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1、內控制度採購及付款循環採購及付款循環（總說明）編號版本日期CP1001.02002/01/01內部控制制度採購及付款循環文件管制等級：管制文件非管制文件文件履歷紀要頁文件發行單位文件管制等級管理代表管制文件非管制文件文件履歷紀錄版次修訂內容核准權責編撰日期0第1版（新發行）1. 總則1.1. 制定目的為促使本公司內部控制（Internal Control）之採購及付款循環（Purchase）程序，能有所遵循，特訂定本文件，俾利各相關單位遵循。1.2. 適用範圍凡本公司有關內部控制之採購及付款循環作業程序與控制重點，悉依照本文件之規範辦理。1.3. 權責單位資材、財會單位為本文件之權責單位，權責
2、單位主管經承認單位授權，負責本文件之管制，並確保依據本文件之規範作業。2. 採購及付款循環2.1. 循環圖【見】（資料1）採購及付款循環圖。2.2. 循環作業本循環之各項作業：1) 請購作業（CP101），另訂之。2) 採購作業（CP102），另訂之。3) 進口作業（CP103），另訂之。4) 驗收作業（CP104），另訂之。5) 與合約不符作業（CP105），另訂之。6) 付款作業（CP106），另訂之。7) 差異分析作業（CP107），另訂之。3. 附則3.1. 制修廢與頒布實施本文件屬於管理文件，經經營會審議後，呈請董事長核准承認後，交由權責單位頒布公告實施；修訂或廢止時亦同。3.2.
3、編號、版本、日期、頁次頁數本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次頁數等項，見本文件之頁首與頁尾。3.3. 附件3.3.1. 相關資料（資料1）採購及付款循環圖（股份有限公司發行）頁次4/19頁內控制度採購及付款循環採購及付款循環（總說明）編號版本日期CP1001.02002/01/01（資料1）採購及付款循環圖預算CP101-請購|-|CP102CP103|採購進口|-|CP104|驗收|是否合格否CP105|-與合約不符|是|-|CP106入庫|付款|CP107|差異分析-（股份有限公司發行）頁次6/19頁內控制度採購及付款循環請購作業編號版本日期CP1011.0200
4、2/01/01第1節 作業程序1. 提出需求1.1. 調節性採購依市場行情、用料變動等採購之原物料，由資材部單位視經濟未來走向、市場狀況及預計用量等因素，決定訂購時機及數量種類，交由採購單位採購。1.2. 預算採購依銷售預算或客戶訂單之進度，由生管單位填具請購單，經單位主管核准後再交給採購單位，並將請購核准紀錄填入採購預算內。預算採購，包括下列二種採購：1) 直接材料（常用材料）係指直接耗用之材料。2) 間接材料（常用物料）係指間接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用時間與數量也無法預知。可憑用料單位之需料通知單現用現購。2. 檢查庫存採購前應先檢查存貨是否具有下列情形：1) 目前存量尚未達請購
5、點/安全庫存。2) 請購之商品品名、規格、廠牌有庫存品或替代品可供替代。3) 申請之原物料是否仍具採購價值，還是已失經濟性。3. 臨時需求緊急採購由需求單位提出，經過庫存檢查後須採購者，經製造單位主管核准後，逕交採購單位購買，惟事後仍須補填請購單。第2節 控制重點1) 請購單必須詳細註明廠商、規格型式及需用日期等內容，如申請物品須採用特別運送及保存方式者，應加注意事項。2) 請購單必須經先作庫存審核，核准時應遵照核決權限辦理。3) 緊急採購不應經常發生，事後應補開請購單，追究原因是否為不可抗力，有無改善計畫。4) 應定期檢討請購單，有無延遲採購情形，請購數量應符合經濟採購量要求。第3節 相關資
6、料銷售預算、客戶訂單、請購單等。（股份有限公司發行）頁次8/19頁內控制度採購及付款循環採購作業編號版本日期CP1021.02002/01/01第1節 作業程序1. 查詢供應商資料1) 準備採購。2) 調閱供應商資料/廠商料件基本資料報表，了解過去採購及詢價紀錄。3) 向廠商詢比議價。2. 決定購買方式依材料管理規定，決定應用下列何種方式購買：1) 詢價金額較小，不須書面比價，但仍以詢價方式向最低價廠商採購者。2) 議價採購人員經詢價後，如已知市價有下跌趨勢時，或有報價高於前批採購價格，或請購規格明確，但請購量較前批大等之情形者，仍應予以議價。3) 比價若為特殊規格或供應廠商家數較少者。4)
7、牌價收購根據核定之收購價格收購者。5) 長期合約採購向簽訂長期供應合約，或專案報准之買賣合約廠商採購者。6) 招標採購之材料如有三家以上可供應，且其預估採購金額較大達招標金額時，以公開招標為原則。3. 決定訂購事項由承辦人員備妥資料及預擬訂購之廠商、數量、辦法等，經採購單位主管核准後採購。4. 更新紀錄將不同購買方式之訂購及詢價資料，填入供應商資料/廠商料件基本資料內。第2節 控制重點1) 詢比議價資料平日應注意收集，須詳實完備，保持最新時效，供應商資料廠商料件基本資料亦應隨時更新，保持正確紀錄。2) 請購單詢比議價單必須經主管核准後，方得辦理採購。3) 辦理比價、議價、招標等作業應符合公司規
8、定，外購進度亦須依預定採購程序控制追蹤。4) 大量採購之主料、副料、包裝材料，以合約採購為原則，並應保持兩家同時供料，以免受到供貨品質之限制，影響到生產作業。5) 重要採購合約簽訂前，須經法務單位或公證單位人員查核。6) 為提高進貨品質，降低進貨成本，便於管理，應建立可完全配合之協力廠商。7) 遇到市埸上各項原物料之供應將大幅變化時，須通知有關單位，以便事先連繫；報告呈核後，立即採取應變措施。第3節 相關資料供應商資料廠商料件資料、請購單、詢比議價單等。（股份有限公司發行）頁次10/19頁內控制度採購及付款循環進口作業編號版本日期CP1031.02002/01/01第1節 作業程序1. 需比例
9、結匯1) 由採購單位計算結匯所需金額。2) 所需金額申請表及各類相關憑證，一併送交主管人員核准。3) 預付外購款，依請購案號或L/C逐案控制。2. 記帳1) 請款條件審核無誤後，開立應付憑單，製作傳票，記入帳冊。2) 應付憑單交由出納單位開出支票。3) 支票經簽章後，應交由經辦人申請開立信用狀。3. 申請信用狀1) 準備下列文件向結匯銀行申請開立信用狀：(A) 開發信用狀申請書。(B) 已繳納收訖或已核章之結匯申請單。2) 依法須申請輸入許可證者，尚須附輸入許可證。3) 於進口中國大陸海關，應先申請核對進口批文。4) 申請輸入許可證時，須具備下列資料，向國貿局或外匯銀行申請：(A) 商業發票（
10、Performance Invoice）。(B) 目錄或型錄。(C) 特別規定。4. 銀行開具信用狀上述手續無誤且未超過銀行之授信額度，則銀行將會開出信用狀。5. 在途品作業1) 起運點交貨條件之物品所有權已移轉時，應辦理投保運送等事宜。投保依相關保險規定辦理。2) 對自行安排運送之貨品，須預先安排船期。3) 貨品裝船後，由賣方通知預定起岸日期，資材部單位準備安排進口報關事宜，並通知倉儲單位。6. 準備提貨1) 資材部單位於接獲船務公司通知預定到港通知後，通知倉儲單位、財會單位及報關公司（報關人員(深圳）。2) 倉儲單位接獲到貨日期、品名、數量後，預先安排人員搬運及存置位置。3) 財會單位於知
11、悉預定結匯還款日後，安排調度各項財務資源，準備結匯。7. 結匯還款1) 檢核利息計算是否正確。2) 結匯費用是否依銀行之收費標準計算。3) 依請購案號或L/C編號，將每次支付費用記入每一批材料之進口器材付款紀錄表。8. 提貨1) 費用項目均為固定，多出項目應查核原因是否合理。每一項費用是否均有合理憑證。2) 核算各項計算方式是否合理，計息起迄日期是否正確，有無扣除免費日期。3) 對於無支付標準之特別報關費用，是否依核決權限呈請核准。4) 實收數量少於裝運數量時，注意有無辦理索賠；實收數量少於公證數量時，有無向運輸公司提出索賠。第2節 控制重點1) 有關進口作業之各項預付費用支付、入帳、轉銷、收
12、回及調整時，所應附之原始憑證必須經核准，內容必須合理。2) 應按同一進口採購案號之有關原始文件、合約、憑證等逐案彙集歸檔。3) 應將進口結匯之有關原始文件、合約、憑證等核對無誤後，始簽付。4) 預付貨款之支付一律規定以支票支付，並抬頭、劃線、禁止背書轉讓。如以現金方式支付者，須合於現金付款方式。5) 已付款原始憑證應蓋付訖章，支付傳票背後應有領款人簽章，以免重複付款或冒領情事發生。6) 開發信用狀除應秉持公平互利外，更應避免下列條款：(A) 開立保兌信用狀。(B) 押匯手續由買方負擔。(C) 可裝運於甲板上。(D) 信用狀可轉讓。(E) 指定開狀銀行或押匯銀行。(F) 可憑倉庫收據（尚未裝船）押匯等。7) 在途產品之交運、保管應力求完好；撥交、移轉控制力求完整。如有遺失或短少，責任必須明確；逾時甚久之在途產品，應追查原因。8) 合約、單據必須訂有寄存期間，如有逾期尚未處理者應查明原因。9) 注意出帳日期與在途日期相隔甚久者，是否為久懸帳未解，有無虛列帳目情形。10)
