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1、. . . .北京XXX技术有限公司企业内控管理系统解决方案项目名称： xxx预算及网上报销管理系统方案提供商：北京瑞友科技股份有限公司 方案日期： 2012年5月16日 本文档含有专有信息，文中涉及的所有资料必须严格保密，未经北京瑞友科技股份有限公司授权，此文档不得向他人泄露，否则瑞友科技股份有限公司将保留相关的法律权利。目录1.项目概述42.需求现状及目标52.1.需求分析52.2.现状，挑战，解决方案62.3.方案适用范围82.4.系统建设目标83.系统建设原则83.1.可扩展性83.2.可控性93.3.开放性93.4.前瞻性93.5.实用性93.6.可操作性93.7.安全性103.8.
2、可靠性104.系统应用解决方案104.1.总体应用结构104.2.系统应用方案104.2.1.个人工作台104.2.2.预算管理系统114.2.3.费用报销管理系统144.2.4.成本管理系统184.2.5.报表管理224.2.6.系统管理224.2.7.基础数据管理244.2.8.数据接口管理254.3.方案主要特点总结275.技术解决方案275.1.关键技术描述275.2.系统流程275.3.系统部署及环境285.3.1.系统部署架构图285.3.2.硬件配置建议295.3.3.软件环境305.3.4.网络环境305.4.系统安全综述315.5.系统备份还原316.实施服务方案316.1.
3、项目实施原则326.2.项目实施管理策略336.2.1.项目管理框架336.2.2.项目策略336.2.3.项目计划336.2.4.质量管理346.2.5.文档管理356.2.6.问题管理366.3.项目实施组织结构366.4.瑞友科技标准实施方法386.4.1.项目准备阶段386.4.2.业务蓝图设计阶段386.4.3.系统实现阶段396.4.4.验收交付阶段396.4.5.项目实施计划草案406.5.售后服务方案406.6.服务支持流程406.7.技术支持417.系统应用价值分析427.1.角色效益427.2.整体应用价值438.附件：成功案例简介448.1.外研社成功案例448.2.资生
4、堂成功案例468.3.电装（中国）投资成功案例478.4.其他部分客户名单471. 项目概述北京XXX技术有限公司（以下简称XXX公司）是纽约交易所上市公司，在国内数字点数领域占用绝对优势。近几年业务发展迅速，人员迅速增多，对公司内部信息化建设的要求越来越高。XXX公司当前的信息化状况积案要总结如下：有一套金蝶K3 财务系统和一套比较简单HR系统在用；邮件系统使用的是263的企业邮箱；计算机间按工作组划分，没有建立Windows 域，员工登录工作组使用本机及相互通讯。随着公司管理的逐步规范，同时企业发展的速度迅速加快，XXX公司的员工也已经发展到500多人，在此过程中，规范的预算管理体系的建立
5、越来越重要，其管理理念也逐步由原来的财务预算，演变为基于企业全面预算管理，对企业运营过程中所产生的成本、费用进行全过程管理，从而为公司建立较为全面且合理的企业内控管理体系。作为一套全新的管理理念来看，其重点为全面预算的全过程管理控制，这就必然涉及到成本控制及费用报销的业务管理，该业务因为涉及到几乎所有的员工，并且成本控制、费用报销种类繁多，流程各不相同，在原来手工进行处理时，所有的人准确掌握所有流程的难度非常大，而作为领导来审批各种业务单据也同样非常困难。所以整个预算管理、成本控制、费用报销等工作的工作量多、效率较低，即占用了员工及领导很多时间，也给财务人员带来了巨大的压力。更为重要的是，在原
6、来的手工处理过程中，预算管理和成本控制、费用报销等业务相脱节，预算无法得到及时的控制，领导审批成本、费用单据时缺乏控制的依据，从而为公司高层的管理决策带来无法预知的运营风险。鉴于此，XXX财务部门提出将企业的全面预算管理、成本控制管理、费用报销管理等管理系统作为一套完整的管理体系，从而建立规范、合理的企业内控管理系统。希望通过该体系的建立，能有效的提高公司预算管理系统的价值，真正实现成本、费用的全过程控制管理，将财务人员从繁重的事务性工作中解放出来，真正体现管理会计的职能价值，全面提高企业资金使用效率，使管理透明化，为领导决策提供有力的数据支撑，从而及时、有效、全面的降低企业运营过程中所产生的
7、风险。针对上述情况和财务部门的考虑要素，本文档将给出XXX实现企业内控管理系统的核心，预算管理系统和成本、费用控制管理系统的建议方案。瑞友科技企业内控管理系统是根据目前国内企业所面临的问题，采用全新的管理理念所设计的国内第一套专业企业内控管理系统，开创了以全面预算驱动企业日常经营的各项业务，并根据预算控制各项业务发生时所涉及到的费用及成本，有效的降低了企业的运营成本及运营风险，改变了传统的预算事后分析为事前预测，事中控制，实现了预算监控的全过程管理。此次为XXX提供的产品主要为预算管理系统、费用报销管理系统、成本管理系统、报表管理系统等。本系统采用全B/S应用模式，用户只需登录IE浏览器即可编
8、制预算、填写报销单、网上审批等全部工作，极大的方便了用户实际操作及全面推广。2. 需求现状及目标系统整体目标：为XXX建设以预算为驱动的网上报销、企业内控管理系统。2.1. 需求分析企业内控管理系统应实现如下需求：l 预算管理系统 预算编制：线上、线下（EXCEL）两种方式，预算版本管理，多维度的预算编制 预算审批：多级工作流审批 预算调整：随时调整前期所编制的预算 预算分析：主要实现预算执行汇总表、预算执行明细表等 可以适时监控到各种成本、费用所发生的全过程控制l 费用报销管理系统 费用申请单：包含各种费用类型，能在同一张单据上体现的就同单实现，不能整合为一张单据的，就分为多单据实现（如出差
9、申请单等） 费用报销单：同上 借款单 还款单 各单据间可实现关联勾稽 可以随时看到预算执行情况，能够预警、提醒控制成本、费用单据l 网上填报、网上审批，都通过IE浏览器登录实现操作l 工作流设置：可实现不同单据的自动流转，也可根据所设置的条件，进行流程跳转，并且实现流程状态适时监控l 要能够实现常规的统计报表分析l 能够适时生成银行所需的报盘文件l 和金蝶K/3财务系统的凭证接口l 和金蝶K/3财务系统的基础资料接口l 和HR人事管理系统的基础资料接口（主要为员工、部门的相关信息）l 基础数据维护2.2. 现状，挑战，解决方案序号现状挑战解决方案1预算管理停留在手工填制EXCEL报表的阶段，不
10、便于公司及各部门进行管理；EXCEL报表维护困难，人为错误几率高；在系统中制定模版，可通过权限控制是否允许调整，下发各部门填报，便于预算填报的执行及管理；2每个部门的预算模版都一样，相互了解各部门的预算项目，滋生人为的不公平假象。无法制定各部门单独的预算模版，不便于基础数据的权限管理，且报表提交后需人工汇总；每个部门单独的预算模版，由系统自动汇总各部门预算，降低编制汇总工作量；3预算分析困难预算执行状况无法及时掌握；系统提供预算执行进度分析表、差异分析表、预算余额表、填报时间分析表、预算对比分析表等；4预算编制没有审批流程无法通过流程逐级审批，只能人为的按照管理流程手工报送；系统自定义审批流程
11、，且存留各级预算调整版本，便于查询分析；5预算报表编制结束后几乎不看预算无预警系统提供自动预警机制，提醒各级管理人员预算执行情况；6企业内部控制很难贯彻执行；成本费用逐年递增，找不到控制点通过系统可以编制合理的预算、有效的控制费用，降低成本，完善企业内控体系；7预算和费用报销没有关联（或关联监控困难），预算不能适时监控费用报销情况；通过系统可以适时监控费用报销情况，控制费用发生率，降低运营成本；9费用控制缺乏管理（预算）依据；费用报销时无法自动扣减预算，无法进行预算控制；费用报销时可以自动扣减预算，预算不足及时控制，适时掌握预算可执行余额；10预算执行准确率无法提高，预算执行偏差的原因很难分析
12、哪个部门（或员工）的预算执行偏差最大？原因是什么？系统随时提供部门预算执行差异表，并可穿透查询执行单据，即时发现差异原因；11预算分析为事后分析，意义不大报销后扣减预算，无事中预算控制；通过系统可以做到事前计划、事中控制、事后分析；12领导决策分析时很难通过系统及时提取到数据，影响到公司年度预算编制及实际监控；预算编制缺乏依据，查询分析困难；预算执行率、执行进度、差异原因等信息不能及时掌控；系统提供历年预算数据报表、预算执行表、预算调整表，切可以进行对比分析，编制新会计期间的预算更为合理；13费用报销为员工手工填单，经多级审批后提交财务，费用报销全部依赖员工手工填报进行，报销时间长，审批不及时
13、；在系统中填制单据，工作量小；定义审批工作流后，系统自动将单据流转到各级审批人进行审批，从而缩短了审批及报销时间；14由财务人员手工录入报销凭证；财务人员手工录入工作量大；各种报销单分散到报销人填写，经系统审批后自动生成财务凭证，财务仅需要在系统中审核即可；15领导审批时无法及时查询报销人（或者报销项目）历史报销记录；是否审批缺乏依据，只能是领导拍脑袋、凭感觉印象审批；可适时调取历史报销信息，费用控制、审批更为合理；16无法看到预算执行情况审批时看不到预算执行进度；系统各种报销单上提供预算数据、可执行预算余额、预算执行率等数据供审批参考17大额支付特殊流程处理复杂大额支付多极审批流程处理缓慢；
14、系统单独定义特殊的审批流程，并与预算关联扣减预算，或随时进行预算调整，将大额支付按照项目进行统计汇总，管理更合理；18费用报销员工满意度低， “人找人”管理模式；员工费用报销时常处于找不到领导、等候审批状态，周期长，效率低，无需人为去找审批人，单据在系统中自动根据定义的流程自动流转，领导批量按单进行审批，不但节约了领导时间，还提高了审批效率；19领导出差休假只能授权其他人代理；无法通过外网处理公司内部业务；通过IE经权限认证即可登录网址进行审批等工作；20财务人员手工录入费用凭证工作量太大，无法将有效的时间投入到财务管理中去；核算型财务如何向管理型财务转变？系统自动生成财务凭证以及各种分析报表，有效地降低了财务工作量，将更多的时间投入到分析及管理工作上来，为公司领导提供决策数据依据，同时能有效地监控成本费用，提高企业的利润，真正体现财务管理人员的价值；21除了基础财务核算外，管理型财务的职能缺乏有效的时间和数据支撑；无
