内部业务培训资料.

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1、内部业务培训资料 1.外贸订单运作流程 2.付款术语和注意事项 3.客户信息的收集整理分析 4.案例分析以及问题的出现和应对 外贸订单运作流程 总体流程： 询盘-还盘-PI-合同-生产-验货-出货 -收款-售后 询盘 询盘也被称为询期，简单的说，就是客户 询问，某款产品，多少数量，什么价格， 什么付款条件，什么时候交货等等。 询盘的时效性。 还盘报价 还盘包含回复报价以及交期等等。 报价的制定和核算的方法。顺推法和逆推 法，上次已经简单说过，不细讲。 报价的有效期：. 一般来说新客户的询盘都 是在三个月。 价格的条件。要注意，工厂的单价都是 FOB 价，有可能是FOB SHUNDE 有可能 是

2、FOB YANTIAN。 报价的针对性 还盘数量 价格和数量的关系： 1，散货和整柜对价格的影响 2，最小定货量 3，包销 还盘交期 回复交期的几个重要的时间点： 1，验货期:验货期一般指的是货物做好后，可以满足客户验货的日期，如果 工厂有自己的OQC在完成当天进行检验，客户验货期通常是在完成期的第二 天 2，截关，截仓:在开船期前几天（不同的船公司不同），海关会截关，也就 是停止报关，所以，一般来说，如果赶不上在截关日前将货物送到码头并进 行报关，是赶不上那一班船期的。如果是走的散货，需要并柜走，除了截关 ，还有截仓，也就是要在截关前将货物运到仓库再进行拼柜。一般，为了稳 妥，一定要确保截关

3、，截仓的前一天将货物送到码头，这样才会不误船期， 当然，某些特殊情况下，也可能出现截关日当天到码头能够走货的情况。 3，ETD:也就是通常所说的船期，开船日，这个是签订合同中最重要的日期 ，一般客户不关心什么时候截关截仓，只关心什么时候开船什么时候到，由 于到达日有可能出现意外而开船日相对比较稳定，所以合同上面写明的日期 一般来说都是ETD. 4, ETA：预计到达日，一般确定了ETD之后，可以向船公司查预计到达日。 所以回复交期的时候，一般来说，我们回复验货期是最好，但是通常客户不 关心验货期，只关心ETD，而且为了稳妥起见，一般验货期要比客户要求的 ETD提前7-10天左右。 PI PI就

4、是形式发票 很多客户在正式给合同之前，都会先要求给一个 PI。有的是为了向当地申请进口，有的是中间商 为了给最终客户一个参考的资料，有的是为了自 己的财务部门存档。 PI一般包含了产品的名称，数量，单价，总金额 ，交期，等等，但是与合同不同，PI是不具备任 何法律效应的，所以在PI之后，一定还要确保收 到了客户签字盖章的合同以及货款才能够安排做 货。 这一步通常也可以省略，不少客户也是直接就给 合同的。 合同 合同就是买卖双方具有法律效应的书面协议，上面包含了数量，单价，总金额，交期 ，付款条款以及其他很多的条款。 审核合同需要注意的事项： 1，查看上面所要求的和最初谈好的是否一致，如果不一致

5、，要要求客户更改。 2，合同的单价与之前谈好的是否一致。合同上的单价有可能会高于实际单击，也可能 会低于实际单价。有的客户因为是中间商，为了得到更多的利润，他会在合同上把产 品的单价写高，从而让最终客户看到的价格更搞，以拿到更多的差价，而有的客户为 了逃避关税，会在合同上把产品的单价写低。所以合同的单价并不一定总是和实际的 价格一致的。遇到这种情况，原则上来说，是不允许的，因为不管写高还是写低，我 们都会按照实际收款去核销退税，对我们没有多少利益影响，但是如果一旦订单出了 问题需要打官司，合同上的金额与实际的金额不符，是很麻烦的，更关键的是，如果 合同上的单价比实际单价要低的话，我们会承受很大

6、的损失。所以如果价格不一致， 我们一定要要求客户把价格改得一致，如果实在不行，那么需要做两个合同，同时要 客户写一个签字盖章书面的确认信，确认单价不符的合同无效而真实单价的合同有效 。 3，要查看合同上面是否有客户的签字和盖章，否则就是无效的。 4，要查看合同上面是否有软条款。 5，合同的变更和取消一定要有明确的规定，原则上备料开始后是不允许变更或者取消 合同的。如果要增加数量，尽量要求客户下新单。如果有任何的变更，不能口头约定 ，需要重新出一份新的合同。 6，合同一定要注意随时和实际情况保持一致，这样才是最大的保障。 生产 生产通知书：生产通知书上必须把客人的要求都写清楚，如产品颜色，配置，

7、安 规， 食品卫生，所要满足的法律法规，包装物料等等。 建议： 新客户的 首张订单生产之前，开一个合同评审会议，确定物料供应情况，生产供给情 况，技术情况，等。另外，建议做货前所有包装资料打实样确认，如果客户 没有具体要求，至少也要打电脑样进行确认。 备料：做货之前需要准备物料，一般来说，没有收到正式合同以及货款或者信用 证的情况下，是不能备料的，因为一旦备料，公司就已经产生了费用了。所 以备料后原则上是不允许客户更改或者取消订单的。东菱现在是采用的2级订 单锁定制度，1级锁定时不允许更改周期较长的物料，比如电源线，产品颜色 ，玻璃杯，等等。2级锁定时不允许更改包装物料，比如说明书铭牌彩盒等。

8、 我们是否有必要建立这样的机制，还有待论证。 开拉生产：生产阶段要注意订单的实时情况，出现问题要及时和客户沟通，如果 不能满足交货期，一定要及时的通知客户，更改合同或者信用证上的交货日 期，特别是客户是用信用证的话，如果生产交期满足不了，就会产生不符点 ，影响收款。另外，如果已经开始生产，客户如果要求推迟出货期，原则上 是不同意的，因为会造成一定的库存压力，即使同意，也一定要更改合同和 信用证上的交货日期。 验货 验货的标准： 一般来说，小家电行业普遍使用的验货标 准都是国际通用的AQL标准，意思就是对 成品进行抽查，如果不合格的数量超出标 准就判定整批不合格。AQL标准分为： CR,MAJ,

9、MIN，分别是致命的，重要的和次 要的缺陷，比如。不同客户有不同的要求 ，比如：CR 0,MAJ 2.5,MIN 4. 验货 验货的形式： 1，客户不验货。我建议即使客户不验货，我们也要安排自己的验货员进行验 货，以确保产品的质量，最大程度的满足客户的要求。如果可能，尽量提供 一个英文的自我检验的验货报告，以显得专业。 2，客户安排自己的人进行验货。 3，客户委托第三方机构进行验货。比如ITS,TUV,SGS等。这种验货是非常 严格的，首先，要确保不能验货放空，其次，验货要尽量保证能够通过，因 为如果验货不过需要重验，肯定会产生费用，一般是200美金左右（不同的验 货公司标准不同）。 总之，我

10、建议，不管客户验不验货，我们都应该建立起健全的质量控制体制 ，自己要检验货物。 保函：保函的意思是，验货没有通过，但是客户又需要赶这一水船，不希望 迟期，所以要求我们出一个保证书，然后这样放货。一般来说，有的客户的 保函的格式条件会比较苛刻，我们在出具这样的保函之前，一定要进行评估 是否可以出。 出货 需要提供订舱(SI)和报关所需要的各种资料 ，比如品名，数量，柜型，产品描述，海 关HS编码，等等。 因为我们没有自己的出口权，船务和报关 都是交给外贸公司去做的，所以这里我也 就不细讲了。 收款 实际上在谈付款条款的时候，就已经在很 大程度上决定了你的收款结果。 收款中可能出现的问题： 1，客

11、户不付款 2，资料出问题银行不给钱 售后 其实小家电行业不像汽车，大型机械等产 品出口，通常厂家不会提供很完善的售后 保障系统。但是这一点仍然不能忽略。 关于索赔 关于后续质量问题的跟进和处理 付款术语和注意事项 D/P,D/A T/T,OA CAD LC 付款术语和注意事项 D/P：意思是付款交单，就是说我们把提单 给银行，买家向银行交款，拿提单。 注意事项：此付款方式没有买家不给钱就 提货的风险，但是有买家取消订单的风险 。 付款术语和注意事项 D/A：意思是承兑交单,和D/P差不多，不同的是买 家只需要向银行承诺给钱就可以拿到提单了。 注意事项：此付款方式风险比D/P略高。一般来 说，买

12、家需要在银行有一定数额的存款才可以实 现 D/P,D/A因为其银行费用小于信用证，所以不少客 户都采取这样的付款方式。 付款术语和注意事项 T/T T/T的意思是电汇，其实分为很多种。 下面先讲预付款模式: 比较典型的是30% DEPOSIT,BALANCE BEFORE SHIPMENT，这 种模式就是我们所说的预付款模式，30%定金首付，余额出货前付。 注意事项：这样对卖家来说是最稳妥的付款方式之一。建议我们和新 客户或者不熟悉的客户第一次合作的时候，采取此种付款方式。 30% DEPOSIT ,BALANCE AGAINST B/L COPY或者30% DEPOSIT ,BALANCE

13、AGAINST B/L ORIGINAL 同上，意思是余额见提单复印件，见提单正本，等等 注意事项：见复印件的风险比起上面出货前给完货款的付款方式，但 是风险也不算太高。见正本风险就比较高了。 付款术语和注意事项 T/T 第二种是T/T 30 DAYS/60 DAYS/90 DAYS，这 种就是我们常说的放账，出货后30/60/90天付款 。 注意事项：一般来说，大客户大多采取这样的方 式，以便资金周转，和更好的控制卖家，以使其 一旦出现问题在谈判上占有优势地位。 T/T其实银行费用可以说是最低的，而且手续方便 ，所以也受到很多客户的青睐。 付款术语和注意事项 OA OA的意思就是先不付钱，记

14、在帐上，然后 半年一结或者一年一结。 注意事项：一般大客户会采用这样的方式 ，不过对我们来说，短期内很难做到大客 户，而且这种付款方式对我们来说风险太 大。 付款术语和注意事项 CAD:卖家把单据寄给买家，然后买家付款 。 注意事项：这也是风险很大的一种付款方 式，不过汇款周期比TT XX DAYS和OA要 快。 付款术语和注意事项 L/C 也就是信用证，买家开出信用证，卖家凭 信用证上面的规定的文件去银行拿钱。是 公认的对买卖双方比较公平的一种付款方 式，但是仍然存在很多的风险。 付款术语和注意事项 L/C注意事项： 1，不符点 2，软条款 3，分批信用证 4，某些地区的信用证的信用问题 5

15、，案例 L/C虽然银行费用比较高，但是由于对买家来说比 较保险，所以仍然有很多买家使用这样的付款方 式。 客户信息的收集整理分析 客户信息的收集和来源 怎么找到客户？通过什么样的渠道？ 客户信息的收集 统计资料： 包括相关部门的统计调研报告、行业 在报刊或者期刊等上面刊登的统计调研资料、行 业团体公布的调查统计资料等。 名录类资料： 包括客户名录（现有、旧、失去客 户）、国内外出版的企业名录、会员名录、协会 名录、电话黄页、公司年鉴、企业年鉴等。 报章类资料： 包括报纸（广告、产业或者金融方 面的消息、零售消息、迁址消息）和杂志（行业 动向、同行活动情形等）。 分析：通过这三种方法能够找到不少客户，大中 小型的都能找到，有的资料需要花钱去买。 客户信息的收集 网络搜寻法：网络上的咨询极为丰富，这也为出 口企业寻找有价值信息产生了不利的影响。这就 需要出口企业积累相应的网络搜寻的 B2B网站法：通过B2B网站和客户联系。像著名 的ALIBABA,MADE-IN-CHINA,ECPLAZA 分析：这两种方法也是有一定作用的，不过一般 在这上面活跃的客户并且能够联系到的都是中小 型客户，而且无效和虚假的信息是非常多的。而 且现在一般比较有实力的公司都会在中国或者香 港设立办事处，或者有自己的SOURCING OFFIC