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1、 中健易康 文 件 管 理 办 法 编号 EK-HR5-11-14 版号 2007-A 编制_ 审核_ 批准_ 2007年6月8日公布 2007年6月8日实施中健易康 文件治理方法1 目的为使中健易康各类文件处于受控状态，确保各场所使用的文件均为有效版本，特制定本方法。2 适用范围适用于操纵中健易康的各类文件。3 程序执行者3.行政总裁负责审批各类外发文件。3.2 总裁办秘书（以下称为：文件治理员）负责对中健易康的各类文件进行收发文登记、文件分类、签阅、保存、销毁治理。4 正文4.1 文件分类及收发登记4.1.1 当文件治理员收到书面文件或其他书面资料时，应分类登记到相应的“文件清单”上。4.
2、1.2 当文件外发时，文件治理员应填写“文件发放记录表”，以便追溯。4.2 文件签阅4.2.1 文件治理员应每天上午上班后一小时内查收电子邮件及传真，以确保及时收到文件。4.2.2 文件治理员应及时将文件附“文件签阅单”交行政总裁签批。4.2.3 签批后需要传阅的文件，通知其他职员签阅。4.2.4 文件治理员确保所有人员在2天内阅知应该阅知的文件。4.3 文件的保存与销毁4.3.1 文件治理员在文件签阅完毕后，将其存入相应的文件夹。4.3.2 文件夹应保存在安全适宜的资料柜中，便于查找和检索。4.3.3 每年12月31日前将本年度文件进行清理，将作废文件、失效文件进行销毁；其他文件进行存档，保
3、留三年后销毁。4.3.4 文件销毁时应填写“文件留用/销毁审批表”，经行政总裁审批后方可销毁。销毁文件时，许多于2人在场（1人销毁，1人监销）4.4 文件的借阅4.4.1 文件被借阅时，比须填写“文件借阅记录表”经行政总裁审批后方可借阅。4.4.2 文件借阅后，都不得带离公司。确须带走，须经行政总裁审批后方可带离。4.4.3 原版文件，涉及公司机密的文件不得外借。4.5 文件的复制4.5.1 文件复制必须填写“文件复制审批表”经行政总裁审批后方可复制。4.5.2 涉及公司机密的文件，如财务报表、商业打算书等，不得复制和外借。4.5.3 被复制的文件必须妥善治理，使用完毕后应由文件治理员将其收回
4、，并依照需要将其留存或销毁。5 程序要紧注释本程序使用ISO9000：2000质量治理体系 基础和术语标准和公司企管手册中的术语与定义。另定义如下：5.1 文件：指对产品质量已发生作用的书面文字、声、光、影、电子等任何媒体形式的资料。5.2 文件操纵：对文件的登记、标识、编号、审批、复制、节阅、保存、归档等状态进行操纵。5.3 作废文件：由发文部门通知不再执行的文件。5.4 失效文件：该文件规定的有效执行期已过的文件。6 作业记录6.1 文件清单6.2 文件发放记录表6.3 文件借阅记录表6.4 文件复制审批表6.5 文件留用/销毁审批表文 件 清 单顺序号文件编号文件名称发文时刻记录人备注文 件 发 放 记 录 表 文 件 编 号共 打 印 份， 复 印 份。文 件 名 称领 用 时 间领 用 部 门签 收 人数 量备 注文 件 借 阅 记 录 表文 件 名 称借 阅人借阅日期归还期批准人经办人备注 文 件 复 制 审 批 表文件名称复制缘故数量申请人审批人复制日期备注 文 件 留 用/销 毁 审 批 表 日期：文件标题文号发文日期留用/销毁缘故： 份数：审批：签字： 年 月 日经办人：签字： 年 月 日备注：16 / 16
