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1、 時間管理 Time Management 91421004 張盈鈺 91421005 張珮珮 91421027 徐怡芬 91421037 徐愛菊 91421040 李婷慧 91421049 張敬珣 報告流程 自我檢視 WHATWHAT HOW HOW WHYWHY beforeafter 我學到了什麼？ 1.自我檢視 卡片：我一週最想完成的五件事 思考 目標達成率 把時間用在刀口上 我一週最想完成的五件事 百分比 1.自我檢視 我一週最想完成的五件事 思考 目標達成率 把時間用在刀口上 把時間用在刀口上， 時間管理四象限 第一象限急迫又重要的事。 各種狀況考驗我們的經驗、判斷力的時刻, 也是
2、可以 用心耕耘的園地。很多重要的事都是因為一再拖延 或事前準備不周, 而變成迫在眉睫。 Ex：陪重病的親友上醫院 第二象限重要但不急迫的事 主要是與生活品質有關。荒廢這個領域將使第一象限 益形擴大, 使牛陷入大的壓力與危機中而疲於應付。 反之, 多投注一些預防措施, 很多急事將無從產生。這 個部份的事情不會對我們造成催促力量, 所以必須主 動去做。這是發揮個人領導力的領域。 Ex：完成人資7篇reading packet 第三象限急迫但不重要的事 因為迫切的呼聲會讓我們產生這件事很重要的錯 覺-實際上就算重要也只是對別人而言。電話、會議 、突來的訪客都屬於這一類。我們花很多時間在這 個範圍打轉
3、, 自以為是在第一象限, 其實不過是在滿 足別人期望與標準。 Ex：看華視週日晚間的柯南 第四象限不急迫又不重要的事 簡而言之就是浪費生命, 所以根本不值得花半點間在 這個象限。但我們往往在一、三象限間來回奔走, 忙 得焦頭爛額, 不得不逃避到第四象限去療養一番 再出發。這部份的範圍倒不見得都是閒活動, 因為真 正有創造意義休閒活動是很有價值的。 Ex：上網收廣告信 以理性科學的方式，評斷優先順序 工作項目長期重要性短期迫切性總數優先次序 1.定期運動2354 2.陪親友上醫院 1121 3.完成人資報告 1232 4.看柯南 3143 5.上網收廣告信 3365 兩個構面：重要性、急迫性 三
4、種程度：最重要、重要、不重要 2.何謂時間管理 1.是目的性的生活技巧 2.善用技巧，可合理、有效地利用可支 配的時間 3.引導並安排自己的生活，朝向理想的 目標邁進 Step3 配合生理時鐘，擬定計畫。 3.如何管理時間 Step4 分析、檢討目標達 成率與改進。 Step2 安排目標的輕重緩急 ，安排優先次序。 Step1 訂好長程目 標，以及與 之有關的短 期目標。 善用規劃的觀念 時間管理的方法 八十二十法則 掌握關鍵，花較少的時間得大功效 象限法 一週觀點法 集中處理法 角色平衡法 象限法 第一象限 急迫又重要的事 必須做 第二象限 重要但不急迫的事 應該做 第三象限 急迫但不重要的
5、事 可以做 （亦可分派） 第四象限 不急迫又不重要的事 何必做 擬定工作計畫（工作日誌） 優先次序 急 不急 重要 不重要 人生目標 象限的運用原則 時間工作項目佔用 時間 優先 次序 評語 8：10端咖啡，讀 報 20分4可在午飯時讀，頭 20分鐘浪費掉了 8：30檢討今日計 畫 15分1時間運用得當；發 現兩個要海倫注意 的問題 8：45寫便條給海 倫 5分1時間運用得當 8：50魏特來電15分4總機小姐可以留言 9：05BB來電談預 算之事 15分3總機小姐可以留言 9：20要海倫聽寫 信件 45分2口述得不是很有條 理 10：05讀信並將信 件分類 30分4海倫可做此事，要 她分類，排
6、出優先 次序，並回一些信 時間工作項目佔用 時間 優先 次序 評語 8：10端咖啡，讀 報 8：30檢討今日計 畫 8：45寫便條給海 倫 8：50魏特來電 9：05BB來電談預 算之事 9：20要海倫聽寫 信件 10：05讀信並將信 件分類 範例：上班族的工作日誌 今日目標 次序 目標 完成時間 1.完成會議檢討 10:00 2.向老闆做業務摘要 13:00 3.向老闆做服務報告 14:00 4.幹部會議 11:00 5.加緊處理信件 16:00 6.解決布朗的問題 17:00 評估日誌所在工作的 優先次序指數 1.是急迫又重要的事必須做 2.重要但不急迫的事應該做 3.急迫但不重要的事可以
7、做 4.不急迫又不重要的事何必做 4.總結 1.時間管理的價值 2.實務應用 電話管理 有效的開會 授權 3.善用科技展品做好時間管理 1、時間管理的價值 提高生產力 預防壓力 在工作(學業)與個人生活間取得平衡 朝向人生理想目標邁進 2.實務應用 電話管理 有效的開會 授權 有效的開會 meeting 準時開會與結束 適當的人員 明確的目標與議程 達成共識與追蹤成效 排除干擾 2.實務應用 電話管理 有效的開會 授權 電話管理 清靜時間 更高層的過濾 電話方式 沒有助理 1.同事 2.留言系統 3.燈號取代鈴聲 4.拔掉電話插頭 5.隔絕電話 有助理 過濾電話 1.處理 2.轉接 3.暫緩
8、4.速辦 2.實務應用 電話管理 有效的開會 授權 授權 我是萬能的 焦頭爛額的經理人養了 一堆沒事做的屬下 沮喪的員工-不被信任 、才能無從發揮 經理人無法專心從事 改善公司作業等的思考 清楚描述下個步驟並確認其重要性 指派給至少能完成這件事的最低階層員工 a)給予建議，然後行動 b)行動，然後給予建議 安排適當的後續追蹤時間 經理人 3.善用科技產品做好時間管理 noutlook：安排時間 nPDA：名片及行事曆管理 n手機：自動轉帳、線上下單 nBBS：公布訊息 n視訊產品：節省開會交通成本 本組成員介紹 04盈鈺05珮珮27怡芬37愛菊40婷慧49敬珣 會 議 大綱 初稿/二搞 成品 問 卷 解說及回收 統計 投 影 片 初稿 修飾 整合 書 面 報 告 資料搜尋 初搞 修飾 整合 上 台 報 告 投影片操作 主講 參考書目 n伍忠賢作，1997年，以快取勝企業時間管理，初版 ，業強出版社 n布蘭查、翁肯、巴羅作，1992年，一分鐘時間管理， 初版，聯經出版社 n凱蒂瓊斯作，2001年，職場成功有效時間管理，第一 版，智庫文化 n麥肯恩作，1996年， 時間陷阱，第一版，天下文化 出版 n賽維特作，1995年，留更多時間給重要的事，第一版 ，大村文化出版事業 n羅伯特哈契瑟作，1996年，掌控時間，初版，金錢文 化出版
