会计电算化第4章剖析

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1、会计信息化实用教程 第4章 总账管理 汪刚、王新玲制作 目 录 l4.1 总账概 述 l4.2 总账初始化 l4.3 总账日常业务处理 l4.4 总账期末处理 汪刚、王新玲制作 4.1 总 账 概 述 l4.1.1 功能概述 l4.1.2 总账管理系统与其他系统的主要 关系 l4.1.3 总账管理系统的业务流程 汪刚、王新玲制作 4.1.1 功能概述 1初始设置 2凭证管理 3账簿管理 4辅助核算管理 （1）个人往来核算 （2）部门核算 （3）往来管理 （4）现金管理 （5）项目管理 5月末处理 汪刚、王新玲制作 4.1.2 总账管理系统与其他系统 的主要关系 工资管理 固定资产 总账管理 核

2、算 财务报表 财务分析 汪刚、王新玲制作 4.1.3 总账管理系统的业务流程 启动总账系 统 设置总账选 项 明细权限？ 设置明细权 限 输入期初余 额 填制凭证 审核凭证 记账 查询日记 账 查询总账、 明细账 查询辅助 账 银行对账 自动转账 对账 结账 会计档案 备份 打印账簿 出纳签字 初始设置 日常处理 期末处 理 每月重复 下月业务 N Y 汪刚、王新玲制作 4.2 总账初始化 l4.2.1 选项设置 l4.2.2 明细账权限 l4.2.3 期初余额 汪刚、王新玲制作 4.2.1 选项设置 操作演示 汪刚、王新玲制作 4.2.1 选项设置 1凭证 （1）制单控制 制单控制限定了在填

3、制凭证时系统应对哪些操作进行控制。 主要包括： 制单序时控制：选中该项意味着填制凭证时，随凭证编号的 递增凭证日期按由小到大的顺序排列。 支票控制：若选择此项，在制单时录入了未在支票登记簿中 登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。 资金及往来赤字控制：若选择此项，则在制单时，当现金、 银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。 制单权限控制到科目：系统允许设置有制单权限的操作员可 以使用某些特定科目制单。 允许修改、作废他人填制的凭证：选择该项，当前操作员可 以修改或作废非本人填制的凭证。 可以使用其他系统受控科目：某系统的受控科目其他系统是 不能用来制单的，如客户往来科目一般为应

4、收系统的受控科 目，总账系统是不能使用此类科目进行制单的。 汪刚、王新玲制作 4.2.1 选项设置 1凭证 （2）凭证控制 打印凭证页脚姓名：设置在打印凭证时是否自动打印制单人 、出纳、审核人、记账人的姓名。 凭证审核控制到操作员：有些时候，希望对审核权限作进一 步细化，如只允许某操作员审核其本部门操作员填制的凭证 而不能审核其他部门操作员填制的凭证时，则应选择此选项 。 出纳凭证必须经由出纳签字：若选择了此项，则含有现金、 银行科目的凭证必须由出纳人员通过“出纳签字”功能对其核 对签字后才能记账。 （3）凭证编号方式 系统在填制凭证功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证 编号，即“系统编号”

5、，但有的企业需要系统允许在制单时手 工录入凭证编号，即“手工编号”。 （4）外币核算 如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式为固定汇率 或浮动汇率。选择固定汇率，日常业务按月初汇率处理，月 末进行汇兑损益调整；选择浮动汇率，日常业务按当日汇率 折算本位币金额，月末无需进行调整。 汪刚、王新玲制作 4.2.1 选项设置 2账簿 打印位数宽度：定义正式账簿打印时摘要、金 额、外币、数量、汇率、单价各栏目的宽度。 明细账查询权限控制到科目：有些时候，希望 对查询和打印权限作进一步细化，如只允许某 操作员查询或打印某科目明细账而不能查询或 打印其他科目的明细时，则应选择此选项，然 后再到系统菜单“

6、设置”|“明细账权限”中去设置 明细账科目查询权限。 凭证、账簿套打：打印凭证、正式账簿时是否 使用套打纸进行打印。套打纸是指用友公司为 总账系统专门印制的带格线的各种凭证、账簿 。选择套打纸打印，无需打印表格线，打印速 度快且美观。 汪刚、王新玲制作 4.2.1 选项设置 3会计日历 在会计日历标签中，可以查看各会计期间的起 始日期与结束日期以及启用会计年度和启用日 期。此处仅能查看会计日历的信息，如需修改 请到系统管理中进行。 4其他 数量、单价小数位设置：决定在制单或查账时 系统对于数量、单价小数位的显示形式。 部门/个人/项目排序方式：决定在查询相关账 目时，是按编码排序还是按名称排序

7、。 汪刚、王新玲制作 4.2.2 明细账权限 1明细账科目权限设置 针对每位有账簿查询权限的操作员规定 其所能查询的科目范畴。 2凭证审核权限设置 针对每位有审核权限的操作员规定其能 审核哪些制单人填制的凭证。 3制单科目权限设置 针对有制单权限的操作员规定其制单时 所能使用的科目。 汪刚、王新玲制作 4.2.2 明细账权限 操作演示 汪刚、王新玲制作 4.2.3 期初余额 1不同性质科目的余额输入 显示为黄色的单元格表示该科目为非末级科目，输入末级 科目余额后该科目余额自动汇总生成；显示为蓝色的单元 格表示该科目设置了辅助核算，需要双击该单元格进入辅 助账期初余额录入界面，辅助账期初余额输入

8、完成退出后 ，总账相应期初余额自动生成。 2关于科目的余额方向 如果需要改变科目的余额方向，可单击工具栏上的【方向 】按钮。 3期初试算平衡 期初余额输入完成后，单击工具栏上的【试算】按钮进行 科目余额的试算平衡，以保证初始数据的正确性。期初余 额试算不平衡，可以填制凭证，但不能记账。已经记过账 ，则不能再输入、修改期初余额，也不能执行“结转上年 余额”功能。 汪刚、王新玲制作 4.2.3 期初余额 操作演示 汪刚、王新玲制作 4.3 总账日常业务处理 l4.3.1 凭证管理 l4.3.2 账簿管理 汪刚、王新玲制作 4.3.1 凭证管理 1填制凭证 2出纳签字 3审核凭证 4查询凭证 5科目

9、汇总 6记账 7常用摘要和常用凭证 汪刚、王新玲制作 4.3.1 凭证管理 1填制凭证-增加凭证 凭证头内容： 凭证类别：可以输入凭证类别字，也可以参照输入。 凭证编号：一般情况下，由系统按凭证类别按月自动编制，即每类 凭证每月都从0001号开始。系统同时也自动管理凭证页号，系统规 定每页凭证有5条记录，当某张凭证不只1页时，系统自动将在凭证 号后标上分单号。例如，“收-0001号0002/0003”表示收款凭证第 0001号凭证共有3张分单，当前光标所在分录在第2张分单上。如果 在启用账套时设置凭证编号方式为“手工编号”，则用户可在此处手 工录入凭证编号。 制单日期：即填制凭证的日期。系统自

10、动取进入账务系统前输入的 业务日期为记账凭证日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入 。 提示 日期只能随凭证号递增而增加，即不能逆序。 凭证日期应大于等于系统启用日期，小于系统日期。 附单据数：输入当前凭证所附原始单据张数。 凭证自定义项：凭证自定义项是由用户自定义的凭证补充信息。用 户根据需要自行定义和输入，系统对这些信息不进行校验，只进行 保存。 汪刚、王新玲制作 4.3.1 凭证管理 1填制凭证-增加凭证 凭证正文内容： 摘要：输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了且不能为空 。凭证中的每个分录行都必须有摘要，各行摘要可以不同。 可以利用系统提供的“常用摘要”功能预先设置常用摘要，以 规

11、范业务，加快凭证录入速度。 科目：输入或参照输入末级科目编码，系统自动将其转换为 中文名称。也可以直接输入中文科目名称、英文科目名称或 助记码。 辅助信息：对于设置了辅助核算的科目，系统提示输入相应 的辅助核算信息。 金额：即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零 ，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。凭证上的借方 金额合计应该与贷方金额合计相等，否则不能保存。 凭证尾内容： 凭证尾部分主要标识该凭证的制单人、审核人、记账人信息 ，由系统根据登录操作员自动记录其姓名。 汪刚、王新玲制作 4.3.1 凭证管理 无辅助核算凭证 操作演示 =：取借贷 方差额； 空格：借 贷方金额 转换； 汪

12、刚、王新玲制作 4.3.1 凭证管理 银行科目 输入结算方式和票号，方 便银行对账； 结算方式若票据管理 ，需登记支票； 操作演示 汪刚、王新玲制作 4.3.1 凭证管理 外币科目 操作演示 输入外币，汇率；自动计 算本币金额。 汪刚、王新玲制作 4.3.1 凭证管理 数量科目 操作演示 输入数量、单价，自动计算金额 ； 输入数量、金额，自动计算单价 ； 汪刚、王新玲制作 4.3.1 凭证管理 辅助核算-客户往来 操作演示 输入客户相关 信息； 汪刚、王新玲制作 4.3.1 凭证管理 1填制凭证-修改凭证 修改凭证时需要在填制凭证状态下找到需要修改 的凭证，直接修改即可。可修改的内容包括摘要、

13、 科目、辅助项、金额及方向、增删分录等，凭证类 别不能修改。 注意 外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改 ，只能在生成该凭证的系统中进行修改。 修改辅助核算信息时，需要将光标定位在凭证中带 辅助核算信息的科目上，移动鼠标到凭证上的辅助 核算区，待鼠标变形为笔形时双击，出现辅助核算 对话框，按要求修改。 操作演示 汪刚、王新玲制作 4.3.1 凭证管理 1填制凭证-作废、恢复及整理凭证 l如果出现凭证重复录入或凭证上出现不便修改 的错误时，可以利用系统提供的“作废/恢复”功 能将错误凭证作废。作废凭证仍保留原有凭证 内容及凭证号，作废凭证不能修改、审核，但 要参加记账，否则月末无法结账。

14、 l若当前凭证已作废，可以执行“制单”|“作废/恢 复”命令，取消作废标志，将当前凭证恢复为 有效凭证。 l如果无需保留作废凭证，可通过系统提供的“ 整理”功能将标注有“作废”字样的凭证彻底删除 ，并对未记账凭证进行重新编号，以保证凭证 编号的连续性。 操作演示 汪刚、王新玲制作 4.3.1 凭证管理 1填制凭证-冲销凭证 l对于已记账的凭证，如果发现有错误， 可以制作一张红字冲销凭证。执行“制单 ”|“冲销凭证”命令制作红字冲销凭证。通 过红字冲销法增加的凭证视同为正常凭 证进行保存管理。 汪刚、王新玲制作 4.3.1 凭证管理 2出纳签字 l为加强企业现金收入和支出的管理，出 纳人员可通过

15、出纳管理功能对制单人填 制的带有现金和银行存款科目的凭证进 行检查核对，主要核对收付款凭证上填 制的金额是否正确。 l非必须操作，总账选项中设置“出纳凭证 必须经由出纳签字”。 操作演示 汪刚、王新玲制作 4.3.1 凭证管理 3审核凭证 l审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制 度规定，对制单人填制的凭证进行合法合规性 检查。审核无误的凭证可以进入下一处理过程 记账；审核中如果发现错误，可以利用系 统提供的“标错”功能为凭证标注有错标记，便 于制单人快速查询和更正，待修正后再重新审 核。根据会计制度规定，审核与制单不能为同 一人。 l系统提供了两种审核方式：单张审核和成批审 核。 l对审核

16、后的凭证，系统提供取消审核的功能。 操作演示 汪刚、王新玲制作 4.3.1 凭证管理 4查询凭证 总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输 入口，同时也提供了强大的信息查询功能。在凭证 界面中可有些信息是可直接看到的，如科目、摘要 、金额等；有些信息是通过某些操作间接获得的， 如各分录的辅助信息、当前分录行号、当前科目最 新余额、外部系统制单信息等。 （1）灵活运用查询条件 （2）查看当前科目的最新余额 用鼠标单击【余额】按钮，屏幕显示当前光标 所在科目的最新余额。 （3）查看外部系统制单信息 （4）联查明细账、辅助明细及原始单据 操作演示 汪刚、王新玲制作 4.3.1 凭证管理 5科目汇总 l科目汇总是按条件对记账凭证进行汇总 并生成一张凭证汇总表。进行汇总的凭 证可以是已记账凭证，也可以是未记账 凭证。因此财务人员可在凭证未全部记 账前，随时查看企业目前的经营状况及 其他财务信息。 汪刚、王新玲制作 4.3