表现”及“常态表现”两类;治理者在评量不同的表现范围时,应使用不同的方法,才能有效的取得可靠的资料,因此治理者的首要工作,便是将一个工作岗位所要求的最佳表现及常态表现,清晰及准确地分开来。最佳表现是指应徵者的表现极限水平,即是他能做到最好的是什么水平,下面列出一些具体的最佳工作表现例子:一、最快打字速度:每分钟七十二个字二、最快点钞速度:每分钟一百万元三、最快奔驰速度:每百公尺九秒八四、最长连续工作时刻:四十八小时五、TOEFL最高得分:五百六十分六、最快书写速度:一小时三千二百字七、最高产品质量:一万件中有一件次货 常态表现是指应徵者在一般情况下的表现水平,即是在正常状态下,他会做到什么水平,下面亦有一些具体的常态工作表现例子:一、日常与人打扫呼方法:点头、微笑二、日常接待客人的行为:鞠躬、问安、请客人坐下三、每天上班的