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1、文件、台帐管理培训文件、台帐管理培训 培训目的： 1、为了规范本公司各类文件、记录的格式，提高 管理水平。 2、确保公司文件得到有效控制，使各部门得到相 应的有效版本，防止不适用的文件勿用。 文件管理 一、文件的分类 1、分类： a)质量体系文件：管理手册、程序文件和支持性文件（对 具体质量、环境、职业健康安全活动和操作步骤进行描 述和规定的文件，可包括各类技术文件、标准、管理制 度、作业指导书、各类规范等）。 b)外来文件：国际标准、国家标准、行业标准、法律、法 规等从外部获取的文件。 c)其它行政文件。 2、受控文件和非受控文件的定义： 受控文件 ：受控文件是“非受控文件”的对称。凡是能
2、够 产生多个修改状态或多个版本的文件都是受 控文件。也就是说凡是存在修改的唯一有效 版本。一般来说这些文件是长期使用并始处 于修改和换版状态的文件，如：质量手册、 程序文件、各种规章制度等。 非受控文件：非受控文件是“受控文件”的对称。凡是不 存 在修改和换版的文件都是非受控文件。这些 文件一般情况下都是一次性使用，而且使用 的时间较短，并在使用过程中不用修改和换 版。如“审核计划、培训计划等。 二、文件的编制和审批 文件在发布前必须经过审批，以确保文件是充分的和适宜 的。 1、质管部负责编制环境保护方面操作要求、环保设备运行 作业指导书等，经过管理者代表审核，总经理批准生效。 2、技术部负责
3、编制本公司产品的生产作业指导书等“技术 类文件”，经过技术部长批准生效。技术图纸由技术部长批 准生效。 3、管理手册由管理者代表组织编写。管理者代表审核 ，总经理批准生效。 4、程序文件由相关部门编制，管理者代表审核，总经 理批准。 5、其他质量/环境/职业健康安全管理体系“管理类文 件”由相关部门编制，管理者代表审核，总经理批准 生效。 注意事项： a)文件编号、格式必须符合文件编号规则、文 件格式管理规定相关要求的规定。 b)文件须注明版本号（A、B）、修订状态（0、1、2） 三、文件发放、接收和回收 1、文件封面上的的分发号，台帐员在分发前应注明， 并登记在发放记录上。 2、发放的文件，
4、接收部门或个人应在文件档案上 进行签收。 3、换版文件发放时，必须先将旧版的文件或作废文件 进行回收，并进行文件回收记录。 4、接收部门应及时做好文件接收登记。 5、无人审批、未盖公章或受控章的文件不接收，已盖 章的受控文件不能再复印。 6、台帐员应及时做好文件清单、记录清单的 更新工作 四、外来文件管理 1、各部门收集相关的涉及三体系的外来文件，由本 部门对其适用性进行识别，以确保其有效性、适用性 ；凡作为信息了解，不需执行的或与三体系无关的文 件，作为非受控文件；凡需使用的，作为受控文件。 2、建立外来文件清单 五、文件更改、换版和作废 1、文件更改：文件更改符合文件控制程序的规定， 并填
5、写文件修改记录，同时收回相应的作废文件， 并在对修订状态进行重新登记，修改后的文件应重新进 行审批。 2、文件换版：文件经多次更改，或需进行大幅度修改时 应进行换版，换版应符合文件控制程序的规定，同 时收回旧的作废文件，对版本号进行重新登记，换版后 的文件应重新进行审批。 3、作废文件：作废的“受控”文件由文件管理人员统一 按原文件发放范围回收，并加盖“作废”标识。作废文 件经管理者代表批准后，文件管理人员统一销毁，并填 写文件（记录）销毁记录记录。作废文件需作资料 保存时,经管理者代表批准后，加盖“作废留存”章，由 文件管理 人员隔离存放。 六、文件的标识与保存 1、受控标识 a)在文件发放
6、时一律由质管部负责加盖红色“受控”印 章，由台帐员负责注明分发号 b)不适用的作废文件应及时收回盖上“作废”印章并销 毁，并在文件清单上注明，或填写文件作废清单 。 记录管理 一、记录表格编制、编号管理 1、记录表格编制由使用部门负责编制，通用记录表格的 编制具体参照程序文件、管理标准的附表。如：记录清 单表格样式参照记录控制程序中的附表。 2、记录的编号按照文件编号规则相关规定要求进行 编号。 各部门编制的记录表格应由质管部进行确认。 二、记录填写要求 1、记录填写应及时、正确、清晰和齐全，栏目填写完整 ，签字要全名。 2、记录不得随意更改，不得涂改、描改，笔误等特殊情 况需要更改，应划改，
7、划改人员应签字，不符合规定的 记录，不能作为工作依据。 记录就是 证据！ 三、记录的收集、编目、保存 1、记录的收集、保管部门、保存时间在记录清单中 规定。 2、记录的保存部门应指定一名（或多名）专门的兼职记 录管理员，负责记录的控制工作。 3、记录的保存部门应建立记录索引，应包括归档类别（ 名称）、保存地点、负责人等。 4、记录管理员为收集的记录建立目录，以便查阅。 5、顾客对质量记录保存期有特殊要求应予以满足。若顾 客要求保存期短于本公司规定的保存期，则以我方保存 期保存；顾客要求的保存期长于本公司的保存期，则以 顾客要求的保存期保存。 6、记录要贮存在通风干燥、防虫蛀和无霉变的场所。 四、记录的处理 1、各部门记录员在每年初将保存期的记录统一处理。 2、过保存期的记录保管部门提出申请处理，报管理者代 表批准后，由保管部门负责销毁，填写文件（记录） 销毁记录做好记录。 3、各部门保存的记录由本部门提出申请，由管理者代表 批准，由各保管部门负责销毁，并填写文件（记录） 销毁记录做好记录。 要求： 1、各部门梳理好本部门文件，并编制文件清单。 2、各部门台帐员将本部门的所有记录进行整理、编号， 编号由质管部统一编目，电子版交由质管部存档。 质管部将择时对各部门文件、台帐管理进行检查， 对检查不合格的予以通报。 立即整改！
