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1、 备件管理规范 A版0修订 ECC/FT 文件编号： QPS-FT-750-10共 22页第1页文件名称： 工程服务部备件管理规范本文件适用范围：适用于ATM工程服务维修备件流程管理。修 订 记 载版次日 期更 改 说 明 和 原 因拟 定评 审批 准A-02014.4.13 初 版 发 布文件号QPS-FT-750-3-3ATM 备件仓库管理规定基础上提升与优化丁艳全长兴、金海峰、王妍、刘兵蒋志强、李海江 目 录1、目的32、适用范围33、备件管理职责34、备件条形码扫描管理45、备件仓库现场管理56、备件仓库计划管理77、备件出入库管理88、帐务、报表管理199、服务巡查（备件管理）201
2、0、备件遗失处罚规定2211、备件包装运输改进规范221、目的加强仓库物料管理，有计划、有组织地进行物料的控制，同时降低库存成本，提高仓储业务的工作效率，加强与各办事处之间的协调，保证的服务质量，特制定以下管理制度。2、适用范围适用于备件仓库管理，如总部及办事处备件仓库中所有与收、发、存业务有关操作。3、备件管理职责 3.1 总部管理职责 仓库物流管理组负责工程服务备件物料的管理、监督及控制，设置物流主管、备件计划管理员、仓库管理员、备件发货等岗位。备件计划管理员负责总部备件计划、全国备件周转、分析备件管理数据；仓库管理员负责备件实物出入库、帐目管理；仓库物流主管监控全国备件的管理及核查工作。
3、 3.2 办事处管理职责 各办事处负责所属物料的管理、控制、监督，采用双人管理制度，设置办事处负责人、备件管理员、硬件服务工程师等角色。对于只设一人的办事处，则一人承担办事处备件管理任务，由所属的上级办事处负责人负责监督。 双人管理制度：备件管理员负责有关备件各项管理，办事处负责人负责审核监督。硬件服务工程师按要求办理每次维修时的备件出入库登记手续，备件管理员负责对备件库和出入库的管理，办事处负责人审核每次操作及每月的盘点工作，具体操作按照制度中的相关部分要求。 各办事处的备件管理员的名单需由办事处负责人上报仓库物流管理组备案，如因工作原因的调动需变换备件管理员需在区域经理审核后，及时发邮件知
4、总部物流管理组，办事处负责人需监督实物、帐目交接工作，否则核查中发现的问题和相关的处罚由办事处负责人承担。如各仓库、办事处出现备件遗失或帐目不符等，备件管理员是直接责任者，办事处负责人是直接管理责任者，各办事处区域经理是最高管理责任者。4、备件条形码扫描管理4.1条形码管理目的：通过条形码加强对备件模块进行识别、追踪和查询，总部及大区管理负责人应督促条码管理工作的实施，清楚条形码标签申请、使用、处理方法及条码管控内物料的出、入库操作手续，加强实行物料条形码扫描管理。4.2条形码管理要求：4.2.1保证条码的唯一性：凡属主要模块类的物料均需实行条码管理，模块粘贴的条码需保证条码的唯一性，不允许“
5、一号多用”。4.2.2条码标签申请方法：办事处将需求以邮件方式发送到总部物流组帐目管理员。4.2.3条码粘贴规则：已有条码标签的无需另外粘贴，无条码标签的可直接粘贴总部发放的标贴。条码粘贴位置依照模块类别不同，常规模块于右下角平展区域。 4.2.4条码标签丢失、遗失等处理：条码已维护至客户服务系统后的备件，条码标签丢失、模糊、损坏无法读取的，必须沿用原号码，不允许使用新号码，并在备件上标注原条码号码，并通知总部邮寄原号条码进行重新粘贴。4.2.5保证条码的可追溯性：同一模块只允许使用唯一的一个条码，因部分模块，条码标签粘贴在关键零部件上，因维修需要更换此零部件 ，须打印原号条码标签进行粘贴。保
6、证条码可追溯来源。如：NF条码标签粘贴在NF盖板上，维修需要更换盖板，须重打原条码号粘贴在新更换后的盖板上。4.2.6条码管控内的物料出、入库操作：所有一、二级模块出、入库均需使用条码进行条码扫描，以免造成系统条码错误。4.2.7出厂条码重复的处理：对出厂原条码重复的，将重复条码号上报备件中心，经备件中心确认为重复，覆盖原条码后，以新条码信息维护至客户服务系统 。5、备件仓库现场管理5.1仓库环境管理 51.1 对库房实施5S管理整理：对库房内使用的物品进行清理，把库房内不需要的物品清理出去。整顿：对库房进行定置管理，库房内设置定置图。遵循以下原则：有物必有区：物有所归，划区管理堆放，区域明确
7、。有区必挂牌：对所挂的标牌需要规范。运用统一的字体、数字，统一的大小。有牌必分类：将仓库物品分为好、坏料两大类，分区管理 。清扫：在包装区进行包装完毕后，要对场地进行清扫。清洁：对库内物品要经常进行清洁，定期对仓库保管的配件进行维护。素养：提高备件管理员的人员的素质，使之能养成严格遵守规章制度的习惯和作风。 垛位实物卡片填写规范、完整，帐、物、卡三者相符。 待检验品、残次品必须在库房内单独存放，并有明显标志显示。 定期或不定期检查库房的防雨、防晒、防潮、防火、防盗库房内消防、防盗设施是否可靠，货物是否安全可靠。 . 随时对库位进行调整、维护，充分利用库位。5.12备件仓库安全管理5.1.2.1
8、用电安全各种电器要保证安全工作，不得乱拉乱改线路，发现问题要停止使用，并及时报告电工进行维修。5.1.2.2防火安全仓库严禁一切烟火，易燃易爆物料要隔离防护、安全保管，防火器材要齐备，正常，并且要摆放在明显、易拿的位置。同时要定期检查。5.1.2.3防盗安全仓库的所有门窗都应牢固，钥匙要由仓库主管或负责人专管，人离时要锁好门窗，其他闲杂人员一律不准进入仓库。仓库场地为专人管理区域，闲杂人等不得进出，若有领入料操作，领用人需在仓库保管员陪同下一同进出。5.1.2.4搬运安全在配件进出仓装卸作业时必须轻拿轻放，严禁野蛮操作。在货物进行包装时，应遵循“重在下、轻在上”和“箱内空余空间最少”的原则。1
9、) 在配件运送或搬运中，对易磕碰的关键部位应提供适当的防护（如保护罩、防护罩等）。2) 在配件搬运需要通过环境有污染的地区时，搬运时应进行适当的防护措施。对有防震、防压等有特殊要求的物品，搬运中要采取专门的防护措施和加以明显识别标志，并注意保护有关的标识，防止丢掉或被擦掉，必要时要特别交代货运公司有关注意的事项。 6、备件仓库计划管理6.1入库计划制定6.1.1总部计划的制定备件计划员可根据实际需要，对需求的配件进行计划申请，计划申请可分为：A、月度备件需求计划的申请； B、临时备件需求计划的申请。月度计划：总部备件物流部门对国外采购周期的备件做季度总需求量的申请。由备件计划员依据上月的仓库实
10、际需求、现仓库总库存量，办事处历史需求量、计划需求量制定下月的仓库总需求量。具体由备件管理员填写月度备件计划表汇总制定后交物流主管审核，审核签字后交工程服务部总监进行审批。最后由事业部总经理审核批示。过程流程图过程描述责任人文档资料相关部门审核经理审批月度备件需求计划主管审核主管领导审批备货l 根据上月的仓库实际需求、现仓库总库存量，办事处历史需求量、计划需求量制定下月的仓库总需求量备件管理员月度备件计划表l 办事处计划人员填写完成之后需物流中心主管进行审批 物流中心主管l 由物流中心主管审核完成后交主管经理审批市场支持部总监l 经理签字后交公司计划部门 公司计划部l 审核后交主管领导审批计划
11、采购部经理l 计划部按照季度计划的需求量进行购货、投料生产计划部、采购部月度计划制定具体流程：临时计划：在季度及月度计划外临时需求、突发需求或紧急需求。由备件管理员依据各办事处的实际需求进行制定。具体由备件管理员填写备件临时需求计划汇总制定后交物流中心主管审核，审核签字后交工程服务总监进行审批，事业部总经理签批后，交计划部门审批后转采购部门备货。6.1.2办事处备件计划的制定办事处备件管理员根据办事处的每月库存报表及需求制定办事处备件需求计划申请。计划申请可分为：A、月度需求配件的申请；B、临时需求配件的申请。月度计划：每月度办事处备件总需求量计划。由办事处备件管理员依据上月的仓库库存量，配件
12、的故障率等制定下一月的仓库总需求量。具体由办事处备件管理员填写办事处月度备件需求计划汇总制定后交办事处负责人审核，交各区域经理进行审批后，每月25日提交总部物流管理组，总部物流管理组根据现备件仓库总库存量及办事处历史需求量做调配，并将在每月30日之前最终具体的调配数量反馈给各办事处。临时计划：各办事处在月度计划外临时需求、突发需求或紧急需求。由办事处备件管理员依据各办事处的实际需求进行制定。具体由办事处备件管理员填写办事处临时备件需求计划汇总制定后交办事处负责人审核，区域服务经理进行审批签字后交由总部物流管理组进行审批。各办事处在月度计划外不允许多次临时需求计划。7、备件出入库管理7.1备件入
13、库管理7.1.1备件入仓前实行验收管理数量验收：核对送货单证、包装记录表标明数量与实际收货数量是否相符。包装验收：检查产品包装是否完好，有无雨淋、霉变、破损，污染等情况。如发现有损伤，先对损伤的外包装照相留为证据后，备件管理员应与货运公司工作人员二方共开箱检查备件是否受到损伤；如有损伤也要对损伤处照相作为依据。开箱检查机器没损伤算安全运达，有损伤算非安全运达。品种验收：核对送货单证产品型号、品种与实收品种型号是否相符。质量验收：货物有无变形、变质、损坏等。7.1.2总部备件入库操作管理1) 入仓前，备件管理员应先对货位进行整理，确定产品存放货位，对不熟悉的备件入库，备件管理员应主动向供货单位了
14、解产品特性、保管要求、包装发运要求、注意事项等，以备做好备件的入仓准备工作。2) 总部备件仓库到物料仓库领入“新购件”及“加工件”时，如经鉴定为正品，入库后可安排按正常情况发货。3) 经相关部门鉴定为残次品、处理品的，入库单应注明该产品为“残次品或处理品”，入仓后，要做“残次品或处理品”的标识。严格与其他备件分隔开来。4) 备件入仓后，备件管理员应负责及时更新客服系统信息系统存货库存，存货记录卡应填写规范，必须标明：入库日期、供货单位、入库数量等。5) 备件入库结束后，总部备件帐务管理员应对入库单据进行规类存档，并及时在信息系统的备件库存帐上进行处理。6) 各办事处退回仓库的待修品入库后，总部备件仓库管理员要做待修
