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1、XX香精ERP简介广州市XX电脑系统有限公司目录一、系统简述3二、基本资料3三、操作步骤31、配方资料41.1 单头41.2 配方明细42、香精谱库53、BT号管理54、报价单64.1 单头64.2 明细65、销售订单65.1 单头65.2 单据明细66、生产任务单76.1 单头76.2 单据明细77、加工单88、完成品登记88.1 单头88.2 单据明细89、销售发货单89.1 单头89.2 单据明细910、项目管理911、实验管理911.1 实验项目1011.2 实验申请1011.3 荐香1011.4 实验报告10一、系统简述XX日化香精管理系统适用于所有涉及日化香精管理业务的企业和个人。
2、该软件实现了有关人士利用计算机方便、快速、准确、最优化地得出日化香精配方管理、BT号管理，并对有关报价资料进行管理的愿望。传统手工报价方式，只有从业多年、具有丰富专业知识和经验的日化香精专家才能胜任，而通过使用本软件，一个新手也能很好的独立胜任日化香精的业务管理，迅速成为行家里手，极大限度地降低了人工操作的出错可能性，也大大提高了工作的速度，使涉及日化香精业务管理的企业老板和领导能放心地从日复一日繁琐的事务中解脱出来。二、基本资料首先要将以下的基本资料都录入进系统对应的模块中，这样在增新单据或是修改的时候就能供选择。单据中主要使用的资料有：1、主要资料：物料资料、客户资料、供应商资料2、分类属
3、性：物料分类、产品分类、客户分类、供应商分类、配方分类、使用状态、应用大类、应用小类、香型大类、香型小类、基质分类等.3、相关设定：组织机构、仓库资料、货位资料等。4、权限设定：操作员组、操作员资料、权限维护。5、系统资料：计量单位、货币资料、税务资料、财务年度、财务日历等。6、业务资料：配方师、采购员资料、采购类别、采购方式、供应商交货方式、信誉等级、销售员资料、客户收货地点、客户结算方式、销售退货原因、仓管员资料、物料报废原因、计划员资料、生管员资料、车间维护、车间班组、班组员工、物料损坏原因等。三、操作步骤流程如下：BT号管理报价单香精谱库配方资料定额领料单加工单生产任务单销售订单销售发
4、货单完成品登记1、配方资料 配方管理-配方资料：在此录入配方资料信息1.1 单头新增或修改一张单据的单头，2个页面：配方库、配方属性，配方库页面中主要就是填写配方序号、配方编号、配方名称、配方分类、使用状态、是否香水、是否品牌、应用大类、应用小类、香型大类、香型小类、配方批量等信息。其中配方分类、使用状态、是否香水、是否品牌、应用大类、应用小类、香型大类、香型小类等属性是从已定义好的属性中选择出来的，配方编号必须唯一。配方属性页面中主要录入配方师和一些日期信息。1.2 配方明细单头完成，就可以录入明细，也就是配方组成的信息。明细有5个相关页面，2个计算用的按钮。配方组成页面主要录入配料编码、配
5、料名称、英文名、化学名、配方比例等。其中行号是按升序自动生成的，增行时只要选择配料编码就可将配料名称、英文名等带出来，配料性质默认值为原料，也可进行选择，计量单位也可选择，配方量是根据录入的配方批量和比例自动计算出来的。录完一行点确定按钮，可接下来录入下一行，也可点保存。则该行信息就保存起来了。制备工艺页面主要是说明该配方是如何制备的。更改信息页面是当配方发生更改时，可在此记录修改日期、修改人和修改的原因。样品信息页面是记录配方的样品信息的。配方授权页面是录入该配方的配方师可授权其它操作员看到该条配方或有权限修改等。点击计算成本按钮可根据配方比例和原材料价格自动计算出每种配料的成本，并根据配料
6、的成本算出配方的成本，反填到单头的成本里。点击计算配方批量，则对配方比例进行求和，计算出配方批量。查看配方可按三种方式：按应用、按香型、按状态。按应用和按香型查看，点击应用大类或香型大类时不显示配方，只有点击应用小类和香型小类时才显示符合条件的配方，若已知配方编码或专业号，可点“查询”按钮，输入配方编码或专业，则可直接找到该条信息。2、香精谱库商业数据-香精谱库单：在此生成配方的专业号和货品名当配方的使用状态为启用或成功时，该配方自动转入到香精谱库中。由于香精谱库的信息由配方而来，因此带来的部分信息是不可修改的。这些信息包括：配方号。货品号（专业号），来源号，货品名，应用大类、应用小类、香型大
7、类、香型小类等。点击“修改”，可对香精谱库进行修改，有4个页面：香型描述、成品库存、相关BT、生成货品号。“香型描述”页面的信息是从配方资料中带来的，一般不用修改，“成品库存”页面可查看该香精在库存中的存货情况，“相关BT”页面是指该香精的所有BT号。“生成货品号”页面可进行专业号的生成，首先要选择物料小类，物料大类会根据小类带出来，建立日期和建立人可以写也可以不写，然后在填写货品号（专业号）、货品名，（配方号和来源号是从配方中带来的），建立事由可根据实际情况来写。这些信息填写完后，在右下方有个“写入”，前面有个可选框，在可选框里勾上，再点击“写入”按钮，则该货品号和货品名就写入到物料基础资料
8、中了。在物料基础资料中，可修改补充完整缺少的信息。如：在用状态，计量单位、包装单位、来源码、物料类型、缺省货位、是否可销售等。3、BT号管理销售管理-BT号管理：在此建立和查询BT号BT号管理有4个页面：BT描述、相关BT号、相关订单、相关配方号。“BT描述”是BT的主要属性，包括BT号、专业号、实验号、来源号、香精名称、客户信息、价格和建立日期等。“相关BT号”是指该客户的所有BT号，“相关订单”是指和该BT号有关的所有订单，“相关配方号”是指该BT号对应的配方号。新增一个BT号时，点“新增”按钮，然后填写BT号、专业号、实验号、来源号、香精名称、客户信息、价格和建立日期等信息，点“保存”按
9、钮，则该BT号就保存了。查询BT号有多中方式：按应用、按香型、按客户、按序号，还可以按一定的条件检索。比如“检索”，可输入一个BT号进行检索，也可输入多个BT号进行检索，多个BT号时，如果输入的BT号是连续的，中间用两横连接，如果输入的BT号不连接，中间用分号；隔开，这样可方便的查到要看的信息。此外，也可以输入客户、配方号、专业号等进行检索，也可以按“今日”、“本周”、“本月”、“我的”等进行检索，大大提高了查找的速度。在BT号管理中，根据检索出来的BT和当天客户的BT可生成报价单。点右上方的“报价单”按钮会自动生成。4、报价单销售管理报价单：在此可浏览或增加报价单信息4.1 单头报价单可由B
10、T管理里生成，也可新增生成。单头有两个页面：报价信息和制作信息。增加时点“新单”，“报价单号”自动生成，“报价日期”默认为当天日期，选择“报价人”，“客户名称”、“联系人”，填写“联系地址”和制作信息等，点“保存”则保存了该单头的信息。4.2 明细做完单头可接下来增加明细资料，点“增行”按钮，在右边输入“BT号条件”，可输入一个或多个条件，然后点“查询”按钮，则会把符合条件的该客户的BT查询出来。这时点“确定”，则生成报价单明细，点“保存”则信息保存到数据库。这样，报价单就完成了。5、销售订单销售管理-销售订单：在此建立一张产品销售订单5.1 单头新增一张销售订单，点“新单”增加单头部分。单据
11、编号可自动生成，也可手工填写，将分销部门、订单日期、订单类型、客户名称、币种、税种、交货地点、交货方式、运输方式、结算方式、销售员等信息填写完成，然后点击保存，就将单头操作完成，如要更改单头信息，直接点击“修改”按钮即可。5.2 单据明细点击“增行”按钮，编辑“订单明细”中的信息。选择“BT号”，“物料编号”、“物料名称”、“配方号”、“单价”都将自动带出来，选择“基本单位”、“包装单位”、输入“换算系数”、“包装数量”、“交货日期”、“发货日期”等信息，点击“确定”，这样就为单据增加了一行明细，同样操作填写下一条明细，就可为订单增加多条明细。增加完每条明细都要点击“确定”按钮，否则该条信息将
12、不能增加完成。增加完所有行信息后，点击“保存”，这样才能将行信息保存到系统中。若要更改行信息，光标定位到需要修改的行，然后点击“改行”即可。这样就完成了一张销售订单了，“确认”、“审核”该单据即可。说明：在增行时，BT号除了可以选择也可以输入，若输入的BT号在BT库中存在，按回车后自动带出相关信息，和选择BT号的结果一样。若输入的BT号在BT库中不存在，则按回车后不会带出物料信息，这样要选择物料编码，带出物料名称、配方号、计量单位等，再填写订单数量、交货日期、发货日期等，点“确定”按钮，这时会弹出一对话框：该BT号不存在，是否要保存到BT库？点“使”则保存到BT库中了。6、生产任务单生产管理-
13、生产任务单：在此建立一张生产任务单6.1 单头新增或修改一张单据的单头，其中有2个页面：任务单、计划期。另外，单头上有9个查询按钮：已下达、未下达、资料期、备料期、待安排、本月、本季、本周、已完成。点击每个按钮，可查到符合条件的信息。“任务单”页面中，自动生成“任务单号”，“开单日期”默认为当前时间，可以选择，“工单类”型默认为1，也可以选择。选择“客户名称”、“业务部门”、“业务员”、“交货日期”，然后转到“计划期”页面选择“物料日期”、“资料期”、“备料期”等，填写完毕后点“保存”，则保存单头的信息了。6.2 单据明细明细里有4个页面：任务单明细、物料状况、配料状况、货品仓存、待排订单。“
14、任务单明细”页面是要下达生产任务的所有物料的信息。“物料状况”页面是物料的备料量、缺料量、需要量等信息。“配料状况”页面是要生产物料的配方情况和信息。“货品仓存”页面是该物料在库存中的信息。“待排订单”页面是所有已有订单要下达生产的单据。增加明细时，有两中方式：一、可点“取数”按扭，从销售订单中取数生产任务单明细。（物料状况、配料状况、货品仓存、待排订单这4个页面的信息都是自动回填的，在此不用填写。）二、点“增行”按钮，选择“物料编码”，带出物料名称等信息，选择生管员、加工车间、工艺路线、开工日期等信息，填写完毕后点“确定”按钮，这时可以同样方法增加下一行明细。明细增加完毕点“确定”，再点“保
15、存”，则保存了增加的明细行。要使一张单据有效，需要“确认”、“审核”该单据。7、加工单生产管理-加工单：在此建立一张加工单 加工单的前提是必须要有销售订单或生产任务单。新增一张加工单，点“新增”按钮，自动生成工单编号，选择“任务单号”或“配方编号”，自动带出货品编码、货品名称、配方编码、加工数量等信息，领料单号自动生成，且自动带出配方组成信息。“加工车间”默认为生产车间，“领料部门”默认为生产部，但也可以选择。开工日期、完工日期、系统日期默认为当天日期，也可选择。只要选择包装单位，输入包装规格，自动计算出包装数量。填写完这些信息，点“保存”按钮，则完成加工单的建立。确认、审核该单据则转入下一步流程。（定额领料单由加工单自动生成，无须另增。）若要打印加工单，点上方的“打印”按钮则可打印该加工单。8、完成品登记生产管理-完成品登记8.1 单头新增单据的单头，点“新单”，系统自动生成单据号码，默认登记日期为当前日期，可以更改，再选择日报部门、发货类型即可完成单头信息。保存即可。若要修改，点“改单”按钮修改单
