职位分析、职位描述、绩效指标综述

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1、职位分析、职位描述、绩效指标 工作课程 2DocIDHewitt Associates 今日议程 v职位分析的定义、目的和方法 v撰写职位描述之目的及其相关概念 v职位描述的制作过程 v撰写职位描述之指导原则 v职位描述的维护更新 v小组练习 v问与答 3DocIDHewitt Associates 什么是职位分析？ v这一过程是通过对职位的研究，确定该职位的任务、 职责、与其它职位的关系以及该种职位的工作环境和任 职要求。 v有系统地确定、收集和组织这职位的信息。 4DocIDHewitt Associates 职位分析为什么重要？ 职位分析 招聘 新设职位 与外部竞争者竞争的基础 业务目标

2、 制定与业务目标一致的角色 职位评估及级别 是认识各职位的价值的结构 绩效管理 是发展绩效管理的基础 职位继承的计划，培训和发展 了解机构要求的技巧和能力 组织开发 便利了程序，结构，加强了 组织变化。 5DocIDHewitt Associates 职位分析的程序 投入 对组织的理解 业务目标 部门职责 个人职责和任务 职位分析的过程 确定被分析的工作 制定职位分析调查表/清单 收集有关的职位信息 产出 职位描述 6DocIDHewitt Associates 职位分析的程序- 你想知道什么？ v职位的性质 u职位的目的 u职责 v职位水平 u关系（内部/外部） u任职要求 u技能 u表现衡

3、量 7DocIDHewitt Associates 信息收集方法 v直接观察 v个别面谈 v团体面谈 v调查问卷 v员工日记/记录 8DocIDHewitt Associates 调查问卷 v开放的形式以获得描述性的答案 v设定的形式用来收集具体的任务、活动及頻率 9DocIDHewitt Associates 职位分析面谈 1.面谈准备 2.面谈开头 3.获得信息 4.澄清 5.结束面谈 6. 跟踪 10DocIDHewitt Associates 面谈准备 v事先获得有关资料 v让面谈者准备相关材料 v准备一问题清单 11DocIDHewitt Associates 面谈开头 v营建一个较

4、为宽松的环境 v解释面谈的目的 v保持目光接触 12DocIDHewitt Associates 获得有用的信息 v职位分析面谈是一种事实挖掘的面谈。 v切记获得事实而非观点或偏见 v控制整个面谈过程，把对方带回主题 v让对方有时间思考 13DocIDHewitt Associates 问题的形式 v问开放式问题 u什么 u怎样 u为什么 给你该职位的初步概念 14DocIDHewitt Associates 问题的形式 v直接的问题如： u你这一职位的目的是什么 u你向谁汇报 u有多少员工向你汇报 v让对方描述的问题 u请描述一下你在质量控制委员会的角色 u在没有指导的情形下，你所采取的行动

5、是。 15DocIDHewitt Associates 问题的形式 v在适当的时候问下列类型的问题 u开放式陈述式 u探究式 u澄清式封闭式 u总结式连接式 16DocIDHewitt Associates 避免使用 v引导性问题 v连珠炮式问题 v偏见式陈述 v多选式问题 17DocIDHewitt Associates 问题举例 v你的日常工作是哪些，你每月要写几个报告？ v你这个工作常常没什么事干。 v你是每周、每月还是每两月提供一次信息？ 18DocIDHewitt Associates 结束面谈 v核查信息完整性 v询问对方有什么问题 v总结关键信息并告知下一步行动 v感谢对方所投入

6、的时间和努力 练习一：问题分析 练习二：面谈 20DocIDHewitt Associates 薪酬策略 历年维护 职位描述/ 职位文档 职位评估 薪资架构薪酬发放 市场定价 薪酬计划概览 21DocIDHewitt Associates 使根本不了解该职位的人通过阅读职位描述， 便可很快了解该职位的特征、范围、职责及胜任条件 职位描述之总体目的 22DocIDHewitt Associates 职位描述的定义 v职位描述是 u 可接受的、统一规范的书面职位介绍 u 描述的是职位本身的功能，作用及履行的职责 u 全面而简洁 u 并非详细的任务、程序或活动的清单 u 并非填写个人的业绩和能力 2

7、3DocIDHewitt Associates 职位描述的用途 v职位描述的用途通常包括 u 入职培训 u 业绩管理 u 沟通 u 职位定价 u 职位评估 u 招聘 u 职业发展规划 24DocIDHewitt Associates 职位及职位描述之相关术语职位及职位描述之相关术语: : 相关术语 25DocIDHewitt Associates 培训经理 组织安排 培训 编写培训 教材 亲自讲授 课程 评估并反馈 培训效果 通知 （沟通协调） 准备教具落实授课场所制作幻灯片讲授 例子 开发课程 收集培 训需求 制定年度培训 计划 实施 培训 分析、协调、 制定计划 选择培训 机构 26Doc

8、IDHewitt Associates 职位及职位描述之相关术语职位及职位描述之相关术语: : 相关术语 27DocIDHewitt Associates v确定公司的组织结构图 v归并类似岗位，建立职位 职位认定 职位 信息 的收 集 职位 描述 版式 确定 信息综合文本的制成 职位描述制作的步骤 28DocIDHewitt Associates v界定职位描述的用途 v确定在职位描述中需要陈述哪些方面的信息 v根据公司文化及企业特性，制定适应的职位描述格式 职位认定 职位 信息 的收 集 职位 描述 版式 确定 信息综合文本的制成 职位描述制作的步骤 29DocIDHewitt Assoc

9、iates 职位评估所涉及的因素 v影响/责任 v解决问题/制定决策 v知识与技能 v行动自由 v沟通技能 v工作环境 30DocIDHewitt Associates 典型职位描述需包涵的要素如下：典型职位描述需包涵的要素如下： 职位描述版式 31DocIDHewitt Associates v根据职位描述所需的信息点来收集相关信息 u问卷 u面谈 v确证所收集信息的真实、有效性 v依据文本格式，归并相关信息 职位认定 职 位 信 息 的 收 集 职位描述 版式确定 信息综合文本的制成 职位描述制作的步骤 32DocIDHewitt Associates 谁是客户? 需求是什么? 要求是什么

10、? 期望是什么? 产出 信息 产品 开票 文件 工作程序 人力资源 外部供应商 财务 其他部门 输入 员工 材料 设备 信息 内部供应商部门内部客户 内部各部门如何发挥职能？ 33DocIDHewitt Associates 内部供应商1 物流生产质检 输入 1 工作 1 输入 2 工作 2 输出 1 输出 2 工作程序 1 工作程序 2 内部程序 了解内部客户 34DocIDHewitt Associates 例子 35DocIDHewitt Associates 职位认定 职位 信息 的收 集 职位 描述 版式 确定 信息综合文本的制成 职位描述制作的步骤 36DocIDHewitt As

11、sociates 撰写职位描述之指导原则 v通常而言 u描述该职位的日常工作状况，而非个别特例 v描述现有职位，而非未来将设的职位 u因为有时职位内容并不按预期发生变化 v避免使用专有名词(例如：“施乐”及“财务软件”)；因 为这类名词易发生变化；取而代之，可使用“复印机”及“ 财务信息系统” v避免简称及缩写 u使用全称来撰写职位描述，以便使不熟悉本公司、本行业或专业术语的 人都能读懂 37DocIDHewitt Associates 撰写职位描述之指导原则 v基本信息: 记录可辨明该职位的总体情况 u职位全称 u所在部门 u所在科室 u所在城市 u职位级别 u直接上司和/或下属(注明职位名

12、称，而非在职者姓名) 38DocIDHewitt Associates 撰写职位描述之指导原则 v职责概述: 说明设立该职位的总体目标 u用二至三句话 u说明该职位存在的意义 u简述该职位的核心职责，并写明所受的客观限制 v要领: u完成该职位的关键职责详述后再填写职责概述，可能更容易 u句型：根据。(限制条件)做。，以达到。目的 限制条件：法律，法规，原理，政策，战略，指导，指示，模型，方法，技 术，体系，做法，程序，条件，标准。 目的：市场，盈利，有效性，质量，产量，服务，期限，安全。 39DocIDHewitt Associates 撰写职位描述之指导原则 v主要职责: 详细列举日常活动

13、及工作任务的性质及权限范围 u依据重要性，列举六至八项关键职责 u关键职责意指: 设立该职位需履行的职责 可在其他员工之间进行分派 要求高绩效；若未能完成该任务，可能对未来经营成果产生严重影响 该职责耗时显著 v要领: u仅包括一般职责，而非具体工作任务 u指明该职位需进行判断的数量及其复杂程度 u注明行使职责时所依据的参考源或指导材料 (例如：员工手册、政策说明、他人所 委派的工作任务) u仅包括该职位的日常职责；例如：应避免“经理不在时，代行管理员工”之类的职 责 u可附加2-3个实例，以进一步澄清 40DocIDHewitt Associates 撰写职位描述之指导原则 v要领 (续):

14、 u依据重要性，列举六至八项关键职责 u句式结构应为： u内容提要：谓语+宾语+解释性短语+目的/效果 谓语始终应以行动为导向 宾语是谓语所指动作的实施对象 解释性短语进一步对谓语和宾语加以说明，例如：说明方式、地点、 目的及周期 如果目的一致，可合并同类项 u示例: 信息集成：按月从销售经理处收集并将销售信息以备忘录形式分 发至各高层经理(解释性短语)，保证信息的按时完整性。 41DocIDHewitt Associates 撰写职位描述之指导原则 v要领 (续): u用词必须明确 目标动词：认可，批准，定义，决定，开发，指挥，确立，计划，编制等 管理动词：履行，评价，达成，确保，明确，提高

15、，加强，扩大，设置，判断，控制 ，维持，监督，分工，指示等 业务动词：提议，帮助，分析，评价，预测，解释，推荐，协调，支援，确认，核对 ，分发，收集，发行，获得，操作，提示，推进，制作，处理，供给，提出，支付等 ”为。努力“应改为”达到。效果“ u参与程度 全面负责 直接负责 与。共同负责 协助 42DocIDHewitt Associates 例子 43DocIDHewitt Associates 例子 44DocIDHewitt Associates 用词 人力资源策略：拟定和调整人力资源策略，经批准后实施 部门管理：制定人力资源部的业务流程和岗位职责 人员调配：审核各部门岗位设定及定员编制的调整方案 薪酬绩效：组织各部门制定和调整绩效考核指标，审核薪 酬调整方案 培训与发展：审核并决定培训机构，保证培训的质量 员工关系：倾听员工提出的各种意见和建议，组织研究解 决方案或予以妥善处理 下属管理：指导和培训下属的工作，管理他们的绩效