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1、 办公室文秘工作标准办公室文秘工作标准 课程大纲 第一章：办公室文秘概述 第二章：会务工作标准 第三章：文书管理工作标准 第四章：档案管理工作标准 第五章：调查研究工作标准 第六章：信息沟通标准 第七章：值班工作标准 第八章：协调工作标准 第九章：督查工作标准 第一章：办公室文秘概述 第一节：文秘的角色 一、文秘人员的特点： 1、塑造良好的角色形象，依法办事。 2、有清醒的配角意识。 3、应该依据领导者的期待塑造自我，以此作为自己的角色追求。 4、要尽力使自己的行为跟文秘角色相称，跟人们对文秘的角色期待相 称。 二、文秘工作的特性： 1、文秘工作的中介性 2、文秘工作的政策性和综合性 3、文秘
2、工作的辅助性和服务性 4、文秘工作的机要性和潜隐性 第一章：办公室文秘概述 第二节：文秘与领导的关系 文秘与领导的本质关系式组织关系和工作 关系；文秘是领导者的直接助手和参谋。 1、文秘和领导的特别关系； 2、文秘是领导的时间安排者； 3、文秘对领导起到辅助作用； 第一章：办公室文秘概述 第三节：文秘的职责 1、辅助决策职责 2、协调关系职责 3、处理事务职责 4、组织会议职责 5、撰写文稿职责 6、管理文书职责 7、保守机密职责 8、督查检查职责 第一章：办公室文秘概述 第四节：文秘人员能力素质要求： 1、写作能力 2、说话能力 3、阅读能力 第二章：会务工作标准 第一节：会务准备 1、安排
3、会议议题 2、会场布置 第二节：会场工作 1、签到 2、引导就位 3、安排大会发言 4、做会议记录 5、会议管理要点 6、会议室、接待室使用管理制度 第三章：文书管理工作标准 第一节：收文处理 1、收文处理概述 2、签收 3、拆封 第二节：文书的日常管理与利用 1、文书日常管理的原则 2、文书日常管理的工作内容 3、文书日常管理的工作方法 4、重要文件保管处理规定 第四章：档案管理工作标准 第一节：档案管理工作概述 1、档案在办公室中的作用 2、档案工作的特性 3、档案工作的性质 4、档案工作的内容 5、档案工作的制度 第四章：档案管理工作标准 第二节：档案工作标准化 档案工作标准化是实现档案
4、工作现代化的前 提和重要手段，是采用先进科学手段开发档案信 息资源的技术保证。没有标准化就没有专业化， 就没有高质量服务。 第五章：调查研究工作标准 第一节：调查研究的特点和方式 1、调查研究的特点： 广泛性、政策性、被动性、多样性 2、调查研究的方式： 普遍调查、典型调查、蹲点调查、抽样调查、专 题调查 第二节：调查研究工作的程序 一、准备工作和了解情况： 1、调查目的的准备 2、调查对象的准备 3、知识准备 4、组织准备 二、分析研究和综合提炼： 1、从调查材料中剖析事物本质，找准主要矛盾，确定所要提出和 回答的中心问题； 2、用联系和发展的观点，找出带规律的东西，并沿着这个规律研 究得出
5、有关的一系列基本观点； 3、再按照这些基本观点，从调查材料中找出最有说服力的事实， 进一步加以论证，使观点和材料统一起来。 第六章：信息沟通工作标准 信息的基本功能 1、信息是文秘部门管理的前提 2、信息是文秘部门决策的基础 3、信息工作是文秘部门的基本职能之一 4、做好信息工作是文秘部门实现职能转变的需 要 5、信息工作是文秘部门发挥参谋助手作用的有 效途径 第七章：值班工作标准 一、值班工作的特性： 1、应激性 2、连续性 3、值班工作的任务 4、值班工作的安排 第八章：协调工作标准 第一节：协调的含义： 协调是指人们的相互合作的事物上同心协力、配合默契 的行为过程。 第二节：协调工作的作
6、用： 1、协调是保证认识统一，步调一致，政令畅通的需要 2、协调是使领导摆脱繁琐事务，集中精力抓大事、议大事的需 要 3、协调是理顺关系、化解矛盾、提高行政管理水平的需要 4、协调是沟通感情、密切干群关系、改进工作作风的需要 第三节：协调工作的原则： 从属原则、服从全局原则、平等协商原则、分级负责原 则、沟通原则、服务原则、政策原则、调查研究原则； 第八章：协调工作标准 第四节：协调工作的任务： 1、统一政策； 2、统一思想； 3、统一步调； 第五节：协调工作的要求： 1、有把全局的综合素质 2、有良好的思想修养 3、有吃苦耐劳的精神 4、健康的心理、良好的性格和和谐的人际关系 5、有一定的魄
7、力 6、有较强的判断能力 7、有灵活多样的协调方法和技能 第八章：协调工作标准 第四节：协调工作的结果： 1、目的性：协调结果应该具有鲜明的目的性。 2、可行性：经过协调得出的结论性意见，应该是可行的。 3、严肃性：协调结果即协调结论意见的实施，必须保持一定 的严肃性。 4、记载性：协调结果要以一定的形式进行记载。 第九章：督查工作标准 第一节：督查工作的意义： 督查工作是文秘部门的一项重要工作内容和工作职责 。它是领导决策与决策实施之间的一个必不可少的重要环 节，有事领导人推进工作最常用的有效方法和手段，也是 文秘工作人员的一项经常性的工作。督查工作是在领导授 权下进行的。 第二节：督查工作
8、的原则： 1、实事求是原则； 2、系统原则； 3、能级原则；4、动力 原则； 5、谦虚谨慎原则； 6、能效原则； 7、弹性原则； 第九章：督查工作标准 第三节：督查工作的作用： 1、能够推动领导决策和工作部署的贯彻落实，促使政策到位； 2、及时发现和解决决策实施过程中出现的新情况、新问题，对决策的运行 起到控制作用； 3、是对各级领导工作作风的监督检查； 第四节：督查工作的基本要求： 1、着力促进各级领导改进作风； 2、尽职尽责，有查必果； 3、紧扣中心，突出重点； 4、注重实效，确保质量； 5、举一反三，扩大效果； 第九章：督查工作标准 第五节：督查工作的方法： 督查工作的方法很多，主要是直
9、接督查与间接 督查，普遍督查与抽样督查、运营文件督查、运 用简报督查、运用会议督查、电话督查、分机督 查和归口督查、分阶段督查，跟踪督查、连续督 查，单项专项督查、综合督查、联合督查等； 第一章 会议工作与实训综述 会务实训任务与目标 会务实训条件 会务实训教学流程 会务实训方式与要求 一、会务实训任务与目标 会议是一种目的性强、组织有序、以口头交流为主要 方式的群体性多向沟通活动，是行政管理的重要手段 。它具有集思广益、制定决策、交流信息、研究问题 、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞 士气等各种目的和功能。 办会是秘书的常规性工作，办会能力的高低、会议安 排和服务的好坏是衡量秘书
10、工作绩效的重要指标。通 过会议工作的实训教学，要使学生能够对各种会议的 策划、筹备、组织和安排的内容和工作流程有从分的 认识，并能够掌握办会的基本要求和方法。 二、会务实训的条件 会议实训室设计 会议智能化集中控制系 统 远程视频会议设备 b 双屏 远程视频会议效果图 会议智能化集中控制系统图 三、实训流程 1.会议实 训内容 系统设计 2.会议 实训室 硬件建 设 3.实训 师资培 养 4实训教 材与课件 5.实训室与企业 实习基地结合 6.根据会议工作发展修订 与人才市场要求不断完善 四、实训方式与要求 实训室实训主要以情景实训和上机实训为主。 在情景实训中，学生要发挥自己的主观能动性，通
11、过具 体的任务来驱动实训，学生要自己收集案例、编写角色 脚本、进行角色分配和团队组建。 指导实训教师会给学生提供相关的案例，帮助同学们完 成案例收集、情景模拟和分析评点 上机实训主要是让学生通过反复操作电脑、复印机、传 真机、扫描仪、刻录机、投影仪、数码相机、VCD机、 录音机、录像机、扩音器、视频会议设备等，掌握组织 筹备会议常用设备的规范操作程序和基本维护技能。 会议工作的综合性较强，学生通过实训培养综合办会能 力。 时间的 策划 地点的 策划 发言人与 发言方式 的策划 参加范 围和方 式的策划 会议目标和 任务的策划 会议名称与议题 的策划 整合策划方案 议程的 策划 会议预算 一、会
12、议策划的主要知识与流程 1.相关知识 会议策划的立项需明确6个W，即Who（“谁”是会议的参 加人员）、What（“什么”是会议合适的类型）、When（ “什么时间”开会合适）、Where（在“什么地方”开会）、 Why（“为什么”开会）和How（“怎样”处理具体的会务工 作）。会议的立项过程中，需逐步地明确如何找到会议的 目标参会人员，如何确定最终的参会人数。 立项后的可行性研究。策划方案的可行性研究是一项十分 重要的工作步骤。可行性研究既要考虑该会议的环境和目 标公众的适应性，又要考虑本单位财力的适应性和效益的 可行性等问题。在人、财、物等方面的可行性条件都要予 以统筹考虑。 策划方案要经
13、过严格的论证。策划方案草拟后，需要由会 议策划委员会进行论证，论证就是一个决策的过程。 2.策划方案的选择方法 定位式优选法：即从各种方案中优选出上、中 、下三策，对其风险和收益进行比较，重点完 善最优化的方案。 轮转式优选法：即对各个方案逐一进行分析和 论证，对每个方案的优点和不足进行修正和完 善。 优点移植法：即对各个方案的优点进行集中， 在某个比较成熟的方案中移植其他方案的优点 ，以弥补其不足。 3 .案例讨论 中国学会于2008年7月在北京饭店召开 了“中国太阳能资源开发与利用峰会”，吸引了 国内外诸多研究机构和企业的关注，此次会议 的规模初步确定为500人左右，大会邀请了美 、日、英
14、等10个国家的代表团参会，请为此次 会议设计一份报名表，要求能够体现参会组织 是否参加展览、是否提交论文、是否进行成果 展示、是否需要会议安排食宿、是否需要预定 返程机票或车票、是否发言以及是否需要同声 传译设备等。 二、会议策划的组织构架 1.相关知识 组织结构的层次和规模在一定程度上决定了会议的层 次和规模。 会议的组织机构一般要包括：大会组委会成员名单、 大会主席、大会副主席若干、大会秘书长、副秘书长 若干、大会顾问若干、拟邀请嘉宾若干等。 在会议筹备方案中要确定会议工作机构的分组与原则 ，并明确工作小组的负责人，要责任到人，分工合作 。工作机构要建立定期例会的制度，以便不断完善会 议筹
15、备方案的不足。 会议工作机构通常包括：会务组、秘书组（文件起草 组）、组织组、接待组、宣传报道组、财务组、安全 保卫组等。 会议的组织和管理 会前准备 - 成立TEAM组 组织落实，成立工作团队组组织落实，成立工作团队组 会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责，加强沟通能够 协调、经常汇报。 二、会议各个组织服务小组所需表格设计 设计会议的报到表 设计会议的签到表格 设计会议住宿分配表 设计会议的照相座位排序表 设计会议的文件签领表 设计会议财务缴费表 三、会议筹备方案的拟写 在网络上寻找大、中、小三种会议类 型的6-9个会议筹备方案，并对这些筹 备方案进行修改和完善。 分析教材案例中方案的不足。 根据老师的要求每个学生拟写2-3个会 议筹备方案。 会议议程的制定决定了会议的效率和能否顺利做出决定。XX电视机生 产公司将要召开总经理办公例会，研究传统彩电生产规模应扩大还是缩 小？请以小组为单位讨论分析该会议议程安排的问题并提出修改意见。 序号会议议程工作分配 1主持人宣布会议议开始主持人 2彩电产品市场分析及研究（10
