秘书学——秘书写作.

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1、 秘书写 作 本章内容： l 公文的基本知识； l 通用规范公文（请示、通知、函）； l 策划文案（计划、方案）； l 总结文稿（工作总结、报告）； l 会议文案（主持词、开幕词、闭幕词、讲话稿） ； l 公关、礼仪文书（简介、倡议书、启事、欢迎词 、慰问信、感谢信）； 1公文概述 1.1公文的概念 l 公文是党和国家机关在领导党的事业和治理国家 方面，表达意志、传递政令的文字工具和手段。 l 公文有广义和狭义之分。广义的公文，既包括 国家行政机关公文处理办法中所规定的13种公 文与中国共产党机关公文处理条例中所明确 规定的14种公文，又泛指机关常用的应用文。狭 义的公文，专指党和国家行政机关

2、各自正式规定 的正式、主要文种。 1.2公文的类别 l党的各级领导机关使用的14个正式文件的 常用种类是：决议、决定、指示、意见、 通知、通报、公报、报告、请示、批复、 条例、规定、函、会议纪要。 l国家行政机关公文的种类主要有13种：命 令（令）、决定、公告、通告、通知、通 报、议案、报告、请示、批复、意见、函 、会议纪要。 1.3公文的特性 l 以反映和传达治理社会、管理国家的公务信息为 主要内容。 l 有规范的格式（程式）。 l 有法定的作者，特定的读者。 l 有法定的权威和行政约束力。 l 严格的时间性和特有的时效性。 l 真实性：事实真实与方针政策真实的统一。 2公文格式 l 公文格

3、式，指的是公文的外部组织形式。它包括公文用纸 、装订与公文文面结构等内容。 l 国家行政机关公文处理办法规定，“公文用纸一般采 用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公 文用纸大小，根据实际需要确定。” l “文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用 汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、横排）”。 l “公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关 标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件 说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关 、印发机关和印发日期等部分组成。” 2公文格式 l 完整的公文格式，是由文头、主文、文尾三大部分组成。 l

4、党内文件的文头部分包括份号、秘密等级和保密期限、紧 急程度、发文机关标识、发文字号、签发人；行文部分包 括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日 期、印章；文尾部分包括印发传达范围、主题词、抄送单 位、印刷版记。 l 国家行政机关公文眉首部分包括公文份数序号、秘密等级 和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发 人；主体部分包括标题、主送机关、正文、附件、公文生 效标记（落款）、成文日期、印章、附注；版记部分包括 主题词、抄送单位、印发机关和印发时间。 2公文格式 l 标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标 明公文种类，一般应当标明发文机关。（发文机关+事由+ 文

5、种） l 公文标题中，除法规规章名称加书名号外，一般不用标点 符号。 l 标题排列要求：不要将结构紧密的词语拆开跨行排列；要 保持标题的适中、对称和醒目。 l 举例：广东省人民政府批转省国税局关于加强税收工 作的报告的通知；钢铁公司授予王琳同志“钢 铁战士”荣誉称号通报 ；县工商局转发市工商局转 发国家工商局关于的通知的通知的通知。 2公文格式 l 主送机关：又称抬头或上款，是指负责处理、执行公文的 机关。它位于标题的左下方，顶格书写，其后用冒号。 l 普发性下行公文，主送机关较多，一般使用泛称，如“校 直属各单位”；中共中央、国务院的某些普发性文件如“各 省、自治区、直辖市党委和人民政府，各

6、大军区、各军兵 种党委，各人民团体”等。但上行文的主送机关一般是一 个。一些行文方向不定、没有特指主送机关的公布性公文 ，如公告、通告及一部分事项性通知，则不写主送机关。 l 抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机 关。应当使用全称或规范化简称。 2公文格式 l 附件：是公文正件附属材料名称和件数的标注。正文下一 行左空2字用3号仿宋体标识，附件名称后不用标点符号。 l 附件一种是补充说明主体某些内容的材料，如报表、照片 、典型材料等；另一种是补充说明正件主要内容的材料， 如转发的文件，随文发布的行政法规和规章。 l 附件：1.农业生产救灾柴油专项补贴分配表 2.市农业局关于做好救

7、灾工作的通知 l 附注：需要说明的其他事项，包括此公文所限定的“印发 传达范围”；“请示”行文时，签发人的联系方式；说明 有关引文的出处或解释有关名词术语等。 l 附注说明在成文日期两行下左方。（此件发至县团级） 行文规则 l 行文关系是指在行文时要正确反映处理发文单位与受文单 位之间的关系。 l 单位之间的关系包括：上下级之间领导与被领导的关系； 上下级之间为业务指导与被指导的关系；平行或不相隶属 的关系。 l 公文行文有四个方向：上行文，即下级机关向上级机关行 文；下行文，即上级机关向下级机关行文；平行文，即平 级或不相隶属机关之间的行文；泛行，即公文既向发文机 关的上级单位、下级单位、平

8、级单位运行，也向不相隶属 的单位运行，其针对广泛，方向不定，如一些事项性的通 知、通告、公告。 行文规则 l 一般不要越级行文。（逐级、越级、多级、普发、通行） l 严格控制行文的数量。 l 切实注意行文的位度。 l 行文要选准文种。 l 分清党与政、领导与指导的关系。 l 政府各职能部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政 府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和 答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文 。 l 部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。 行文规则 l 抄送规则：向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄 送直接上级机关。如有关撤换下级机关的主要领导人

9、、增 设重要机构、审批大型建设项目、进行重要的涉外活动等 。受双重领导的机关向上级机关行文，应写明主送机关和 抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要 时应当抄送其另一上级机关。 l 请示规则：不得越级请示；只写一个主送机关；一文一事 ；不得抄送其下级机关；不送领导者个人；“报告”中不 得夹带请示事项。 4公文写作技巧 l 公文写作前的准备明确公文的发文意图。 l 确定文稿主旨： 标题点旨：市人民政府关于加强“门前三包 ”责任制管理的通告 开宗托旨：“为了认真贯彻落实国务院关于加强 金融体制改革的决定（国发号），切 实转换中国人民银行的职能，进一步加强对金融机 构的监管，保持金融秩序

10、的稳定，现就加强金融机 构监管工作提出如下意见：”（使用主旨句） 4公文写作技巧 开宗托旨：“棉花是关系国计民生的战略物资，是产棉区 农民收入的基本来源，是纺织工业的主要原料。做好棉花 购销工作，对于稳定农业大局，保证纺织行业正常生产， 安排好人民生活，增加出口创汇具有重要意义。现将做好 年度的棉花购销工作的有关事宜通知如下：”（阐述 意义、主张或基本观点） “新的财税体制今年年初出台以来，运行基本正常，国家财 政收入和支出均有较快增长，预算执行情况比原来预料的 要好。但与此同时，也出现了一些新的矛盾和问题，其中 一个突出的问题是企业欠交税款逐月增加。企业欠税的不 断增加严重妨碍了国家财政预算

11、收入任务的完成。为了确 保完成今年国家财政收入任务” (交待原委、背景) 4公文写作技巧 l 公文结构的内在规律： l 主要是对解决问题的结果予以答复或表态的单一结构形式 。如批复、指示、命令（令）等。 l 主要在于提出问题、分析问题，但不去具体解决问题的单 纯结构形式。如情况简报、情况通报等。 l 先提出问题，然后把解决问题的结果或意见表达出来，即 “提出问题解决问题”的简单结构形式。如公告、函 、转发（包括批转）性通知及内容简单的决定、决议、通 知、布告、通令、议案等。 4公文写作技巧 l 公文结构的内在规律： l “提出问题分析问题解决问题”的完整结构形式 。如指示、指示性通知、指导性通

12、报、指挥性会议纪要、 工作报告、调查报告、专门性的决定、决议等。 l 边摆问题，边分析与解决问题的特殊结构形式。特点为把 问题糅合在一起，分列几个专门问题来安排结构，每个问 题中既包含问题提出，又有对问题的分析与解决。如综合 性的工作总结、调查报告、工作计划及会议纪要，内容比 较复杂的决议、决定，对重大问题所作出具有指挥性的意 见、条例、规定等法规性文件。 4公文写作技巧 l 公文的开头： l 根据式。即开头交待行文的根据，以保证发文的法定权威 性，一般多用“根据”“遵照”“按照”等作为标志。用 来作为行文根据的，通常是党和国家的某项方针政策、法 令法规；上级的文件指示精神；某会议的决定以及本

13、单位 的实际情况等。 l 目的式。即在开头交待行文的目的与意图。“为了” l 原因式。表明制发文件的缘由。“由于”“鉴于” l 引文式。引用文件或领导讲话的句子作为引言。 l 时间式。点明某事、某情况的时间。“最近”“近来” 4公文写作技巧 l 公文的结尾： l 总结式。即对全文的主要内容和基本思想作出进一步的 概括和归纳，以加深认识。“总而言之”“综上几点” l 展望式。即用充满激情和希望的笔调，对未来作美好的 憧憬，以示激励。“我们认为，只要，就会。” l 号召式。在正文部分阐述今后一定时期的工作任务或奋 斗目标后，号召人们为实现目标而积极进取。 l 警告式。保证规定事宜能顺利实施而提出告

14、诫。 4公文写作技巧 l 指令式。对正文所阐述的主要措施、意见或办法，提出明 确而又具体的贯彻落实意见。“根据上述情况，我们拟定 选其典型事件连续通报，联系实际对干警加强法纪政策教 育，加强政治思想工作。” l 要求式。指上级机关向下级机关行文发布指示，同时要求 下级机关将落实、执行情况在特定时间内反馈回去，或者 是征求下级机关对文件的意见或建议。“对此意见如何， 望考虑电告。” l 自然式。“妥否，请批示”“当否，请指示”“特此通知 ”“特此批复” 4公文写作技巧 l 正确运用模糊语言 l 精确语言，其语义符合它所表现的客观实际事物的原貌， 符合它所表现的客观实际事物的具体情况；模糊语言，只

15、 取某种意向，其语义不够明确，也不够具体。 l “巨大”、“强大”、“更好”、“大胆”、“显著”、 “重要”、“严重”、“薄弱”、“短时期”、“长期” 、 “这几年”、“整个”、“多年”、“一些”、 “许 多”、“初步”、“基本”、“种种”、 “连续”、 “ 根本上”、“不断”、“不高”、“很低”、“失调”、 “应有”等。 4公文写作技巧 l公文结构层次序数 l 第一层为“一”； l 第二层为（一）； l 第三层为“1”； l 第四层为（1）。 l 公文正文部分，所涉及的数字，若作为词素构成词组或惯 用语如“第一”“九死一生”“一国两制”等，以及由邻 近两个数并列用表概数如“一二月”“三四天”

16、“十之八 九”之外，一般都要用阿拉伯数字形式。 5公文写作例举 l上行文：请示、报告、议案、意见 l下行文：指示、决定、决议、通知、 通报、会议纪要、批复、批示 l平行文：函 5.1请示 l 请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种 上行文种。 l 请示的类型：直请性的请示、批转性的请示。 l 请示的内容结构：开头（请示的理由或背景）+主 体（请求的事项）+结尾（希望与要求） l 请示结尾的惯用写法：直请性请示：“可否（妥否 、当否），请批示”、“是否可行，请批示”、“以上 请示，望予审批”等；批转性请示：“以上意见， 如无不妥，请批转执行”等。 范文： 山东省人民政府关于开通 威海釜山海上货运航线的请示 国务院： 我省威海市自开通至海上客货运输航线以来，客货 运输量日益增加。 年，通过合资经营的“金桥”轮运输