-UFO报表管理系统

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1、1 第8章用友U8报表处理系统 UFO User sFriendOffice 是一个面向财经领域的通用三维报表系统 它的主要功能有文件管理 格式管理 数据处理 图表功能 打印功能和二次开发功能 提供各行业报表模板 包括现金流量表 2 系统学习自定义报表和使用报表模板生成报表的方法 要求掌握报表格式设置和公式设置的方法以及报表数据的计算方法 了解计算机环境下报表系统中有关的基本概念 教学目的与要求 第8章用友U8报表处理系统 3 报表管理系统的任务 设计报表的格式和编制公式 从总账系统或其它业务系统中取得有关会计信息自动编制各种会计报表 对该报表进行审核 汇总 生成各种分析图 并按预定格式输出各

2、种会计报表 4 数据处理流程 5 基本功能结构 用友UFO报表管理系统具有 文件管理功能 格式管理功能 数据处理功能 图形功能 打印功能和二次开发功能 6 基本工作过程 报表管理的工作过程基本可以分为报表的格式和公式设置 报表的数据处理 报表输出 7 1 报表结构2 报表及报表文件3 单元及单元属性4 区域与组合单元5 关键字 报表结构与基本术语 8 1 报表结构 简单表的格式一般由四个基本要素组成 标题 表头 表体和表尾 9 1 基本概念 报表的格式状态与数据状态报表格式状态是指在格式状态下设计报表的格式 格式状态下可进行的操作 表尺寸 行高列宽 单元属性 单元风格 组合单元 关键字 可变区

3、等 报表的公式定义 勾稽关系定义 模板定义也在格式状态下定义 在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用 在格式状态下不能进行数据的录入 计算操作等 10 1 基本概念 报表的数据状态是指在数据状态下管理报表的数据 如输入数据 增加或删除表页 审核 做图形 汇总 合并报表等 在数据状态下不能修改报表的格式 在数据状态下 用户看到的是报表的全部内容 包括格式和数据 报表工作区的左下角有一个 格式 数据 按钮 可以在 格式状态 和 数据状态 之间切换 11 概念表页 当前报表处于 格式 状态 当前报表处于 数据 状态 表页 12 2 基本术语 1 报表及报表文件 报表报表文件 一个或多个报

4、表以文件的形式保存在存储介质中称为报表文件 后缀名为 REP 如 利润表 REP 13 3 单元及单元属性 报表中由表行和表列确定的方格称为单元 单元是组成报表的最小单位 单元名用所在行和列的坐标表示 行号用数字1 9999表示 列标用字母A IU表示 例如 C2表示报表中第2行第C列对应的单元 单元属性包括 单元类型 对齐方式 字体颜色 表格边框等 单元类型有数值型 字符型和表样型 14 概念单元格 单元格c5 报表中由表行和表列确定的方格称为单元 单元属性包括 单元类型 对齐方式 字体颜色等 单元类型有数值型 字符型和表样型 15 数值单元是报表的数据 在数据状态下输入 数值单元必须是数字

5、 可直接输入 也可由单元存放的公式运算生成 建立一个新表时 所有单元的单元类型均默认为数值型 3 单元类型 数值单元 16 3 单元类型 字符单元 字符单元是报表的数据 只不过不一定是数据 在数据状态下输入 内容可以是汉字 字母 数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符 字符单元的内容可以直接输入也可以由单元公式生成 17 3 单元类型 表样单元 表样单元是报表的格式 是定义一个没有数据的空表所需的所有文字 符号或数字 一旦单元被定义为表样 那么在其中输入的内容对所有的表页都有效 表样单元在格式状态下输入和修改 在数据状态下只能显示而无法修改 18 4 区域与组合单元 区域也叫块 由一组相邻的

6、单元组成的矩形块 组合单元由同行 或同列 相邻的两个或两个以上的单元组成的区域 19 概念区域 区域c5 e9 区域也叫块 由一组相邻的单元组成的矩形块 组合单元由同行 或同列 相邻的两个或两个以上的单元组成的区域 20 三种组合 同一个区域用不同方式组合后的效果 原区域 21 基本概念 关键字 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元 可以唯一标识一个表页 用于在大量表页中快速选择表页 UFO提供了6种关键字 单位名称 单位编号 年 季 月 日 等 也可以自行定义关键字 周 旬 关键字的显示为在格式状态下设置 关键字的值则在数据状态下录入 每个报表可以定义多个关键字 22 概念关键字 时间用关键

7、字来表示 关键字一般包括 单位名称 单位编号 年 季 月 日等 也可以自行定义关键字 23 基本概念 表页 一个报表可以容纳99999张表页 每一张表页是由许多单元组成的 一个报表中的所有表页具有相同的格式 但其中的数据不同 表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现 称为 页标 页标用 第1页 第99999页 表示 当前表的第2页 可以表示为 2 24 基本概念 二维表和三维表 确定某一个数据位置的要素成为 维 在一张有方格的纸上填写一个数 这个数的位置可通过行 横轴 和列 纵轴 来描述 那么这个表就是二维表 如果将多个相同的二维表叠在一起 并要从多个二维表中找到一个数据 则需要增加一个

8、要素 即表页号 Z轴 这一叠表成为一个三维表 25 基本概念 二维表和三维表 如果将多个不同的三维表放在一起 要从多个三维表中找到一个数据 又需增加一个要素 即表名 三维表的表间操作即为 四维运算 因此 在UFO中要确定一个数据的所有要素为 表名 列 行 表页 如利润表第2页的C5单元 表示为 利润表 C5 2 26 概念单元格 单元格c5 报表中由表行和表列确定的方格称为单元 单元属性包括 单元类型 对齐方式 字体颜色等 单元类型有数值型 字符型和表样型 27 概念区域 区域c5 e9 区域也叫块 由一组相邻的单元组成的矩形块 组合单元由同行 或同列 相邻的两个或两个以上的单元组成的区域 2

9、8 概念表页 当前报表处于 格式 状态 当前报表处于 数据 状态 表页 29 概念关键字 时间用关键字来表示 关键字一般包括 单位名称 单位编号 年 季 月 日等 也可以自行定义关键字 30 业务处理流程 31 第二节格式设计 定义一张报表 首先应该定义报表数据的载体 报表格式 不同的报表 格式定义的内容也会有所不同 但一般情况下报表格式应该包括报表表样 单元类型及单元风格等内容 32 启动UFO表 在使用UFO报表系统处理会计报表之前 应首先启动UFO系统 并建立一张空白的报表 然后在这张空白报表的基础之上设计报表的格式 建立新表后 将得到一张系统默认格式的空表 报表名默认为REPORT1

10、REP 空白报表建立起来以后 里面没有任何内容 所有单元的类型均默认为数值单元 新报表建立后 默认的状态栏为格式状态 33 启动UFO报表管理系统 1 2 34 通过设置报表表样可以确定整张报表的大小和外观 报表表样设置的具体内容一般包括 设置报表尺寸 定义报表行高列宽 画表格线 定义组合单元 输入表头表体表尾内容 定义显示风格 定义单元属性等 设计表样 35 36 报表格式设计 1 设置表尺寸 2 定义行高和列宽 3 画表格线 4 定义组合单元 5 输入表间项目 6 设置单元属性 7 设置单元风格 37 1 设置报表尺寸 设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数 报表的尺寸设置完之后 还可以单击

11、 格式 菜单中 插入 或 删除 选项增加或减少行或列来调整报表大小 注意 38 自定义报表 报表定义 格式定义 设置表尺寸 1 2 3 39 2 定义报表的行高和列宽 如果报表中某些单元的行或列要求比较特殊 则需要调整该行的行高或列的列宽 行高和列宽的定义 可以通过菜单操作 也可以直接利用鼠标拖动某行或某列来调整行高和列宽 40 自定义报表 报表定义 格式定义 定义报表行高和列宽 1 2 3 4 5 6 7 8 41 3 划表格线 报表的尺寸设置完成之后 在数据状态下 该报表是没有任何表格线的 所以为了满足查询和打印的需要 还需要划上表格线 划好的表格线在格式状态下变化并不明显 操作完以后可以

12、在数据状态下查看效果 42 自定义报表 报表定义 格式定义 画表格线 1 2 3 4 43 4 定义组合单元 有些内容如标题 编制单位 日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下 所以为了实现这些内容的输入和显示 需要定义组合单元 组合单元可以用该区域名或者区域中的任一单元名来加以表示 组合单元实际上就是一个大的单元 所有针对单元的操作对组合单元均有效 若所定义的组合单元取消 可以在 组合单元 对话框中 单击 取消组合 按钮实现 44 自定义报表 报表定义 格式定义 定义组合单元 1 2 3 45 5 输入表间项目 报表表间项目指报表的文字内容 主要包括表头内容 表体项目和表尾项目等 在输入报表

13、项目时 编制单位 日期一般不需要输入 UFO系统将其单独设置为关键字 项目输入完之后 默认的格式均为普通宋体12号 居左 一个表样单元最多能输入63个字符或31个汉字 允许换行显示 注意 46 自定义报表 报表定义 格式定义 输入报表项目 1 2 3 47 6 定义单元属性 48 7 设置单元风格 单元风格主要指的是单元内容的字体 字号 字型 对齐方式 颜色图案等设置 设置单元风格会使报表更符合阅读习惯 更加美观清晰 49 自定义报表 报表定义 格式定义 设置单元风格 1 2 3 4 5 6 7 50 8 设置关键字 关键字在格式状态下定义 关键字的值则在数据状态下录入 关键字如年 月等会随同

14、报表数据一起显示 在定义关键字时即要考虑编制报表的需要 又要考虑打印的需要 51 自定义报表 报表定义 格式定义 设置关键字 1 2 3 4 52 每张报表可以同时定义多个关键字 如果关键字的位置设置错误 可以执行 数据 菜单 关键字 取消 命令取消后再重新设置 关键字在一张报表中只能定义一次 即同一张报表中不能有重复的关键字 注意 53 自定义报表 报表定义 格式定义 调整关键字位置 1 2 3 54 第三节编辑公式 在UFO表中 由于各种报表之间存在着密切的数据间的逻辑关系 所以报表中各种数据的采集 运算的勾稽关系的检测就用到了不同的公式 报表主要有计算公式 审核公式和舍位平衡公式 55

15、报表公式 公式的定义在格式状态下进行 计算公式 定义了报表数据之间的运算关系 可以实现报表系统从其他子系统取数 在使用计算机进行报表编制时 表中数据一般不由手工从键盘输入而是通过设置报表单元公式 由计算机根据公式自动从指定的文件中调取 这些单元公式就是报表公式的一个最主要的构成部分 用友软件的计算公式一般通过函数实现 56 报表公式 审核公式 用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确 舍位平衡公式 是将以元为单位的报表转换为以千元或万元为单位的报表时 为保持报表数据的平衡而使用的公式 57 自定义报表 报表定义 公式定义 定义单元公式 直接输入 1 2 3 4 58 自定义报表 报表定义 公

16、式定义 定义单元公式 引导输入 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 59 自定义报表 报表定义 公式定义 定义审核公式 1 2 3 60 自定义报表 报表定义 公式定义 定义舍位平衡公式 1 2 3 61 单元公式在输入时 凡是涉及到数学符号的均须输入英文半角字符 否则系统将认为公式输入错误而不能被保存 账套号和会计年度如果选择默认 以后在选择取数的账套时 需要进行账套初始工作 如果直接输入 则不需再进行账套初始 如果输入的会计科目有辅助核算 还可以输入相关辅助核算内容 如果没辅助核算 则 辅助核算 选择框呈灰色 不可输入 审核公式在格式状态下编辑 在数据状态下执行审核公式 注意 62 保存报表 报表的格式设置完成之后 为了确保今后能够随时调出使用并生成报表数据 应将会计报表的格式保存起来 REP 为用友报表文件专用扩展名 如果没有保存就退出 系统将弹出 是否保存报表 对话框 注意 63 自定义报表 报表定义 公式定义 保存报表格式 1 2 3 64 第四节报表数据处理 报表数据处理主要包括生成报表数据 审核报表数据和舍位平衡操作等工作 数据处理工作必须在数据状态下进行 处